Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

Wydział Finansów i Budżetu

PROTOKÓŁ

z kontroli finansowej problemowej przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Białymstoku, 15-264 Białystok, ul. Ciołkowskiego 2/3, REGON - 000162292, NIP 966-05-90-188, tel/fax 742-53-78 w dniach od 31.03 2005 r. do 04.04.2005 r. przez starszego inspektora wojewódzkiego Elżbietę Aleksiejuk.

            Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Podlaskiego nr 11/05 z dnia 30.03.2005 r., co potwierdzono wpisem do książki kontroli pod poz. nr 3 kontroli przeprowadzonych w roku 2005.

Tematyką kontroli objęto przestrzeganie procedur kontroli oraz zasad przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków w 2005 r.

Ustalenia kontroli:

1.      Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Środowiska jest Pani Grażyna Żyła - Pietkiewicz powołana przez Wojewodę Podlaskiego z dniem 29 maja 2004 r. - pismo BDG.II.1120-8/04 z dnia 24.05.2004 r.

2.      Głównym Księgowym jest P. Halina Kowalska powołana na to stanowisko z dniem 1 lipca 1989 r. przez Dyrektora Ośrodka Badań i Kontroli Środowiska - pismo OBKS/Os/89 z dnia 09.08.1989 r. powołujące P. Halinę Kowalską p.o. Gł. Księgowego na stanowisko Gł. Księgowego.

3.      Procedury kontroli oraz sposób przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków, określone zostały w zasadach wykonywania kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Białymstoku, wprowadzonych Zarządzeniem wewnętrznym nr 33/01 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska w Białymstoku z dnia 19 grudnia 2001 r., zgodnie z art. 35 a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Powyższe zarządzenie weszło w życie z dniem 01 stycznia 2002 r.

4.        Kontrolą metodą reprezentatywną objęto wydatki poniesione w paragrafach: 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników, 4270 zakup, usług remontowych oraz 4350 opłaty za usługi internetowe, które wg miesięcznego sprawozdania Rb - 28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 28 lutego 2005 r. wynosiły odpowiednio: 60.298,61 zł; 1.799,30 zł. 2715,41 zł i stanowiły 6,4% ogólnej kwoty poniesionych wydatków (1.015.000,00 zł)           
W trakcie kontroli dowodów źródłowych ustalono:

a) w zakresie przestrzegania zasad wstępnej kontroli zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków

- wstępną ocenę celowości wydatków ponoszonych w wyniku realizacji zawartych umów dokonywano w momencie podpisywania umowy, a na dokumencie dotyczącym takiego wydatku zamieszczano klauzulę "zgodnie z umową"

- pozostałe wydatki WIOŚ realizowano na podstawie pisemnych zapotrzebowań zawierających ocenę celowości, gospodarności i legalności wydatku, podpis głównego Księgowego i akceptację kierownika jednostki, a ich numer zamieszczano na dowodzie księgowym.

- podstawą dokonania drobnych zakupów materiałów i usług w Delegaturach jest, jak wyjaśniła Główna Księgowa (akta kontroli str. 1), złożone zapotrzebowanie

     wewnętrzne przez Kierownika Działu Administracyjno-Ekonomicznego i zatwierdzone przez Kierownika Delegatury. W/w zapotrzebowania znajdują się w aktach Działów Administracyjno-Ekonomicznych Delegatur np. poz. ks. nr 40.

            W myśl § 4 ust. 2 ustalonych zasad kontrolę wstępną zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, wykonują kierownicy komórek organizacyjnych WIOŚ i jego Delegatur oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach prac, w których zakresie działania znajdują się zagadnienia dotyczące danej operacji finansowo-gospodarczej, a w myśl § 10 w sprawach drobnych zobowiązań finansowych zaciąganych na rzecz Delegatur WIOŚ, wstępnej oceny celowości tych zobowiązań dokonują Kierownicy Działów Administracyjno-Ekonomicznych.

            Z § 12 ust. 2 obowiązujących zasad wynika, iż drobne wydatki dokonywane w Delegaturach zatwierdza Kierownik Delegatury.

            Na wszystkich sprawdzonych dowodach księgowych zamieszczona jest klauzula o treści: "wydatek jest uzasadniony pod względem celowości, gospodarności i legalności" wraz z podpisem upoważnionej osoby.

            Sprawdzone listy wynagrodzeń osobowych pracowników za miesiące styczeń - luty 2005, posiadają zamieszczony podpis St. Specjalisty ds. Kadr i Szkolenia w rubryce sprawdzono pod względem merytorycznym, co jest zgodne z § 5 ustalonych zasad, w myśl którego pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. kadr i szkolenia dokonuje wstępnej kontroli dowodów własnych płacowych pod kątem ich zgodności z aktualną strukturą zatrudnienia i obsadą stanowisk pracy w WIOŚ.

b) w zakresie przestrzegania procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, w tym zgodności z planem

- na wszystkich sprawdzonych dowodach księgowych (oprócz list płac), upoważniona osoba zamieszczała adnotację o treści: "wydatek podlega ujęciu w księgach rachunków i mieści się w planie finansowym jednostki" co w myśl § 6 ust. 1 ustalonych zasad oznacza, iż dana operacja przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wskaźnikami planu oraz limitami wydatków;

- na wszystkich sprawdzonych dowodach księgowych (oprócz list płac), obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, zamieszczony jest podpis głównego księgowego, który w myśl § 9 ust. 3 obowiązujących zasad kontroli oznacza że:

-  nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

- nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dot. tej operacji,

- zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a WIOŚ posiada środki finansowe na ich pokrycie.

            Listy płac oprócz podpisu osoby sprawdzającej pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym są zatwierdzone przez Główną Księgową i Wojewódzkiego Inspektora.

     Stosownie do pisma Wojewody Podlaskiego  - ZAW-0711-4/04 z dnia 13 września 2004 r. - w sprawie wdrożenia procedur, instrukcji i mechanizmów składających się na system kontroli finansowej, Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska w Białymstoku pismem SP.0936-2/04 z dnia 16 listopada 2004 r. przekazał Kierownikom i Naczelnikom WIOŚ do wypełnienia kwestionariusze samooceny (obligujące m.in. do zidentyfikowania ryzyk związanych z realizacją zadań danej komórki organizacyjnej i mechanizmów kontroli) oraz kwestionariusze kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (zawiera on m.in. pytania z zakresu środowiska systemu kontroli finansowej, zarządzania ryzykiem, informacji i komunikacji, mechanizmów systemu kontroli finansowej oraz oceny i audytu wewnętrznego) co zostało ustalone w czasie poprzedniej kontroli.

                 Na podstawie informacji zawartej w wypełnionych kwestionariuszach samooceny i kwestionariuszach kontroli finansowej sporządzone zostało zestawienie następujących zagadnień: zidentyfikowane ryzyka, obszary dla których nie ma opracowanych pisemnych procedur, zatrudnienie, kwalifikacje personelu, rotacja na stanowiskach pracy, szkolenia, nowe zdania, zmiany w zakresie  efektywności i jakości pracy oraz spostrzeżenia i sugestie.  Na powyższym zestawieniu zamieszczona jest adnotacja Wojewódzkiego Inspektora, iż powyższe omówiono w dniu 28.12.2004 r. i przekazano do realizacji. Podpisy kierowników komórek organizacyjnych WIOŚ. Brak podpisów Kierowników Delegatur - wyjaśnienie Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska (akta kontroli str.2)

     Protokół niniejszy został opracowany w dwóch jednobrzmiących         egzemplarzach i podpisany po uprzednim odczytaniu.

     Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

     Podpisy kierownictwa jednostki                                        Podpis kontrolującej

PODLASKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR
OCHRONY ŚRODOWISKA
w Białymstoku
15- 264 Białystok, ul. Ciołkowskiego 2/3
telfax 742-53-78

Białystok, 04 kwietnia 2005 r.