Protokół
kontroli problemowej Kuratorium Oświaty w Białymstoku, 15-950 Białystok, ul. Rynek Kościuszki 6, REGON 006473001, NIP 542-20-84-826.

Podlaskim Kuratorem Oświaty od 6 lutego 2002 roku jest Pani Zofia Trancygier-Koczuk.

Kontrolę przeprowadzili pracownicy Biura Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:

1. Irena Głowala - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kadr i Szkolenia

2. Dorota Romanowicz - inspektor w Oddziale Kadr i Szkolenia

na podstawie upoważnienia Nr 13/05 z 20.06.2005 roku wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Panią Barbarę Śliwńską-Liedke dyrektora Biura Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w terminie od 21 do 23 czerwca 2005 roku.

Kontrolą objęto organizację naboru i służby przygotowawczej w okresie od 01 stycznia 2002 roku do 31 maja 2005 roku.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. Organizowanie naboru na wolne stanowiska pracy.

W okresie objętym kontrolą Podlaski Kurator Oświaty przeprowadził nabory na 33 wolne stanowiska pracy. Przedstawia je poniższe zestawienie:

(akta kontroli nr 1)

Ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy zostały zamieszczone w następujących Biuletynach Służby Cywilnej:

Podczas kontroli - spośród 33 przeprowadzonych naborów - analizie poddano 17, w tym: cztery z 2002 roku, pięć z 2003 roku, sześć z 2004 roku i dwa z 2005 roku.

Tylko w jednym przypadku zatrudniono pracownika, który nie spełniał wymogów określonych w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko pracy koordynatora ds. edukacji informatycznej. W ogłoszeniu wśród wymagań koniecznych znalazł się zapis „ukończone formy doskonalenia zawodowego w zakresie administracji lub zarządzania albo co najmniej 3-letni staż pracy na stanowisku kierowniczym w szkole, placówce, zakładzie kształcenia nauczycieli, placówce doskonalenia nauczycieli lub na stanowisku wymagającym kwalifikacji pedagogicznych w urzędzie organu sprawującego nadzór pedagogiczny”. Zatrudniony na ww. stanowisko Pan Jacek Romuald Kierklo nie spełniał tego wymogu (akta kontroli nr 2 str.1-7).

W szesnastu pozostałych przypadkach kandydaci zostali zatrudnieni na stanowiska określone w ogłoszeniach i spełniali warunki konieczne.

Wszystkie analizowane ogłoszenia na wolne stanowiska pracy nie były sporządzone na podstawie opisów stanowisk pracy zgodnie z zapisem art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej. Kuratorium Oświaty w Białymstoku nie posiada bowiem opisów stanowisk.

Podlaski Kurator Oświaty, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, upowszechnia informacje o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej w kierowanym przez siebie urzędzie.

W siedzibie Kuratorium Oświaty w Białymstoku znajduje się tablica informacyjna (w widocznym miejscu na korytarzu), na której umieszczane są między innymi ogłaszane przez Szefa Służby Cywilnej konkursy na wyższe stanowiska w służbie cywilnej, jak również ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w Kuratorium.

Sprawy ostatecznie załatwione dotyczące organizowania naborów na wolne stanowiska pracy do 2002 roku są przechowywane w teczce aktowej oznaczonej symbolem KO.III.114 „Zatrudnianie i zwalnianie, awansowanie pracowników w Kuratorium Oświaty”. Od maja 2002 roku są one przechowywane w teczce aktowej oznaczonej symbolem: OK.114 „Zatrudnianie i zwalnianie, awansowanie pracowników w Kuratorium Oświaty”. Jest to zgodne z zarządzeniem Nr 3/2001 Podlaskiego Kuratora Oświaty w Białymstoku z dnia 26 stycznia 2001 roku w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Kuratorium Oświaty w Białymstoku.

2. Nawiązywanie stosunku pracy z osobami wyłonionymi w drodze naboru na wolne stanowisko pracy.

Analiza 17 losowo wybranych akt osobowych pracowników zatrudnionych w okresie objętym kontrolą wykazała, że:

1) 13 kandydatów zostało zatrudnionych na czas określony. Umowy o pracę z nimi zawarte zawierały klauzule o obowiązku odbycia służby przygotowawczej.

2) stosunek pracy z 4 pozostałymi kandydatami wyłonionymi do zatrudnienia po zakończeniu naboru został nawiązany na podstawie:

· umowy o pracę na czas nie określony - 2 osoby, tj.:

1. Pani Grażyna Wiktoria Citko została zatrudniona na stanowisko dyrektora Wydziału Organizacyjno- Kadrowego od 01.08.2002 roku ,

2. Pani Bożena Chomicka została zatrudniona na stanowisko wizytatora od 01.09.2004 roku,

· Pani Jadwiga Senda z dniem 01.02.2004 roku została przeniesiona do pracy w Kuratorium Oświaty w Białymstoku na stanowisko starszego wizytatora w Wydziale Nadzoru Pedagogicznego Oddział w Suwałkach z Podkarpackiego Kuratorium Oświaty w Rzeszowie,

· Pani Elżbieta Grygoruk została zatrudniona na stanowisko referenta w Wydziale Organizacyjno-Kadrowym na podstawie umowy o pracę na czas określony — na okres zastępstwa za Panią Bożenę Sawicką (przybywającą na urlopie macierzyńskim).

Na mocy art. 25 ust 1. ustawy o służbie cywilnej „w przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony”.

Zapis art. 25 ust. 1 ww. ustawy został naruszony w stosunku do dwóch osób, a mianowicie: Pani Grażyny Wiktorii Citko oraz Pani Bożeny Chomickiej.

Pani Grażyna Wiktoria Citko została zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nie określony, pomimo tego, iż pracę w służbie cywilnej podjęła po raz pierwszy.

Pani Bożena Chomicka została zatrudniona na stanowisko wizytatora od 01.09.2004 roku na podstawie umowy o pracę na czas nie określony. Poprzednio w okresie od 29.12.2000 roku do 31.08.2003 roku pracowała w Kuratorium Oświaty w Białymstoku na stanowisku wizytatora. Odbyła w tym czasie szkolenie teoretyczne w ramach służby przygotowawczej. Akta osobowe ww. zawierają zaświadczenie o ukończeniu kursu służby przygotowawczej organizowanego przez Podlaski Ośrodek Doskonalenia Kadr Administracji Publicznej w terminie 25.04.-21.11.2001 roku. Nie ma w nich zaświadczenia o pozytywnym ukończeniu służby przygotowawczej.

3. Organizacja służby przygotowawczej.

Organizacja służby przygotowawczej w Kuratorium Oświaty w Białymstoku przedstawia się następująco:

(akta kontroli nr 1)

W myśl przepisu ustawy o służbie cywilnej - Art. 25

1. w przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony; w czasie trwania umowy osoby te obowiązane są do odbycia służby przygotowawczej, z zastrzeżeniem art. 27.

2. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika służby cywilnej do należytego wykonywania obowiązków służbowych.

3. Dyrektor generalny urzędu powołuje komisję egzaminacyjną do oceny umiejętności praktycznego stosowania przez kandydata wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej.

4. Służba przygotowawcza trwa 6 miesięcy i kończy się nie później niż po upływie 18 miesięcy od podjęcia przez pracownika pracy w danym urzędzie. Służba przygotowawcza kończy się oceną komisji egzaminacyjnej.

5. Dyrektor generalny urzędu, na podstawie oceny komisji egzaminacyjnej, zawiera z pracownikiem umowę o pracę na czas nie określony lub umowę o pracę rozwiązuje.

Analiza 17 losowo wybranych akt osobowych pracowników zatrudnionych w okresie objętym kontrolą wykazała, że:

1. służbę przygotowawczą ukończyło sześciu pracowników,

2. jeden pracownik nie podlegał obowiązkowi odbycia służby przygotowawczej,

3. trzech pracowników zostało zwolnionych z obowiązku odbycia służby przygotowawczej, tj.:

· Pani Grażyna Wiktoria Citko oraz Pani Katarzyna Mularz pomimo wcześniejszego ukończenia szkolenia teoretycznego (akta kontroli nr 3 str. 1-2),

· Pani Monika Rękawek (akta kontroli nr 3 str. 3),

4. jeden pracownik ukończył szkolenie teoretyczne w ramach służby przygotowawczej organizowane przez Podlaski Ośrodek Doskonalenia Kadr Administracji Publicznej i do czasu przeprowadzenia kontroli nie ukończył służby przygotowawczej (obecnie przybywa na urlopie macierzyńskim),

5. trzech pracowników pismem z 21.03.2005 roku zostało zgłoszonych na kurs służby przygotowawczej organizowany przez Podlaski Ośrodek Doskonalenia Kadr Administracji Publicznej w Białymstoku (akta kontroli nr 4),

6. w stosunku do Pani Bożeny Chomickiej zatrudnionej na czas nie określony nie określono obowiązku odbycia służby przygotowawczej z uwagi na jej wcześniejsze zatrudnienie na stanowisku wizytatora w Kuratorium Oświaty w Białymstoku. Odbyła ona w tym czasie szkolenie teoretyczne w ramach służby przygotowawczej. W aktach osobowych ww. nie ma zaświadczenia o pozytywnym ukończeniu służby przygotowawczej.

7. jeden pracownik, zatrudniony 01.03.2005 roku, do czasu przeprowadzenia kontroli nie został skierowany do odbycia służby przygotowawczej,

8. jeden pracownik, w związku z zawarciem umowy o pracę w zastępstwie, nie został zobowiązany do odbycia służby przygotowawczej.

Z analizowanych dokumentów z zakresu służby przygotowawczej wynika, że Podlaski Kurator Oświaty tylko trzem pracownikom służby cywilnej wyznaczył na piśmie opiekunów.

Zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Programu służby przygotowawczej w służbie cywilnej opiekunem kandydata powinien być członek korpusu służby cywilnej o wysokich kwalifikacjach zawodowych, zatrudniony co najmniej na samodzielnym stanowisku pracy, o minimum 5-letnim stażu pracy w administracji publicznej.

Spośród wyznaczonych pracowników dwóch nie spełniało kryteriów do pełnienia funkcji opiekuna kandydata odbywającego służbę przygotowawczą:

- Pani Monika Rękawek, zarówno w zakresie zatrudnienia na samodzielnym stanowisku pracy, jak i wymaganego stażu pracy (w Kuratorium Oświaty w Białymstoku została zatrudniona na stanowisku referenta 26.04.2004 roku),

- Pani Grażyna Wiktoria Citko w zakresie wymaganego stażu pracy (w Kuratorium Oświaty w Białymstoku została zatrudniona na stanowisku dyrektora Wydziału Organizacyjno Kadrowego 01.08.2002 roku).

Zajęcia teoretyczne w ramach służby przygotowawczej kandydaci zobowiązani do jej odbycia odbywali w Podlaskim Ośrodku Doskonalenia Kadr Administracji Publicznej w Białymstoku. Po zakończeniu szkolenia jego uczestnicy otrzymali zaświadczenia o ukończeniu kursu służby przygotowawczej do służby cywilnej.

Podlaski Kurator Oświaty wydał 6 pracownikom zobowiązanym do odbycia służby przygotowawczej zaświadczenia o skróceniu służby przygotowawczej w zakresie przygotowania praktycznego na druku ustalonym w Załączniku Nr 7 do Programu służby przygotowawczej w służbie cywilnej (akta kontroli nr 5 str. 1-12).

Do oceny umiejętności praktycznego stosowania przez kandydatów wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej Podlaski Kurator Oświaty powoływał każdorazowo w tym celu w formie zarządzenia Komisje. Po zakończeniu prac komisje sporządzały protokoły. Ich treść odbiegała od tej, która została określona w Załączniku Nr 4 do Programu służby przygotowawczej w służbie cywilnej. Protokoły nie zawierały wniosków o „zawarcie z kandydatem umowy o pracę na czas nie określony lub rozwiązanie umowy o pracę” (akta kontroli nr 6 str.1-2).

W myśl art. 25 ust. 4 służba przygotowawcza trwa 6 miesięcy i kończy się nie później niż po upływie 18 miesięcy od podjęcia przez pracownika pracy w danym urzędzie.

Po zakończeniu służby przygotowawczej Podlaski Kurator Oświaty wydawał kandydatom zaświadczenia o ukończeniu z wynikiem pozytywnym służby przygotowawczej w służbie cywilnej na formularzu określonym w Załączniku Nr 5 do Programu służby przygotowawczej w służbie cywilnej. We wszystkich skontrolowanych przypadkach czas trwania służby przygotowawczej przekroczył 6 miesięcy. Ponadto w trzech przypadkach służba przygotowawcza zakończyła się w okresie dłuższym, niż 18 miesięcy od daty zatrudnienia. I tak:

1. Pan Dariusz Piotr Wojciuk odbył służbę przygotowawczą w ciągu 2 lat 10 miesięcy i 22 dni od zatrudnienia,

2. Eugeniusz Mróczyński odbył służbę przygotowawczą w ciągu 2 lat 6 miesięcy i 11 dni od zatrudnienia,

3. Pani Bogumiła Koniuszewska odbyła służbę przygotowawczą w ciągu 2 lat 1 miesiąca i 15 dni od zatrudnienia.

W ośmiu przeanalizowanych przypadkach mimo umieszczenia w umowach o pracę klauzul o obowiązku odbycia służby przygotowawczej pracownicy nie odbyli jej w czasie ich trwania (Pan Dariusz Piotr Wojciuk, Pani Bożena Sawicka, Pan Eugeniusz Mróczyński, Pani Bogumiła Koniuszewska, Pani Alicja Małgorzata Sztremer-Zajkowska, Pani Iwona Maria Trusiuk, Pani Anna Topór oraz Pani Anna Ewa Miszkiewicz).

W myśl przepisu ustawy o służbie cywilnej - Art. 25 ust. 5 dyrektor generalny urzędu, na podstawie oceny komisji egzaminacyjnej, zawiera z pracownikiem umowę o pracę na czas nie określony lub umowę o pracę rozwiązuje.

W przypadku Pana Dariusza Piotra Wojciuka, Pana Eugeniusza Mróczyńskiego, Pani Bogumiły Koniuszewskiej, Pani Alicji Małgorzaty Sztremer-Zajkowskiej, Pani Iwony Marii Trusiuk, Pani Anny Topór, Pani Anny Ewy Miszkiewicz, Podlaski Kurator Oświaty zawarł umowy o pracę na czas nie określony przed zakończeniem przez ww. służby przygotowawczej.

W przypadku Pani Bożeny Sawickiej Podlaski Kurator Oświaty zawarł z nią umowę o pracę na czas nie określony pomimo tego, iż nie ukończyła ona służby przygotowawczej.

Podlaski Kurator Oświaty poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w niniejszym protokole oraz o prawie zgłaszania pisemnych wyjaśnień, co do zawartych w protokole ustaleń w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Wicekuratorowi Oświaty — Pani Elżbiecie Cilak.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Podlaskiego Kuratorium Oświaty w Białymstoku pod poz. 4 /2005.

Białystok, 2005.08.05