Protokół

kontroli problemowej

przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru Starostwa Zambrowskiego

Kontrolę w dniach 20 kwietnia i 4 maja 2005 roku przeprowadził zespół kontrolny Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:

Temat kontroli:

Przestrzeganie i stosowanie przepisów ustawy prawo geodezyjne
i kartograficzne przez administrację geodezyjną i kartograficzną, a w szczególności:

Kontrolą objęto n/w okresy działalności jednostki:

W trakcie kontroli zbadano:

na podstawie następujących przepisów prawnych:

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni Pan Stanisław Krajewski Starosta Zambrowski, powołany Uchwałą Nr II/7/02 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 29 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Starosty Zambrowskiego.

Natomiast funkcję Skarbnika Powiatu Zambrowskiego pełni Pani Dorota Polakowska powołana Uchwałą Nr III/7/98 Rady Powiatu w Zambrowie z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu Zambrowskiego.

Wyjaśnienia dotyczące spraw prowadzenia zasobu geodezyjnego
i kartograficznego, naliczania opłat za jego udostępnianie oraz zakładania osnów szczegółowych składali:

Wyjaśnień w sprawie organizacji, trybu i zakresu działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej Starostwa Powiatowego w Zambrowie udzielał Pan Andrzej Kowalczyk prowadzący obsługę techniczną Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej.

Wyjaśnień w zakresie dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji budżetowej przeznaczonymi na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielała Pani Dorota Polakowska - Skarbnik Powiatu Zambrowskiego.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, co następuje:

Zadania Wydziału Geodezji, Kartografii i Katastru określono w §17 regulaminu organizacyjnego stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XI/61/04 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 30 stycznia 2004 roku. Z zapisu cytowanego paragrafu wynika, iż Wydział realizuje zadania z zakresu gospodarowania nieruchomościami, wywłaszczania nieruchomości, ochrony gruntów rolnych oraz zadania państwowej służby geodezyjnej i kartograficznej.

Pracą Wydziału Geodezji, Kartografii i Katastru kieruje Naczelnik Wydziału, Geodeta Powiatowy. Obowiązki Geodety Powiatowego powierzono Panu mgr inż. Zenonowi Kaczmarczykowi. Ustalono, że posiada on wyższe wykształcenie geodezyjne (dyplom Politechniki Warszawskiej), legitymuje się uprawnieniami zawodowymi Nr 5460 do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1, 2, 3, a także posiada wymagany staż pracy w urzędach administracji publicznej. Powyższe wskazuje, że osoba zatrudniona w kontrolowanej jednostce na stanowisku Geodety Powiatowego spełnia wymagania określone przepisami §4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 roku.

W kontrolowanej jednostce zadania z zakresu geodezji i kartografii wykonuje 9 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 7 osób posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii.

Do kontrolowania opracowań włączanych do zasobu geodezyjnego
i kartograficznego upoważnione są osoby posiadające uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresów odpowiadających zakresom kontrolowanych opracowań:

Funkcję przewodniczącego Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej pełni Pan Zdzisław Owczarek legitymujący się wymaganymi uprawnieniami zawodowymi w tym zakresie (uprawnienia Nr 1476 zakres 1,2,4). Prowadzenie obsługi kancelaryjno - technicznej Zespołu należy do Pana Andrzeja Kowalczyka posiadającego uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii Nr.11584, zakres 1,2.

II. Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano 2373 spraw (odpowiednio: 858 spraw w 2003 roku, 1028 spraw w 2004 roku i 487 spraw do 20 kwietnia 2005 roku), które dotyczyły udostępniania zasobu geodezyjnego
i kartograficznego na zgłoszenia prac geodezyjnych, a także na zamówienia na materiały do wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych niepodlegających zgłoszeniu i na zamówienia na materiały do wykonania operatów szacunkowych nieruchomości oraz na zamówienia materiałów z zasobu do użytku powszechnego. W tym okresie do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Zambrowie wpłynęło 1309 zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych i tak:

Celem dokonania oceny kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
16 lipca 2001 roku, sprawdzono sposób załatwienia wyszczególnionych poniżej zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych:

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że dokumentację techniczną z wykonania prac geodezyjnych wymienionych powyżej przyjmowano do zasobu ośrodka dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej na podstawie wniosków wykonawców o włącznie dokumentacji do zasobu. Następnie dokumentację geodezyjną, przed włączeniem do zasobu, kontrolowano pod względem jakości, kompletności oraz zgodności wykonanych prac z obowiązującymi przepisami ustawy i aktami wykonawczymi.

Stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą podejmowane były przez kontrolowaną jednostkę działania mające na celu założenie ewidencji budynków. Pełen zakres prac ze wskazanego asortymentu wykonano dla celów miasta Zambrowa. Ustalono, że dla całego obszaru powiatu Zambrowskiego funkcjonuje numeryczna mapa ewidencji gruntów i budynków.

W toku kontroli dokumentacji technicznej powstałej w wyniku wykonania wyszczególnionych powyżej prac geodezyjnych, stwierdzono, że wynikami pomiarów na bieżąco aktualizowano dokumenty zasobu - mapę zasadniczą i mapę ewidencji gruntów - funkcjonujące w zasobie w formie analogowej, a także funkcjonujące w zasobie opracowania numeryczne. Jedynie w przypadku pracy geodezyjnej zarejestrowanej pod Nr KERG 2277-38/2003 stwierdzono, iż wynikami pomiaru nie zaktualizowano numerycznej mapy ewidencji gruntów i budynków.

W przypadku pracy geodezyjnej oznaczonej Nr KERG 2222-19/2005 na numerycznej mapie ewidencji gruntów i budynków nie oznaczono funkcji użytkowej budynku zlokalizowanego na działce nr 2769 - sekcja 244.434.0441.

2. Naliczanie opłat za czynności związane z udostępnianiem zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ocenę kontrolowanej jednostki w zakresie naliczania opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji z zasobu, dokonano na podstawie rozliczeń wymienionych poniżej zamówień:

W wyniku sprawdzenia prawidłowości naliczania wymienionych powyżej faktur, stwierdzono, że opłata wykazana na fakturze oznaczonej nr 609/2004 została naliczona nieprawidłowo. Stwierdzono również, że na fakturach wykazywano nieaktualną podstawę prawną naliczania opłat - dotyczy spraw wykazanych w pozycjach c-h.

W okresie objętym kontrolą funkcjonowanie Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uregulowano Zarządzeniem Nr 8/01 Starosty Zambrowskiego z dnia 13 listopada 2001 roku w sprawie powołania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej sieci uzbrojenia terenu na obszarze Powiatu Zambrowskiego.

W wymienionym zarządzeniu Starosty Zambrowskiego wydanego na podstawie przepisów art. 7d, pkt. 2 i art. 28 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne określono, że funkcję Przewodniczącego Zespołu pełni Pan Zdzisław Owczarek, a podczas jego nieobecności zastępstwo sprawuje Pan Andrzej Kowalczyk. Jako członków stałych Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej wymieniono:

W §3 zarządzenia wskazano, że Zespół Uzgodnienia Dokumentacji Projektowej działa przy Staroście Zambrowskim, a obsługę techniczną sprawuje Wydział Geodezji, Kartografii i Katastru - Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej.

W okresie objętym kontrolą Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uzgodnił 320 lokalizacji projektowanych sieci uzbrojenia terenu - odpowiednio w roku 2003 - 159 spraw, w roku 2004 - 132 spraw i w roku 2005 do dnia kontroli - 29 spraw. Podstawą prowadzenia uzgodnień jest funkcjonująca w zasobie ośrodka mapa zasadnicza. Ustalono, iż uzgadniane projekty usytuowania sieci uzbrojenia terenu miasta Zambrowa rejestrowano na nakładce R mapy zasadniczej natomiast uzgodnione projekty usytuowania sieci uzbrojenia terenu gmin Zambrów, Szumowo, Rutki, Kołaki Kościelne rejestrowano na mapie koordynacyjnej.

W toku badania dokumentacji formalno - prawnej Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej stwierdzono, że w zarządzeniu Nr 8/01 Starosty Zambrowskiego z dnia 13 listopada 2001 - w sprawie powołania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej sieci uzbrojenia terenu na obszarze Powiatu Zambrowskiego należy bardziej szczegółowo opisać tryb pracy i zakres działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, oraz precyzyjniej określić terminy posiedzeń Zespołu.

W celu zbadania terminowości załatwiania wniosków w sprawie uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz przestrzegania zasad załatwiania tych spraw, skontrolowano projekty uzgodnione następującymi numerami opinii:

W wyniku kontroli opisanych powyżej spraw stwierdzono, iż sprawy z zakresu uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu z terenu Powiatu Zambroskiego prowadzone były z należytą starannością oraz z zachowaniem wymaganych terminów.

Ocenę prawidłowości naliczenia opłat za czynności związane
z uzgodnieniem projektowanych sieci uzbrojenia terenu dokonano na podstawie kontroli sposobu naliczenia opłat za uzgodnienia wyszczególnione w punkcie 2, niniejszego rozdziału.

W wyniku powyższego stwierdzono, że opłaty za wymienione powyżej uzgodnienia naliczone zostały prawidłowo.

W okresie objętym kontrolą nie prowadzono prac geodezyjnych z zakresu zakładania osnów szczegółowych oraz przeliczania ich na układ współrzędnych „2000”.

Uchwałą Nr IV/21/03 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 24 lutego 2003 roku w sprawie budżetu Powiatu na 2003 rok zatwierdzony został plan Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.

Planowane w 2003 roku przychody i wydatki Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym określono w §6 wymienionej Uchwały. Plan finansowy stanowił załącznik nr 11 do tejże Uchwały.

Zmiany w planie Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartogarficznym wprowadzono:

Ostatecznie planowane przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003 ustalono na kwotę 150 000 zł, a wydatki w kwocie 330 000 zł.

Ustalono, że przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w roku 2003 wyniosły 287 132 zł, w tym dotacja z Wojewódzkiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie 10 000 zł.

Zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Rb-33 (załącznik 2 do protokołu) wydatki Funduszu w 2003 roku wyniosły 297 453 zł. W ramach wymienionej kwoty finansowano następujące zadania:

a w tym:

Plan finansowy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym na rok 2004 ujęto w ustawie budżetowej. Przychody i wydatki funduszu określono w załączniku Nr 5 ustawy budżetowej na rok 2004 z dnia 23 stycznia 2004 roku (Dz. U. Nr 17, poz. 167). Zmiany do planu wprowadzono za zgodą Ministra Infrastruktury wyrażoną w piśmie z dnia 28 grudnia 2004 roku Nr SG10-353-35/04.

Przychody Funduszu za rok 2004 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 (załącznik 3 do protokołu) wyniosły 245 325 zł.

Jako wydatki z Funduszu wykazano:

a w tym:

Razem wydatki poniesione z Funduszu w roku 2004 wyniosły 168 095 zł.

W wyniku sprawdzenia zakresu rzeczowego wydatków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003 i 2004 stwierdzono, że ze środków Funduszu sfinansowano delegacje pracowników w kwocie 932 zł. Zgodnie z przepisami art. 41 ust. 4 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne środki Funduszu przeznaczane są na uzupełnianie środków budżetowych niezbędnych na finansowanie zadań związanych z aktualizacją i utrzymaniem państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego składającego się z zasobu centralnego, zasobów wojewódzkich i zasobów powiatowych oraz zakup urządzeń i wyposażenie lokali niezbędnych do prowadzenia tego zasobu. Szczegółowe zasady gospodarki finansowej Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym uregulowano przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku. Zauważyć należy, że wskazane powyżej przepisy ustawy oraz rozporządzenia nie przewidują finansowania ze środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym - delegacji pracowników.

Informacje o wysokości przychodów Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za poszczególne kwartały 2003 roku Marszałkowi Województwa przesłano pismami z dnia 8 kwietnia 2003 roku, 7 lipca 2003 roku, 8 października 2003 roku i 7 stycznia 2004 roku. Suma wykazanych w tych pismach kwot przychodów ze sprzedaży materiałów i usług za poszczególne kwartały 2003 roku wyniosła 274 132,11 zł (odpowiednio: 50440,20 zł, 68057,28 zł, 56466,33 zł, 99168,30 zł). Powyższa kwota stanowiła podstawę naliczenia należnych odpisów na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2003 roku przekazano na fundusze: Centralny i Wojewódzki przelewami: z dnia 09 kwietnia 2003 roku, 08 lipca 2003 roku, 09 października 2003 roku i 07 stycznia 2004 roku.

Wysokość tych kwot wyszczególniono poniżej:

Przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym wykazane w sprawozdaniu Rb-33 za rok 2003 wyniosły 274 132 zł.

Należne kwoty podlegające przekazaniu na fundusze: Centralny i Wojewódzki za poszczególne kwartały 2004 roku zostały określone przez kontrolowaną jednostkę w następujących wysokościach:

Wpłaty na fundusze: Centralny i Wojewódzki przekazano przelewami w terminach:
09 kwietnia 2004 roku, 06 lipca 2004 roku, 06 października 2004 roku, 10 stycznia 2005 roku. Informacje o wysokości przychodów ze sprzedaży materiałów i usług za poszczególne kwartały 2004 roku przesłano Marszałkowi Województwa pismami z dnia 8 kwietnia 2004 roku, 07 lipca 2004 roku, 05 października 2004 roku i 31 grudnia 2004 roku wykazując w nich następujące kwoty 57496,33 zł, 77458,99 zł, 55493,27 zł, 54876,74 zł, co razem stanowi 245 325,33 zł. Powyższa kwota wynika także ze sprawozdania rocznego Rb-33 i stanowiła podstawę do naliczenia kolejnych odpisów na fundusze: Centralny i Wojewódzki.

Na podstawie powyższego stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą naliczanie i przekazywanie należnych kwot na fundusze: Centralny i Wojewódzki odbyło się z zachowaniem zasad wynikających z przepisów art. 41, ust. 3 i 3a ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą - zakupy usług przez kontrolowaną jednostkę, dokonywane były z zastosowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Najczęściej stosowaną formą udzielania zamówień były przetargi nieograniczone. W toku kontroli nie stwierdzono, by w przetargach o udzielenie zamówień publicznych z zakresu prac geodezyjnych - uczestniczyli pracownicy Starostwa realizujący zadania z zakresu geodezji i kartografii.

Dotacje udzielone kontrolowanej jednostce na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych w roku 2003 wyniosły:

Ze środków dotacji działu 710, rozdział 71013 i 71014 sfinansowano w części prace geodezyjne związane z założeniem ewidencji budynków i lokali miasta Zambrów. Powyższego zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego.

W 2004 roku na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielono następujących dotacji:

Środki dotacji rozdziału 71013 w kwocie 46240 zł przeznaczono na sfinansowanie pracy geodezyjnej dotyczącej aktualizacji numerycznych map ewidencyjnych obrębów z gmin Zambrów, Szumowo, Kołaki Kościelne, Rutki, za pozostałą kwotę w wysokości 23760 zł. i dotację rozdziału 71014 wykonano aktualizację użytków gruntowych obrębów Grabówka, Krajewo Białe, Wierzbowo, Wdziękoń I i II z gminy Zambrów i wszystkich obrębów z gmin Kołaki Kościelne.

Zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego. Z ustaleń kontroli wynika, że w opisanych powyżej przetargach o udzielenie zamówień publicznych nie uczestniczyli pracownicy Starostwa, realizujący zadanie z zakresu geodezji i kartografii.

Na podstawie powyższego stwierdza się, że zakres rzeczowy zadań realizowanych przez kontrolowaną jednostkę ze środków dotacji był zgodny z ich przeznaczeniem przewidzianym przepisami art. 4 ust. 3 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne.

Z ustaleń kontroli wynika, że w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru Starostwa Powiatowego w Zambrowie zatrudnionych jest 9 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 7 osób posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. W wyniku sprawdzenia bazy danych systemu „Ośrodek” w zakresie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych za okres od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku, stwierdzono, że:

Stwierdzono, że wszyscy wymienieni w załączniku nr 1 do protokołu pracownicy złożyli oświadczenia z art. 18 i 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych.

Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli wpisali się do książki kontroli zewnętrznych Starostwa Powiatowego w Zambrowie.

Starostę Zambrowskiego poinformowano o prawie do zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole, a także do składania wyjaśnień odnoszących się do stwierdzonych nieprawidłowości - w terminie 7 dni od dnia podpisania protokółu.

Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Białystok, 10 maj 2005 roku