P R O T O K Ó Ł

z kontroli problemowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli, ul. Mickiewicza 5.

Wójtem Gminy Orla jest Pan Michał Iwańczuk.

Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli jest Pani Irena Piszczatowska  od 2.11.2004r., p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli jest Pani Marta Suszcz od 27.01.2004r.

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Orli: jest jednostką organizacyjną, utworzoną uchwałą Nr  XII/44/90 Gminnej Rady Narodowej w Orli z dnia 15.04.1990r

Kontrolę przeprowadziły:

Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki

Anna Liszewska - starszy inspektor wojewódzki

Pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 152 z dnia 14.02.2005r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Krystynę Golubiewską - z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 16 lutego 2005r.

Temat  kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel  kontroli:

Ocena realizacji zadań zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, poz. 2255).

Przedmiotowy  zakres  kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do dnia kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

1.      Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

2.      Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1)     liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą,

2)     prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym,

3)     zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych,

4)     prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

Ustalenia  kontroli:

 Ośrodek funkcjonuje w oparciu o Statut nadany Uchwałą Nr XVI/93/04 Rady Gminy Orla z dnia 20.07.2004r. Zgodnie z § 4 Statutu do zadań Ośrodka należy prowadzenie całokształtu spraw w zakresie pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, pomocy kombatantom i ich rodzinom, należących do zadań własnych gminy oraz zadań zleconych gminie przez administrację rządową, określonych w przepisach szczególnych. Zgodnie z § 12 Statutu organizację wewnętrzną określa Regulamin Organizacyjny ustalony przez Kierownika Ośrodka. Obowiązujący Regulamin Organizacyjny stanowi Załącznik do Zarządzenia Nr 1/03 p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli z dnia 30.01.2003r. Zgodnie z § 3 Regulaminu w strukturze organizacyjnej GOPS przewiduje się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik GOPS - pełny etat, 2) pracownik socjalny - do ½ etatu.

Stwierdzono, że stan faktyczny zatrudnienia jest sprzeczny z określonym w Regulaminie Organizacyjnym Ośrodka. Regulamin jest nieaktualny w odniesieniu do Statutu.

Upoważnieniem Nr 8/04 z dnia 10.05.2004r. Wójt Gminy Orla upoważnił Panią Martę Suszcz - p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli do: 1) wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy, 2) prowadzenia postępowania oraz wydawania decyzji indywidualnych w sprawach świadczeń rodzinnych. Upoważnienia udzielono od 1.05.2004r. do odwołania.

W trakcie kontroli stwierdzono, że pomimo powyższego upoważnienia kierownika ośrodka nie utworzono w ośrodku komórki organizacyjnej do realizacji świadczeń rodzinnych, zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych.

Pracownik zajmujący się tym zadaniem zajmuje wraz z p.o. Kierownika Ośrodka i Kierownikiem  Ośrodka jedno pomieszczenie biurowe.

Realizacją zadania zajmują się:

1.      Irena Piszczatowska - od 1.03.2000r. do 31.03.2003r. zatrudniona na stanowisku p.o. Kierownika Ośrodka, z dniem 1.04.2003r. powołana na stanowisko Kierownika Ośrodka - odwołana 31.12.2004r.; w wyniku postępowania sądowego przywrócona do pracy na poprzednie stanowisko, na podstawie umowy zawartej z Wójtem Gminy Orla zatrudniona na stanowisku Kierownika Ośrodka od 2.11.2004r., wykształcenie: Medyczne Studium Zawodowe Wydział Pracowników Socjalnych w Białymstoku oraz specjalizacja z zakresu organizacji pomocy społecznej, staż pracy w pomocy społecznej 15 lat.

2.      Marta Suszcz -  zatrudniona na podstawie umowy o pracę zawartej z Wójtem Gminy Orla na stanowisku inspektora od 1.01.2004r. na czas nieokreślony, zarządzeniem Nr 2/04 Wójta Gminy Orla z dnia 26.01.2004r. z dniem 27.01.2004r. powierzono pełnienie obowiązków Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, pismem z dnia 29.10.2004r.  z dniem 1.11.2004r.  powierzono stanowisko Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli, upoważnienie z dnia 10.05.2004r. obejmuje wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych, wykształcenie: Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie Wydział Teologiczny - studia wyższe zawodowe na kierunku pedagogika, w zakresie pracy socjalnej - licencjat, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie Wydział Teologiczny, studia wyższe magisterskie na kierunku teologia, w zakresie pedagogiki religijnej i etyki, tytuł magistra - 6.11.2004r.

3.      Zenaida Nowicka- zatrudniona na podstawie umowy o pracę zawartej z p.o. Kierownika Ośrodka z dnia 1.10.2004r. na stanowisku pracownika socjalnego na czas nieokreślony (w Ośrodku od 1.04.2004r.), wykształcenie: Medyczne Studium Zawodowe Wydział Pracowników Socjalnych w Białymstoku w 1985r.

Ad 2

            Świadczenia rodzinne przyznano:

1)     zasiłki rodzinne -  72 osobom, w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka -   27 osobom,

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych -  nie przyznano,

ˇ        z tytułu urodzenia dziecka -  2 osobom,

ˇ        z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego -  4 osobom,

2)     zasiłki pielęgnacyjne -  8 osobom,

3)     świadczenia pielęgnacyjne -  2 osobom.

Wydano 5 decyzji odmawiających przyznania prawa do świadczeń rodzinnych, przyczyną odmowy zasiłków rodzinnych w jednym przypadku było przekroczenie kryterium dochodowego - opis stanowi Załącznik Nr 1 do protokołu. Pozostałe 4 decyzje dot. odmowy przyznania zasiłku pielęgnacyjnego osobom zaliczonym do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w przypadku gdy ta niepełnosprawność powstała po ukończeniu 21 roku życia.

            Świadczenia rodzinne przyznawane są w oparciu o dokumentację zwierającą, w szczególności:

1)     wniosek o przyznanie świadczeń, - w kilku przypadkach nieopatrzone datą wpływu do organu oraz datą i podpisem wnioskodawcy,

2)     dołączone do wniosków załączniki, w szczególności:

ˇ        uwierzytelnione kopie dokumentu stwierdzającego tożsamość - potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego,

ˇ        skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci,

ˇ        orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku gdy dziecko ukończyło 18. rok życia,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania,

ˇ        zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego,

ˇ        oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. dochodu niepodlegającego opodatkowaniu,

ˇ        zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002,

ˇ        kopie  odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka,

ˇ        zaświadczenia pracodawcy o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki został wydany,

ˇ        zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych,

ˇ        potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji,

3)     decyzję administracyjną przyznającą świadczenia rodzinne.

W trakcie kontroli sprawdzono 60% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie - osobom, którym przysługują uprawnienia, jednakże nie we wszystkich przypadkach przestrzegano zasad określonych w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

Ustalono, że świadczenia rodzinne: zasiłek rodzinny oraz dodatki, a także świadczenie pielęgnacyjne przyznawano na okres zasiłkowy - od miesiąca, w którym wpłynął wniosek do 31.08.2005r., z wyłączeniem sytuacji przyznawania świadczeń na okres krótszy tj. w przypadku wygaśnięcia orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, okresu na jaki udzielono urlopu wychowawczego. Z naruszeniem ustawy o świadczeniach rodzinnych osobom uprawnionym do dodatku do zasiłku rodzinnego przyznanego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy ustalano uprawnienie na cały okres zasiłkowy, a nie do 30.04.2005r. Wprawdzie harmonogram wypłat tego dodatku stanowiący załącznik do decyzji przewiduje czasokres jego wypłacania - do 30.04.2005r, ale nie jest on dokumentem rozstrzygającym w sprawie uprawnień wnioskodawców. Nieprawidłowo przyznawano zasiłek pielęgnacyjny, pomimo dłuższego okresu niepełnosprawności ustalano uprawnienie do świadczenia jedynie na okres zasiłkowy. Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano z naruszeniem terminów określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych, tj. po 15. dniu miesiąca za dany miesiąc, zgodnie z harmonogramem taka sytuacja miała miejsce 16.08.2004r., 17.01.2005r. i ma mieć miejsce 16.05.2005r. i 16.08.2005r. Wypłata świadczeń następuje bądź w kasie Ośrodka, bądź w tym dniu przelewane są na konta osobiste świadczeniobiorców.

W kilku przypadkach stwierdzono, że postępowanie w sprawach przyznania świadczeń rodzinnych nie jest prowadzone prawidłowo. Nieprawidłowo prowadzono postępowanie administracyjne w sprawie nienależnie pobranych świadczeń, nie ustalano ich kwoty oraz kwoty odsetek w drodze odrębnej decyzji administracyjnej, zaś uwzględniając wniosek stron świadczenia nienależnie pobrane rozkładano na raty w uzasadnieniu decyzji administracyjnej uchylającej prawo do świadczeń rodzinnych, w miejsce podjęcia w tym zakresie decyzji administracyjnej. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zwierają niezbędne elementy, w szczególności ich kwotę, termin i sposób wypłaty, natomiast w kilku przypadkach zawierają błędne określenie czasokresu przyznania świadczeń - dot. to wszystkich osób, którym przyznano dodatek do zasiłku rodzinnego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy. Decyzję z upoważnienia Wójta podejmuje p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera Załącznik Nr 2 do protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

P.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Orli poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Gminy pod poz. 2.

Kontrolowany                                     Kontrolujący

Marta Suszcz, 3.03.2005-03-18              1. Ewa Bonarska

2. Anna Liszewska