Białystok, dnia 15 lipca 2005 r.

Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

Nr OB.III.0930-USC- 3/05

Pan

Aleksander Sielicki

Burmistrz Kleszczel

W wyniku kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 24 maja 2005 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kleszczelach przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku sporządzony został protokół , w którym opisano ustalenia kontroli.

Protokół został podpisany bez uwag przez Pana Burmistrza.

Kontrola dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku – prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jednolity; Dz.U. z 2004 r. Nr 161,poz.1688/ jak również rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 pażdziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów / Dz.U. Nr 136, poz.884 z póżn.zm./

Akty stanu cywilnego wypisane są czytelnie, na obowiązujących drukach. Są oznaczone kolejnym numerem oddzielnie dla każdego rodzaju aktów. Do każdej księgi założone są akta zbiorowe, w których znajdują się dokumenty na podstawie których sporządzone zostały akty stanu cywilnego.

W zakresie kontrolowanych spraw stwierdzono jednakże następujące uchybienia;

- wpisywanie w treści decyzji podjętych w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc oraz sporządzonych na ich podstawie aktach stanu cywilnego danych, które nie wynikają z odpisu aktu zagranicznego /akt urodzenia Nr (…)¹,

- błędnie wpisane nazwisko matki mężczyzny w akcie małżeństwa Nr (…)¹,

- w akcie zgonu Nr (…)¹ nie wpisano nazwy miejscowości w której nastąpił zgon,

- posługiwanie się przez Zastępcę Kierownika USC niewłaściwą pieczątką imienną,

- brak odnotowanej daty wpływu na podaniach stron wpływających do Kierownika USC.

- pomieszczenie w którym przechowywane są akta zbiorowe do ksiąg stanu cywilnego nie zapewnia należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich . Akta zbiorowe są nieuporządkowane.

W związku z powyższym uważam za celowe;

-zwrócenie szczególnej uwagi na stosowne do art.73 ust.1 prawa o asc podejmowanie decyzji i sporządzanie aktów stanu cywilnego. Należy mieć na uwadze , iż umiejscowienie na tej podstawie aktu zagranicznego do księgi polskiej polega na dokładnym przeniesieniu jego treści do aktu polskiego w zakresie wymaganym ustawą – prawo o aktach stanu cywilnego. W ten sposób powstaje akt w księdze polskiej, który jest rekonstrukcją aktu pierwotnego, wobec którego stosuje się następnie przepisy o uzupełnieniu bądź sprostowaniu błędu / art.28 i art. 36 prawa o asc/.

- wszczęcie postępowania wyjaśniającego w sprawie sprostowania błędu w akcie małżeństwa Nr (…)¹,

- uzupełnienie aktu zgonu Nr (…)¹ w trybie art.36 prawa o asc o nazwę miejscowości ,w której nastąpiło zdarzenie,

- zamówienie i posługiwanie się przez Zastępcę Kierownika USC właściwą pieczątką,

- uporządkowanie akt zbiorowych i odpowiednie ich zabezpieczenie.

- zgodne z zasadami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej postępowanie w przypadku wpływu podań do Kierownika USC.

Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w zaleceń.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Pan Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji

Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku

¹ z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)