P R O T O K Ó Ł

z kontroli problemowej

w zakresie ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Augustowie przez zespół kontrolny Wydziału Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku Oddział Katastru i Nieruchomości w składzie :

Jerzy Palusiak — Kierownik Oddziału — upoważnienie nr 44/05 z dnia 18.05.2005 r.

Edward Kakareko — Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr 45/05 z dnia 18.05.2005 r.

Joanna Sienkiewicz - Krasicka - Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr 46/05 z dnia 18.05.2005 r.

Lech Klewiec — Starszy Inspektor Wojewódzki — upoważnienie nr 47/05 z dnia 18.05.2005 r.

Kontrolę przeprowadzono w dniach; 23 maja - 1 czerwca 2005r.

Podstawa kontroli : plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2005 i imienne upoważnienia wystawione w dniu 18 maja 2005 r. przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .

Temat kontroli : prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .

W trakcie kontroli zbadano :

Realizowanie przez Starostę Augustowskiego prowadzącego ewidencję gruntów i budynków obowiązujących przepisów prawnych, a zwłaszcza niżej wymienionych

zagadnień :

1/ rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

2/ terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

3/ przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków, a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi stronami,

4/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie: własności, wieczystego użytkowania, zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych,

5/ prawidłowości sporządzania dokumentów do celów prawnych,

6/ prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości,

7/ planowania prac związanych z modernizacją operatu ewidencji gruntów i budynków ,

8/ przechowywanie kopii zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz zabezpieczenia przed nieuprawniona modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych..

Kontrolą objętowykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli .

Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi Starosta Augustowski, zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. art. 22 pkt 1 — Prawo geodezyjne i kartograficzne .

Podstawa prawna powołania Starosty Augustowskiego :

uchwała nr 2/I/02 Rady Powiatu w Augustowie z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie wyboru Starosty Augustowskiego. Zgodnie z § 1 ww. uchwały wybrano Pana Franciszka Wiśniewskiego na stanowisko Starosty Augustowskiego.

Obowiązki Naczelnika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Gruntami- Geodety Powiatowego pełni od dnia 1 listopada 2002 r. Pan Leszek Osyda. Posiada wyższe wykształcenie geodezyjne i ukończone studia podyplomowe z zakresu szacowania nieruchomości oraz uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii w zakresie 1 i 2. Upoważniony jest do wydawania w imieniu Starosty decyzji w sprawach prowadzonych przez Wydział z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Powiatu. Upoważnia do tego pełnomocnictwo Starosty Augustowskiego z dnia 28.11.2001 r. Nr OR.0114/46/02.

Osobami prowadzącymi ewidencję gruntów i budynków są :

- Pani Danuta Jaszczyk - wykształcenie średnie (technik geodeta). Posiada uprawnienia zawodowe z zakresu geodezji i kartografii w zakresie 2.

- Pani Jolanta Dębowska - wykształcenie średnie (technik budowlany). Nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii .

- Pani Magdalena Łapińska — wykształcenie wyższe geodezyjne (inż. geodeta). Nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii .

Powierzchnia powiatu augustowskiego wynosi 165827 ha., w którego skład wchodzi 8 jednostek ewidencyjnych (łącznie stanowią 197 obrębów ewidencyjnych).

Jednostkami ewidencyjne są :

- miasto Augustów o powierzchni 8093 ha , na terenie którego znajduje się 7 obrębów ewidencyjnych,

- miasto Lipsk o powierzchni 497 ha , na terenie którego znajduje się 1 obręb ewidencyjny,

- gmina Augustów o powierzchni 26652 ha , na terenie której znajdują się 42 obręby ewidencyjne,

- gmina Lipsk o powierzchni 17945 ha, na terenie której znajduje się 28 obrębów ewidencyjnych,

- gmina Sztabin o powierzchni 36180 ha, na terenie której znajduje się 41 obrębów ewidencyjnych,

- gmina Nowinka o powierzchni 20384 ha , na terenie której znajduje się 27 obrębów ewidencyjnych,

- gmina Płaska o powierzchni 37319 ha , na terenie której znajduje się 15 obrębów ewidencyjnych,

- gmina Bargłów o powierzchni 18757 ha , na terenie której znajduje się 36 obrębów ewidencyjnych.

W operatach ewidencyjnych prowadzonych na terenie niżej wymienionych jednostek ewidencyjnych w latach 2003-2005 wprowadzono następujące zmiany;

miasto Augustów - w roku 2005 wprowadzono 218 zmian oraz wydano 27 decyzji administracyjnych, w roku 2004 wprowadzono 723 zmian oraz wydano 73 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 933 zmian oraz wydano 143 decyzji administracyjnych,

miasto Lipsk - w roku 2005 wprowadzono 132 zmian oraz wydano 10 decyzji administracyjnych, w roku 2004 wprowadzono 125 zmian oraz wydano 40 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 54 zmiany oraz wydano 6 decyzji administracyjnych,

gmina Augustów - w roku 2005 wprowadzono 149 zmian oraz wydano 15 decyzji administracyjnych, w roku 2004 wprowadzono 364 zmian oraz wydano 60 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 348 zmian oraz wydano 69 decyzji administracyjnych,

gmina Lipsk - w roku 2005 wprowadzono 132 zmiany oraz wydano 10 decyzji administracyjnych, w roku 2004 wprowadzono 417 zmian oraz wydano 97 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 383 zmian oraz wydano 7 decyzji administracyjnych,

gmina Sztabin - w roku 2005 wprowadzono 201 zmian oraz wydano 23 decyzji administracyjnych, w roku 2004 wprowadzono 1009 zmiany oraz wydano 528 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 525 zmian oraz wydano 105 decyzji administracyjnych,

gmina Nowinka - w roku 2005 wprowadzono 142 zmiany oraz wydano 14 decyzji administracyjnych, w roku 2004 wprowadzono 373 zmian oraz wydano 51 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 343 zmian oraz wydano 40 decyzji administracyjnych,

gmina Płaska - w roku 2005 wprowadzono 91 zmian oraz wydano 32 decyzje administracyjne, w roku 2004 wprowadzono 291 zmian oraz wydano 102 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 246 zmian oraz wydano 34 decyzji administracyjnych,

gmina Bargłów - w roku 2005 wprowadzono 144 zmiany oraz wydano 10 Kościelny decyzji administracyjnych, w roku 2004 wprowadzono 486 zmian oraz wydano 134 decyzji administracyjnych, w roku 2003 wprowadzono 315 zmian oraz wydano 7 decyzji administracyjnych.

Ewidencja gruntów i budynków prowadzona jest w programie EGB.V.WIN w wersji 5.82. Część kartograficzna tej ewidencji prowadzona jest w postaci numerycznej . Dla części powiatu mapę numeryczną założono w sposób klasyczny , a dla pozostałej części powiatu założono ją w ramach akcji IACS.

Mapy numeryczne założono w sposób klasyczny dla niżej wymienionych obrębów ewidencyjnych; miasto Augustów i Lipsk, Jaziewo, Dębowo, Polkowo, Jagłowo, Jasionowo k. Dębowa, Kopytkowo, Jaminy (gmina Sztabin), Sztabin i Bargłów Kościelny , Kopczany, Lichosielce, Rakowicze, Lipszczany, Dolińczany, Stare Leśne Bohatery, Nowe Leśne Bohatery, Jaczniki, Wołkusz, Siółko ( gmina Lipsk ) oraz ; Gruszki, Rudawka , Muły (gmina Lipsk).

Mapy numeryczne aktualizowane są przez pracowników Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej na podstawie operatów technicznych przyjętych do zasobu ww. ośrodka , natomiast mapy robocze (ewidencyjne) aktualizowane są przez wykonawców robót geodezyjnych.

Stwierdza się, że w dalszym ciągu nie doprowadzono do zgodności treści mapy ewidencji gruntów i budynków z mapą zasadniczą ( dotyczy to miasta Augustów ) w zakresie usytuowania budynków w stosunku do granic działek , kształtu wykazanych na tych mapach budynków oraz ich ilości w działkach ewidencyjnych np. dokonano porównania ww. elementów na ark. Nr 599 mapy ewidencji gruntów i budynków obrębu 5 z odpowiadającym tej mapie arkuszem mapy zasadniczej i stwierdzono następujące rozbieżności ; w zakresie kształtów budynków i ich ilości w działkach ewidencyjnych np. na działkach nr; 464, 465/2, 498/1, 499/2, 504, 505, 512, 514, 448, 535, 443/1, 438/2, 436, 484 , w zakresie usytuowania budynków do granic działek np. na działkach nr; 401, 484, 421 . Stwierdzono również inny układ granic działek wykazany na mapie ewidencji gruntów i budynków i na mapie zasadniczej i dotyczy to np. działek nr; 407/1, 407/2 i 407/3. Rozbieżności tego typu występują na . mapach ewidencji gruntów i budynków i mapie zasadniczej na terenie całego miasta Augustowa.

Ad .pktu nr 1 i 2.

Dokumenty skutkujące wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów i budynków rejestrowane są w oparciu o instrukcję kancelaryjną ,w spisach spraw dołączonych do teczek aktowych dowodów zmian, prowadzonych dla poszczególnych obrębów ewidencyjnych. W teczkach tych gromadzone są również dokumenty skutkujące zmiany w tej ewidencji. W spisach spraw prowadzonych systemem tradycyjnym nie wykazuje się dat wpływu. Sprawy rejestrowane są w oparciu o instrukcję kancelaryjną ,w spisach spraw dołączonych do teczek aktowych dowodów zmian, prowadzonych dla poszczególnych obrębów ewidencyjnych. W teczkach tych gromadzone są również dokumenty skutkujące zmiany w tej ewidencji. Stwierdzono, że stosowany system komputerowy nie pozwala na wydruk tych rejestrów. W związku z tym prowadzone rejestry zgłoszeń zmian znajdujące się w teczkach aktowych dowodów zmian powinny być uzupełnione o daty wpływu zgłoszonych zmian.

Kontrolą objęto.

Jednostka ewidencyjna miasto Augustów;

obręb 4 - zmiany nr; 41/04 , 19/04, 4/04, 70/04, - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie,

obręb 3 - zmiany nr; 56/05, 52/05, 184/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie,

obręb 2 - zmiany nr; 80/05, 79/05, 76/05, 69/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

Jednostka ewidencyjna Sztabin;

obręb Jaminy - zmiany nr; 3/05, 2/05, 1/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

Jednostka ewidencyjna Bargłów Kościelny;

obręb Bargłów - zmiany nr; 21/04, 14/04, 3/03 — zmiany wprowadzono prawidłowo Dworny i w terminie.

Jednostka ewidencyjne Płaska;

obręb: Gorczyca — zmiany nr nr 9/04 i 13/05 wprowadzono prawidłowo i w terminie,

obręb: Gruszki — zmiany nr nr 21/03, 13/04, 26/04 i 8/05 wprowadzono prawidłowo i w terminie

obręb: Macharce- zmiany nr nr 1/03, 10/03, 7/04, 13/04, 41/04 , 1/05 i 2/05 wprowadzone prawidłowo i w terminie .

Ad punktu nr 3.

Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów przekazywane są dla osób i jednostek organizacyjnych, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została wprowadzona oraz do organów podatkowych. Kopie zawiadomień o wprowadzonych zmianach dołączane są do dowodów zmian danej sprawy, co jest odnotowywane na tych dokumentach. Zawiadomienia o wprowadzonych zmianach w ewidencji gruntów i budynków przesyłane się bez zwrotnego poświadczenia ich odbioru. Brak jest udokumentowanego potwierdzenia ich przesłania ( dostarczenia) zainteresowanym stronom.

Ad. punktu nr 4.

Zapisy w operacie ewidencji gruntów w zakresie własności, wieczystego użytkowania bądź zarządu dotyczące jednostek przekształconych bądź zlikwidowanych generalnie są prawidłowe. Sprawdzono wpisy w części opisowej ewidencji gruntów i budynków np. w jednostce ewidencyjnej Sztabin, obręb Cisów, jedn. rej . G. 138 , w jednostce ewidencyjnej Augustów ; obręb Białobrzegi jedn. rej. G.164 i jedn. rej. G.112, w jednostce ewidencyjnej Płaska, obręb Serwy, jedn. rej. G.112, w jednostce ewidencyjnej Bargłów Kościelny , obręb Bargłówka , jedn. rej. G.50 w jednostce ewidencyjnej Nowinka, obręb Bryzgiel, jedn. rej. G.58, w jednostce ewidencyjnej Augustów,obręb 2 , jedn. rej. G.1 i G. 324. Wpisy w zakresie własności działek wykazanych w ww. jedn. rej. są prawidłowe. Natomiast, nieprawidłowe są wpisy w części opisowej ewidencji gruntów i budynków np. w jednostce ewidencyjnej Sztabin ; obręb Cisów , jedn. rej. G. 138 i obręb Balinka , jedn. rej. G.2 , w jednostce ewidencyjnej Bargłów Kościelny, obręb Bargłów Dworny , jedn. rej. G.4. Wykazywanie jako trwałego zarządcę działek wykazanych w ww. jedn. rej. Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Suwałkach nie jest zgodne z rzeczywistością , gdyż taka jednostka istniała do 31.XII.1998 r. , tj. do dnia wprowadzenia reformy administracyjnej kraju. Aktualnie w Suwałkach taka instytucja nie istnieje , co wymaga zmiany dotychczasowego zapisu w ewidencji gruntów i budynków w zakresie trwałego zarządu tymi i im podobnymi nieruchomościami.

Ad. punktu nr 5.

Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów wydawane są odpłatnie właścicielom nieruchomości na ich pisemne zamówienie i są one wykonywane przez pracowników prowadzących ewidencję gruntów. Wypisy z operatu ewidencji związane z robotą geodezyjną wydawane są wykonawcom robót w ramach zgłoszenia roboty geodezyjnej w ośrodku dokumentacji geodezyjno - kartograficznej. Pozostałe osoby mające udokumentowany interes prawny do uzyskania danych ze zbioru danych osobowych , mogą uzyskać te dane po wypełnieniu stosownego druku wniosku, zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzorów wniosku o udostępnienie danych osobowych , zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 80 poz. 522, z póżn. zm).

Dokumentację do celów prawnych sporządzają pracownicy prowadzący ewidencję gruntów, a zatwierdzają ją osoby posiadające niezbędne w tym zakresie uprawnienia geodezyjne i odpowiednie upoważnienie wydane przez Starostę Augustowskiego.

Nie przechowuje się kopii wydawanych wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego w związku z czym nie można stwierdzić , czy na tych dokumentach umieszczane są stosowne klauzule o treści zgodnej z treścią wykazaną w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych (Dz. U. Nr 49, poz. 493).

Ad. punktu 6.

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków /Dz. U. 38 poz. 454/ . Starostowie zostali zobowiązani do prowadzenia rejestru cen nieruchomości, określonych w aktach notarialnych, oraz wartości nieruchomości, określonych przez rzeczoznawców majątkowych w operatach szacunkowych .

W Starostwie Powiatowym w Augustowie rejestr cen i wartości nieruchomości prowadzone są w systemie komputerowym „Excel” od połowy 2001 r.

Prowadzone są w 7 grupach tematycznych tj.

- rejestr cen i wartości niezabudowanych nieruchomości przeznaczonych pod zabudowę inną niż zagrodowa,

- rejestr cen i wartości zabudowanych nieruchomości pełniących funkcje inne niż funkcja zagrodowa i mieszkaniowa,

- rejestr cen i wartości nieruchomości budynkowych,

- rejestr cen i wartości nieruchomości lokalowych,

- rejestr cen i wartości nieruchomości zabudowanych budynkami mieszkalnymi,

- rejestr cen i wartości zabudowanych nieruchomości rolnych,

- rejestr cen i wartości niezabudowanych nieruchomości rolnych.

Od roku 2004 producent programu EGB.V.WIN w wersji 5.82, zapewnił nową wersję programu zawierającą moduł rejestr cen i wartości.

Ad. punktu 7.

Zgodnie z § 80. 1 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Starostowie są obowiązani przeprowadzić modernizacji ewidencji w sposób w określonych terminach.

Z przedłożonych w trakcie kontroli materiałów wynika, że opracowany plan dla powiatu augustowskiego , nie zawiera istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technologicznych i w określonych w rozporządzeniu terminach, w tym między innymi:

a) oceny materiałów źródłowych pod kątem ich wykorzystania w procesie modernizacji ewidencji gruntów i budynków w tym:

- określenie stanu poziomej osnowy geodezyjnej i jej późniejszego ewentualnego wykorzystania.

- opis istniejącego oprogramowania, w którym jest obecnie prowadzona ewidencja.

- opis istniejących układów współrzędnych prostokątnych płaskich.

- stan zużycia części kartograficznej ewidencji.

- i temu podobne oceny innych dokumentów

-

b) symulacji kosztów z uwzględnieniem własnych środków

Przeprowadzona powyższa ocena umożliwi opracowanie realnego planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków (wraz z częścią graficzną) w powiecie, tj. wyboru technologii wykonania mapy numerycznej, systemu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków, określenie terminów założenia ewidencji budynków oraz potrzeb finansowych (w tym określenie własnych środków).

Ad. punktu 8.

Zgodnie z ustawą z dnia 29. Sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych /Dz.U.Nr133poz.883/ administratorem danych jest Starosta. Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 12/2005 Starosty Augustowskiego z dnia 5 kwietnia 2005 r. na Administratorami Bezpieczeństwa Informacji w Starostwie Powiatowym w Augutowie wyznaczono Panią Sylwię Zajkowską - Naczelnika Wydziału Organizacyjno — Prawnego. Jednocześnie powyższym zarządzeniem zobowiązano Administratorami Bezpieczeństwa Informacji w Starostwie Powiatowym w Augutowie do opracowania i przedłożenia do zatwierdzenia projektu :

1. „ Polityki bezpieczeństwa informacji „

2. „ Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych „

zgodnie z § 4 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz.U. z 2004 r. Nr100, poz. 1024 )

Z informacji pisemnych udzielonych przez Geodetę Powiatowego Pana Leszka Osydę wynika, że zbiór danych o nazwie „Ewidencja gruntów i budynków„ został zgłoszony Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych w dniu 23.08.1999 r. W związku z brakiem informacji zwrotnej o jego zarejestrowaniu oraz w celu uzupełnienia danych ponownie zgłoszono zbiór w dniu 21.04.2005 r.,.

W związku ze zmianą przepisów i rozbudową systemu, opracowywane są nowe instrukcje (obecnie znajdują się w końcowej fazie opracowania).

Jak wynika z w/w rozporządzenia nowoopracowana instrukcja zarządzania systemem informatycznym określi między innymi:

- procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania

- sposób i miejsce i okres przechowywania: elektronicznych nośników informatycznych zawierających dane osobowe oraz kopii zapasowych.

Sieć komputerowa jest wydzieloną siecią bez możliwości dostępu z zewnątrz, działa w oparciu o system Nowell. Serwer i każdy komputer zabezpieczone są programem antywirusowym aktualizowanym na bieżąco. Komputery na których przetwarzane są dane osobowe zabezpieczone są w BIOsie. Każdy użytkownik posiada własny identyfikator i hasło umożliwiające zalogowanie się do lokalnej sieci komputerowej ( zmiana hasła co 30 dni ). System EGBWIN w którym przetwarzane są dane osobowe posiada zabezpieczenie w postaci własnych indywidualnych identyfikatorów i haseł oraz system poziomów dostępu w zależności od zakresu przetwarzanych danych przez pracownika ( poszczególne gminy ) do funkcji pracownika (edycja danych, przeglądanie).

Kopie wykonywane są raz w tygodniu, dane nagrywane na płyty CD-ROM i przechowywane w drugim budynku Starostwa Powiatowego w Augustowie.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono Staroście Augustowskiemu .

Staroście Augustowskiemu przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień od ustaleń kontroli zawartych w protokole , w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu .

Augustów dnia 2005.06. 28