Protokół
z kontroli przeprowadzonej w dniu 24 maja 2005 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kleszczelach
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Kleszczelach, wchodzący w skład Urzędu Miasta w Kleszczelach – art.5a ust.1 ustawy – prawo o aktach stanu cywilnego.
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miasta w Kleszczelach 17-250, ul. 1 Maja 4.
Regon Urzędu Miasta ; 000544881 - NIP; 543-00-08-544.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan SIELICKI Aleksander- Burmistrz Kleszczel, wybrany w wyborach bezpośrednich w 2002 roku / - zał. Do protokołu kopia zaświadczenia Miejskiej Komisji Wyborczej w Kleszczelach z dn.4.XI.2002 r. oraz wyciąg z protokołu Nr 11/02 z obrad II sesji RM w Kleszczelach/.
Funkcję Kierownika USC pełni Pan Sielicki Aleksander- Burmistrz Kleszczel – art.6 ust.2 ustawy – prawo o aktach stanu cywilnego. Zastępcą Kierownika USC jest Pani Marianna Makarowska – powołana Uchwałą Nr II/13/90 Rady Gminy w Kleszczelach z dnia 20 czerwca 1990 r. w sprawie powołania Kierownika USC i Zastępcy- art. 6 ust. 2 ustawy
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz – Kierownik Oddziału ds rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 15/05 z dnia 23.05.2005 r. podpisanego z up. Wojewody Podlaskiego przez P. Andrzeja W. Gawkowskiego – Dyrektora w/w Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1986 roku – prawo o aktach stanu cywilnego /jedn. tekst; Dz.U z 2004 r. Nr 161,poz.1688/.
- § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn.26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów / Dz.U. nr 136, poz.884 z późn.zm./.
Zasady przeprowadzania kontroli reguluje Zarządzenie Nr 80/05 Wojewody Podlaskiego z dnia 11 maja 2005 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli problemowych, ustalony na 2005 rok i zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 r. przez P. Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Kleszczelach pod Nr 2/05
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Marianna Makarowska – Zastępca Kierownika USC w Kleszczelach.
Warunki lokalowe;Urząd Stanu Cywilnego mieści się na parterze budynku Urzędu Miasta w Kleszczelach w dwóch pokojach; z których jeden to pokój Kierownika USC, drugi – sala uroczystości.
Lokal USC jest wyposażony w gaśnicę p/pożarową oraz urządzenie kontrolujące temperaturę i wilgotność pomieszczeń - § 22 ust.2 rozporządzenia.
Księgi stanu cywilnego przechowywane są w pokoju Kierownika USC, natomiast akta zbiorowe w archiwum urzędu. Archiwum mieści się na strychu budynku, jest ogólnie dostępne dla wszystkich pracowników urzędu. Akta zbiorowe USC nie są uporządkowane, stwierdzono wśród nich teczki innych spraw np. zbiórki publiczne.
Pomieszczenie, w którym przechowywane są akta zbiorowe nie zapewnia należytego zabezpieczenia tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich - § 22ust.1 rozporządzenia.
Następnie kontrolą objęto;
I. Księgę urodzeń i akta zbiorowe za 2004 i 2005 r. /wg stanu na dzień kontroli/.
W 2003 r. nie sporządzano aktów urodzeń, co prawidłowo omówiono na pierwszej stronie księgi, jednocześnie otwierając księgę na 2004 rok.
W 2004 roku wpisano 2 akty urodzenia;
- Nr (…)1 sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kleszczelach Nr (…)1 z dnia (…)1 .
Podanie wnioskodawcy załatwione zostało niezwłocznie, data wpływu jest odnotowana na podaniu zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Urzędzie Miasta.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do podjęcia decyzji w sprawie transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej – art.73 ust.1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się zagraniczny odpis aktu urodzenia, wydany przez USC w (…)1 i tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego / § 9 rozporządzenia/. Dokumenty zagraniczne spełniają przesłanki do wpisania go w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Akt dotyczy cudzoziemki.
Z aktu zagranicznego przeniesiono dane do decyzji i aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie. Dodatkowo wpisano nazwisko rodowe ojca cudzoziemki, co nie wynikało z odpisu aktu zagranicznego i brak jest na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia.
- Nr (…)1 ; podstawę wpisania aktu stanowi decyzja Kierownika USC w Kleszczelach dotycząca transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej.
Podanie w w/w sprawie złożyła matka dziecka, którego akt dotyczy, a więc osoba uprawniona. Wnioskodawczyni zameldowana jest na pobyt stały w (…)1, co sprawdzono w karcie osobowej mieszkańca, A zatem decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni – art.13 prawa o asc.
Wnioskodawczyni przedłożyła odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1, tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Transkrypcja polega na dosłownym przepisaniu danych z odpisu aktu zagranicznego do księgi polskiej w zakresie wymaganym przez prawo o aktach stanu cywilnego, tymczasem do decyzji i aktu polskiego wpisano dane nie znajdujące odzwierciedlenia w dokumencie zagranicznym.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Znaki opłaty skarbowej naklejone i skasowane na podaniu / nie sprawdzano, czy zostały pobrane w odpowiedniej wysokości/.
W 2005 roku sporządzono 1 akt urodzenia / wg stanu na dzień kontroli/.
- Akt Nr (…)1 wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kleszczelach.
Na podaniu wnioskodawcy brak daty wpływu podania do USC, aczkolwiek data zawarta w podaniu strony i data decyzji jest taka sama, co wskazuje że decyzję wydano niezwłocznie.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych, na podstawie których wypisano akt urodzenia nie zgłoszono uwag.
Do decyzji i aktu w księdze polskiej przeniesiono wymagane dane.
Decyzje i akty podpisała Pani Makarowska , stawiając pieczątkę o treści Kierownik USC – wz .... Z-ca Kierownika USC”.
Pieczątka jest niewłaściwa, bowiem zgodnie z obowiązującymi przepisami powołany przez Radę Kierownik USC działa w pełni samodzielnie i nie realizuje zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego w zastępstwie Kierownika USC.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2004 roku sporządzono 11 aktów małżeństwa. Wszystkie dotyczą związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art.1 § 2 krio.
Ustalono, co następuje;
· akty małżeństwa są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę,
· daty sporządzenia aktu i daty zdarzeń pisane są prawidłowo,
· w aktach zbiorowych do każdego aktu małżeństwa znajdują się wymagane do sporządzenia aktu dokumenty,
· zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym /art.4' krio/ wydał w każdej sprawie organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednego lub obojga nupturientów – art 12 ust.2 prawa o asc.
· termin ważności zaświadczenia określano prawidłowo,
· związki małżeńskie zawarte zostały w terminie ważności zaświadczeń,
· zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego , wypełnione i podpisane na drugiej stronie przez duchownego wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie tj. przed upływem 5 dni od zawarcia małżeństwa – art.8 § 3 krio. Data wpływu dokumentu do USC odnotowana na zaświadczeniu.
· Akty sporządzono niezwłocznie – art.61 a ust.2 prawa o asc.
W 2005 roku /wg stanu na dzień kontroli/ sporządzono 4 akty małżeństwa.
- Akt małżeństwa Nr (…)1 dotyczy związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym. Bez uwag.
- Nr (…)1 wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kleszczelach , co odnotowano prawidłowo w akcie w rubr. uwagi- § 7 ust.1 rozporządzenia.
Wnioskodawcą jest osoba , której akt dotyczy.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej Kierownika USC uprawnionego do transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej.
Strona przedłożyła wymagane dokumenty tj. uwierzytelniony wyciąg z księgi rodzinnej z Niemiec i tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Porównano dane z dokumentu zagranicznego z treścią decyzji i aktu w księdze polskiej. Stwierdzono błąd w nazwisku matki mężczyzny, który zawierał związek małżeński. Sprawa wymaga wyjaśnienia.
Nazwiska małżonków wynikały z dokumentu zagranicznego i ujęto je prawidłowo w decyzji i treści aktu polskiego. Natomiast nazwiska dzieci określono zgodnie z art.88 § 1 krio.
- Nr (…)1 ; akt dotyczy związku małżeńskiego , zawartego przed Kierownikiem USC w Kleszczelach.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2004 roku sporządzono 28 aktów zgonu, natomiast w 2005 roku – 9 aktów.
- Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu , uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu.
- W akcie zgonu Nr (…)1 nie wpisano nazwy miejscowości , w której nastąpił zgon.
- Nr (…)1 ; w karcie zgonu w poz. data zgonu jest tylko podany miesiąc i rok. Z notatki urzędowej wynika, że Kierownik USC wyjaśniał sprawę z lekarzem , który sporządził kartę zgonu, uzyskując informację, że w sprawie prowadzone jest dochodzenie przez prokuraturę.
- w aktach zgonu Nr (…)1 i Nr (…)1 w rubr. uwagi prawidłowo omówiono błąd jaki zaistniał w treści aktów w trakcie ich wypisywania - §2 ust.5 rozporządzenia.
Księga zgonów za 2004 rok zamknięta i otwarta na 2005 rok , zgodnie z obowiązującymi przepisami -§ 12 rozporządzenia.
Następnie sprawdzono;
- Teczkę o numerze USC.5150..., „ Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego” za 2004 r.
Teczka jest opisana, spis spraw założony zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
W spisie spraw są zarejestrowane 2 sprawy. W tej teczce znajdują się kopie dokumentów, natomiast oryginały są w aktach zbiorowych do danego aktu stanu cywilnego.
- Teczka o numerze USC-5133 za 2004 r. „Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą”. W spisie spraw jest zarejestrowana 1 sprawa.
Z akt sprawy wynika , że osoba zainteresowana wniosła podanie o wydanie w/w zaświadczenia – art.71 ust.1 prawa o asc, składając wymagane dokumenty. Zaświadczenie wydano na obowiązującym druku /drugi egz. znajduje się w aktach sprawy/- §29 rozporządzenia
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór oryginału zaświadczenia.
Zaświadczenie wydał organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania osoby, której zaświadczenie dotyczy – art. 71ust.2 prawa o asc.
- Teczka Nr USC.5135... „Postępowanie wyjaśniające w celu sprostowania błędów i uzupełnienia aktów stanu cywilnego”.
W spisie zarejestrowanych jest 3o spraw, z których sprawdzono;
- Nr (…)1 .
Z żądaniem sprostowania oczywistego błędu pisarskiego wystąpiły osoby, których akty dotyczyły. Na podaniach brak jest dat wpływu, aczkolwiek z dokumentów wynika, że decyzje zostały podjęte niezwłocznie. Ich odbiór został pokwitowany przez wnioskodawców.
Podstawa prawna decyzji dot. Sprostowania oczywistego błędu pisarskiego – art.28 prawa o asc i dot. Uzupełniania treści aktu stanu cywilnego – art. 36 ustawy prawo o asc – prawidłowa.
Wzmianki dodatkowe o sprostowaniu błędów zostały naniesione w odpowiednich aktach . W aktach zbiorowych do prostowanych aktów znajdują się oryginały dokumentów, na podstawie których podjęto decyzje o sprostowaniu błędu lub o uzupełnieniu błędu.
W 2005 roku podjęto wg stanu na dzień kontroli - 5 decyzji w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w aktach.
Stwierdzono brak dat wpływu na podaniach; decyzje wydano jednakże niezwłocznie, o czym świadczą daty podania wpisane przez stronę i daty wydania decyzji, a także naniesienia wzmianki dodatkowej w prostowanym akcie.
W każdym przypadku odbiór decyzji został pokwitowany przez wnioskodawcę.
Wzmianki dodatkowe o sprostowaniu aktów zostały naniesione.
Na tym kontrolę zakończono.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach.Jeden egzemplarz po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Kleszczelach, natomiast drugi egz. w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Repatriacji i Obywatelstwa
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
Pani Halina Okulewicz
08.06.2005 r.
Burmistrz Kleszczel
Pan Aleksander Sielicki
13.06.2005 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)