Białystok, 15 lipca 2005 roku
OB.III.0932-USC-5/05
Pan
Stanisław Kozłowski
Burmistrz Sokółki
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 30 i 31 maja 2005 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sokółce dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku — prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym przez Burmistrza Sokółki — Pana Stanisława Kozłowskiego.
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.
Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia:
- Wpisanie w aktach urodzenia Nr (…)1 z 2004 r. godziny urodzenia dzieci w sytuacji, gdy takie dane nie wynikały z pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka.
- Pozostawienie bez rozpoznania wniosku rodziców o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia ich dziecka (na którym własnoręczność podpisów rodziców potwierdził Konsul RP), co szczegółowo opisano w protokole (akt Nr (…)1). Decyzję zaś podjęto na wniosek osoby, którą rodzice dziecka upoważnili do odbioru odpisów aktów urodzenia.
- Błędne przeniesienie danych dotyczących nazwiska ojca dziecka z aktu zagranicznego do decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia oraz do aktu polskiego — akt Nr (…)1.
- Pominięcie w decyzji, która stanowiła podstawę sporządzenia aktu urodzenia Nr (…)1 oraz w decyzji o uzupełnieniu tego aktu oznaczenia stron. Ponadto w decyzji o uzupełnieniu aktu nie określono, czy została podjęta na wniosek, czy też z urzędu.
- Dokonywanie wpisywania w treści decyzji podjętych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc oraz sporządzonych na ich podstawie aktach stanu cywilnego danych, które nie wynikają z aktu zagranicznego (akty urodzenia Nr (…)1 i Nr (…)1).
- Sporządzenie aktu małżeństwa dot. związku małżeńskiego (tzw. konkordatowego) z uchybieniem ustawowo wymaganego terminu (art. 61a ust. 2 prawa o asc) co szczegółowo omówiono w protokole.
- Przyjęcie błędnego tłumaczenia zagranicznego aktu małżeństwa — Nr (...)1.
- Sprawdzając akty zgonu Nr (…)1 stwierdzono rozbieżności co do miejsca zgonu — pomiędzy kartami zgonu znajdującymi się w aktach zbiorowych, a aktami zgonu wpisanymi do księgi zgonów. W akcie Nr (…)1 występuje rozbieżność w dacie zgonu pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu.
- W niektórych kartach zgonu znajdujących się w aktach zbiorowych lekarz jako miejsce zgonu wpisał „szpital”.
W związku z powyższym uważam za celowe:
- Uzupełnienie akt zbiorowych do aktów Nr (…)1 z 2004 r. o dokumenty, z których będzie wynikała godzina urodzenia dzieci.
- Zwrócenie szczególnej uwagi, na przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, w tym postanowień art. 107 § 1 — określającego elementy składowe decyzji administracyjnej.
- W sprawie aktu urodzenia Nr (…)1, należy wydać decyzję o umorzeniu postępowania w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia dziecka wszczętego na wniosek jego rodziców. Wniosek ten do chwili obecnej nie został rozpatrzony, bowiem czynność została dokonana na wniosek babci dziecka w oparciu o przedłożone przez rodziców dokumenty.
- Sprostowanie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia oraz akt urodzenia Nr (…)1.
- Zwrócenie szczególnej uwagi na stosowne do art. 73 ust. 1 prawa o asc podejmowanie decyzji i sporządzanie aktów stanu cywilnego. Należy mieć na uwadze, iż umiejscowienie na tej podstawie aktu zagranicznego do księgi polskiej polega na dokładnym przeniesieniu jego treści do aktu polskiego w zakresie wymaganym ustawą — prawo o aktach stanu cywilnego. W ten sposób powstaje akt w księdze polskiej, który jest rekonstrukcją aktu pierwotnego, wobec którego stosuje się następnie przepisy o uzupełnieniu jego treści w trybie art. 36 prawa o asc.
- Zwrócenie szczególnej uwagi, by akty małżeństw dot. zawarcia związku małżeńskiego w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o były sporządzane niezwłocznie, a więc nie później niż w następnym dniu roboczym, w którym do urzędu stanu cywilnego nadeszły dokumenty (art. 61 a ust. 1 i 2 prawa o asc).
- Poddawanie wnikliwej analizie dokumentów przedkładanych przez stronę i podejmowanie stosownych czynności mających na celu usuwanie rozbieżności w dokumentach przedkładanych do transkrypcji.
- Podjęcie decyzji o sprostowaniu błędów w aktach zgonu Nr (…)1.
- Zwrócenie uwagi, by lekarz wypełniając kartę zgonu jako miejsce zgonu wpisywał nazwę miejscowości, w której zgon nastąpił.
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)