Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 14 i 19 kwietnia 2005 r.
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Czarnej Białostockiej
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Czarnej Białostockiej, wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Czarnej Białostockiej - art.5 a ust. 1 prawa o asc.
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miasta w Czarnej Białostockiej, ul. Piłsudskiego 9.
Regon Urzędu Miasta ; P-000528801, NIP - 966-05-91-437.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Tadeusz Matejko Burmistrz Czarnej Białostockiej.
Funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Czarnej Białostockiej pełni Pani Elżbieta Malinowska - powołana Uchwałą Rady Gminy i Miasta w Czarnej Białostockiej z dn.16 czerwca 1990 r. /kopia uchwały w zał./.
Zastępcą Kierownika USC jest Pan Tomasz Łuckiewicz, powołany Uchwałą Rady Miejskiej z dn. 21 sierpnia 1990 r./ kopia uchwały w zał./
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału ds rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia Nr 4/05 z dnia 12.04.2005 r. podpisanego przez Pana Andrzeja W. Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy z dn.29 września 1986 r.-prawo o aktach stanu cywilnego /jedn. tekst; Dz.U z 2004 r. Nr 161, poz.1688/,
- § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U Nr 136,poz.884 z późn. zm./
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 3/02 z dnia 19 lutego 2002 r.
Temat kontroli:
Realizacja wybranych zadań wynikających z ustawy;
1. z dnia 25 lutego 1964 r.-Kodeks rodzinny i opiekuńczy /Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm./,
2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jednolity Dz. U. 2004 r. Nr 161, poz. 1688 /,
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm./.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 r. przez P. Ewę Maciak Z-cę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Poprzednia kontrola była przeprowadzona w miesiącu IX 1999 r.
Osoba kontrolująca wpisała się do książki kontroli w Urzędzie Miasta
w Czarnej Białostockiej pod Nr 2/05.
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Elżbieta Malinowska - Kierownik USC w Czarnej Białostockiej.
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
Sprawdzono księgę urodzeń i akta zbiorowe za 2003 rok. W księdze urodzeń wpisanych jest 14 aktów urodzeń. I tak:
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r.; podstawę sporządzenia aktu stanowiło zgłoszenie urodzenia noworodka , wydane przez SP ZOZ w Białymstoku.
Zgłoszenia dokonano w ciągu 14 dni od dnia urodzenia dziecka- art. 38 ust. 1 prawa o asc. Zgłoszenia dokonał ojciec dziecka, a więc osoba uprawniona wymieniona w art. 39 ust.1 pkt.1 ustawy.
Dziecko urodziło się w Czarnej Białostockiej, a zatem akt urodzenia został sporządzony przez organ właściwy ze względu na miejsce zdarzenia- art.10 ust. 1 prawa o asc.
Akt wypisano prawidłowo.
W aktach zbiorowych do wym. aktu jest zgłoszenie urodzenia noworodka oraz odpis skrócony aktu małżeństwa rodziców dziecka.
Akt urodzenia został podpisany przez Kierownika USC i osobę zgłaszającą urodzenie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r. ; wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r. podjętej w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc. Fakt ten prawidłowo odnotowano w akcie w rubryce „Uwagi”- § 7 ust. 1 rozporządzenia.
Wniosek o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła osoba uprawniona, zamieszkała w (…)1 /co potwierdzono z zapisem
w Karcie Osobowej Mieszkańca/.
Na wniosku nie odnotowano daty wpływu podania do USC (zgodnie z instrukcją kancelaryjną), aczkolwiek data na podaniu, wydania decyzji i sporządzenia aktu jest taka sama tj. (...)12003 r., co wskazuje, że wniosek został załatwiony niezwłocznie (art. 35 § 1 Kpa.).
Decyzję podjął i akt urodzenia sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy - art.13 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane dokumenty, na podstawie których podjęto decyzję w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
Podstawa prawna decyzji prawidłowa. Pouczenie o prawie do odwołania podano zgodnie z obowiązującymi przepisami tj. do Wojewody Podlaskiego.
W orzeczeniu decyzji ujęto dane, wynikające z aktu zagranicznego. Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.
Akt urodzenia dziecka sporządzono zgodnie z podjętą decyzją.
Następnie na wniosek tej samej osoby, podjęta została zgodnie z właściwością decyzja o uzupełnieniu aktu o brakujące dane, wymagane prawem polskim - art. 36 prawa o asc. Podstawę uzupełnienia stanowił akt małżeństwa rodziców dziecka, znajdujący się w USC w Czarnej Białostockiej /w aktach zbiorowych jest notatka urzędowa/.
Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór dnia (…)1 2003 r.
Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu treści aktu urodzenia została naniesiona prawidłowo.
Obie w/w decyzje, akt urodzenia i wzmiankę dodatkową podpisał Z-ca Kierownika USC w Czarnej Białostockiej.
-Nr (…)1 z dnia (…)1 2003r.- podstawę sporządzenia aktu urodzenia stanowiła decyzja Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2003r., podjęta w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc. W akcie w rubryce „Uwagi” naniesiono prawidłowo stosowną adnotację.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do podjęcia decyzji i wypisania aktu. Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.
W aktach zbiorowych znajduje się kopia odpisu aktu zagranicznego, wydanego przez organ w (…)1 - nie potwierdzona za zgodność z oryginałem przez uprawniony organ. Dokument ten może mieć jedynie znaczenie dowodu pośredniego, potwierdzającego sporządzenie aktu np. w postępowaniu o odtworzenie treści aktu stanu cywilnego w trybie art.35 prawa o asc. Natomiast nie stanowi podstawy do transkrypcji aktu w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Włączone do akt zbiorowych jest również tłumaczenie w/w dokumentu, dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Opłata skarbowa naklejona i skasowana na podaniu - nie sprawdzano, czy pobrano ją w wymaganej wysokości.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r. ; akt wypisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr(…)1 z dnia (…)1 2003 r.
Wniosek o wpisanie aktu zagranicznego /Grecja/ do księgi polskiej złożył dziadek dziecka zamieszkały w (…)1 . W decyzji Kierownik USC jako wnioskodawcę wskazał matkę dziecka, zam. w (…)1 , która nie składała w w/w sprawie stosownego wniosku.
W aktach zbiorowych jest odpis aktu zagranicznego wydany przez właściwy organ w (…)1 i jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego. Do tych dokumentów nie zgłoszono uwag.
Matka dziecka wniosła zaś o uzupełnienie aktu o brakujące dane wymagane prawem polskim. Kierownik USC podjął decyzję w oparciu o art.36 prawa o asc. Podstawę podjęcia decyzji stanowił akt małżeństwa rodziców dziecka, który znajduje się w USC w Czarnej Białostockiej. W aktach zbiorowych jest notatka rzędowa z tego aktu. Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji o uzupełnieniu aktu jak również do decyzji - nie zgłasza się uwag.
Obie w/w wymienione decyzje odebrała matka dziecka.
Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia została naniesiona prawidłowo.
- Nr (…)1 z dn. (…)1 2003 r.; podstawę sporządzenia aktu urodzenia stanowi decyzja Nr (…)1 z dn. (…)1 2003 r., podjęta w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
Podanie o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła matka dziecka zamieszkała w (…)1, a zatem decyzję podjął i akt sporządził właściwy organ. Strona przedłożyła właściwe do transkrypcji dokumenty zagraniczne jak również odpis skrócony aktu małżeństwa, potwierdzający pochodzenie dziecka z małżeństwa.
Akt urodzenia w księdze polskiej wypisano zgodnie z orzeczeniem decyzji.
Na wniosek matki dziecka została również podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu urodzenia - art. 36 prawa o asc.
Wzmiankę dodatkową naniesiono prawidłowo.
Odbiór obu decyzji pokwitowała wnioskodawczyni. Decyzje zgodne z żądaniem strony.
Znaki opłaty skarbowej naklejone i skasowane na podaniach / nie sprawdzano czy zostały pobrane w odpowiedniej wysokości/.
Bez uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 .2003 r.; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r.- taki zapis widnieje w akcie urodzenia w rubryce „Uwagi”. Natomiast decyzja w tej sprawie znajdująca się w aktach zbiorowych ma numer (…)1 , co wskazuje na błąd w akcie.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni -art.13 ustawy. Wniosek złożyła matka dziecka.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych, treści decyzji Kierownika USC podjętej w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc jak również aktu urodzenia w księdze polskiej nie zgłasza się uwag. Kierownik USC uwzględnił żądanie strony, zawarte w podaniu odnośnie wpisania w akcie imienia dziecka Wiktoria, a nie Viktoria jak wynikało z aktu zagranicznego.
Na wniosek tej samej osoby podjęta została decyzja o uzupełnieniu aktu urodzenia-art.36 prawa o asc. Podstawa prawna decyzji - prawidłowa, pouczenie o przysługującym odwołaniu - do Wojewody Podlaskiego zgodne z obowiązującymi przepisami / art.8 ust.4 prawa o asc/.
Obie w/w decyzje - zgodne z żądaniem wnioskodawczyni, która pokwitowała ich odbiór.
- Nr (…)1 z dn. (…)1 2003 r.; decyzja Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dn. (…)1 2003 r. stanowiła podstawę sporządzenia aktu urodzenia. Fakt ten odnotowano zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia - w akcie w rubryce „Wzmianki dodatkowe”.
Decyzję podjął i akt urodzenia wpisał organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy - art. 13 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane do podjęcia decyzji w trybie art. 73 ust.1 prawa o asc dokumenty, m.in. odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1, który Konsul RP potwierdził za zgodność z prawem miejsca wystawienia.
Następnie na wniosek tej samej osoby- biorąc pod uwagę odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka - została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu urodzenia.
Do obu w/w decyzji nie zgłoszono uwag.
Akt urodzenia wypisano prawidłowo. Wzmiankę dodatkową o uzupełnieniu aktu naniesiono zgodnie z decyzją.
- Nr (…)1 z dn. (…)1 2003 r.; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dn.27.06.2003 r. podjętej w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc. Wniosek o wpisanie aktu zagranicznego złożyła matka dziecka zamieszkała w (…)1 , co sprawdzono w Karcie 0sobowej Mieszkańca. A zatem decyzję podjął właściwy Kierownik USC.
Data wpływu podania do USC odnotowana na podaniu.
Kierownik USC przyjął kopię odpisu aktu zagranicznego wydanego przez organ w Nowym Jorku, którą sam potwierdził za zgodność z oryginałem. Dokument ten nie mógł stanowić podstawy do podjęcia decyzji w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.
Na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu urodzenia wpisanego w księdze polskiej. Podstawę uzupełnienia stanowił odpis skrócony aktu małżeństwa rodziców dziecka. Do tej decyzji i naniesionej prawidłowo wzmianki dodatkowej nie wniesiono uwag.
Obie w/w decyzje strona odebrała.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r. - podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2003r.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu.
Do złożonych w aktach zbiorowych dokumentów, decyzji i wypisanego na tej podstawie aktu urodzenia w księdze polskiej - nie zgłoszono uwag.
Decyzję i akt urodzenia podpisał Kierownik USC.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r. ; decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r. stanowiła podstawę wpisania aktu, co odnotowano prawidłowo w akcie w rubryce „Uwagi”.
Podanie złożyła matka dziecka /data wpływu odnotowana na podaniu/. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.
Strona wniosła o wpisanie odpisu aktu wydanego przez USC w (…)1 . Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag. Porównano dane z dokumentu zagranicznego i jego tłumaczenia na język polski z treścią decyzji i aktu w polskiej księdze, nie stwierdzając błędów.
Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy. Akt podpisał Kierownik USC.
Bez uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r.; akt dotyczy zagranicznego aktu urodzenia transkrybowanego do księgi polskiej na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dn. (…)1 2003 r.
Decyzję podjęto na podstawie art.73 ust.1 prawa o asc.
Wniosek złożyła matka dziecka. Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane dokumenty m.in.. odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1, potwierdzony za zgodność z prawem miejsca wystawienia przez Ambasadę RP w (…)1, tłumaczenie dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego, podanie wnioskodawcy oraz 1 egz. decyzji, którą podpisał Z-ca Kierownika USC w Czarnej Białostockiej. Bez uwag.
Wnioskodawca wniósł również o uzupełnienie treści aktu w księdze polskiej jak również o sprostowanie błędu w akcie urodzenia, przedkładając odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka. Podjęte zostały decyzje o uzupełnieniu aktu - art 36 prawa o asc i o sprostowaniu oczywistego błędu pisarskiego w akcie - art.28 prawa o asc. - co odnotowano prawidłowo w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe.
- Nr (…)1 z dnia (…)12003 r.; podstawę sporządzenia aktu stanowiło postanowienie Sądu Rejonowego w Białymstoku. Adnotację o tym naniesiono prawidłowo w akcie w rubryce „Uwagi”. Akt ten został „zamknięty”, wolne rubryki wykreślono zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Po dwóch miesiącach przesłano nowe postanowienie Sądu wraz z pismem wyjaśniającym, że w poprzednim postanowieniu zaistniał błąd maszynowy w nazwisku. Biorąc powyższe pod uwagę Kierownik USC naniósł adnotację w rubryce „Uwagi”, a powinien był nanieść informację w rubryce „wzmianki dodatkowe”.
Po sporządzeniu aktu nie można dokonywać żadnych dodatkowych zapisów, a jakiekolwiek zmiany jego treści orzeczone decyzją czy postanowieniem sądu nanosi się w rubryce „Wzmianki dodatkowe”.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r. i Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 r.; oba akty sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej.
Do decyzji i dokumentów, na podstawie, których podjęto decyzje nie zgłoszono uwag. Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawców. Akty urodzeń wypisano prawidłowo.
W 2003 roku nieprawidłowo określano numer decyzji stosując symbol „SO”, jednakże w 2004 r. - jak wyjaśniła Kierownik USC dokonano zmiany i obecnie teczki mają symbol „USC”.
W 2004 roku sporządzono 9 aktów urodzenia. Sprawdzono:
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.; akt wpisano na podstawie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Podanie o wpisanie aktu do księgi polskiej złożyła osoba uprawniona. Data wpływu odnotowana na podaniu. Decyzję podjął organ właściwy z względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
W aktach zbiorowych jest zagraniczny odpis aktu urodzenia wydany przez USC w Hiszpanii, potwierdzony za zgodność z prawem miejsca wystawienia przez KG RP w (…)1, tłumaczenie dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dokument zagraniczny spełniał przesłanki do wpisania go w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.
Porównano dane zawarte w akcie zagranicznym z treścią decyzji i wypisanego na tej podstawie aktu polskiego, nie stwierdzając błędów.
Następnie na wniosek tej samej osoby podjęta została decyzja w oparciu o art.36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu urodzenia, co prawidłowo odnotowano w akcie w rubryce „Uwagi”.
Obie decyzje i akt podpisał Z-ca Kierownika USC.
Wnioskodawca pokwitował odbiór obu decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
W/w akty wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej podjętych w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
Sprawdzono, czy decyzje podjął organ właściwy - nie stwierdzając naruszenia przepisów w tym zakresie.
Do złożonych w aktach zbiorowych dokumentów, na podstawie, których wypisano akty urodzeń nie zgłoszono uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r., akt urodzenia sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Podanie złożyła babcia dziecka. W podjętej na podstawie art.73 ust.1 prawa o asc decyzji nieprawidłowo określono wnioskodawcę, wpisując imię i nazwisko matki dziecka, aczkolwiek ta osoba nie składała wniosku w tej sprawie.
W aktach zbiorowych są wymagane do transkrypcji dokumenty.
Matka dziecka w kilka dni później złożyła wniosek o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Decyzja nie budzi wątpliwości - na jej podstawie naniesiono prawidłowo wzmiankę dodatkową w akcie.
Obie w/w decyzje odebrała matka dziecka.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004r. ; podstawę wpisania aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do podjęcia decyzji w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc, jak też sporządzenia aktu urodzenia w księdze polskiej.
W decyzji popełniono błąd w nazwisku wnioskodawcy.
Porównano dane zawarte w odpisie aktu zagranicznego, tłumaczeniu, podjętej decyzji i treści aktu polskiego. Stwierdzono błędnie wpisaną nazwę miejsca urodzenia dziecka w polskim akcie urodzenia.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.: akt urodzenia wpisano na podstawie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Akt sprawdzono jedynie pod kątem, czy właściwy Kierownik USC podjął decyzję i sporządził akt - nie stwierdzając nieprawidłowości w tym zakresie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r. Akt urodzenia sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r. - co odnotowano zgodnie z obowiązującymi przepisami w rubryce „Uwagi”. W decyzji nieprawidłowo określono nazwisko wnioskodawcy, wpisując jej nazwisko rodowe. Natomiast wniosek składała osoba posługująca się aktualnie noszonym nazwiskiem, jak również tym nazwiskiem pokwitowała odbiór decyzji.
Transkrypcji podlegał odpis aktu urodzenia wydany przez USC w Brukseli - wydając decyzję Kierownik USC nie ujął danych dotyczących daty i miejsca urodzenia ojca i matki dziecka, aczkolwiek dane te wynikały z zagranicznego aktu urodzenia. Natomiast w treści aktu w księdze polskiej wpisano wymienione dane, co spowodowało, że występuje rozbieżność między tymi dokumentami.
Na wniosek tej samej osoby podjęta została decyzja o uzupełnieniu brakujących danych w akcie urodzenia - art. 36 prawa oasc.
W decyzji nie wskazano wnioskodawcy. Odbiór decyzji pokwitowała wnioskodawczyni.
W aktach zbiorowych do omawianego aktu urodzenia znajdują się wymagane do podjęcia decyzji w oparciu o art. 73 ust. 1 i art. 36 prawa o asc dokumenty.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.: podstawę sporządzenia aktu urodzenia stanowiła decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 .2004 r. Bez uwag.
W 2005 r. (wg stanu na dzień kontroli) wypisano 4 akty urodzenia.
Sprawdzono akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r., który sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka. Bez uwag.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2004 r. sporządzono 58 aktów małżeństwa, natomiast w 2005 r. 17 aktów /wg stanu na dzień kontroli/.
Sprawdzono;
- akty małżeństw Nr (…)1
W/w akty dotyczą związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym - art.1 § 2 krio.
Ustalono, co następuje;
- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie - art.8 § 3 krio. Na każdym zaświadczeniu odnotowana jest data wpływu dokumentu do USC. Z wyjaśnień Kierownika USC wynika, że data dostarczenia wym. dokumentu do USC jest również potwierdzana na zaświadczeniu pozostającym w kościele.
- akty małżeństwa sporządzano w tym samym dniu, w którym zaświadczenie wpłynęło do Kierownika USC - art.61 a ust.2 prawa o asc.
- do każdego z ww. aktów małżeństw są akta zbiorowe, w których znajduje się 1 egz. dwustronnie wypełnionego zaświadczenia i inne wymagane prawem o asc dokumenty /art.54 prawa o asc/.
- związki małżeńskie zawarte zostały w terminie ważności zaświadczenia,
- akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce ich zawarcia,
- porównano dane wpisane w aktach małżeństw z danymi osobowymi figurującymi w zaświadczeniach i w aktach urodzeń obojga małżonków - nie stwierdzając błędów i rozbieżności,
- opłata skarbowa naklejona i skasowana na zapewnieniach / nie sprawdzano, czy została pobrana w wymaganej wysokości/,
- przypiski w aktach zostały naniesione na bieżąco.
Następnie sprawdzono akty małżeństw dotyczące związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC w Czarnej Białostockiej - art.1 § 1 krio;
- Nr (…)1.
W/w akty małżeństwa wypisano prawidłowo, są one podpisane przez osoby zawierające związek małżeński, świadków i Kierownika USC.
Wolne rubryki po sporządzeniu aktu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust.2 rozporządzenia.
Do każdego aktu małżeństwa są założone tzw. akta zbiorowe, w których są wymagane prawem o asc dokumenty.
Odnośnie aktu Nr (…)1/05; zapewnienia i wymagane dokumenty nupturienci złożyli dnia (…)12005 r., natomiast związek małżeński zawarty został dnia (…)12005 r., a więc przed upływem miesiąca od dnia złożenia zapewnień - art.4 krio. Termin został skrócony za zezwoleniem Kierownika USC w Czarnej Białostockiej, który podjął w tej sprawie stosowna decyzję. Bez uwag.
Następnie kontrolą objęto następujące akty małżeństw, sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej;
- Nr (…)1 z dnia (…)12004 r. :akt sporządzono na podstawie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 2004. r.
Decyzja dotyczyła transkrypcji aktu egipskiego. Z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków, noszone po zawarciu małżeństwa i nazwiska ich dzieci.
Kierownik USC przyjął od kobiety - obywatelki polskiej na podstawie art. 62 ust. 3 prawa o asc oświadczenia o nazwisku noszonym zarówno przez kobietę jak i męża i dzieci. Jest to oświadczenie wadliwe, bowiem zgodnie z cytowanym przepisem obywatel polski może złożyć oświadczenie jedynie w sprawie swojego nazwiska. Natomiast, gdy małżeństwo zawierali oboje obywatele polscy, mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. A zatem oświadczenie złożone przez kobietę, co do nazwiska męża i dzieci nie jest skuteczne.
Na podstawie ww. oświadczenia naniesiono wzmiankę dodatkową o nazwisku małżonków i dzieci.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r. - akt wpisano na podstawie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r. Podobnie jak wyżej, przyjęto wadliwe oświadczenie od obywatela polskiego odnośnie nazwisk obojga małżonków i dzieci z tego małżeństwa.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC
w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Transkrypcji podlegał niemiecki odpis aktu małżeństwa, z którego wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa. Przeniesiono je do decyzji i treści aktu polskiego, jak również określono nazwisko dzieci z tego małżeństwa.
Zbędne zaś było i nieprawidłowe ponowne przyjęcie oświadczenia od kobiety - obywatelki polskiej, co do nazwiska jej i męża, a także nazwiska dzieci z tego małżeństwa.
Skoro regulacja dot. nazwisk została zawarta w zagranicznym akcie małżeństwa i przeniesiono te dane do aktu, nie należało nanosić adnotacji w rubryce „Wzmianki dodatkowe” o przyjęciu oświadczenia o nazwiskach małżonków i dzieci z tego małżeństwa.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Oba wymienione akty sporządzone zostały na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej.
W obu też sprawach przyjęto w sposób niezgodny z art. 62 ust. 3 prawa o asc oświadczenia od obywatelki polskiej odnośnie nazwisk noszonych przez małżonków i nazwiskach dzieci, nanosząc nieprawidłowo wzmianki dodatkowe.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r., podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
W akcie w rubryce „Uwagi” podano niepełną podstawę prawną wpisania aktu tj. nie podano numeru i daty decyzji.
Należy, zatem podjąć decyzję z urzędu w sprawie uzupełnienia brakujących danych w akcie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Podstawa prawna decyzji - prawidłowa. Pouczenie o odwołaniu, zgodne z obowiązującymi przepisami. Z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesiono wymagane dane do decyzji, a następnie aktu polskiego.
Z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków, ani nazwiska dzieci z tego małżeństwa.
Kierownik USC przyjął oświadczenie od obojga obywateli polskich, co do ich nazwisk i nazwisk dzieci, zgodnie z art. 62 ust. 3 prawa o asc i odnotował ten fakt w akcie w rubryce „Wzmianki dodatkowe”. Przyjmując oświadczenie nie uwzględniono § 4 ust. 2 i 4 rozporządzenia odnośnie pisowni nazwiska kobiety.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.: akt transkrybowano na podstawie decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej.
Złożone przez stronę dokumenty spełniają przesłanki do wpisania ich w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc. Do decyzji nie zgłoszono uwag. Z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu ani nazwiska dzieci z tego małżeństwa. Własnoręczność podpisu na oświadczeniu złożonym zgodnie z art. 62 ust. 3 prawa o asc potwierdził Konsul Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w (…)1. Akt małżeństwa wypisano prawidłowo. Wzmiankę o nazwiskach naniesiono zgodnie z obowiązującymi przepisami.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2004 roku sporządzono 69 aktów zgonu, natomiast w 2005 roku
29 aktów /wg stanu na dzień kontroli/.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu właściwego do sporządzenia aktu zgonu/art. 10 ust.1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się karty zgonu, wystawione przez lekarza / art.66 ust.1 prawa o asc. Porównano dane zawarte w karcie zgonu, dotyczące daty i miejsca zgonu - nie stwierdzając błędów.
Sprawdzono podteczkę o numerze USC-5131-2... założoną na 2005 r. i zatytułowaną „Skrócenie miesięcznego terminu zawarcia związku małżeńskiego”.
Spis spraw jest założony. Odnotowane są w spisie 3 decyzje, które dotyczą skrócenia miesięcznego terminu, o którym mowa w art. 4 k r i o.
W aktach spraw są podania stron, zawierające uzasadnienia, dokumenty potwierdzające informacje podane w podaniu oraz 1 egzemplarz decyzji Kierownika USC w Czarnej Białostockiej zezwalających na szybsze zawarcie związku małżeńskiego tj. przed wpływem miesiąca od dnia złożenia zapewnień i dokumentów wymaganych art. 54 prawa o asc.
Na tym kontrolę zakończono.
Protokół z kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egz. po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Czarnej Białostockiej, natomiast drugi egz. w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Burmistrz Czarnej Białostockiej
Pan Tadeusz Matejko
27.05.2005 r.
Kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Repatriacji i Obywatelstwa
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
Pani Halina Okulewicz
18.05.2005 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)