PROTOKÓŁ  KONTROLI     

                                                  Urzędu Gminy Krynki

 

 

Kontrola została przeprowadzona 5, 6 i 9 maja 2005 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 13/05 z 25 kwietnia 2005 roku).

         Temat kontroli: załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2004 roku do dnia kontroli.

Wójtem gminy Krynki był od 18 listopada 2002 roku Bogusław Marian Panasiuk.

Sekretarzem gminy był od 10 grudnia 2002 roku mgr Krzysztof Gudalewski, pełniący jednocześnie funkcję zastępcy wójta od 14 maja 2003 roku. 

Adres Urzędu: 16-120 Krynki, ul. Garbarska 16; numer REGON: 000539609, numer NIP: 545-10-01-501.

 

 

                                             U s t a l e n i a   k o n t r o l i :  

 

1.                 Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

 

1) Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Krynki określił Regulamin Organizacyjny nadany zarządzeniem Nr 22/03 wójta z 20 maja 2003 roku; dokument ten zmieniono dwukrotnie zarządzeniami Nr 36/03 z 3 października 2003 roku i Nr 58/04 z 10 stycznia 2004 roku.

Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania kierowanych do wójta skarg i wniosków obywateli określono w kilku miejscach wspomnianego Regulaminu.

Najwięcej regulacji zawierał rozdział IX Regulaminu, liczący siedem paragrafów (strony 1 i 2 akt kontroli). Zapisano tam, że w sprawach skarg i wniosków wójt przyjmuje obywateli "w każdy czwartek w godzinach 10⁰⁰ - 14⁰⁰" (§ 39 ust. 1), a jeżeli przypada wówczas dzień wolny od pracy - następnego dnia roboczego (§ 39 ust. 2).

KPA w art. 253 § 3 stanowił: "Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy", natomiast Urząd Gminy był czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 7³⁰ - 15³⁰.

Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w tych sprawach "w ciągu całego dnia pracy" ( 39 ust. 3).

"Załatwienie skargi lub wniosku powinno być poprzedzone rozpatrzeniem wszystkich okoliczności sprawy i polegać na wydaniu poleceń lub podjęciu innych stosownych czynności, usunięciu stwierdzonych uchybień i w miarę możliwości przyczyn ich powstania oraz powiadomieniu w sposób wyczerpujący zgłaszającego skargę lub wniosek o wynikach rozpatrzenia" (§ 41 ust. 1).

"Skargi i wnioski wpływające do Urzędu, a także zgłoszone ustnie do protokołu, są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez inspektora ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych" (§ 42 ust. 1).

"W przypadku wpływu skargi lub wniosku dotyczącego bezpośrednio wójta należy niezwłocznie zgłosić skargę lub wniosek do zarejestrowania na stanowisku ds. obsługi Rady Gminy" (§ 42 ust. 2).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin w § 21 ust. 1 pkt 2 przewidywało prowadzenie tylko jednego centralnego rejestru skarg i wniosków.  

"Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje wójt" (§ 44); tę zasadę zawierał również § 35, gdzie dodatkowo zaznaczono, że dotyczy to tylko podległych pracowników.     

"Skargi nie może rozpatrywać osoba, której skarga bezpośrednio dotyczy" (§ 45 ust. 2).

"Kontrolę sposobu i terminowości załatwiania skarg i wniosków prowadzi sekretarz" (§ 45 ust. 3).

W rozdziale V Regulaminu (§ 15 ust. 8) do wspólnych zadań poszczególnych stanowisk pracy zaliczono m.in. "rozpatrywanie i załatwianie ...skarg i postulatów mieszkańców gminy" (zadanie to wpisano do zakresu czynności każdego urzędnika).

W § 17 Regulaminu zapisano, że do zadań sekretarza gminy należało m.in. "17) Nadzorowanie terminowości załatwiania spraw obywateli przez Urząd".

Do obowiązków stanowiska ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych należało "prowadzenie rejestru i kierowanie do załatwienia skarg i wniosków składanych do Urzędu" (§ 25 Regulaminu); obowiązek ten wprowadzono do zakresu czynności doręczonego 29 września 2003 roku pracownikowi zatrudnionemu na tym stanowisku.

Pismem z 17 maja 2005 roku wójt wyznaczył pracownicę zatrudnioną na stanowisku  obsługującym Radę Gminy do przyjmowania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków.

Żaden z pracowników Urzędu nie posiadał w swoim zakresie czynności zadania przyjmowania skarg i wniosków obywateli (lub przyjmowania interesantów w tych sprawach) oraz obowiązku koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków.  

Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowił w § 39 ust. 3, że "Sekretarz i pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w ciągu całego dnia pracy", a z  § 15 ust. 8 wynikało, że wszystkie stanowiska pracy obowiązane były rozpatrywać i załatwiać skargi i wnioski mieszkańców.

§ 94 Kodeksu pracy: "Pracodawca jest obowiązany w szczególności: 1) zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami".

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46):

§ 3. 1. Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom.

2) Szczegółowe zasady rozpatrywania przez Radę Gminy skarg w sprawach należących do jej kompetencji unormowano w Statucie Gminy Krynki, przyjętym uchwałą Nr IV/39/03 Rady z 26 marca 2003 roku (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego z 9 kwietnia 2003 roku Nr 35, poz. 801) i zmienionym uchwałą Nr VI/50/03 z 24 września 2003 roku (Dz. Urz. z 16 października 2003 r. Nr 109, poz. 2059).

W § 110a ust. 3 Statutu postanowiono, że "Rada Gminy dokonuje rozpatrzenia skargi na najbliższej sesji, po zapoznaniu się w tej sprawie z opinią Komisji Rewizyjnej...".

Nie ustalono dni i godzin przyjmowania przez Radę obywateli w sprawach skarg i wniosków, nie wyznaczono też konkretnej osoby (osób) do przyjmowania w imieniu Rady skarg i wniosków.

Ponadto, nie ustalono zasad przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania wniosków dotyczących działalności wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, ponieważ regulacje zawarte w § 110a dotyczyły tylko skarg.

Art. 223 § 1 KPA: "Organy państwowe, organy samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych - rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości".

Art. 253 KPA:

§ 1. Organy... samorządu terytorialnego... obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach.

§ 2. Kierownicy organów wymienionych w § 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu.

§ 3. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy.

3) W holu, na parterze budynku Urzędu, wywieszono następujące ogłoszenia:

a) "Informuje się, że Wójt Gminy lub Sekretarz Gminy przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w czwartki każdego tygodnia w godzinach 10⁰⁰ - 14⁰⁰ w siedzibie Urzędu Gminy Krynki pokój Nr 14. W przypadku, gdy wyznaczony dzień jest dniem ustawowo wolnym od pracy, obywatele są przyjmowani w następnym dniu roboczym" (informacja ta była zgodna z § 39 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu),

b) "Informuje się, że przewodniczący Rady Gminy Krynki przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w środy każdego tygodnia w godzinach od 10⁰⁰ do 11⁰⁰ w siedzibie Urzędu Gminy Krynki pokój Nr 16. W przypadku, gdy wyznaczony dzień jest ustawowo wolnym od pracy, obywatele są przyjmowani w następnym dniu roboczym".

         4) Stosownie do  art. 253 § 4 Kpa, powyższe informacje przekazano do wywieszenia kierownikom wszystkich jednostek organizacyjnych gminy (przy piśmie wójta z 10 maja 2005 roku).

                5) Stosownie do § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46), w siedzibie Urzędu wywieszono informację wskazującą pracownika  przyjmującego oraz koordynującego rozpatrywanie skarg i wniosków.

6) Założono ewidencję obywateli przyjętych w sprawach petycji, skarg lub wniosków, jednak nie dokonano w niej żadnych wpisów.

7) Urząd dysponował drukami protokołu przyjęcia podania, skargi lub wniosku wnoszonego ustnie; druki te uwzględniały dane wskazane w § 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. W analizowanym okresie nie przyjęto do protokołu ani jednej ustnej skargi lub ustnego wniosku, nie było również przypadku wniesienia ich pocztą elektroniczną. 

8) Urząd posiadał centralny rejestr skarg i wniosków, oznaczony symbolem 0560 i kategorią A. Prowadzono go od 1973 roku.  

Zgodnie z § 42 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, prowadzenie rejestru należało do pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. organizacyjnych, kancelaryjnych i kadrowych (zadanie to wpisano do jego zakresu czynności). 

9) Skargi oraz związaną z nimi dokumentację przechowywano w teczce aktowej oznaczonej "0561 Rozpatrywanie skarg. Kat. BE-5".

Przesłaną Wojewodzie informację na temat przyjmowania i załatwiania w 2003 roku skarg i wniosków odłożono do teczki "0563 Analizy i oceny skarg i wniosków. Kat. A".

         10) Wniesione w analizowanym okresie skargi zakwalifikowano prawidłowo, tj. według zasad określonych w art. 227 Kpa.

         11) Na podstawie rejestru oraz teczki o symbolu 0561 ustalono, że od 1 stycznia 2004 roku wpłynęły do Urzędu dwie skargi, nie zgłoszono natomiast ani jednego wniosku.

Tematyka oraz sposób postępowania ze skargami przedstawiały się następująco:

a) 19 kwietnia 2004 roku bezpośrednio do Komisji Rewizyjnej wpłynęła skarga dotycząca postępowania wójta (wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego i nieudzielenie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych).

W rejestrze skarg i wniosków jako datę wpływu wpisano "18.05.2004.", ponieważ w tym dniu przewodniczący Komisji przekazał kopię skargi do Urzędu.

Na posiedzeniu z 10 maja Komisja rozpatrzyła skargę i przyjęła wniosek "o przekazanie sprawy pod obrady najbliższej sesji Rady". Komisja nie sformułowała swojej opinii co do zasadności skargi, a z protokołu Nr 10/04 (strona 3 akt kontroli) nie wynikało, które zarzuty rozpatrzono i na podstawie jakich dowodów.

Statut Gminy w § 110a ust. 3 stanowił: "Rada Gminy dokonuje rozpatrzenia skargi... po zapoznaniu się w tej sprawie z opinią Komisji Rewizyjnej".

19 maja kopię wspomnianego protokołu doręczono żonie skarżącego.

Na sesji z 18 czerwca Rada rozpatrzyła skargę, jednak nie podjęła żadnego rozstrzygnięcia. Z opisanej w protokole Nr X/04 (strony 4, 5 i 6 akt kontroli) dyskusji wynikało, że w przedmiotowej sprawie istniał konflikt, a Rada nie chciała go rozstrzygnąć.

Statut Gminy w § 110a ust. 4 stanowił: "Rozstrzygnięcie Rady w sprawie sposobu załatwienia skargi następuje w formie uchwały".

Brak dowodów na to, że skarżącego powiadomiono o terminach posiedzeń Komisji i Rady, na których zamierzano rozpatrzyć wniesioną sprawę.

W aktach nie było kopii pisemnej odpowiedzi informującej zainteresowanego o sposobie załatwienia jego skargi.

Art. 237 § 3 KPA: "O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego".

Art. 238 § 1 KPA: "Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne".

Do skarżącego nie wysłano pisma informującego o przyczynach niezałatwienia skargi w terminie miesięcznym i wskazującego nowy termin załatwienia.

Art. 237 KPA stanowił:

"§ 1. Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca".

§ 4. W razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w § 1 stosuje się przepisy art. 36 - 38".

Art. 36 KPA:

"§ 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu".

b) 20 stycznia 2005 roku wpłynęła skarga mieszkanki Krynek dotycząca błędnego zameldowania przez kierownika USC kilku osób na pobyt stały.

Odpowiedzi na skargę udzielił wójt pismem z 26 stycznia informującym o bezpodstawności zarzutów (przedstawiono w nim uzasadnienie faktyczne i prawne). 

12) Na podstawie przedłożonych akt ustalono, że nie było przypadku przekazania skargi innym organom. Wszystkie przyjęto do załatwienia we własnym zakresie.

Żadna ze skarg nie została wniesiona przez posła, senatora lub radnego.

13)  Pierwszą z opisanych skarg załatwiono w ustawowym terminie. Druga skarga nie została formalnie załatwiona, a sesja Rady, na której ją rozpatrzono, odbyła się 30 dni po upływie miesięcznego terminu wskazanego w art. 237 § 1 KPA. Pomimo przekroczenia terminu nie poinformowano skarżącego o przyczynie zwłoki i o nowym terminie załatwienia.

14) Zawiadomienie o sposobie załatwienia pierwszej z opisanych skarg zawierało wszystkie dane wymienione w art. 238 § 1 KPA. Autor drugiej skargi nie otrzymał pisma informującego o stanowisku Rady Gminy odnośnie opisanych przez siebie spraw.

15) Odpowiedź na pierwszą skargę podpisał wójt, a więc osoba właściwa, nie udzielono natomiast formalnej odpowiedzi na drugą skargę.

16) Nie odnotowano przypadku wniesienia skargi przez osobę niezadowoloną ze sposobu załatwienia poprzedniej skargi.  

17) W analizowanym okresie nie pociągnięto do odpowiedzialności służbowej żadnego pracownika za niewłaściwe lub nieterminowe załatwienie skargi.

 

2.  Udostępnianie informacji publicznej.

 

         1. W IX rozdziale Statutu Gminy Krynki (strona 7 akt kontroli) ustalono zasady dostępu do dokumentów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez organy gminy.

Postanowiono tam m.in., że:

-                     obywatelom udostępnia się protokoły sesji i posiedzeń komisji, rejestr uchwał Rady i zarządzeń wójta oraz rejestr interpelacji i wniosków radnych (§ 111 ust. 1); art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym: "Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji..., a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy"; art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej: "Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do:... 2) wglądu do dokumentów urzędowych",

-                     wspomniane dokumenty udostępniane są po ich formalnym przyjęciu, "wyłącznie w Urzędzie Gminy i w asyście pracownika Urzędu" (§ 113),

-                     z dokumentów można sporządzać notatki, odpisy i wyciągi (§ 115 ust. 3),

-                     wyłączenie jawności niektórych dokumentów może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych ustawami (§ 114),

-                     "Dokumenty są udostępniane na pisemny wniosek"- § 115 ust. 1; art. 10 ustawy o dostępie do informacji publicznej: "1. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej, jest udostępniana na wniosek. 2. Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku".

2. Gmina Krynki posiadała podmiotową stronę w Biuletynie Informacji Publicznej (pod adresem epodlasie.wipb.pl/biptest/ug-krynki/bip).

Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono szereg informacji wskazanych w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a m.in.:

-                     Statut Gminy,

-                     uchwały Rady (w tym akty prawa miejscowego) i zarządzenia wójta podjęte od początku bieżącej kadencji,  

-                     statuty sołectw,

-                     Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy, w tym zasady funkcjonowania Urzędu, jego schemat organizacyjny oraz zadania i kompetencje poszczególnych komórek organizacyjnych,

-                     wykaz jednostek organizacyjnych gminy, ich statuty i ogólne informacje o ich działalności,  

-                     wszystkie złożone dotychczas oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych,

-                     aktualne ogłoszenia (dotyczące np. sprzedaży majątku gminnego, inwestycji i zamówień publicznych),

-                     budżety gminy na lata 2003, 2004 i 2005 oraz sprawozdania z ich wykonania,

-                     dokumenty zawierające strategie działania, plany, programy i zamierzenia (Plan Gospodarki Odpadami Gminy Krynki na lata 2004 - 2013, Program Ochrony Środowiska Gminy Krynki do 2012 roku, Plan Rozwoju Lokalnego Gminy, Gminny Program Rozwiązywania Problemów Alkoholowych),

-                     wykaz i wartość środków trwałych, z podziałem na jednostki organizacyjne (według stanu na 31 grudnia 2004 roku); nie podano powierzchni ogólnej i użytkowej budynków,

-                     wysokość długu publicznego istniejącego 31 grudnia 2004 roku,

-                     wzmiankę o sposobie udostępniania wiadomości publicznych nie zamieszczonych na łamach BIP.

Do Biuletynu nie wprowadzono projektów uchwał Rady (w tym projektów aktów prawa miejscowego), wykazu posiadanych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposobu ich udostępniania, sposobu przyjmowania i załatwiania w Urzędzie Gminy poszczególnych spraw indywidualnych (w tym sposobu przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez wójta i Radę), danych o ciężarach publicznych i udzielonej przez gminę pomocy publicznej, innych niż środki trwałe składników mienia komunalnego (art. 6 ust. 1 pkt 1a, 1b, 3d, 3f, 5c, 5d, 5g i 5h w związku z art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępnie do informacji publicznej).

Nie wykorzystano BIP do powiadomienia mieszkańców o zwołanych sesjach i posiedzeniach komisji, o założeniach projektu budżetu gminy i wykorzystaniu środków budżetowych oraz o polityce społecznej i gospodarczej (art. 11b ust. 2 i art. 61 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym w związku z art. 6 ust . 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej).

         3. W IX rozdziale Statutu Gminy ustalono, że "Dokumenty z zakresu działania Rady, wójta i komisji udostępnia pracownik w Referacie Organizacyjnym zajmujący się obsługą Rady..." (§ 112).

W holu, na parterze budynku Urzędu, na tablicy zainstalowanej przy "kąciku interesanta", zamieszczono następujące ogłoszenia:

a)                 "Dokumenty dotyczące zadań publicznych realizowanych przez gminę, w tym protokoły sesji i posiedzeń komisji, są dostępne w pokoju Nr 15",

b)                 "Informuje się, że zbiory Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich udostępniane są zainteresowanym osobom w pokoju Nr 16",

c)                 "Zbiór przepisów gminnych wyłożony jest do wglądu zainteresowanych osób w pokoju Nr 15. Zbiór ten udostępnia... - inspektor ds. obsługi Rady Gminy".

Po przejrzeniu rejestru i zbioru przepisów gminnych stwierdzono, że w bieżącej kadencji nie ujęto w nich uchwał Rady ustalających wysokość diet radnych, opłat za przedszkole oraz taryf za wodę i ścieki.

Powyższych uchwał nie uznano za akty prawa miejscowego, podczas gdy zdaniem NIK ("Wspólnota" Nr 2 z 22 stycznia 2005 r.) prawem miejscowym są stawki opłat za świadczenia przedszkoli publicznych i stawki opłat za świadczenie usług komunalnych o charakterze użyteczności publicznej.

W rejestrze i zbiorze ujęto natomiast uchwały Rady dotyczące przyjęcia rocznego budżetu gminy i jego zmiany.

         4. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej (strona 8 akt kontroli); opracowano własny wzór takiego wniosku, różniący się od wzoru zamieszczonego w BIP.

Nie założono rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznych, ponieważ w badanym okresie nie wniesiono ani jednego oficjalnego wniosku w tej sprawie.

Nie określono wysokości opłat, które na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. można pobrać od wnioskodawcy z tytułu kosztów poniesionych w związku z udostępnieniem informacji lub przekształceniem jej w żądaną formę. Dotychczas nie było przypadku pobrania takiej opłaty

5. Mieszkańców gminy powiadomiono o wszystkich zwołanych sesjach Rady poprzez wywieszenie na tablicach ogłoszeń w budynku Urzędu i w sołectwach (za pośrednictwem sołtysów) kopii postanowień, w których przewodniczący wskazał termin, miejsce i przewidywany porządek obrad oraz osoby zaproszone (przykładowe postanowienie przedstawia  strona 9 akt kontroli).

Statut Gminy w § 27 ust. 7 wymagał zawiadamiania mieszkańców o sesjach Rady "w sposób zwyczajowo przyjęty", jednak nigdzie nie sprecyzowano co to oznacza. W postanowieniach zwołujących sesję nakazano poinformowanie mieszkańców "w formie obwieszczenia".

Postanowień w sprawie zwołania sesji nie zamieszczono w BIP.

Nie powiadomiono mieszkańców gminy o zwołanych posiedzeniach komisji.  

Statut gminy zawierał następujące postanowienia:

"W posiedzeniach Komisji Rewizyjnej mogą brać udział tylko jej członkowie oraz zaproszone osoby" (§ 91 ust. 4),

"Do posiedzeń komisji stałych stosuje się odpowiednio przepisy o posiedzeniach Komisji Rewizyjnej" (§ 71 ust. 2).

Art. 11b ustawy o samorządzie gminnym: "Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do... wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji...".

Statut Gminy nie wskazywał sposobu podawania do wiadomości publicznej informacji o najbliższych posiedzeniach komisji.

Zgodnie z § 30 Statutu Gminy, na sali obrad sesyjnych wyznaczono miejsca dla publiczności.

Przewodniczący Rady zawiadamiał sołtysów o zwołanych sesjach przesyłając im pocztą, listami zwykłymi, takie same zawiadomienia, które otrzymali radni (strona 10 akt kontroli przedstawia zawiadomienie dotyczące zwołania XV sesji).

Nie dołączono do nich projektów uchwał i innych przygotowanych materiałów.

Postanowienia przewodniczącego Rady o zwołaniu sesji nie przewidywały odrębnego zapraszania (zawiadamiania) sołtysów.

Art. 37a ustawy o samorządzie gminnym mówił: "Przewodniczący rady gminy jest każdorazowo zobowiązany do zawiadamiania, na takich samych zasadach jak radnych, przewodniczącego organu wykonawczego jednostki pomocniczej o sesji rady gminy".

Art. 20 ust. 1 tej ustawy stanowił: "Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza się porządek obrad wraz z projektami uchwał".

§ 27 ust. 2 Statutu Gminy: "Przygotowanie sesji obejmuje: ...3) zapewnienie dostarczenia radnym materiałów, w tym projektów uchwał dotyczących poszczególnych punktów porządku obrad".

6. Z otrzymanych wyjaśnień wynikało, że sekretarz gminy wprowadzał informacje do BIP, a przygotowywali je poszczególni pracownicy - każdy w zakresie prowadzonych przez siebie spraw; obowiązków tych nie zapisano jednak w ich zakresach czynności.

Żaden z pracowników Urzędu nie posiadał w swoim zakresie czynności zadań (obowiązków) dotyczących:

-                     prowadzenia BIP, w tym aktualizacji zamieszczonych tam informacji i wprowadzania nowych,

-                     opracowywania (przygotowywania) informacji , które w myśl przedmiotowej ustawy powinny być zamieszczone w BIP,

-                     udostępniania informacji publicznej (w tym dokumentów urzędowych) na wniosek zainteresowanych osób.

Z zakresu czynności sekretarza wynikało, że do jego obowiązków należało m.in.:

"5. Kierowanie pracą Urzędu w czasie nieobecności wójta",

"12. Prowadzenie zbioru przepisów prawnych",

"15. Zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy",

"17. Nadzorowanie terminowości załatwiania spraw obywateli przez Urząd".

 

 

Wójta Gminy Krynki poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń. 

           

            Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

 

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Wójt Gminy jako kierownik kontrolowanej jednostki.

O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Urzędu Gminy na pozycji 4 w 2005 roku.

 

 

 

Wójt                                                       Starszy Inspektor Wojewódzki

/-/ Bogusław Marian Panasiuk                 /-/ Andrzej Jankowski