PS.II.ECz.0931-4/05

PROTOKÓŁ Z KONTROLI

kompleksowej przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Hajnówce, ul., J. Piłsudskiego 10A, Nr REGON- u 050869093 NIP 543-10-15-138 podległym Staroście Powiatu Hajnowskiego Dyrektorem Urzędu jest Pani Irena Wróblewska zwanym w dalszej treści „ Urzędem ” podległym Staroście Powiatu Hajnowskiego.

Kontrolę przeprowadzili pracownicy Oddziału Służb Zatrudnienia w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w składzie:

1. Pani Elżbieta Czurak - kierownik Oddziału ( koordynator kontroli ),
2. Pani Ludmiła Borowik - starszy inspektor wojewódzki,
3. Pani Irena Szaruta - starszy inspektor wojewódzki
4. Pani Małgorzata Czerniawska - inspektor wojewódzki
5. Pani Jakub Kozłowski - starszy referent
na podstawie upoważnienia do kontroli nr 207/2005r. z dnia 11 maja 2005r. wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja Kozłowskiego Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej w dniach od 19 - 31.05.2005r.

Kontrolujący wpisali się do książki kontroli pod pozycją Nr 1/2005r.

Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:
Pan Marek Roszczenko - Z-ca Dyrektora Urzędu,
Pani Irena Jakubowska - p.o. Gł. Księgowa Urzędu,
Pani Halina Golonko - Kierownik Działu Pośrednictwa Pracy i p.o. Kierownika Działu
Instrumentów Rynku Pracy
Pani Ala Chworoś - Kierownik Działu Ewidencji i Świadczeń

Kontrola kompleksowa dotyczyła:

Przestrzegania przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2004r. Nr 99, poz. 1001 z późn. zm. ).

Celem kontroli było dokonanie analizy i oceny w zakresie prawidłowości realizacji zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2004r. Nr 99, poz. 1001 z późn. zm ).

W trakcie kontroli podlegała ocenie prawidłowość stosowania następujących przepisów prawa:
1. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 listopada 2004r. w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy ( Dz. U. Nr 262, poz. 2607 ),

2. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 6 października 2004r. w sprawie szczegółowego trybu przyznawania zasiłku dla bezrobotnych, dodatku szkoleniowego, stypendium i dodatku aktywizującego ( Dz. U. Nr 219, poz. 2222),

3. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 24 listopada 2004r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu i trybu organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych oraz jednorazowej refundacji kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne ( Dz. U. Nr 257, poz.2576 ),

4. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 31 sierpnia 2004r. w sprawie warunków i trybu refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, przyznawania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej i refundowania kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa oraz wymiaru dopuszczalnej pomocy ( Dz. U. Nr 196, poz. 2018 ),

5. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania ( Dz. U. Nr 60, poz. 278 z późn. zm.),

6. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 24 sierpnia 2004r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu oraz przygotowania zawodowego w miejscu pracy ( Dz. U. Nr 185, poz. 1912 ),.

7. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 10 listopada 2004r.w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń ( Dz. U. Nr 249, poz. 2496 ),.

8. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 6 października 2004r. w sprawie rad zatrudnienia ( Dz. U. Nr 224, poz. 2281),

9. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 29 lipca 2004r. w sprawie trybu dokonywania wpłat składek na Fundusz Pracy przez obywateli polskich zatrudnionych u pracodawców zagranicznych za granicą lub wykonujących inną pracę zarobkową za granicą ( Dz. U. Nr 176, poz. 1826 ),

10. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania ( Dz. U. Nr 265, poz. 2644 ),

11. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 października 2004r. w sprawie rejestru instytucji szkoleniowych ( Dz. U. Nr 236, poz. 2365 ),

12. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 marca 2003r.w sprawie algorytmu ustalania kwot środków Funduszu Pracy na finansowanie zadań w województwie ( Dz. U. Nr 49, poz. 409 ),

13. Ustawa z dnia 29 czerwca 1995r. o statystyce publicznej ( Dz. U. Nr 88, poz. 439 z poźn. zm),

14. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2004r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych , objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2004 ( Dz. U. Nr 6, poz. 44).

15. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm. ).

16. Kodeksu Postępowania Administracyjnego ( tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 późn. zm.).

17. Kodeksu Pracy ( Dz. U. z 1996r. Nr 24 , poz. 110 , z późn. zm. ).

Przedmiotowy i podmiotowy zakres kontroli.

Powiatowy Urząd Pracy w Hajnówce zasięgiem swego działania obejmuje miasta: Hajnówka, Kleszczele, oraz gminy: Hajnówka, Kleszczele, Białowieża, Czeremcha, Czyże, Dubicze Cerkiewne, Narew, Narewka.

Liczba bezrobotnych w Urzędzie na dzień 31.12.2004r. wynosiła 2375 osób, w tym z prawem do zasiłku 315 osób.

Urząd zatrudniał 23 osoby, w tym 4 osoby w ramach robót publicznych.

Zadania będące przedmiotem kontroli, wg. obowiązującej w dniu kontroli Struktury Organizacyjnej Urzędu realizowane są przez:

1. Dział Pośrednictwa Pracy,
2. Dział Instrumentów Rynku Pracy,
3. Stanowisko ds. Poradnictwa Zawodowego i Szkolenia,
4. Dział Finansowo — Księgowy,
5. Radcę Prawnego

USTALENIA KONTROLI

1. Opracowanie i realizacja programu promocji zatrudnienia oraz aktywizacji lokalnego rynku pracy stanowiącego część powiatowej strategii rozwiązywania problemów społecznych .

Powiatowy Program Przeciwdziałania Bezrobociu oraz Aktywizacji Lokalnego rynku Pracy na lata 2003 -2006 został uchwalony Uchwałą Nr VI/21 /03 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 23 kwietnia 2003r.

W Programie zostały określone 4 priorytety do realizacji przez Urząd:

1.Analiza statystyczna rynku pracy, a przeciwdziałanie bezrobociu.

Celem priorytetu było ograniczenie skali powiatowego bezrobocia, efektem zaś było wyłonienie grup problemowych, które powinny być objęte programami rynku pracy. Wyłonione grupy ryzyka to:

- długookresowo bezrobotni
- osoby mające małe doświadczenie zawodowe
- osoby posiadające słabe kwalifikacje zawodowe
- kobiety

2.Atywizacja zawodowa bezrobotnych

Celem priorytetu było przeciwdziałanie i zwalczanie długotrwałego bezrobocia. W ramach tego działania wsparciem objęto 159 osób, do których skierowano działania doradcze i informacje zawodową, poradnictwo indywidualne i grupowe. Ponadto wdrożone zostały aktywne programy rynku pracy tj. roboty publiczne dla 88 osób i prace interwencyjne dla 91 osób. Podniesione zostały kwalifikacje 14 osób długotrwale bezrobotnych na szkoleniach w zakresie: obsługi komputera z programem płacowo — kadrowym oraz prowadzenie księgi przychodów i rozchodów.

Ogółem na koniec grudnia 2004r. w wyniku podjętych przez Urząd działań z ewidencji bezrobotnych wyłączono 273 osoby długotrwale bezrobotne.

Kolejnym celem powyższego priorytetu było wspieranie młodzieży poszukującej pracy. Działaniem z zakresu informacji i poradnictwa zawodowego objęto 495 osób, a pośrednictwem pracy 50 osób.

W ramach wspierania młodzieży poszukującej pracy realizowano następujące programy:

a) „ Młodzież na rynku pracy — aktywny start zawodowy — realizowany w ramach SPO Rozwój Zasobów Ludzkich Priorytet 1 Działanie 1.2 Perspektywy dla młodzieży - 58 osób

b) „Pierwsza praca”: staże absolwenckie - 72 osoby

prace interwencyjne - 16 osób

szkolenia - 44 osoby

c) „Doradca rolny w gminie” — program związany z prowadzeniem spraw rolnych, w szczególności z wypełnianiem wniosków o wpis do ewidencji producentów rolnych i płatności obszarowe w gminach wiejskich powiatu hajnowskiego : staże - 17 osób

roboty publiczne — 10 osób

d) „ Program działań dla realizacji zadań związanych z obsługą Zintegrowanego Systemu Zarządzania i kontroli oraz zwiększających umiejętności ułatwiające zatrudnienie i utrzymanie miejsc pracy w województwie podlaskim”- prace interwencyjne — 11 osób

3) Wspieranie integracji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych

Celem priorytetu było aktywne wspieranie integracji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych. Działania dotyczyły :

a) Usługi poradnictwa zawodowego — indywidualnego oraz informacji zawodowej - 30 osób

b) Usługi poradnictwa zawodowego — grupowego - 8 osób

c) Staże - 1 osoba

d) Prace interwencyjne - 6 osób

e) Nowo tworzone stanowiska pracy finansowane z PFRON - 9 osób

f) Pośrednictwo pracy — zatrudnienie niesubsydiowane - 15 osób

g) Giełdy pracy - 8 osób

h) Szkolenia i przekwalifikowania - 22 osoby

Razem ------------------------99 osób

Efektem realizacji powyższego priorytetu było zapewnienie osobom niepełnosprawnym dostępu do informacji o zawodach, wymaganiach stanowisk pracy, kierunkach kształcenia oraz informacji o aktualnej sytuacji na lokalnym rynku pracy, jak również wyposażenie w wiedzę z zakresu metod i technik poszukiwania pracy oraz zapewnienie dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje.

Bezrobocie rejestrowane w grupie osób niepełnosprawnych wynosi 4,6% w stosunku do ogółu zarejestrowanych bezrobotnych.

Nie wniesiono uwag do sposobu realizacji zadań objętych przedmiotem kontroli.

2. Pozyskiwanie i gospodarowanie środkami finansowymi na realizację zadań z zakresu aktywizacji lokalnego rynku pracy. ( art. 9 ust.1 pkt 2 ustawy ) oraz współdziałanie z powiatowymi radami zatrudnienia w zakresie promocji zatrudnienia oraz środków Funduszu Pracy ( art. 9 ust.1 pkt 11 ustawy ).

Analizując powyższą tematykę uwzględniono całą kwotę FP przyznaną przez MGPiPS na potrzeby Urzędu w 2004r.

Ustalono, że w 2004 r. Minister Gospodarki i Pracy zgodnie z podziałem dokonanym przez Samorząd Województwa według kryteriów określonych przez Sejmik Województwa, Staroście Powiatu Hajnowskiegona finansowanie zadań ze środków Funduszu Pracy przyznał kwotę 1.721.300 tys. zł , z tego :

- 1.602.3 tys. zł na realizację programów na rzecz przeciwdziałania bezrobociu,

- 119,0 tys. zł na finansowanie pozostałych zadań.

Wykorzystanie środków FP przyznanych powiatowi hajnowskiemu w 2004r. na finansowanie zadań z zakresu promocji zatrudnienia przedstawia poniższa tabela:

Wykorzystanie przez Urząd środków FP w wysokości 119,0 tys. zł na finansowanie zadań określonych w § 2 ust1 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów a dnia 11 marca 2003r, w sprawie algorytmu ustalania kwot środków Funduszu Pracy na finansowanie zadań w województwie ( Dz. U Nr 49, poz. 409 z poźn. zm.) przedstawia poniższa tabela:

Kontrolujące nie wniosły uwag do przyjętego podziału środków Funduszu Pracy na realizację zadań z zakresu aktywizacji lokalnego rynku pracy.

3. Udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w znalezieniu pracy, a także pracodawcom w pozyskiwaniu pracowników przez pośrednictwo pracy i poradnictwo zawodowe). Inicjowanie i wspieranie tworzenia klubów pracy ( art.9 ust.1 pkt 3 i 7 ustawy ).

Zadania z zakresu poradnictwa zawodowego w Urzędzie realizuje 2 pracowników:

- kierownik Działu Pośrednictwa Pracy, który wśród innych zadań realizowanych na stanowisku w zakresie poradnictwa zawodowego udziela porad i informacji indywidualnych,

- inspektora w Dziale Administracyjnym, który wśród innych zadań realizowanych na stanowisku w zakresie poradnictwa zawodowego udziela porad i informacji grupowych.

W wyniku kontroli stwierdzono, że doradcy zawodowi wykonują różne zadania w zakresie poradnictwa zawodowego. Jeden z nich pracuje w samodzielnym pokoju na parterze i nie ma styczności z indywidualnym klientem Urzędu. Natomiast drugi doradca pracuje również na parterze stanowiskoy na otwartej sali obsługi pośrednictwa pracy. Wyposażenie stanowisk pracy doradców zawodowych stanowią: meble biurowe, zestawy komputerowe podłączone do systemu PULS.

Urząd posiada do dyspozycji poradnictwa zawodowego indywidualnego samodzielne pomieszczenie zapewniające możliwość swobodnej rozmowy ze zgłaszającymi się klientami, pomieszczenie to nie jest jednak wykorzystywane i stoi puste. Osoby kontrolujące wskazały na konieczność zapewnienia zgłaszającym się do doradcy osobom warunków korzystania z porad bez obecności osób trzecich.

Do dyspozycji poradnictwa zawodowego grupowego przeznaczona jest Sala Informacji Zawodowej znajdująca się na piętrze budynku. Jest ona wyposażona w bibliotekę podręczną, teczki o zawodach i filmy video tematycznie związane z zawodoznawstwem. Zarówno dla bezrobotnych jak i poszukujących pracy dostępne są ulotki charakteryzujące poszczególne zawody, broszury, informatory dla absolwentów.

Zdaniem kontrolujących zasadne wydaje się zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzania rozmów indywidualnych z osobami bezrobotnymi i poszukującymi pracy.

Ustalenia z kontroli dokumentacji wymaganej przy prowadzeniu poradnictwa zawodowego indywidualnego

Głównym celem prowadzenia i rozwijania poradnictwa zawodowego jest pomoc osobom bezrobotnym i poszukującym pracy w dokonaniu prawidłowego wyboru zawodu lub zmiany dotychczasowych kwalifikacji, planowania kariery zawodowej, a także dobór kandydatów do pracy i na szkolenie.

Z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, że w zakresie poradnictwa zawodowego prowadzony był Rejestr porad indywidualnych - znak: ZP-6100, 2004r. do którego wpisywani byli klienci zgłaszający się po porady zawodowe. Omawiany rejestr zawiera: Lp., data, imię i nazwisko, nr karty, wykształcenie, wiek, M/W, czas pozostawania bez pracy, staż pracy, problem, wynik działania, uwagi. Rejestr kończy się poz. 487. Z rejestru wynika, iż w okresie objętym kontrolą z porad indywidualnych skorzystało 314 osób.

Z informacji uzyskanych podczas kontroli wynika, iż Karty Usług Doradczych wypełniane były uczestnikom porad, planowanym do objęcia szerszymi usługami np: szkoleniami, programami z EFS. Karty ułożone alfabetycznie przechowywane są w segregatorze ZP.-5022 ,,Karty usług doradczych”. Do badania losowo wybrano 10 Kart Usług Doradczych wypełnionych w trakcie prowadzonych spotkań a dotyczących osób bezrobotnych o następujących numerach kart:

1.W/436/11/04 2.F/435/11/04 3.C/434/11/04 4.K/399/10/04 5.S/220/07/04

6. P/390/10/04 7.P/356/09/04 8.B/260/08/04 9.A/352/09/04 10.B/477/12/04

Na podstawie analizowanych dokumentów stwierdzono, że Karty wypełniane są prawidłowo. We wszystkich kartach zarejestrowano więcej niż jedną wizytę. Udzielane porady najczęściej dotyczą: doskonalenia w zawodzie i zatrudnienia.

Według informacji uzyskanych od doradcy zawodowego klienci, którym założono Karty Usług Doradczych posiadają wypełnioną Kartę Ewidencyjną Osoby Korzystającej z Poradnictwa Zawodowego, Szkolenia i Uczestnictwa w Klubach Pracy. W trakcie kontroli przeanalizowano10 kart ewidencyjnych o następujących numerach:

1. 18471 2. 18519 3. 18641 4. 18571 5. 18444 6.18698-226

7. 18718 8. 16061 9. 18753 10. 3725

Analizowane karty prowadzone są prawidłowo i zawierają : datę, formę i wynik porady zawodowej. We wszystkich kartach odnotowano więcej niż jedną poradę, w trzech-udział w szkoleniu, w dwóch -uczestnictwo w zajęciach grupowych. Karty przechowywane są w segregatorze.

Osoby kontrolujące zwróciły uwagę na konieczność systematycznego i konsekwentnego zakładania Kart Usług Doradczych i Kart Ewidencyjnych Osoby Korzystającej z Poradnictwa Zawodowego, Szkolenia i Uczestnictwa w Klubach Pracy wszystkim osobom, którym udzielono porady oraz potrzebę przechowywania kart ewidencyjnych przy karcie rejestracyjnej bezrobotnego.

Zdaniem kontrolujących należałoby prowadzić ewidencję z zakresu poradnictwa zawodowego w taki sposób, aby informację zawarte w rejestrach nie powtarzały się.

Ustalenia z kontroli dokumentacji wymaganej przy prowadzeniu poradnictwa zawodowego grupowego.

W trakcie kontroli stwierdzono, że w prowadzona jest Dokumentacja Grup Zajęciowych 2004r., znak: KO-5420 zawierająca Lp. kończą się poz. 10. W drugim półroczu 2004r. zarejestrowano 5 spotkań dla 60 osób w oparciu o program ,,Samodzielność w poszukiwaniu 1 pracy”. Do spotkań dołączana jest imienna lista obecności uczestników, załączniki do zajęć, notatka sporządzona na okoliczność przeprowadzonych zajęć grupowych oraz harmonogram zajęć. Ponadto doradca zawodowy prowadzi Dokumentację Grup Zajęciowych Hajnówka 2004r., znak: KO-5420 zawierającą Lp. kończą się poz. 15. Dokumentacja ta prowadzona jest dla grup zajęciowych beneficjentów objętych programami z EFS. W drugim półroczu 2004r.zorganizowano dla 106 osób 9 spotkań zgodnie z programem ,,Samodzielność w poszukiwaniu 1 pracy”. Do prowadzonych zajęć sporządzono: notatkę służbowa sporządzoną na okoliczność zorganizowanego poradnictwa grupowego, wniosek o finansowanie projektu, beneficjenci ostateczni projektu-staże, listy obecności. Omawiany rejestr założony jest przez doradcę pod potrzeby sprawozdawczości z działań podejmowanych w ramach EFS.

Dodatkowo prowadzony jest Rejestr porad grupowych 2004r. znak: KO-6100, w którym prowadzone są karty ,,Poradnictwo grupowe w 2004r.” Rejestr zawiera 26 kart, w tym 13 kart założono w II półroczu 2004r. Dodatkowo znajduje się w nim imienna informacja o uczestnikach zajęć tzn.: data, imię i nazwisko, nr karty, wykształcenie, wiek, w/m, czas pozostawania bez pracy, staż pracy, problem, wynik działania, uwagi.

Ustalenia z kontroli dokumentacji wymaganej przy prowadzeniu poradnictwa zawodowego grupowego.

W wyniku działań kontrolnych stwierdzono, że udzielone informacje zawodowe dokumentowane były w Rejestrze informacji zawodowych 2004r.,który zawiera następujące wpisy: Lp., nazwisko i imię, adres zamieszkania, nr telefonu, datę rejestracji, nr karty rejestracyjnej, zawód, nazwę i datę ukończenia szkoły, data wizyty, uwagi. Rejestr w 2004r. kończy się poz. 758. Wynika z niego, iż w II półroczu informacją indywidualną objęto 284 osób.

Z wyjaśnień uzyskanych od osoby realizującej te zadania wynika, iż w w/w rejestrze był odnotowywany fakt nie tylko udzielenia informacji zawodowej, ale również innych porad nie związanych tematycznie z poradnictwem zawodowym. Przygotowane do udostępnienia klientom zbiory informacji zawodowej tj. teczki informacji o zawodach, klasyfikację zawodów, filmy o zawodach, ulotki i broszury na temat rynku pracy znajdują się w Sali Informacji Zawodowej na pierwszym piętrze.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że zadanie udzielania informacji zawodowej grupowej w Urzędzie nie były realizowane.

Ponadto stwierdzono, iż w II półroczu 2004r. Urząd nie prowadził zajęć w klubie pracy i w związku z tym nie była gromadzona dokumentacja z tego zakresu.

4.Rejestrowanie bezrobotnych i poszukujących pracy ( art. 9 ust.1 pkt 4 ustawy)

Prawidłowość kwalifikowania rejestrujących się osób bezrobotnych i innych osób poszukujących pracy.

W celu zbadania prawidłowości kwalifikowania osób bezrobotnych rejestrujących się w Urzędzie losowo wybrano do analizy karty rejestracyjne o n/w numerze: 533/201004/0001/05

Na podstawie dokumentów stwierdzono, że przestrzegany jest wymóg składania kompletu dokumentów wymaganych Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 listopada 2004r. w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy ( Dz. U. Nr 262, poz.2607). Osoba rejestrująca się przedkłada do wglądu pracownikowi Urzędu dokonującemu rejestracji: dowód osobisty, dyplom lub świadectwo ukończenia szkoły, bądź kursu, szkolenia, świadectwo pracy oraz inne dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień (zaświadczenie z ZUS , Urzędu Skarbowego, Urzędu Gminy).

Przedstawiona do kontroli karta rejestracyjna wypełniona jest czytelnie, zawiera oświadczenia osoby rejestrującej się oraz podpis pracownika dokonującego rejestracji.

5.Przyznawanie i wypłacanie zasiłków oraz innych świadczeń z tytułu bezrobocia ( art.9 ust.1 pkt 13 i 14 ustawy)

Prawidłowość ustalania prawa do zasiłku wynikającego z art. 71 ustawy przeanalizowano na podstawie karty rejestracyjnej o n/w numerze ZE 523/221104/0007/04.Zarejestrowana osoba spełnia wymóg art.71ust.1 i 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy tj. w okresie 18 m-cy poprzedzających dzień zarejestrowania łącznie przez 365 dni były zatrudnione i osiągały wynagrodzenie w kwocie co najmniej najniższego wynagrodzenia. Ponadto nie było dla nich propozycji odpowiedniego zatrudnienia, skierowania do prac interwencyjnych, robót publicznych lub na utworzone dodatkowe miejsce pracy.

W/w osobie przyznano prawo do zasiłku po zakończeniu odbywania służby wojskowej. W karcie widnieje wpis, iż w/w odbywał zasadniczą służbę wojskową, co zostało potwierdzone na podstawie przedłożonej książeczki wojskowej.

W analizowanych kartach rejestracyjnych zwracano uwagę na datę rejestracji bezrobotnego, datę wydania decyzji oraz ustalenie podstawy przyznania zasiłku. Zasiłek przyznawany był po upływie 7 dni od dnia zarejestrowania się bezrobotnego. Podstawa prawna określona na decyzji również nie budzi zastrzeżeń.

Ponadto analizie poddano dokumentację z zakresu wydawania decyzji :

a) o uznaniu lub odmowie uznania danej osoby za osobę bezrobotną oraz o utracie statusu bezrobotnego :

W celu zbadania prawidłowości wydawania decyzji orzekających o uznaniu lub odmowie uznania danej osoby za osobę bezrobotną losowo wybrano do analizy decyzje o numerach: ZE 523/2302001/0008/04, ZE 523/3012/04/0001/05.

W dokumentacji objętej kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości w przedmiocie przyznawania lub odmowy przyznania statusu osoby bezrobotnej. Decyzje były wydawane zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

W celu zbadania prawidłowości wydawania decyzji orzekających o utracie statusu osoby bezrobotnej losowo wybrano do analizy decyzje u numerach: ZE 523/150904/0007/04, ZE 533/120303/0002/05, ZE523/141204/0006/04, ZE 523/020804/0011/04, ZE 533/301101/0007/05, ZE 523/140904/0002/04, ZE 523/090904/0001/04, ZE 533/240904/0001/05.

Szczegółowej analizie poddano wybraną losowo dokumentację numer ZE 533/120303/0002/05 Osoba zarejestrowana w dniu 31.05.2004 r. decyzją wydaną w dniu 17.06.2004 r. uzyskała status osoby bezrobotnej. W dniu 27.04.2005 r. została wydana decyzja orzekająca o utracie statusu osoby bezrobotnej od dnia 19.04.2005 r. z powodu nieusprawiedliwionego niestawiennictwa w wyznaczonym terminie.

W dokumentacji objętej kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości w przedmiocie przyznawania lub odmowy przyznania statusu osoby bezrobotnej. Decyzje były wydawane zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

b) przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu wypłaty oraz utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku, dodatku szkoleniowego albo stypendium :

W celu zbadania prawidłowości wydawania decyzji orzekających w wyżej powołanym zakresie losowo wybrano do analizy decyzje u numerach:

ZE 533/300904/0011/05, ZE 533/181004/0008/05, ZE 533/220799/0060/05,

ZE 533/140801//0007/04, ZE 533/310504/0004/05, ZE 533/290802/0004/05,

ZE 523/280799/0074/04.

Szczegółowej analizie poddano decyzję numer ZE 533/181004/0008/05.Osobie zarejestrowanej dnia 13.10.2004 r. decyzją z dnia 18.10.2004r. , przyznano prawo do zasiłku od dnia 21.10.2004 r. w wysokości 403,40, zł brutto. W dniu 29.04.2005 r. wydano decyzję o utracie prawa do zasiłku ze względu na upłynięcie maksymalnego okresu jego pobierania.

W dokumentacji objętej kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości w przedmiocie przyznawania lub odmowy przyznania statusu osoby bezrobotnej. Decyzje były wydawane zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

c) obowiązku zwrotu nienależnie pobranego zasiłku, dodatku szkoleniowego, stypendium, innych nienależnie pobranych świadczeń lub kosztów szkolenia wypłaconych ze środków z Funduszu Pracy.

W powyższym zakresie skontrolowano wybraną losowo dokumentację o numerze ZP-18429-/2004. Osoba zarejestrowana w dniu 13.07.2004r. została skierowana do odbycia stażu w Hajnowskim Domu Kultury W dniu 29.09.2004r. złożyła oświadczenie, że rezygnuje z odbywania stażu w związku z podjęciem studiów. W dniu 30.09.2004r.Urząd wydał decyzję orzekającą o obowiązku zwrotu kwoty 765,40 zł jako nienależnie pobranego świadczenia z FP w tym: 705,90 zł stypendium za okres 20.07.2004r. — 31.08.2004r. oraz 59,50 zł za badania lekarskie. W dniu 01.12.2004r. zainteresowana złożyła wniosek o umorzenie nienależnie pobranego świadczenia motywując, iż jako studentka studiów stacjonarnych nie posiada żadnych dochodów i jest na utrzymaniu rodziców /emerytów/. Następnie Urząd w dniu 06.12.2004r. wydał decyzje o umorzeniu w całości nienależnie pobranego świadczenia z FP w kwocie 765,40 zł uzasadniając, iż strona nie posiada żadnych dochodów ani majątku, w związku z czym wszczęcie postępowania egzekucyjnego w sprawie spowodowałoby jego umorzenie ze względu na jego bezskuteczność. Urząd uznał, że zachodzi szczególnie uzasadniony przypadek, który uzasadnia umorzenie w całości nienależnie pobranego świadczenia.

Nie wniesiono uwag do prowadzonej dokumentacji i stosowanych procedur w zakresie kontrolowanych zadań.

Prawidłowość wypłat zasiłków i innych świadczeń dla osób bezrobotnych.

W celu sprawnego wypłacania zasiłków Urząd podpisał w dniu 1.07.2002 r. umowę z Bankiem Przemysłowo — Handlowym PBK S.A. oddział w Hajnówce na wykonywanie czynności związanych z obsługą kasową FP.

Szczegółowej analizie poddano listy płac z n/w miesięcy:

1) Lista wypłat zasiłków dla bezrobotnych Nr 23/04/016 z dnia 15.07.04 r. - za czerwiec wypłacono:

- zasiłek w wysokości 80 % dla 30 osób /poz.29, poz.41, poz. 52/

- zasiłek w wysokości 100 % dla 10 osób / poz.27, poz. 35, poz. 43 /

- zasiłek w wysokości 120 % dla 12 osób / poz.20, poz. 23, poz.37 /

Jedna osoba nie odebrała zasiłku - poz. 47

2) Lista wypłat zasiłków dla bezrobotnych Nr 14/04/016z dnia 3.11.2004 r. za październik wypłacono:

- zasiłek w wysokości 80% dla 8 osób / poz. 25, poz.35, poz. 37 /

- zasiłek w wysokości 100% dla 26 osób /poz.10,poz. 26, poz.41 /

- zasiłek w wysokości 120% dla 7 osób / poz.2, poz. 32, poz. 58 /

Jedna osoba nie odebrała zasiłku - poz. 38,

Listy opatrzone są pieczęcią Urzędu, sprawdzone są pod względem formalno — rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. Opatrzone są adnotacją „zatwierdzono do wypłaty ze środków FP”. Zawierają podpisy osoby sporządzającej listę, sprawdzającej, Głównego Księgowego oraz Dyrektora Urzędu. Każda lista płac z danego dnia wypłaty zawiera rozliczenie wypłaconych kwot, liczbę osób którym wypłacono zasiłek, kwoty brutto i netto do wypłaty oraz kwoty pobranego podatku. Odebranie zasiłku następuje po okazaniu przez bezrobotnego dowodu osobistego i po okazaniu odbioru zasiłku na liście płac.

Dokumentacja z zakresu wypłat osobom uprawnionym świadczeń z FP prowadzona jest właściwie .

Prawidłowość rozpatrywania odwołań od decyzji.

Z przedstawionego kontrolującym rejestru odwołań wynika , że w 2004 r. do Powiatowego Urzędu Pracy w Hajnówce wpłynęło 41 odwołań od decyzji Starosty Hajnowskigo z czego:

- 24 zostało uchylonych w trybie art. 132 k.p.a.,

- 17 przekazano do rozpatrzenia organowi II instancji ,który:

· 2 decyzje uchylił

· 4 decyzje uchylił i przekazał do ponownego rozpatrzenia,

· 9 utrzymał w mocy

· 2 pozostawiono bez rozpatrzenia /uchybienie terminu/

Nie stwierdzono uchybień terminu w przekazywaniu przez Urząd odwołań do rozpatrzenia przez II instancję.

6.Inicjowanie, wdrażanie i finansowanie usług i instrumentów rynku pracy. ( art.9 ust.1 pkt 5 i pkt 6 ustawy).

a) stypendium stażowe przyznawane na podstawie art. 53 ustawy

Powyższa tematyka realizowana jest w Dziale Instrumentów Rynku Pracy.

Na podstawie Rejestru absolwentów odbywających staż „Pierwsza praca” ustalono, że w II półroczu 2004 r. Urząd zawarł z 37 pracodawcami 60 umów na organizację stażu dla osób bezrobotnych, w wyniku czego 73 osoby odbyły staż. Prawidłowość kierowania na staż i przyznawania stypendium analizowano na podstawie akt z poz. 27 i 33, z których omówiono szczegółowo akta z poz. 33.

Osoba bezrobotna nie posiadająca prawa do zasiłku ( zarejestrowana pod nr 18338), w dniu 9.11.2004 r. złożyła w Urzędzie Wniosek bezrobotnego o skierowanie do odbycia stażu celem nabycia umiejętności : obsługa biura. Z pracodawcą, który w dniu 12.11.2004 r. złożył Wniosek o organizację miejsca odbywania stażu przez bezrobotnego, Urząd w dniu 16.11.2004 r. zawarł Umowę nr 33/2004 o odbywanie stażu i osobie bezrobotnej wydał skierowanie do odbycia stażu w okresie: 18.11.04 r. ¸28.03.05 r. Do umowy dołączono program stażu, zakres czynności , wskazano osobę nadzorującą staż. Urząd wydał też decyzję 322/11/04 z dnia 19.11.2004 r. o przyznaniu prawa do stypendium w wysokości 504,20 zł w okresie odbywania stażu. W w/w aktach znajduje się również decyzja 76/3/05 z dnia 27.04.2005r. orzekająca o utracie z dniem 1.03.2005 r. prawa do stypendium w związku z zakończeniem odbywania stażu w dniu 28.02.2005 r.

Przyznane stypendium stażowe było wypłacone osobie odbywającej staż po przedstawieniu przez pracodawcę list obecności.

Nie wniesiono uwag w zakresie procedur stosowanych przy przyznawaniu stypendium stażowego.

b) organizacja i finansowanie prac interwencyjnych i robót publicznych na podstawie art.51 i art. 57 ustawy

Z analizy przedstawionych kontrolującym rejestrów umów zawartych w sprawie organizacji i finansowania prac interwencyjnych: Rejestr zatrudnienia-prace interwencyjne w 2004 r. i Rejestr prac interwencyjnych w ramach EFS wynika, że o organizację prac interwencyjnych ubiegały się m.in.: Urzędy Gmin, Starostwo Powiatowe, Dom Kultury, Urząd Miasta. W ramach prac interwencyjnych zorganizowanych w II półroczu 2004 r. przez 14 pracodawców, na podstawie zawartych 21 umów zatrudniono 130 osób. Wydatkowano z FP na refundację kosztów ich zatrudnienia kwotę 227.108,18 zł. Praca była wykonywana m.in. na następujących stanowiskach : robotnik gospodarczy, pracownik administracyjny, sprzedawca, technik informatyk, sprzątaczka, opiekun dzieci.

Analizy prawidłowości finansowania prac interwencyjnych dokonano na podstawie losowo wybranych akt zawierających umowy nr 40/2004 i 46/2004, z których omówiono szczegółowo akta z umową nr 40/2004 .

Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska złożyła w dniu 28.10.04r. wniosek o organizację prac interwencyjnych dla 1 osoby bezrobotnej na stanowisku operator urządzeń do produkcji wyrobów mleczarskich na okres: 8.11.04 r. ¸7.04.05 r, który zawierał m.in.: informację o proponowanym wynagrodzeniu, deklarację zatrudnienia na okres 19 miesięcy po zakończeniu prac interwencyjnych. Do wniosku dołączono aktualny odpis z KRS, Nr REGON-u i NIP-u, informację o otrzymanej pomocy publicznej w okresie ostatnich 3 lat przed złożeniem wniosku. Urząd po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku w dniu 3.11.04 r. zawarł z pracodawcą mowę Nr 40/2004 w sprawie organizowania i finansowania prac interwencyjnych na okres 3 miesięcy i zwrot poniesionych kosztów na wynagrodzenie ( 500 zł ) oraz składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości 17,23% od refundowanej kwoty. W umowie strony określiły zasady wnioskowania o refundację i dokonywania wypłat należnych kwot, organizator zobowiązał się do dalszego zatrudnienia osoby po zakończeniu prac interwencyjnych. W aktach znajduje się umowa o pracę zawarta z bezrobotnym na okres od 8.11.2004 r.¸7.11.2006 r, co jest potwierdzeniem realizacji warunków umowy przez organizatora prac interwencyjnych. Organizator celem uzyskania refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne składał co miesiąc do Urzędu wnioski wraz z kopiami list obecności, list wypłaty wynagrodzeń, dowodów wpłat na ubezpieczenie społeczne. Urząd analizował wnioski pod kątem poprawności zgłoszonych do refundacji kwot, o czym świadczy znajdujące się w aktach Rozliczenie refundacji oraz Polecenie dokonania przelewu (zatwierdzone przez Dyrektora Urzędu). Następnie Dział Księgowości przekazywał na konto pracodawcy należną kwotę refundacji. Daty widniejące na dyspozycjach przelewu świadczą o przekazaniu kwot refundacji zgodnie z zapisami w umowie w sprawie organizowania i finansowania prac interwencyjnych.

W zakresie organizacji robót publicznych na podstawie Rejestru Zatrudnienia-roboty publiczne 2004 r. ustalono, że w II półroczu 2004 r. zawarto z 7 pracodawcami 17 umów o organizację robót publicznych, w tym 8 umów w ramach programu „SIŁA ŻYWIOŁU W JELONCE I KLESZCZELACH”.Urząd wypłacił 413.575,59 zł refundacji kosztów poniesionych na zatrudnienie w ramach robót publicznych 91 osób bezrobotnych. Organizatorami robót publicznych były m.in: Urzędy Gmin w: Dubiczach Cerkiewnych, Białowieży, Narwi, Narewce, Hajnówce; Urząd Miasta w Kleszczelach; Powiatowy Zarząd Dróg w Hajnówce.

Analizy prawidłowości finansowania prac interwencyjnych dokonano na podstawie losowo wybranych akt zawierających umowy nr 8/2004 i 10/2004, z których omówiono szczegółowo akta z umową nr 8/2004.

Zarząd Dróg Powiatowych w Hajnówce w dniu 14.09.2004 r. złożył do Urzędu wniosek o skierowanie 14 osób bezrobotnych do zatrudnienia w ramach robót publicznych w okresie 3 miesięcy na stanowisku robotnik drogowy u wskazanych pracodawców: Urzędy Gmin w Białowieży - 2 osoby, Narwi — 4 osoby, Narewce — 4 osoby, Hajnówce — 4 osoby.

Urząd ze wskazanymi pracodawcami zawarł umowy ( nr 7/2004,8/2004,9/2004,10/2004 ) o zatrudnienie skierowanych bezrobotnych w ramach robót publicznych. Umowa nr 8/2004 dotyczyła zatrudnienia 4 osób w okresie od 20.09.2004r. do 10.12.2004r. w UG w Hajnówce, w której pracodawca zobowiązał się do przedkładania do Urzędu wniosków o zwrot części kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody i składki na ZUS do 20dnia każdego miesiąca, następującego po miesiącu, którego refundacja dotyczy, a Urząd zobowiązał się do zwrotu części kosztów poniesionych do wysokości 965,97 zł. w terminie 30 dni licząc od dnia złożenia wniosku. Bezrobotni w ramach robót publicznych zatrudnieni zostali na podstawie umów o pracę na okresy: 20.09.04 r. ¸10.12.04 r.

Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że wnioski o refundację części wydatków poniesionych na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne składano w terminach zapisanych w umowie, dołączając do nich kopie list płac, kopie list obecności, kopie dokumentów określających opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne. Wnioski o refundację były sprawdzane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przez upoważnionych pracowników Urzędu, o czym świadczą znajdujące się w aktach Rozliczenia refundacji zatwierdzone przez p.o. Kierownika Działu Instrumentów Rynku Pracy . Adnotacje o dacie dokonania przelewu widniejące na Poleceniach dokonania przelewu znajdujących się w aktach potwierdzają o realizacji refundacji zgodnie z zapisami w umowie o organizacji robót publicznych.

Nie wniesiono uwag w zakresie organizowania i finansowania prac interwencyjnych i robót publicznych.

b) refundacja wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne młodocianych pracowników zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego na podstawie art. 139 ust. 7 ustawy .

Zadania z w/w zakresu realizowane są w Dziale Finansowo-Księgowym.

W II półroczu 2004r. zgodnie z art. 139 ust. 7 ustawy Urząd wypłacił kwotę 77.966,40zł dla 7 pracodawców, tytułem refundacji wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne 109 młodocianych pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Stosowane procedury w zakresie refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne młodocianych pracowników zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego oceniono na losowo wybranych aktach: KF-3761-2/2004, KF-3761-3/2004, z których omówiono szczegółowo akta KF-3761-2/2004.

Pracodawca, z którym zawarto w dniu 31.10.2003 r.umowę Nr 21/2003, w II półroczu 2004 r. występował do Urzędu z wnioskami o dokonanie refundacji wypłaconych kwot w związku z zatrudnianiem 3 osób młodocianych :

• wniosek z dnia 31.08.2004 r. o dokonanie refundacji za okres 01.01¸31.03.2004 r.ÞUrząd w Decyzji KF-3761-2/3/AJ/2004 z dnia 6.09.2004 r. orzekł o przyznaniu refundacji w kwocie 773,34 zł , która została przekazana na konto pracodawcy w dniu 28.09.2004 r.

• wniosek z dnia 17.09.2004 r. o dokonanie refundacji za okres 01.04¸30.06.2004 r. ÞUrząd w Decyzji KF-3761-2/6/AJ/2004 z dnia 12.10.2004 r. orzekł o przyznaniu refundacji w kwocie 807,20 zł , która została przekazana na konto pracodawcy w dniu 28.10.2004 r.

Pracodawca do wniosków dołączał imienne wykazy młodocianych pracowników, kopie list płac i dowodów opłat do ZUS , ponadto do wniosku z września 2004 dołączył informację o otrzymanej pomocy publicznej w okresie 3 kolejnych lat przed złożeniem wniosku.

Refundacji należnych kwot dokonywano zgodnie z zapisami umów o refundowaniu wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne młodocianych pracowników zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

Nie wniesiono uwag w zakresie refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne młodocianych pracowników zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

d) instrumenty rynku pracy wspierające podstawowe usługi rynku pracy , t.j. :

• zwrot kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zatrudnienia i kosztów zakwaterowania ( art. 45 ust. 1 i 2 ),

• refundacja kosztów wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego i przyznanie bezrobotnemu jednorazowo środków na podjęcie działalności gospodarczej ( art.46 ),

• wypłata dodatku aktywizacyjnego ( art. 48 ),

• wypłata stypendium osobie bezrobotnej odbywającej przygotowanie do zawodu u pracodawcy ( art. 53 ust. 3 ),

• wypłata stypendium przyznawanego bezrobotnemu, który podjął dalszą naukę ( art. 55 ust. 1),

• refundacja bezrobotnemu kosztów opieki nad dzieckiem do lat 7 ( art. 61 )

nie były w II półroczu 2004 r. przez Urząd realizowane ze względu na brak zainteresowania nimi osób bezrobotnych i pracodawców.

Z wyjaśnień udzielonych kontrolującym przez Z-cę Dyrektora Urzędu Pana Marka Zoszczenko wynika, iż Urząd proponował swoje usługi w w/w zakresie bezrobotnym i pracodawcom poprzez:

- udzielanie informacji bezrobotnym w trakcie stawiennictwa w Urzędzie ,
- wywieszanie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu,
- przekazywanie informacji do wywieszania w samorządach gminnych,
- doradztwo zawodowe,
- udzielanie informacji pracodawcom w ramach współpracy.

7. Inicjowanie , organizowanie i finansowanie projektów lokalnych i innych działań na rzecz aktywizacji bezrobotnych ( art.9 ust.1 pkt 8 ustawy)

W wyniku kontroli ustalono, że w 2004r. na terenie powiatu hajnowskiego realizowany był program pn. Model partnerstwa lokalnego w powiecie hajnowskim. W dniu 9 lipca 2004r. odbyła się konferencja promująca Model Partnerstwa Lokalnego w powiecie hajnowskim zorganizowana przez Instytut Współpracy i Partnerstwa Lokalnego w Katowicach , Starostwo Powiatowe w Hajnówce i Powiatowy Urząd Pracy , której celem było omówienie programu oraz korzyści z jego wdrożenia dla społeczności lokalnej. Uczestnicy konferencji zostali zaproszeni do czterech warsztatów roboczych, których celem jest pomoc mieszkańcom lokalnego środowiska w:

-ocenie ich położenia , warunków gospodarczych i ich potrzeb,

-opracowaniu sytuacji planu lokalnego ożywienia gospodarczego,

-powstawaniu koncepcji projektów gospodarczych dla danej społeczności lokalnej,

-wybraniu najlepszych projektów do dalszego opracowania wniosków grantowych wg kryteriów i zasad różnych grantodawców ( fundacje, fundusze przedakcesyjne, strukturalne) w celu pozyskania środków finansowych na ich wdrażanie.

Warsztaty szkoleniowe Lokalnego Ożywienia Gospodarczego odbyły się: 17 września, 15 października, 26 listopada 2004r. oraz w styczniu 2005r. W czterech grupach tematycznych zgodnie z czterema Zasadami Ożywienia Gospodarczego :

- uszczelnianie przecieków,

- wsparcie istniejących lokalnych firm,

- zachęcanie do tworzenia nowych firm,

- rekrutowanie nowych potrzebnych firm

Uczestnicy zastanawiali się w jaki sposób poradzić sobie z warunkami gospodarczymi społeczności lokalnej. Każda grupa stworzyła zestawienia problemów i potrzeb , atutów regionu hajnowskiego oraz zdefiniowała zasoby lokalne , które powinny pomóc w stworzeniu lokalnej strategii rozwoju gospodarczego.

Wynikiem cyklu szkoleń 4 warsztatów jest „PLAN działania „ jednego lub kilku konkretnych projektów LOG, które społeczność lokalna gotowa jest wdrożyć przy pomocy środków własnych i środków pozyskanych z innych dostępnych źródeł dofinansowania.

Ponadto w analizowanym okresie Urząd realizował 8 programów skierowanych do poszczególnych grup bezrobotnych:

1. „Pierwsza Praca” — program rządowy dla absolwentów i bezrobotnych do 25 roku życia, który obejmował:

• staże - 147 osób,
• prace interwencyjne - 27 osób,
• szkolenia - 44 osób,

2. „Młodzież na rynku pracy — aktywny start zawodowy” — projekt realizowany w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich Priorytet 1 Działanie 1.2 Perspektywy dla młodzieży. Projekt obejmował następujące formy aktywizacji zawodowej:

• poradnictwo zawodowe - 59 osób,
• pośrednictwo pracy - 59 osób,
• organizacja służby - 58 osób.

3. „Aktywizacja zawodowa — szansa na powrót na rynek pracy” — projekt realizowany w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich Priorytet 1 Działanie 1.3 Przeciwdziałanie i zwalczanie długotrwale bezrobotnych, w tym:

• poradnictwo zawodowe — 52 osoby,
• pośrednictwo pracy - 52 osoby,
• subsydiowanie zatrudnienia - 45 osób

4. Zintegrowany Program dla Realizacji Zadań Związanych z Obsługą Zintegrowanego Systemu Zarządzania i Kontroli oraz Zwiększających Umiejętności Ułatwiające Zatrudnienie i Utrzymanie Miejsc Pracy w województwie podlaskim

Program realizowany na mocy porozumień: pomiędzy Ministerstwem Gospodarki, pracy i Polityki Społecznej a Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa oraz Starostą Powiatu Hajnowskiego a Dyrektorem Podlaskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Łomży W programie uczestniczyło 33 osoby.

5. „Doradca Rolny w Gminie” — program związany z prowadzeniem spraw rolnych w gminach wiejskich powiatu hajnowskiego, a w szczególności z wypełnianiem wniosków o wpis do ewidencji producentów rolnych i płatności obszarowe. W programie uczestniczyło 28 osób bezrobotnych w tym:

• staże - 17 osób,
• roboty publiczne - 10 osób,
• prace interwencyjne - 1 osoba.

6. „Siła Żywiołu w Welonce i Kleszczelach” — przedsięwzięcie związane z usuwaniem skutków żywiołu. W programie uczestniczyli długotrwale bezrobotni oraz bezrobotni powyżej 50 roku życia 78 osób w ramach robót publicznych, według danych na koniec grudnia 2004r. 19 osób nadal kontynuowało roboty publiczne a 16 podjęło zatrudnienie niesubsydiowane u innych pracodawców.

7 „Drogowiec” Wojewódzki Program Aktywizacji Bezrobotnych. Aktywizacją objęto bezrobotnych pozostających w ewidencji powiatowego urzędu pracy powyżej 12 miesięcy lub w wieku powyżej 50 roku życia. Programem objęto 14 osób i dotyczyły robót publicznych.

8 „Szansa” Wojewódzki Program Pomocy w realizacji zadań na rzecz zatrudnienia osób niepełnosprawnych na lata 2004 — 2006 obejmował:

• Poradnictwo zawodowe indywidualne - 30 osób,
• Poradnictwo zawodowe grupowe - 8 osób,
• Staże - 1 osoba,
• Prace interwencyjne - 6 osób,
• Roboty publiczne - 1 osoba,
• Nowo tworzone stanowiska pracy finansowane ze środków PFRON - 9 osób,
• Pośrednictwo pracy — zatrudnienie niesubsydiowane — 15 osób,
• Giełdy pracy — 8 osób.

W wyniku realizacji programu zatrudnienie podjęły ogółem 32 osoby w tym:

· pracę niesubsydiowaną - 15 osób,

· prace subsydiowane ( Fundusz Pracy, PFRON ) - 17 osób.

8.Opracowywanie analiz, ocen i sprawozdań, w tym prowadzenie monitoringu zawodów deficytowych i nadwyżkowych oraz dokonywanie ocen dotyczących rynku pracy na potrzeby powiatowej rady zatrudnienia oraz organów zatrudnienia ( art. 9 ust.1 pkt 9 ustawy ).

W trakcie kontroli ustalono, że Urząd przygotowuje sprawozdania głównie na rzecz Wojewódzkiego Urzędu Pracy:

- MELDUNKI dotyczące powiatowego rynku pracy, z których jeden przedstawia poziom bezrobocia na piętnasty dzień roboczy, a drugi na koniec danego miesiąca.

- SPRAWOZDANIA MPiPS — 01 o rynku pracy sporządzane na koniec każdego miesiąca oraz załączniki do tych sprawozdań:

- zał. nr 1- bezrobotni według czasu pozostawania bez pracy, wieku, poziomu wykształcenia i stażu pracy,

- zał. nr 2 - bezrobotni według rodzaju działalności ostatniego miejsca pracy oraz ofert pracy,

- zał. nr 3 - bezrobotni oraz oferty pracy według zawodów i specjalności,

-zał. nr 4 - poradnictwo zawodowe, pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy, szkolenie bezrobotnych i poszukujących pracy, staż i przygotowanie zawodowe w miejscu pracy,

- zał. nr 5 - bezrobotni zamieszkali na wsi według czasu pozostawaniu bez pracy, wieku, poziomu wykształcenia i stażu pracy,

-zał.nr 6 -aktywne programy rynku pracy,

-zał.nr 7 - bezrobotni według gmin sporządzone kwartalnie, półrocznie i rocznie.

- SPRAWOZDANIE MPiPS -02 o dochodach i wydatkach Funduszu Pracy (sporządzany do 8 -dnia roboczego każdego m-ca),

- INFORMACJE przedstawiające sytuację powiatowego rynku pracy na koniec każdego kwartału.

Kontrolujące nie wniosły uwag do sporządzanej sprawozdawczości oraz terminowości jej przekazywania.

9.Współpraca z gminami w zakresie upowszechniania ofert pracy, upowszechniania informacji o usługach poradnictwa zawodowego i szkoleniach , organizacji robót publicznych oraz zatrudnienia socjalnego na podstawie odrębnych przepisów ( art. 9 ust.1 pkt 12 ustawy).

Z pośrednictwa Powiatowego Urzędu Pracy w Hajnówce w II półroczu 2004r. skorzystało 37 pracodawców, (w tym:12-z sektora publicznego, 25—z sektora prywatnego), którzy zgłosili 320 ofert pracy i stażu, najwięcej w zawodach: robotnik gospodarczy- 88, pracownik administracyjny — 36 osób, sprzedawca -29, pracownik biurowy -52, robotnik drogowy — 14 , robotnik budowlany — 4, sprzątaczka — 9, stolarz — 3, szwaczka — 4.

Na zgłoszone przez pracodawców miejsca pracy w analizowanym okresie skierowano 369 kandydatów, zatrudnienie uzyskało 310 osób, efektywność zatrudnieniowa 84 %.

Urząd stosował następujące formy pozyskiwania ofert :

- bezpośrednie kontakty z pracodawcami w Urzędzie (organizacja giełd pracy)oraz w firmach,

- kontakty telefoniczne,

- informacje pisemne w związku z realizacją projektów i programów,

- korzystanie z internetowych portali gromadzących informacje o miejscach pracy.

Współpraca z pracodawcami obejmowała: udzielanie informacji o możliwościach zatrudnienia pracowników o określonych kwalifikacjach, pośrednictwo w obsadzaniu wolnych miejsc pracy, organizowanie miejsc zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych, stażu dla młodzieży, organizowanie spotkań pracodawców z kandydatami do pracy na terenie urzędu ( giełdy pracy). W 2004r. zorganizowano:

- 10 giełd pracy w zawodach: robotnik torowy, pracownik ochrony osób i mienia, palacz c.o, sprzedawca, spawacz, robotnik budowlany, stolarz — dla 9 pracodawców. Pracę podjęło 25 osób.

W ramach realizacji pośrednictwa pracy oferty upowszechniano w lokalnej prasie: Kurier Poranny, Gazeta Współczesna, Gazeta Wyborcza. Współpracowano z 8 samorządami gminnymi oraz samorządem miasta Hajnówka w zakresie realizacji ofert pracy w ramach projektów i programów rynku pracy oraz przekazywania ( raz w tygodniu) wolnych miejsc pracy do gminnych centrów informacji zawodowej w gminie Narewka oraz mieście Hajnówka.

Kontrolującym przedstawiony został rejestr ZP — 5001 Baza danych o pracodawcach, w którym wpisywani są pracodawcy, kod, telefon, sekcja EKD, w którym figuruje 117 pracodawców, z czego 37 wpisano w II półroczu 2004r.

Natomiast w okazanym rejestrze ZP- 5310 Ewidencja ofert pracy figuruje 638 ofert pracy pozyskanych w 2004r., z czego 629 pozyskał Urząd, zaś w II półroczu pozyskano 320 ofert pracy.

Powyższe zadanie realizowane jest w Dziale Instrumentów Rynku Pracy .

W okresie objętym kontrolą zadania z zakresu inicjowania szkoleń i przekwalifikowań bezrobotnych Urząd realizował poprzez:

szkolenia grupowe:

- obsługa komputera z programem płacowo- kadrowym oraz prowadzenie księgi przychodów i rozchodów - 12 osób

- spawanie metodą MIG-MAG - 20 osób

- szwacz - 10 osób

- kierowca wózków widłowych z systemem magazynowania oraz wymianą butli gazowych w wózkach wyposażonych w te urządzenia - 15 osób

- pracownik ochrony fizycznej I stopnia w trakcie realizacji

szkolenia indywidualne:

- Kurs kwalifikacyjny KSRG Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Białymstoku - zakończony w 2005r.

- kurs dokształcający w zakresie części dodatkowej dla przewozu osób - 1 osoba

Szczegółowej analizie poddano dokumentację z zakresu szkolenia grupowego ZI-6380-4/2004 kierowca wózków widłowych z systemem magazynowania oraz wymianą butli gazowych w wózkach wyposażonych w te urządzenia w okresie od 01 —22.12.2004r. dla 159 osób.

Analizowana dokumentacja zawiera:

- pismo Dyrektora Urzędu o zorganizowanie kursu,

- oferty 2 jednostek szkolących,

- karty kandydatów na szkolenie oraz zaświadczenia lekarskie,

- skierowanie dla każdego uczestnika,

- umowa z dnia 1 grudnia 2004r. Między Starostą Powiatu Hajnowskiego a Ośrodkiem Kształcenia Zawodowego w Białymstoku oddział w Hajnówce,

- program szkolenia, listę obecności uczestników szkolenia,

- świadectwa kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci,

- zaświadczenia uprawniające do obsługi w kategorii II WJO,

- zaświadczenie o ukończeniu kursu przez każdego uczestnika wydane przez jednostkę szkolącą.

Koszt powyższego szkolenia wyniósł 15 750 zł kwotę zapłacono przelewem w dniu 24.12.2004r.

Nie wniesiono uwag do kontrolowanej tematyki.

10.Realizacja zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami, o których mowa w art.1 ust.3 pkt 2 lit. a i b, w szczególności realizowanie zadań z zakresu udziału w sieci EURES, w tym świadczenie usług EURES we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządem województwa, związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców, ( art. 9 ust 1 pkt 16 ustawy ).

Celem sieci EURES jest umożliwienie dostępu do informacji poszukującym pracy i pracodawcom oraz doradztwo ułatwiające przepływ siły roboczej, wymiana informacji między partnerami sieci. Usługi niniejsze obejmują w szczególności: udzielanie bezrobotnym i poszukującym pracy pomocy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia zgodnie z prawem swobodnego przepływu pracowników UE, udzielanie pracodawcom pomocy w pozyskiwaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych, inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami, informowanie o sytuacji na rynkach pracy, z uwzględnieniem występujących tam zawodów deficytowych i nadwyżkowych.

Ogółem od maja do grudnia 2004r. wpłynęły do Urzędu za pośrednictwem Wojewódzkiego Urzędu Pracy 53 oferty do pracy w : Wielkiej Brytanii, Islandii, Irlandii, Słowenii, Hiszpanii, Czechach oraz na Cyprze, Malcie i Litwie.

Pracodawcy zagraniczni zgłaszali zapotrzebowania na pracowników budowlano- wykończeniowych, w zawodach mechanicznych, osoby do obsługi zakładów opiekuńczych, agentów ubezpieczeniowych.

Każda z powyższych ofert oprócz wymogów zawodowych zawierała wymóg znajomości języka angielskiego, rosyjskiego, litewskiego.

Na podstawie ofert otrzymanych z WUP sporządzane były „fiszki” ofert z logo i umieszczane na tablicach informacyjnych przeznaczonych tylko do publikacji ofert pracy w ramach EURES. Osoby bezrobotne zainteresowane skorzystaniem z oferty pracy za granicą przy pomocy pracownika Urzędu ds EURES wypełniali CV. W. Zainteresowani mogli również uzyskać informację o warunkach życia i pracy w krajach UE, o prawie pracy, ustawodawstwie socjalnym, wzajemnym uznawaniu kwalifikacji zawodowych, systemie opieki zdrowotnej.

Kontrolującym została okazana dokumentacja oznakowana KZ 503-EURES , w której znajdują się oferty pracy otrzymane z Wojewódzkiego Urzędu Pracy.„Fiszki” ofert z logo umieszczane są na tablicach informacyjnych Urzędu przeznaczonych tylko do publikacji ofert pracy w ramach EURES. Na stronie internetowej Urzędu zainteresowani bezrobotni , bądź poszukujący pracy mogą znaleźć bazę ofert pracy krajach Unii Europejskiej. Ponadto na stronie internetowej bezrobotny znaleźć może wzór CV, który po wypełnieniu przesyła do WUP. Znajdują się tam również informacje o warunkach życia i pracy w krajach UE, które ułatwią dostęp do informacji o prawie pracy, ustawodawstwie socjalnym, wzajemnym uznawaniu kwalifikacji zawodowych , systemie opieki zdrowotnej.

Nie wniesiono uwag do sposobu prowadzenia przez Urząd zadań z zakresu świadczenia usług EURES.

Jednakże należałoby w ramach współpracy z Wojewódzkim Urzędem Pracy ustalić zasady przepływu informacji w zakresie docelowego skorzystania z zagranicznej oferty pracy przez bezrobotnego. Brak takiej informacji nie pozwala na ustalenie ile osób zarejestrowanych w Urzędzie skutecznie podjęło pracę w ramach ofert pracy EURES.

11.Organizowanie i finansowanie szkoleń pracowników powiatowego urzędu pracy urzędu pracy. ( art.9 ust. 1 pkt 18 ustawy).

W II półroczu 2005r. w Urzędzie przeprowadzono szkolenia w zakresie poniższych tematów:

1. Lokalne ożywienie gospodarcze,

2. Szybki start,

3. Kontrola finansowa oraz zasady księgowania projektów współfinansowanych z EFS,

4. Obsługa i wykorzystanie aplikacji Pulsar dla SI PULS,

5. Szkolenie ZUS w zakresie składek i rozliczeń z uwzględnieniem najnowszych zmian,

6. Psychologia kontaktu z trudnym interesantem i pokonywania stresu,

7. Polityka strukturalna i społeczna w UE,

Koszty ww szkoleń wyniosły razem 4 140,31 zł.

Ponadto w okresie od 1.06.2004r. do 31.12.2004r. pracownicy Urzędu uczestniczyli w szkoleniach bezpłatnych. Ogółem odbyło się 27 szkoleń, którym objęto 38 pracowników w zakresie poniższych tematów:

- usługi EURES,

- lider Klubu Pracy,

- pomoc publiczna w obszarze zatrudnienia,

- wypełnianie wniosku o finansowanie projektu — warsztaty dla projektodawców EFS i doradztwa ES w tym zakresie,

- projekt nowych standardów usług rynku pracy; poradnictwo zawodowe, pośrednictwo pracy, pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy,

- doradztwo zawodowe w zakresie projektowania przedsięwzięć rynku pracy finansowanych z EFS,

- poradnictwo zawodowe na telefon,

- pozyskiwanie dodatkowych środków FP na aktywizację zawodową,

- wdrażanie schematu działań SPO RZL 1.2 i 1.3,

- prawo zamówień publicznych — nowe regulacje ze szczególnym uwzględnieniem problematyki szkoleń,

- sprawozdawczość ze środków EFS

Również w dniu 2.06.2004r. w Urzędzie odbyło się szkolenie z zakresu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w którym uczestniczyło 15 pracowników.

Nie wniesiono uwag do kontrolowanej tematyki.

Niniejszy protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach , z których 1 otrzymał Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Hajnówce.

Jednocześnie Dyrektora Urzędu poinformowano o :

1. przysługującym prawie zgłoszenia zarządzającemu kontrolę pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń - w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu.
2. przysługującym prawie odmowy podpisania protokołu z kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia pisemnych wyjaśnień co do przyczyny odmowy.