Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 30-31 maja 2005 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sokółce
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Sokółce, wchodzący w skład Urzędu Miasta i Gminy w Sokółce (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Regon Urzędu Gminy w Sokółce 000523353; NIP 545-00-04-911
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Stanisław Kozłowski — Burmistrz Sokółki wybrany na to stanowisko dnia 10 listopada 2002 roku .
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Helena Kozłowska — powołana na stanowisko Kierownika USC uchwałą Nr I/5/90 Rady Miejskiej z dnia 07 czerwca 1990 roku, Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Elżbieta Jakimik - powołana na stanowisko Zastępcy Kierownika USC uchwałą Nr I/5/90 Rady Miejskiej z dnia 07 czerwca 1990 roku.
Kontrolę przeprowadzili:
- Róża Januszkiewicz — starszy inspektor,
- Ewa Bielewska — referent prawny
- Konrad Michałowski — referent prawny w Oddziale ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnień Nr 18/05, Nr 19/05, Nr 2005 z dnia 25.05.2005 roku podpisanych przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora ww. Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego — Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)
2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 roku przez Panią Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli obecne były Panie Helena Kozłowska — Kierownik USC w Sokółce i Elżbieta Jakimik — Zastępca Kierownika USC w Sokółce.
Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Sokółce pod numerem 3/05.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za 2004 i 2005 rok .
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2004 r. Kierownik USC w Sokółce sporządził 462 aktów urodzenia, natomiast w 2005 r. wg stanu na dzień kontroli (do dnia 30 maja) sporządzono 208 aktów urodzenia.
Sprawdzono wszystkie akty z 2004 r. oraz akty z 2005 r. od Nr 1 do Nr 100 pod kątem czy zgłoszenia urodzenia dziecka dokonała osoba uprawniona — art. 39 prawa o asc. Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.
Wszystkie ww. akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisane są pismem maszynowym
(§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak też w rubryce „uwagi” zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Sprawdzono akty:
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Ww. akty dotyczą dzieci uznanych przez ojca wskutek oświadczenia złożonego za zgodą matki dziecka przed Kierownikiem USC w Sokółce przy sporządzeniu aktu urodzenia. Prawidłowa adnotacja została naniesiona w rubryce „uwagi” (art. 44 ust. 2 prawa o asc).
W aktach zbiorowych do każdego aktu znajduje się protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka za zgodą matki dziecka. Ww. oświadczenia oraz zgoda na uznanie zostały złożone przez osoby pełnoletnie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Oba akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka.
W aktach wpisano godzinę urodzenia dzieci, natomiast w pisemnym zgłoszeniu urodzenia dziecka brak informacji w tym zakresie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Ww. akt dotyczy dziecka uznanego przed urodzeniem przed Kierownikiem USC w Sokółce.
W aktach znajduję się: zgłoszenie urodzenia noworodka, notatka z księgi urodzeń zawierająca treść oświadczenia o uznaniu oraz notatka z aktu urodzenia matki. Dane w akcie urodzenia zostały wpisane prawidłowo.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Akty dotyczą dzieci nie pochodzących z małżeństwa. W rubryce „uwagi” znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc — bez zastrzeżeń.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Ww. akty dotyczą dzieci spoza z małżeństwa. W rubryce „uwagi” naniesiona została adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc. Następnie na podstawie prawomocnych orzeczeń sądowych o ustaleniu ojcostwa zostały naniesione stosowne adnotacje w rubryce „wzmianki dodatkowe”.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszeń urodzenia noworodka dokonanych w USC właściwym ze względu na miejsce zamieszkania rodziców lub jednego z nich (art. 11 ust. 1 prawa o asc). W rubryce „uwagi” w poszczególnych aktach Kierownik USC naniósł stosowną adnotację o sporządzeniu aktu na podstawie protokołu.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty określone w art. 40 ust. 1 i art. 41 ust. 1 prawa o asc. Akty zostały wypisane prawidłowo.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1
Decyzja dotyczyła transkrypcji aktu urodzenia sporządzonego w (…)1.
W aktach zbiorowych znajduje się wniosek rodziców o umiejscowienie aktu urodzenia dziecka oraz jednocześnie upoważnienie do odbioru odpisów udzielone cioci dziecka zamieszkałej w Sokółce (własnoręczność podpisów rodziców została potwierdzona przez KG RP w (…)1). Mimo to Kierownik USC w Sokółce przyjął od osoby wskazanej w upoważnieniu podanie o umiejscowienie aktu urodzenia i na jej wniosek podjął decyzję.
Natomiast podanie rodziców zostało pozostawione bez rozpoznania.
Z aktu zagranicznego do decyzji i aktu w polskiej księdze błędnie przeniesiono nazwisko ojca dziecka. Akt urodzenia powinien zostać sprostowany w tym zakresie.
Pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) określono prawidłowo.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1 Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła osoba, której akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Sokółka - decyzję podjął organ właściwy miejscowo — art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku rosyjskim oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Dane z aktu zagranicznego prawidłowo zostały przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Podstawa prawna (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) — określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Dnia 23 sierpnia 2004 r. strona wniosła podanie o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 na podstawie art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu. W akcie urodzenia naniesiono prawidłową wzmiankę dodatkową dot. jego uzupełnienia.
- Nr (…)1 z dnia (…)1, akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce z dnia (…)1 Nr (…)1 podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej wniosła dnia (…)1 matka dziecka zamieszkała na terenie gminy Sokółka (data wpływu na podaniu). Strona przedłożyła odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 wraz z tłumaczeniem tego dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Z uwagi na fakt, że dziecko nie pochodzi z małżeństwa Kierownik USC naniósł w akcie wzmiankę dodatkową o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc w zakresie danych ojca dziecka. Bez uwag.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowił akt urodzenia matki dziecka. Kierownik USC decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 uzupełnił akt urodzenia. Podstawa prawna decyzji — art. 36 prawa o asc — prawidłowa.
Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt urodzenia wpisany został na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła — za pośrednictwem KG RP w (…)1 - matka dziecka zamieszkała w Sokółce - decyzję podjął organ właściwy miejscowo — art. 13 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku francuskim wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz uwierzytelniona przez KG RP w (…)1 kopia odpisu aktu małżeństwa rodziców.
W akcie zagranicznym wpisano w pozycji miejsce urodzenia ojca dziecka jedynie jeden człon nazwy miejscowości.
Kierownik USC w decyzji o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia uwzględnił prawidłową nazwę miejsca urodzenia ojca dziecka, jaka wynikała z aktu małżeństwa rodziców tj. wpisał oba człony nazwy miejscowości
Podstawa prawna decyzji — art. 73 ust. 1 prawa o asc — prawidłowa.
Decyzję wysłano stronie za pośrednictwem KG RP w Brukseli. W aktach znajduje się zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji przez stronę.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia wniosła osoba zamieszkała w Sokółce — zachowano właściwość miejscową organu (art. 13 prawa o asc). Ww. przedłożyła odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 wraz z urzędowym przekładem na język polski. W aktach znajduje się notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców znajdującego się USC w Sokółce.
Kierownik USC w decyzji i w akcie polskim wpisał nazwisko matki dziecka, mimo, iż nie wynikało z aktu zagranicznego. Poinstruowano Kierownika USC, iż istotą transkrypcji jest przeniesienie do decyzji, a następnie aktu w polskiej księdze, jedynie danych wynikających z aktu zagranicznego, w zakresie przewidzianym przez prawo polskie. W tej sytuacji należało podjąć decyzję o uzupełnieniu aktu urodzenia o brakujące dane.
Ponadto w decyzji o wpisaniu aktu zagranicznego pominięto godzinę urodzenia dziecka, chociaż wynikała z aktu zagranicznego. Natomiast w akcie w polskim ujęto informację o godzinie urodzenia dziecka.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1, akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1, co odnotowano w rubryce „uwagi” - § 7 ust. 1 rozporządzenia.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wnieśli rodzice dziecka ostatnio zamieszkali w Sokółce - decyzję podjął organ właściwy miejscowo — art. 13 prawa o asc.
Wniosek o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia został przekazany za pośrednictwem KG RP w (…)1.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc tj. niemiecki odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego, a także uwierzytelniona przez KG RP w Kolonii, kopia odpisu aktu małżeństwa rodziców.
W decyzji i w akcie sporządzonym w polskiej księdze wpisano nazwisko rodowe ojca — mimo, że nie wynikało z aktu zagranicznego. Ponadto w decyzji o umiejscowieniu zagranicznego aktu urodzenia pominięto oznaczenie strony.
Z pisma przewodniego KG RP w (…)1 wynikała prośba o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Kierownik USC w Sokółce podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 o uzupełnieniu aktu urodzenia. W decyzji nie określono, czy została podjęta na wniosek, czy też z urzędu. Jednocześnie w decyzji znajduje się zapis, iż jest zgodna z żądaniem stron i podlega zgodnie z art. 130 § 4 KPA wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania.
Obie decyzje zostały wysłane za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w (…)1. Mimo, iż Kierownik USC w piśmie przewodnim zawarł prośbę o nadesłanie pokwitowania odbioru decyzji przez strony — Konsulat nie przekazał ww. potwierdzenia.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Akty sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce podjętej w trybie art. 34 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o odtworzenie aktu urodzenia wniosła osoba zamieszkała na terenie gminy Sokółka- decyzję podjął właściwy organ (art. 13 prawa o asc).
W aktach zbiorowych znajdują się m in.:
- świadectwo chrztu wydane przez Parafię Rzymskokatolicką w Sokółce,
- zaświadczenie o niefigurowaniu aktu w USC w Sokółce,
- protokół przesłuchania brata osoby, której ma dotyczyć odtworzony akt.
Strona pokwitowała odbiór decyzji. Bez uwag.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2004 roku sporządzono 167 aktów małżeństwa, natomiast w 2005 roku (wg stanu na dzień kontroli) sporządzono 50 aktów małżeństw
Sprawdzono co 5 akt małżeństwa
Akty małżeństw dot. związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w art. 1§ 1 krio tj. przed Kierownikiem USC:
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Ww. akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę, a pod podpisem odciśnięta pieczątka z imieniem i nazwiskiem podpisującego - § 6 ust. 3 rozporządzenia oraz nupturientów i świadków.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu zostały zakreślone po sporządzeniu aktu w sposób uniemożliwiający dokonywanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów - § 7 ust. 2 rozporządzenia.
W aktach zbiorowych do poszczególnych aktów małżeństw znajdują się wymagane prawem dokumenty (art. 54- 56 prawa o asc).
Nupturienci zawierający związki małżeńskie przed Kierownikiem USC spełniali przesłankę wieku określoną w art. 10 kr i o.
Akty małżeństw dot. związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 kri o tj. zawartych przed duchownym
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Osobom zamierzającym zawrzeć małżeństwo w ww. sposób tj. określony w art. 1 § 2 kr i o Kierownik właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu ze stron (art. 12 ust. 2 prawa o asc) wydawał zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.
W aktach zbiorowych są zapewnienia, odpisy skrócone aktów urodzeń obu osób, które złożono zgodnie z art. 54 ust. 1 prawa o asc oraz oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa.
Termin ważności zaświadczenia określono prawidłowo.
Zawarcie małżeństwa następowało w okresie ważności zaświadczenia.
Dwustronnie wypełnione zaświadczenie; na drugiej stronie podpisane przez duchownych przekazywane były do USC w wymaganym ustawowo terminie- art. 8 § 3 kr i o.
Akty małżeństwa objęte kontrolą sporządzone zostały przez organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa — art. 12 ust. 3 prawa o asc.
Akty małżeństw Nr (…)1 z dnia (…)1 i Nr (…)1 z dnia (…)1 zostały sporządzone z uchybieniem terminu o którym mowa w art. 61 a ust. 2 prawa o asc.
Akty małżeństw sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce:
- Nr (…)1 z dnia (…)1 - akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1 . Akt został podpisany przez Zastępcę Kierownika USC. W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty niezbędne do podjęcia decyzji o wpisaniu aktów zagranicznych do księgi polskiej. W rubryce uwagi odnotowano podstawę wpisania aktu małżeństwa - § 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 — akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1 podjętej na podstawie art. 35 prawa o asc. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Wszystkie dane osobowe zawarte zarówno w decyzji jak i akcie małżeństwa wynikają z dokumentów zebranych w trakcie postępowania.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 — decyzja Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1 stanowiła podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Stosowną adnotację naniesiono w rubryce „Uwagi” — zgodnie z § 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia.
Wszystkie dane osobowe z tłumaczenia zagranicznego dokumentu właściwie przeniesiono do decyzji a następnie do aktu małżeństwa.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 — akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1
W aktach zbiorowych znajdują się :
- wniosek o umiejscowienie aktu zagranicznego w księdze polskiej,
- wyciąg z aktu małżeństwa wraz z jego tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego .
W tłumaczeniu zagranicznego aktu małżeństwa nie było wpisu o miejscu urodzenia mężczyzny jednakże w dokumencie oryginalnym oraz wniosku strony była zapisana miejscowość dlatego też Kierownik USC wpisał miejsce urodzenia mężczyzny zarówno w decyzji jak i w akcie małżeństwa.
Poinstruowano Kierownika USC, że należy zwracać większą uwagę na przyjmowane dokumenty (w tym również tłumaczenia zagranicznych aktów stanu cywilnego).
Ponadto uwag do ww. decyzji i aktu małżeństwa nie wniesiono.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 — akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty.
W rubryce uwagi odnotowano podstawę wpisania aktu małżeństwa (§ 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia).
Z zagranicznego aktu nie wynikały nazwiska noszone po zawarciu związku małżeńskiego. Kobieta — obywatelka polska - zawierająca związek małżeński złożyła oświadczenie co do swojego nazwiska, natomiast co do mężczyzny oraz dzieci z tego małżeństwa naniesiono wzmiankę dodatkową tym zakresie (odpowiednio art. 25 § 3 kr i o z art. 88 § 1 kr i o.)
- Nr (…)1 z dnia (…)1 — decyzja Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1 stanowiła podstawę wpisania zagranicznego aktu do ksiąg polskich.
Wnioskodawczyni złożyła wniosek o umiejscowienie swego aktu małżeństwa za pośrednictwem polskiej placówki dyplomatycznej za granicą. Akt małżeństwa został przetłumaczony przez polskiego konsula. Kierownik USC w Sokółce po podjęciu decyzji przesłał stosowne dokumenty do konsulatu celem doręczenia wnioskodawczyni (pismo wysłane 11.02.2005 r.), jednakże konsul nie odesłał zwrotnego potwierdzenia odbioru decyzji przez wnioskodawczynię.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 — akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce Nr (…)1 z dnia (…)1. Decyzja została podjęta na podstawie art. 73 ustawy prawo o asc, na wniosek osoby, której akt dotyczy. Strona w jednym podaniu wniosła o wpisanie aktu do ksiąg polskich oraz o uzupełnienie i sprostowanie aktu.
Kierownik USC po wpisaniu aktu małżeństwa podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 dot. jego sprostowania, a następnie decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 uzupełnił akt małżeństwa. Odbiór ww. decyzji strona pokwitowała.
Wzmianki dodatkowe o sprostowaniu i uzupełnieniu aktu zostały naniesione.
Bez uwag.
Wszystkie akty małżeństw podpisane są przez Kierownika USC lub jego zastępcę. Akty wypisane są pismem maszynowym.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2004 roku sporządzono 480 aktów zgonu.
Sprawdzając akty sporządzone na podstawie kart zgonu stwierdzono, że akty te są podpisane przez Kierownika USC w Sokółce lub Zastępcę Kierownika USC w Sokółce oraz osobę zgłaszającą zgon. Wolne pozycje po sporządzeniu aktów są wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Ww. akty sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu — art. 10 ust. 1 prawa o asc. Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.
Do każdego aktu zgonu jest karta zgonu podpisana przez lekarza. Karty zgonu znajdują się w tzw. aktach zbiorowych.
W niektórych kartach zgonu dołączonych do akt zbiorowych lekarz jako miejsce zgonu wpisał „szpital”. Zgodnie natomiast z art. 67 ust. 1 pkt 2 prawa o asc w związku z §14 ust. 1 rozporządzenia miejsce zgonu oznacza nazwę miejscowości, w której nastąpił zgon.
Sprawdzając akty:
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
Stwierdzono rozbieżności co do miejsca zgonu - pomiędzy kartami zgonu znajdującymi się w aktach zbiorowych, a aktami zgonu wpisanymi do księgi zgonów.
W akcie Nr (…)1 występuje rozbieżność w dacie zgonu:
- w karcie zgonu lekarz jako datę zgonu podał „31.10.2004”, natomiast w akcie zgonu, jako datę zgonu wpisano „29.10.2004”.
- Nr (…)1
- Nr (…)1
W w/w aktach zgonu sprostowano oczywiste błędy pisarskie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Bez uwag
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
W aktach zbiorowych do w/w aktów zgonu znajdują się zezwolenia na pochowanie zwłok, wystawione przez Prokuraturę Rejonową w Sokółce, co potwierdza prawidłowe wymagania Kierownika USC w Sokółce w stosunku do zgonów, które nastąpiły w szczególnych okolicznościach.
Akty zgonu:
- Nr (…)1
- Nr (…)1
- Nr (…)1
Sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokółce podjętych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych do w/w aktów zgonu i do decyzji uwag nie zgłoszono.
Akt zgonu Nr (…)1 wpisano na podstawie decyzji Kierownik USC w Sokółce, podjętej w oparciu o art. 70 prawa o asc.
Bez uwag
Księgę zgonów za 2004 rok zamknięto zgodnie z § 12 rozporządzenia.
Na tym protokół zakończono.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Stanisławem Kozłowskim - Burmistrzem Sokółki w obecności Pani Heleny Kozłowskiej — Kierownika USC.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta i Gminy w Sokółce, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Stanisław Kozłowski Burmistrz Sokółki
(podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
04.07.2005r.
(data podpisania protokołu)
Róża Januszkiewicz
starszy inspektor
(podpis osoby kontrolującej)
Ewa Monika Bielewska
referent prawny
(podpis osoby kontrolującej)
Konrad Michałowski
referent prawny
(podpis osoby kontrolującej)
30.06.2005 r.
(data sporządzenia protokołu)
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)