Białystok, 2005.07.06

PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

-13-

RR.II.JP.0932 — 1/ 05

Pan

Franciszek Wiśniewski

Starosta Augustowski

W dniach 23 maja i 1 czerwca 2005 r. w podległym Panu Urzędzie odbyła się kontrola , przeprowadzona przez zespół kontrolny powołany przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego woj. Podlaskiego .

Celem kontroli była ocena prawidłowości :

1/ rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

2/ terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

3/ przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków, a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi stronami,

4/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności, wieczystego użytkowania , zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych,

5/ prawidłowości sporządzania dokumentów do celów prawnych,

6/ prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości,

7/ sporządzenia planów modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków ,

8/ przechowywanie kopii zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz zabezpieczenia przed nieuprawniona modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych.

Kontrolą objętowykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli .

W toku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości :

Treść mapy zasadniczej miasta Augustowa nie pokrywa się z treścią mapy ewidencji gruntów i budynków wykonanej w wersji numerycznej w zakresie wykazanych na tych mapach budynkach oraz ich usytuowaniem w stosunku do granic działek ewidencyjnych i wykazanych na tych mapach i granicami działek ewidencyjnych.

Ad. punktu nr 1 i 2 .

W spisach spraw teczek aktowych dowodów zmian dokonywanych w ewidencji gruntów i budynków nie wykazuje się dat wpływu dokumentów skutkujących zmiany w tej ewidencji.

Ad. punktu nr 3.

Przekazywanie zainteresowanym stronom zawiadomień o dokonanych zmianach w ewidencji gruntów i budynków nie jest dokumentowane imiennie przez osobę, która takowe zawiadomienie (lub zawiadomienia) otrzymała.

Ad. punktu nr 4.

Wpisy w części opisowej ewidencji gruntów i budynków w zakresie trwałego zarządu nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa powinny być zgodne ze stanem prawnym tych nieruchomości ( dotyczy to także nazewnictwa i adresów instytucji zarządzającymi tymi nieruchomościami).

Ad. punktu nr 5.

Nie przechowuje się wykonywanych kopii wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów, które służą do celów prawnych.i są wykonywane odpłatnie na zlecenie osób wykazanych w tej ewidencji.

Brak tych dokumentów uniemożliwia ocenę poprawności ich wykonania w zakresie zgodności z danymi wykazanymi w ewidencji gruntów i budynków i oznakowaniem tych dokumentów klauzulami uwierzytelniającymi zgodnymi z treścią załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) i z treścią załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określania rodzaju materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych ( Dz. U. Nr 49, poz. 493)

Ad. punktu nr 6.

W Starostwie Powiatowym „ rejestr cen i wartości nieruchomości „ jest prowadzony w 7 grupach tematycznych w systemie komputerowym „ Excel”. Starostwo posiada także w wersji 5,82 programu EGB.V.WIN moduł rejestr cen i wartości, który nie został wdrożony

Ad. punktu nr 7.

Starostwo powiatowe w Augustowie posiada opracowany nieaktualny plan modernizacji gruntów i budynków, niezawierających istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technicznych i w określonych rozporządzeniem z dnia 29 marca 2001 roku Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa, w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454 ) terminach oraz symulacji kosztów własnych z uwzględnieniem środków własnych

Ad. punktu nr 8.

Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 12/2005 Starosty Augustowskiego z dnia 5 kwietnia 2005 r. na Administratorami Bezpieczeństwa Informacji w Starostwie Powiatowym w Augustowie wyznaczono Panią Sylwię Zajkowską - Naczelnika Wydziału Organizacyjno — Prawnego. Jednocześnie powyższym zarządzeniem zobowiązano Administratora Bezpieczeństwa Informacji w Starostwie Powiatowym w Augustowie do opracowania i przedłożenia do zatwierdzenia projektu :

- „ Polityki bezpieczeństwa informacji „

- „ Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych „

zgodnie z § 4 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz.U. z 2004 r. Nr100, poz. 1024 )

Jak wynika z w/w rozporządzenia nowoopracowana instrukcja zarządzania systemem informatycznym określi między innymi:

- procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi

programowych służących do ich przetwarzania

- sposób i miejsce i okres przechowywania : elektronicznych nośników informatycznych

zawierających dane osobowe oraz kopii zapasowych

Mając powyższe na uwadze zalecam .

1. Doprowadzić do zgodności treści mapy zasadniczej miasta Augustowa z treścią mapy ewidencji gruntów i budynków , wykonanej w wersji i wykazanych na tych mapach granicach działek ewidencyjnych.

Termin wykonania zalecenia do 31 grudnia 2006 r.

2. W spisach spraw teczek aktowych dowodów zmian dokonywanych w ewidencji gruntów i budynków wykazywać daty wpływu dokumentów skutkujących zmiany w tej ewidencji.

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

3. Doprowadzić wpisy w części opisowej ewidencji gruntów i budynków w zakresie trwałego zarządu nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa do zgodności ze stanem prawnym tych nieruchomości (dotyczy to także nazewnictwa i adresów instytucji zarządzającymi tymi nieruchomościami).

Termin wykonania zalecenia do 31 grudnia 2005 r.

4 Przechowywać w aktach kopie wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów i budynków, które służą do celów prawnych

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie.

5. Zaleca się zaniechać niezwłocznie prowadzenia cen i wartości w systemie komputerowym „ Excel” a wdrożyć moduł rejestru cen i wartości w programie EGB.V.WIN wersja 5,82

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

6. Dokonać aktualizacji planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków, a następnie, mając na uwadze realizację § 80 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38 poz. 454) założyć komputerowe bazy danych ewidencyjnych, umożliwiające tworzenie raportów, o których mowa w § 22 rozporządzenia,

a mianowicie:

1). rejestru gruntów,

2). rejestru budynków,

3). rejestru lokali,

4). kartoteki budynków,

5). kartoteki lokali,

6). mapy ewidencyjnej.

Dla obszarów miast opracować projekt modernizacji ewidencji gruntów i budynków oraz przystąpić do uzupełnienia baz danych ewidencyjnych o dane dotyczące budynków i lokali.

Termin wykonania zalecenia do 30 czerwca 2006 r.

7. Opracować oraz wprowadzić do stosowania

- „ Politykę bezpieczeństwa informacji „

- „Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych„

co pozwoli między innymi właściwie i zgodnie z przepisami stosowanie

- procedur tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania

- właściwe przechowywanie : elektronicznych nośników informatycznych zawierających dane osobowe oraz kopii zapasowych

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma .

WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

/-/

Marian Brożyna