II. Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano 3584 spraw (odpowiednio: 1112 spraw w 2003 roku, 1115 spraw w 2004 roku i 1357 spraw do 10 maja 2005 roku), które dotyczyły udostępniania zasobu geodezyjnego
i kartograficznego na zgłoszenia prac geodezyjnych, a także na zamówienia na materiały do wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych niepodlegających zgłoszeniu i na zamówienia na materiały do wykonania operatów szacunkowych nieruchomości oraz na zamówienia materiałów z zasobu do użytku powszechnego.
W okresie tym do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej wpłynęło 1850 zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych:

Celem dokonania oceny kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
16 lipca 2001 roku, sprawdzono sposób załatwienia wyszczególnionych poniżej zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych:

pracy geodezyjnej wpłynęła do ośrodka w dniu 19 stycznia 2004 roku, a na wniosku nie odnotowano daty włączenia jej do zasobu;

Do dokumentacji nie załączono wniosku o włączenie dokumentacji technicznej do zasobu;

Zgodnie z zapisem §20 instrukcji technicznej O-4 „Zasady prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego” ośrodek przyjmuje dokumentację techniczną powstałą w wyniku wykonania prac geodezyjnych
i kartograficznych do zasobu ośrodka na podstawie wniosku wykonawcy. W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku prac oznaczonych Nr KERG 2560-64/2003 i 2168-9/04 dokumentację przyjęto do zasobu bez wniosku, o którym mowa powyżej. Zauważyć należy również, iż zgodnie z przepisami §10, ust.2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku wniosek z adnotacją o pozytywnym wyniku kontroli stanowi postawę włączenia dokumentacji do zasobu oraz opatrzenia materiałów przeznaczonych dla zamawiającego stosownymi klauzulami.

Dokumentację techniczną, przed włączeniem do zasobu, kontrolowano pod względem jakości, kompletności oraz zgodności wykonanych prac z obowiązującymi przepisami ustawy i aktami wykonawczymi.

W przypadku prac geodezyjnych oznaczonych Nr KERG 2280-20/2003, 2560-62/2003, nie można stwierdzić, czy czynności kontroli dokumentacji geodezyjnej przeprowadzone zostały z zachowaniem terminu, o którym stanowią przepisy §9 ust. 4 rozporządzenia z dnia 16 lipca 2001 roku, gdyż na wnioskach nie odnotowano dat wpływu dokumentacji do zasobu, natomiast w przypadku pracy oznaczonej nr KERG 2224-1/2004 na wniosku nie odnotowano daty włączenia dokumentacji do zasobu.

W wyniku kontroli stwierdzono, że na mapach zasadniczych prowadzonych w formie analogowej budynki wykazano odmiennie niż wynika ze szkiców polowych - powyższe dotyczy prac zarejestrowanych pod Nr KERG 2280-25/2005 i 2168-9/04, zaś w przypadku prac Nr KERG 2168-9/04 i 2560-64/2003 na szkicu polowym i mapie analogowej nie oznaczono funkcji użytkowej inwentaryzowanych budynków.

Stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą podejmowane były przez jednostkę działania mające na celu - przekształcanie analogowych map ewidencyjnych do postaci numerycznej. W zasobie funkcjonują numeryczne mapy ewidencji gruntów i budynków dla obrębów wyszczególnionych w załączniku Nr 2 do protokołu. Obszar objęty numerycznym opracowaniem mapy ewidencyjnej wynosi 78851 ha. Stanowi to 61% powierzchni powiatu wysokomazowieckiego.

W wyniku kontroli dokumentacji technicznej powstałej w wyniku wykonania wyszczególnionych powyżej prac geodezyjnych, stwierdzono, że wynikami pomiarów nie zaktualizowano mapy ewidencji gruntów i budynków funkcjonującej w zasobie w postaci numerycznej - powyższe dotyczy pracy zarejestrowanej w zasobie pod Nr KERG 2224-1/2004.

Dokumentacji technicznej z wykonania wymienionych powyżej prac nadano klauzule, o których mowa w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku tj.:

W wyniku kontroli w/w prac geodezyjnych stwierdzono, że szkice polowe z pomiarów sytuacyjnych gromadzone są w zasobie użytkowym, natomiast zgodnie z postanowieniami załączników Nr 3 i 6 instrukcji technicznej O-3 „Zasady kompletowania dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej” wprowadzonej do stosowania rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 marca 1999 roku w sprawie standardów technicznych dotyczących geodezji, kartografii oraz krajowego systemu informacji o terenie (Dz. U. Nr 30, poz. 297) szkice te winny być kwalifikowane jako dokumenty zasobu bazowego.

2. Naliczanie opłat za czynności związane z udostępnianiem zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Oceny kontrolowanej jednostki w zakresie naliczania opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji z zasobu, dokonano na podstawie rozliczeń wymienionych poniżej zamówień:

W wyniku sprawdzenia naliczania wymienionych powyżej zamówień stwierdzono, że opłaty za udostępnianie dokumentacji z zasobu do ich realizacji naliczono prawidłowo tj. zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 roku. W przypadku faktury nr 17-1/2004 - z treści wynika, iż naliczona opłata dotyczy pracy w asortymencie „podział”, a faktycznie dotyczyła ona pracy w asortymencie inwentaryzacja budynku.

W okresie objętym kontrolą funkcjonowanie Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uregulowano wyszczególnionymi poniżej zarządzeniami:

W wymienionych zarządzeniach Starosty Wysokomazowieckiego wydanych na podstawie przepisów art. 28 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne określono, że funkcję Przewodniczącego Zespołu pełni Pan Franciszek Wyszyński, natomiast podczas jego nieobecności zastępstwo sprawuje Pan Witold Bagiński. Jako członków stałych Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej wymieniono z imienia
i nazwiska przedstawicieli następujących jednostek:

W §2 opisanego na wstępie Zarządzenia nr 12 wskazano, że obsługę organizacyjno - techniczną Zespołu Uzgodnienia Dokumentacji Projektowej prowadzi ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.

W toku kontroli ustalono, iż dla uzgadnianych projektów prowadzony jest dziennik zgłoszeń projektów. Każdemu przedkładanemu do uzgodnienia wnioskowi nadawano kolejny numer wynikający z tegoż dziennika. W okresie objętym kontrolą Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uzgodnił 292 lokalizacje projektowanych sieci uzbrojenia terenu - odpowiednio w roku 2003 - 135 spraw,
w roku 2004 - 129 spraw i w roku 2005 do dnia kontroli - 28 spraw. Podstawą prowadzenia uzgodnień jest funkcjonująca w zasobie ośrodka mapa zasadnicza. Ustalono, iż uzgadniane projekty usytuowania sieci uzbrojenia terenu z terenu miast Wysokie Mazowieckie i Ciechanowiec rejestrowano na nakładce R mapy zasadniczej, natomiast uzgodnienia z obszaru gmin Wysokie Mazowieckie, Ciechanowiec, Czyżew Osada, Szepietowo, Sokoły, Kulesze Kościelne, Kobylin Borzymy, Nowe Piekuty, Klukowo - na mapie koordynacyjnej.

W toku badania dokumentacji formalno - prawnej Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej stwierdzono, że w zarządzeniu w sprawie powołania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej należy szczegółowiej opisać tryb pracy i zakres działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej.

W celu zbadania terminowości załatwiania wniosków w sprawie uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz przestrzegania zasad załatwiania tych spraw, skontrolowano projekty uzgodnione następującymi numerami opinii:

W wyniku kontroli opisanych powyżej spraw stwierdzono, że:

1. w przypadku uzgodnienia Nr 8/2003 na nakładkę R mapy zasadniczej wkreślono uzgodnione przyłącza, natomiast nie wkreślono uzgodnionych sieci uzbrojenia terenu;

2. w przypadku uzgodnienia Nr 20/2003 stwierdzono brak daty wpływu wniosku o uzgodnienie, a w związku z tym nie można stwierdzić, czy uzgodnienie odbyło się w terminie przewidzianym przepisami §11, ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku;

3. w przypadku uzgodnienia Nr 24/2005 stwierdzono że:

* w posiedzeniu zespołu nie brał udziału stały członek zespołu tj. przedstawiciel Powiatowego Zarządu Dróg w Wysokiem Mazowieckiem,

* w protokole uzgodnienia nr 24/2005 wykazano, iż w pracach Zespołu w charakterze konsultanta uczestniczył przedstawiciel Przedsiębiorstwa Telekomunikacyjnego „SZEPTEL” S.A., natomiast zarządzeniem Nr 5/2005 Starosty Wysokomazowieckiego dnia 12 kwietnia 2005 roku zmieniono nazwę firmy „SZEPTEL” S.A. na nazwę „MNI S.A.”

W pozostałych przypadkach stwierdzono, iż załatwienie wniosków o uzgodnienie odbyło się zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku.

Ocenę prawidłowości naliczenia opłat za czynności związane
z uzgodnieniem projektowanych sieci uzbrojenia terenu dokonano na podstawie kontroli sposobu naliczenia opłat za uzgodnienia wyszczególnione w punkcie 2, niniejszego rozdziału.

W wyniku powyższego stwierdzono, że nieprawidłowo naliczono opłatę za uzgodnienie oznaczone Nr 8/2003, gdyż kanalizację sanitarną i deszczową należy traktować jako jeden rodzaj sieci.

W okresie objętym kontrolą nie prowadzono prac geodezyjnych z zakresu zakładania osnów szczegółowych jak również przeliczania osnów szczegółowych i pomiarowych z układu „1965” na układ „2000”. Przypomina się, że zgodnie z zapisem §4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 sierpnia 2000 roku układ współrzędnych płaskich prostokątnych oznaczony symbolem „1965”, oraz lokalne układy współrzędnych mogą być stosowane do dnia 31 grudnia 2009 roku.

Plan finansowy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym na 2003 rok zatwierdzony został Uchwałą Nr III/24/03 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 20 marca 2003 roku w sprawie budżetu na 2003 roku.

Plan finansowy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym na rok 2003 określono w załączniku nr 7 do wymienionej uchwały.

Ustalono, że wykazane przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003 wyniosły 39 3134 zł, w tym dotacja z Wojewódzkiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie 10 000 zł.

Zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Rb-33 (załącznik 3 do protokołu) wydatki Funduszu w 2003 roku wyniosły 291 263 zł. W ramach wymienionej kwoty finansowano następujące zadania:

a w tym:

Uchwałą Nr IX/83/04 Rady Powiatu Wysokomazowickiego z dnia 29 marca 2004 roku, w sprawie budżetu powiatu na rok 2004 zatwierdzono projekt planu finansowego Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym. Przychody i wydatki funduszu określono w załączniku Nr 8 do wymienionej uchwały.

Przychody Funduszu za rok 2004 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 (załącznik 4 do protokołu) wyniosły 327 115 zł.

Jako wydatki z Funduszu wykazano:

a w tym:

Razem wydatki poniesione z funduszu w roku 2004 wyniosły 299 533 zł.

Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-33 wykonane przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003
wyniosły 393 134 zł, w tym dotacja z Wojewódzkiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie 10 000 zł.

Natomiast z informacji przekazanych Marszałkowi Województwa w sprawie danych o wysokości przychodów Funduszu, wynika, że przychody za 2003 rok wyniosły 391 170,28 zł (suma za poszczególne kwartały odpowiednio: 60 777,35 zł; 83 450,74 zł; 87 825,27 zł; 159 116,92 zł). Ustalono, że kwota ta była podstawą do naliczenia należnych wpłat na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym. Informacje w powyższej sprawie przesłano: 15 kwietnia 2003 roku, 15 lipca 2003 roku, 14 października 2003 roku, 13 stycznia 2004 roku.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2003 roku przekazano na fundusze: Centralny i Wojewódzki przelewami: z dnia 15 kwietnia 2003 roku, 15 lipca 2003 roku, 15 października 2003 roku i 15 stycznia 2004 roku.

Wysokość tych kwot wyszczególniono poniżej:

Przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2004 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 wyniosły
327 115 zł. Z kwartalnych informacji Starosty Wysokomazowieckiego o przychodach Funduszu wynika, iż kwota ta wyniosła 315 796,84 zł. (odpowiednio: 90 432,89 zł;
68 523,83 zł; 75 760,20 zł; 81 079,92 zł;). Na podstawie tych danych wyliczone zostały kwoty należne Funduszom: Centralnemu i Wojewódzkiemu w roku 2004. Informacje w powyższej sprawie przesłano Marszałkowi Województwa w terminach: 22 kwietnia 2004 roku, 09 lipca 2004 roku, 12 października 2004 roku, 31grudnia 2004 roku.

Należne kwoty podlegające przekazaniu na fundusze: centralny i wojewódzki za poszczególne kwartały 2004 roku zostały określone przez kontrolowaną jednostkę w następujących wysokościach:

Wpłaty na fundusze: centralny i wojewódzki przekazano przelewami w terminach:
22 kwietnia 2004 roku, 15 lipca 2004 roku, 15 października 2004 roku, 18 stycznia 2005 roku.

Ustalono, że wykazane w sprawozdaniach Rb-33 kwoty przychodów za lata 2003 i 2004 - różnią się od kwot wyszczególnionych w informacjach przekazanych Marszałkowi Województwa. Wyjaśnienia w powyższej sprawie zawarte zostały w piśmie stanowiącym załącznik nr 5 do protokołu.

Na podstawie powyższego stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą naliczanie i przekazywanie należnych kwot na Fundusze Centralny i Wojewódzki odbyło się z zachowaniem zasad wynikających z przepisów art. 41, ust. 3 i 3a ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne. Jednakże nie zachowywano wymaganego terminu w przypadku przekazania informacji o przychodach Funduszu za pierwszy kwartał 2004 roku. Zgodnie z przepisami §8 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku, informacje dotyczące wysokości przychodów Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, winny być przekazywane Marszałkowi Województwa w terminie 20 dni od zakończenia kwartału.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą - przy udzielaniu zamówień na wykonanie prac geodezyjnych kontrolowana jednostka stosowała przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Najczęściej stosowanym trybem udzielania zamówień był przetarg nieograniczony. W przetargach o udzielenie zamówień publicznych nie uczestniczyli pracownicy kontrolowanej jednostki wykonujący zadania z zakresu geodezji i kartografii.

Dotacje udzielone kontrolowanej jednostce na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych w roku 2003 wyniosły:

Z wymienionych powyżej dotacji sfinansowano wykonanie następujących prac geodezyjnych:

1. modernizacja operatu ewidencji gruntów - obręb Ciechanowiec II etap
- za kwotę 20 620 zł,

2. modernizacja operatu ewidencji gruntów obrębów z gminy Wysokie Mazowieckie - za kwotę 19 220 zł,

3. modernizacja operatu ewidencji gruntów obrębów z gminy Kulesze Kościelne II etap - za kwotę 13 240 zł,

4. aktualizacja użytków gruntowych obrębów z gminy Kobylin Borzymy i Kulesze Kościelne - za kwotę 77 820 zł,

5. opracowanie danych ewidencji gruntów i budynków i ich transfer do standardu SWDE - za kwotę 2 300 zł,

6. opracowanie dokumentacji geodezyjnej obręby: Stokowisko, Malec, Przybyszy - za kwotę 1 800 zł.

W przypadku udzielania zamówień wyszczególnionych w punktach 1-4 zastosowano tryb przetargu nieograniczonego, natomiast zamówienia opisane w punktach 5-6 udzielone zostały w trybie zapytania o cenę.

W 2004 roku na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielono dotacji w następujących kwotach:

Wymienione powyżej dotacje przeznaczono na sfinansowanie wykonania następujących prac geodezyjnych:

W roku 2004 zamówień na wykonanie prac geodezyjnych dokonano w trybie zapytania o cenę. Z ustaleń kontroli wynika, że w opisanych powyżej przetargach o udzielenie zamówień publicznych nie uczestniczyli pracownicy Starostwa realizujący zadania z zakresu geodezji i kartografii.

Na podstawie powyższego stwierdza się, że zakres rzeczowy zadań realizowanych przez kontrolowaną jednostkę ze środków dotacji był zgodny z ich pierwotnym przeznaczeniem przewidzianym przepisami art. 4 ust. 3 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne

Z ustaleń kontroli wynika, że zadania z zakresu geodezji i kartografii w kontrolowanej jednostce wykonuje 11 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 7 osób posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. W wyniku sprawdzenia bazy danych systemu „Ośrodek”
w zakresie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych za okres od
1 stycznia 2003 roku do 31.12.2003 roku, ustalono, że osoby wymienione w załączniku nr 1 do protokołu zgłaszali wykonanie prac geodezyjnych w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wysokiem Mazowieckiem i tak:

1. Osoba wymieniona pod pozycją 3 zgłosiła 99 prac geodezyjnych,

2. Osoba wymieniona pod pozycją 4 zgłosiła 83 prace geodezyjne

3. Osoba wymieniona pod pozycją 7 zgłosiła 54 prace geodezyjne

Stwierdzono także, że wszyscy wymienieni w załączniku nr 1 do protokołu pracownicy złożyli oświadczenie z art. 18 i 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych.

Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli wpisali się do książki kontroli zewnętrznych Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem

Starostę Wysokomazowieckiego poinformowano o prawie do zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole, a także do składania wyjaśnień odnoszących się do stwierdzonych nieprawidłowości -
w terminie 7 dni od dnia podpisania protokółu.

Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Białystok, 01 czerwiec 2005 roku