P r o t o k ó ł
z kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniu 11 lutego 2005 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Wasilkowie.
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Wasilkowie , wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Wasilkowie - art. 5a ust.1 prawa o asc.
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miejskiego w Wasilkowie,ul.Białostocka 7.
Regon Urzędu Miasta ; P-000530726, NIP - 542-00-05-550.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Antoni Pełkowski - Burmistrz Wasilkowa, wybrany w wyborach bezpośrednich w 2002 roku /wyciąg z protokołu Nr I/02 z sesji Rady Miejskiej w Wasilkowie z dn.14.XI.2002 r. stanowi zał. do niniejszego protokołu/.
Funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Wasilkowie pełni P. Antoni Pełkowski - Burmistrz Wasilkowa - art.6 ust.2 ustawy - prawo o aktach stanu cywilnego.
Zastępcą Kierownika USC jest Pani Maria Mużyło - powołana uchwałą Nr XIII/96/91 z dnia 09 sierpnia 1994 r Rady Miejskiej w Wasilkowie
Natomiast część czynności technicznych takich jak przygotowywanie projektów dokumentów wykonywał w 2004 roku P. Tadeusz Burzyński - pracownik UM w Wasilkowie, prowadzący sprawy dowodów osobistych. Nie stwierdzono, by podpisywał akty stanu cywilnego, decyzje z zakresu rejestracji stanu cywilnego bądż przyjmował oświadczenia przewidziane w ustawie - prawo o asc i kro. W trakcie kontroli zwrócono na tę sprawę szczególną uwagę, jako że zadania i kompetencje należące do kierowników USC, stosownie do przepisów krio i prawa o asc, może wykonywać ze skutkiem prawnym tylko kierownik USC lub jego zastępca.
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 1/05 z dnia 10.02.2005 r. podpisanego przez P.Ewę Maciak -Zastępcę Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku ; 15-213 Białystok,ul.Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj.podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
art.8 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego /jedn.tekst;Dz.U z 2004 r. Nr 161,poz.1688/,
par.24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 pazdziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego ,sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U Nr 136,poz. 884 z póżn.zm.
Zasady przeprowadzania kontroli reguluje zarządzenie wewnętrzne Wojewody Podlaskiego z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli problemowych, ustalony na 2005 rok i zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 r. przez P.Ewę Maciak - Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. /zał. do protokołu/
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Wasilkowie pod Nr 2/2005.
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała P. Maria Mużyło - Zastępca Kierownika USC w Wasilkowie.
Warunki lokalowe ; Urząd Stanu Cywilnego mieści się na parterze budynku Urzędu Miejskiego w Wasilkowie. Jest odpowiednio zabezpieczony tj. kraty w oknach, urządzenia alarmowe .
Księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe i teczki, zawierające dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego znajdują się w dwóch szafach metalowych.
Lokal wyposażony jest w gaśnicę przeciwpożarową . Zgodnie z informacją Zastępcy Kierownika USC lokal zaopatrzony zostanie niebawem w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza - par.22 ust.2 rozporządzenia.
Ceremonia zawarcia związku małżeńskiego cywilnego odbywa się na sali będącej jednocześnie sala posiedzeń Rady, komisji itp.
Księgi i akta zbiorowe są uporządkowane , opisane i ustawione chronologicznie w szafach. Księgi są zabezpieczone w dodatkowe okładki z papieru, akta zaś są oprawione w taki sposób, który umożliwia ich uzupełnianie o kolejne dokumenty mające wpływ na treść lub ważność aktu stanu cywilnego - par.15 ust.3 rozporządzenia.
Następnie kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów za rok 2004 i 2005 /wg stanu na dzień kontroli/.
- Księgi urodzeń , małżeństw i zgonów za 2003 r. i 2004 r. zostały zamknięte i otwarte na kolejny rok zgodnie z par.12 ust.1 rozporządzenia tj. przez wpisanie o tym stosownej adnotacji na następnej stronie księgi po ostatnim sporządzonym akcie stanu cywilnego w danym roku kalendarzowym.
Wszystkie akty urodzeń, małżeństw i zgonów sporządzone w 2004 r. i 2005 r. /wg stanu na dzień kontroli/ są podpisane przez osobę uprawnioną tj. Kierownika USC bądz jego Zastępcę.
Akty zostały wypisane czytelnie, pismem ręcznym - par. 2 ust.1 rozporządzenia.
Kolejność w numeracji aktów w poszczególnych księgach jest zachowana - par. 3 rozporządzenia.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów , po ich sporządzeniu, zostały zakreślone zgodnie z par.7 ust.2 rozporządzenia.
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2004 roku sporządzono 1 akt urodzenia na podstawie decyzji Kierownika USC w Wasilkowie Nr USC.5150-7/04 z dnia 02.09.2004 r. podjętej w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc
Podanie wnioskodawcy wpłynęło do Kierownika USC dnia 27.08.2004rdata wpływu odnotowana na podaniu i znakach opłaty skarbowej/. Decyzja podjęta niezwłocznie - art.35 par.1 kpa.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy - art.13 prawa o asc.
Z podania wynika, że żądanie wnioskodawcy dotyczyło dokonania transkrypcji dwóch zagranicznych aktów urodzeń dotyczących ;dziecka urodzonego w 1998 i 2002 r. , a także uzupełnienia aktu w księdze polskiej o brakujące dane, wymagane prawem o asc.
Kierownik USC w Wasilkowie podjął decyzję dotyczącą wpisania jednego aktu urodzenia w trybie art. 73 ust.1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się zagraniczny odpis aktu urodzenia i jego tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego- par.9 rozporządzenia. Dokument zagraniczny spełniał przesłanki do wpisania go do księgi polskiej stosownie do w/w przepisu.
Podstawa prawna decyzji prawidłowa - art.73 ust.1 prawa o asc. Pouczenie o przysługującym odwołaniu - do Wojewody Podlaskiego; zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Do decyzji przeniesiono z aktu zagranicznego dane podlegające wpisaniu do aktu polskiego. Decyzję podpisała Z-ca Kierownika USC w Wasilkowie. Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.
Akt urodzenia dziecka w księdze polskiej sporządzono na podstawie w/w decyzji prawidłowo. Nie stwierdzono błędów i rozbieżności .
Kierując się żądaniem strony , Kierownik USC podjął również decyzję o uzupełnieniu wymienionego aktu o brakujące dane - art.36 prawa o asc. Podstawę uzupełnienia aktu stanowił odpis aktu urodzenia matki dziecka. Akt urodzenia matki znajduje się w księdze w USC w Wasilkowie, stąd też wykonano z niego notatkę urzędową i włączono do akt zbiorowych. Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia odnośnie uzupełnienia jego treści naniesiona prawidłowo.
Odnośnie żądania wnioskodawcy zawartego w podaniu, a dotyczącego wpisania do księgi polskiej zagranicznego aktu urodzenia drugiego dziecka , w aktach zbiorowych jest notatka, że strona odstąpiła od tego wniosku z uwagi na brak właściwego dokumentu zagranicznego , podlegającego wpisaniu.
W 2005 r. / wg stanu na dzień kontroli/ wpisano 1 akt urodzenia, na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka - art. 40 ust.1 prawa o asc.
Dokument ten znajduje się w aktach zbiorowych do omawianego aktu.
Do treści aktu urodzenia nie zgłoszono uwag.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2004 roku sporządzono 74 akty małżeństw, w tym;
64 - dotyczy małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym - art.1 par.2 krio,
2 - dotyczą małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Wasilkowie- art. 1 par.1 krio,
8 - wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Wasilkowie.
Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 par. 2 krio;
nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydania zaświadczenia , niezbędnego do zawarcia małżeństwa „konkordatowego” - art.41 krio,
zaświadczenia sporządzane były na obowiązującym druku,
terminy ważności zaświadczenia określano prawidłowo,
zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym , przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie - art.8 par.3 krio. Na zaświadczeniach odnotowana jest data wpływu dokumentu do USC.
związki małżeńskie zawarte zostały w terminie ważności zaświadczenia,
akty małżeństw sporządzone zostały niezwłocznie po otrzymaniu przez Kierownika USC stosownego zaświadczenia od duchownego - art. 61 a ust.2 prawa o asc,
- do każdego aktu małżeństwa są akta zbiorowe , w których znajduje się 1 egz. dwustronnie wypełnionego zaświadczenia i inne wymagane prawem o asc dokumenty - art.54 prawa o asc.
Następnie sprawdzono akty sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Wasilkowie ;
Nr 10 z dnia 05.04.2004 r. ; podstawę wpisania aktu stanowi decyzja Kierownika USC w Wasilkowie Nr USC.5152-1/04 z dnia 19.03.2004 r.
Wniosek złożyła matka osoby, której dotyczy zagraniczny akt małżeństwa. Data wpływu do USC / 15.03.2004r odnotowana na podaniu, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni - art. 13 prawa o asc.
Żądanie dotyczyło odtworzenia aktu małżeństwa zawartego za granicą. Biorąc pod uwagę treść zagranicznego dokumentu , potwierdzającego nastąpienie zdarzenia za granicą oraz brak możliwości uzyskania odpisu aktu zawierającego pełne dane dot. małżonków Z-ca Kierownika USC w Wasilkowie zadecydowała o odtworzeniu aktu stosownie do art.35 prawa o asc.
W aktach zbiorowych jest wniosek, dokument zagraniczny, potwierdzający zawarcie małżeństwa i jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza w USA. Tłumaczenie potwierdził za zgodność przekładu na język polski Konsulat Generalny RP w Nowym Jorku.-par.9 rozporządzenia.
Nazwiska małżonków ,noszone po zawarciu małżeństwa jak również nazwiska dzieci z tego małżeństwa określono prawidłowo.
Podstawa prawna decyzji - art.35 prawa o asc , pouczenie czy i w jakim trybie oraz do jakiego organu przysługuje odwołanie od decyzji Kierownika USC zgodne z obowiązującymi przepisami.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Treść aktu małżeństwa jest zgodna z treścią orzeczenia zawartego w decyzji.
Nr 11 z dnia 14.04.2004 r. wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Wasilkowie Nr USC.5152-2/04 z dnia 14.04.2004 r.
Wnioskodawcą były obie osoby, których akt małżeństwa dotyczył, zamieszkałe na stałe w Wasilkowie. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawców- art.13 prawa o asc.
Wniosek dotyczył odtworzenia aktu małżeństwa zawartego przez obywateli polskich w 2002 roku w Nowym Jorku.
Kierownik USC w Wasilkowie przychylając się do wniosku stron , podjął stosowną decyzję w oparciu o art.35 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty , stanowiące podstawę podjęcia decyzji, do których nie zgłasza się uwag.
Z dokumentu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków , noszone po zawarciu małżeństwa, ani nazwiska dzieci z tego małżeństwa jak również brak było informacji, czy składano oświadczenia w tym zakresie w urzędzie stanu cywilnego. Małżonkowie , oboje obywatele polscy korzystając z prawa wynikającego z art.62 ust.3 prawa o asc złożyli oświadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu małżeństwa i nazwisku dzieci.
Akt małżeństwa wypisano prawidłowo. W rubr. wzmianki dodatkowe naniesiono adnotację o nazwiskach, zgodnie ze złożonym oświadczeniem .
Nr 17 z dnia 11.05.2004r.- akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Wasilkowie Nr USC.5150-2/04 z dnia 11.05.2004 r.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej oraz uzupełnienie treści aktu wniosła osoba zamieszkała w Wasilkowie, a zatem decyzje podjął właściwy organ.
Podstawa prawna decyzji dotyczącej wpisania aktu zagranicznego do księgi polskiej - art..73 ust.1 prawa o asc - prawidłowa. Pouczenie o odwołaniu do Wojewody Podlaskiego, zgodne z obowiązującymi przepisami
Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty w oparciu o które podjęto decyzję tj.odpis zagranicznego aktu małżeństwa i jego tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza i potwierdzone przez notariusza publicznego w USA. Z uwagi na wymóg tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula , na dokumencie tym znajduje się podpis i adnotacja konsula polskiego ”za zgodność przekładu na język polski”. Dokument zagraniczny spełniał przesłanki do wpisania go w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.
Do złożonych dokumentów , znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
Akt małżeństwa wypisano zgodnie z podjętą decyzją.
Nazwiska obojga małżonków, noszone po zawarciu małżeństwa wynikały z odpisu aktu zagranicznego, co odzwierciedlono w decyzji i treści aktu polskiego. Natomiast nazwiska dzieci określono prawidłowo, zgodnie z art.88 par.1 krio , czyniąc stosowną adnotację w akcie urodzenia w rubr.wzmianki dodatkowe.
Na wniosek tego samego wnioskodawcy podjęta została również decyzja w sprawie uzupełnienia treści aktu o brakujące dane wymagane prawem polskim-art.36 prawa o asc. Podstawę uzupełnienia danych odnośnie kobiety stanowił jej odpis aktu urodzenia. Do decyzji nie wniesiono uwag.
Wzmiankę dodatkową o uzupełnieniu aktu małżeństwa naniesiono prawidłowo.
Akt małżeństwa Nr 19 z dnia 20.05.2004 r. sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Wasilkowie Nr USC.5150-1/04 z dnia 05.05.2004 r.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do podjęcia decyzji w sprawie wpisania zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych są wymagane do podjęcia decyzji dokumenty tj. odpis zagranicznego aktu małżeństwa wydany przez USC w Nowym Jorku i jego tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego oraz odpisy aktów urodzeń obojga małżonków. Ponadto w aktach znajduje się 1 egz. decyzji.
Nazwisko kobiety wynikało z odpisu aktu zagranicznego, co odzwierciedlono w decyzji i treści aktu małżeństwa , a następnie biorąc pod uwagę obywatelstwo polskie małżonków i ich miejsce stałego zameldowania zastosowano prawo polskie tj, par.4 rozporządzenia odnośnie pisowni nazwiska kobiety. Fakt ten odnotowano w rubr. wzmianki dodatkowe.
Ponadto we wzmiance dodatkowej zamieszczono stosowną informację dot. nazwiska mężczyzny i dzieci. Bez uwag.
Następnie sprawdzono dokumenty znajdujące się w aktach zbiorowych do aktu małżeństwa Nr 22/2004.
Wniosek o odtworzenie zagranicznego aktu małżeństwa złożyła kobieta której ten akt dotyczy, zamieszkała w Wasilkowie. Decyzję o odtworzeniu aktu podjął właściwy organ - art.13 prawa o asc.
Wnioskodawczyni przedłożyła m.in. zaświadczenie z akt Urzędu Stanu Cywilnego /USA/ potwierdzające zawarcie małżeństwa , odpisy zupełnie aktów urodzeń obu małżonków i kopie paszportów.
W wyniku przeprowadzonego postępowania , uwzględniając wniosek strony Kierownik USC podjął decyzję na podstawie art.35 prawa o asc o odtworzeniu aktu małżeństwa.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych do w/w aktu nie zgłoszono uwag.
W 2005 r. /wg stanu na dzień kontroli/ sporządzono 3 akty małżeństwa dotyczące związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym - art.1 par.2 krio. Akty małżeństw wypisano zgodnie z obowiązującymi przepisami.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2004 r. sporządzono 62 akty zgonu.
Do księgi zgonów założona jest teczka „akta zbiorowe”, w której znajdują się dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktów zgonu
W odniesieniu do każdego aktu zgonu znajduje się „karta zgonu”, w której odnotowane jest nazwisko i imię osoby zmarłej, data urodzenia, miejsce i data zgonu oraz przyczyna zgonu.
W przypadku podejrzeń, że przyczyną zgonu mogło być przestępstwo, w aktach zbiorowych wraz z kartą zgonu jest pismo Prokuratury Rejonowej zezwalające na pochowanie zwłok / dot. aktu zgonu Nr 3/04, Nr 4/04, Nr 33/04/ - art. 66 ust.2 ustawy.
Natomiast w aktach zbiorowych do aktu zgonu Nr 11/04 i Nr 12/04 jest zaświadczenie Komisariatu Policji;- w jednym przypadku , iż decyzją Prokuratury Rejonowej zwłoki przekazano rodzinie zmarłego,- w drugim „iż po konsultacji z Prokuraturą odstąpiono od przeprowadzenia czynności procesowych”.
W przypadku zgłoszenia zgonu po terminie /art.64 ust.1 ustawy/ Kierownik USC wyjaśniał sprawę z osobą zgłaszającą zgon i sporządzał stosowny protokół /dot. aktu zgonu Nr 27/04/.
W każdej karcie zgonu określona jest nazwa miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie .
W karcie zgonu do aktu Nr 16 w poz. miejsce zgonu wpisane jest „dom”, natomiast w akcie zgonu „Wasilków”. W aktach zbiorowych do wymienionego aktu jest notatka służbowa wyjaśniająca tę kwestię.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu , uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu - art.10 ust.1 prawa o asc.
Porównano dane dotyczące daty i miejsca zgonu zawarte w karcie zgonu z wpisanymi w akcie zgonu, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
W akcie zgonu Nr 16/04 pomyłkę powstałą przy sporządzaniu aktu zgonu wykreślono zgodnie z par. 2 ust.5 rozporządzenia. Fakt ten omówiono w akcie zgonu w rubr. uwagi.
Sprawdzono akt zgonu Nr 32/04 wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Wasilkowie Nr USC.5150-5/04 z dnia 16.07.2004 r. podjętej w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu do księgi polskiej złożyła córka osoby zmarłej, a więc osoba uprawniona - art.65 ust.1 pkt.1 prawa o asc.
Wnioskodawczyni zamieszkuje w Wasilkowie , a zatem decyzję o wpisaniu aktu zagranicznego do księgi polskiej podjął organ właściwy - art.13 prawa o asc.
Wraz z wnioskiem o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej przedłożono odpis zagranicznego aktu zgonu wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego - par.9 rozporządzenia. Dane z odpisu aktu zagranicznego /tłumaczenia/ przeniesiono prawidłowo do decyzji, a następnie aktu zgonu w księdze polskiej.
Podstawa prawna decyzji prawidłowa; odpis zagranicznego aktu spełniał przesłanki do jego wpisania w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc. Pouczenie o odwołaniu od decyzji Kierownika USC do Wojewody Podlaskiego , zgodne z obowiązującymi przepisami.
W tym samym podaniu strona wniosła również o uzupełnienie aktu zgonu o brakujące dane, wymagane prawem polskim - art.36 prawa o asc.
Kierownik USZ w Wasilkowie podjął w tym zakresie stosowne rozstrzygnięcie i uczynił zgodnie z przepisami adnotację w rubr.”wzmianki dodatkowe”.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór obu w/w decyzji.
Akt zgonu wypisano prawidłowo. Naniesiono również odpowiednie informacje w akcie w rubr. „przypiski”.
Na tym protokół zakończono.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egz. po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Wasilkowie, natomiast drugi egz. w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Repatriacji i Obywatelstwa
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego