Protokół
z kontroli problemowej , przeprowadzonej w dniu 05 sierpnia 2005 r.
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kuźnicy .
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Kuźnicy , wchodzący w skład Urzędu Gminy w Kuźnicy- art.5a ust.1 prawa o aktach stanu cywilnego.
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy w Kuźnicy, ul.Plac 1000-lecia 1.
Regon Urzędu Gminy; 000 542 333 NIP;545-10-91-059
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jan Kwiatkowski - Wójt Gminy Kuźnica, wybrany w wyborach , które odbyły się dnia 10 listopada 2002 roku.
Funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Kuźnicy pełni Pani Teresa Machłajewska , powołana Uchwałą Rady Gminy w Kuźnicy Nr IV/32/98 z dnia 30.12.1998 r.
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz – Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 27/05 z dnia 04.08.2005 r. podpisanego z up. Wojewody Podlaskiego przez P. Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego;15-213 Białystok,ul.Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jednolity: Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz.1688/ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136,poz.884 z późn. zm./
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli;
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy /Dz.U. Nr 9, poz.59 z późn. zm./
2. z dnia 29 września 1986 r. – prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jednolity: Dz.U. z 2004 r. Nr 161,poz.1688/
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U Nr 136, poz.884 z późn. zm./
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 r. dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 r. przez Panią Ewę Maciak- Z-cę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Teresa Machłajewska - Kierownik USC w Kuźnicy.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Kuźnicy pod Nr 2/05.
Kontrolą objęto ;
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W księdze znajdują się akty urodzeń od 2001 r. do 2005 r. /wg stanu na dzień kontroli/. Z informacji Pani Kierownik USC wynika, że na kolejny rok tj 2006 rok, zostanie założona nowa księga, zgodnie z § 12 ust.2 rozporządzenia.
W 2001 r. wpisano 2 akty urodzenia
W 2002 r. 4 akty urodzenia
W 2003 r. 3 akty
W 2004 r. 5 aktów
W 2005 r. /wg stanu na dzień kontroli/ - aktów nie sporządzano.
Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w Kuźnicy i opieczętowane pieczątką imienną .
Księgi za poszczególne lata są zamknięte i otwarte na kolejny rok , zgodnie z § 12 ust.1 i ust.3 rozporządzenia.
Daty zdarzeń pisane są prawidłowo - § 5 ust.1 rozporządzenia.
Sprawdzono;
- Akty urodzeń Nr (…)1 i Nr (…)1 z 2001 roku , które wpisano na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka – art.40 ust.1 ustawy.
Akty urodzeń sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zdarzenia – art.10 ust.1 ustawy.
Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonał ojciec dziecka, a więc osoba uprawniona- art. 39 ust.1 pkt. 1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane do sporządzenia aktów dokumenty tj. zgłoszenia urodzenia noworodka oraz notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców dziecka - § 8 ust.2 rozporządzenia. Dzieci z bliźniąt.
Oba w/w akty urodzeń wypisano prawidłowo
- Nr (…)1 ; akt urodzenia sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kuźnicy z dnia (…)1 Nr (…)1.
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia złożyła matka dziecka, zamieszkała w Kuźnicy. Decyzję podjął więc organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni- art.13 prawa o asc. Fakt zameldowania stałego w gminie potwierdzono na podstawie KOM-u.
W aktach zbiorowych do tego aktu znajdują się dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc tj. odpis zagranicznego aktu urodzenia oraz tłumaczenie na język polski , dokonane przez tłumacza przysięgłego i notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców dziecka. Do złożonych w aktach zbiorowych dokumentów nie zgłasza się uwag.
Stwierdzono , że część danych z odpisu aktu zagranicznego nie uwzględniono w decyzji , natomiast ujęto je w treści aktu w księdze polskiej. Transkrypcja zaś zagranicznego aktu polega na dokładnym przeniesieniu danych wymaganych prawem polskim do decyzji , a następnie treści aktu polskiego. Decyzja stanowi bowiem podstawę sporządzenia aktu .
Podobne nieprawidłowości wystąpiły odnośnie pisowni nazwiska.
W podstawie prawnej decyzji przytoczono art.73 prawa o asc , nie wskazując ustępu odnoszącego się do transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej.
W pouczeniu o odwołaniu prawidłowo wskazano organ, do którego przysługuje odwołanie od decyzji Kierownika USC tj. Wojewodę Podlaskiego.
Decyzja została podjęta niezwłocznie –art.35 § 1 KPA. Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Znaki opłaty skarbowej zostały naklejone i skasowane na podaniu./ nie sprawdzano, czy pobrano opłatę w odpowiedniej wysokości/.
- Nr (…)1 ; podstawę wpisania aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Kuźnicy z dn. (…)1 Nr (…)1 , podjęta w oparciu o art.73 prawa o asc / powinno być art.73 ust.1 prawa o asc/.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni, co sprawdzono na KOM-ie.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu w księdze polskiej w zakresie wymaganym prawem polskim. Jedyną nieprawidłowością jest wpisanie w akcie urodzenia w księdze polskiej nazwiska rodowego matki dziecka, które nie wynika z treści zagranicznego aktu i decyzji Kierownika USC.
- Nr (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kuźnicy z dnia (…)1 Nr (…)1.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia złożyła matka dziecka, zamieszkała w Kuźnicy. Decyzję podjął organ właściwy-art.13 prawa o asc.
Podstawa prawna decyzji – art.73 prawa o asc / należało przytoczyć art.73 ust.1 prawa o asc/.
Do decyzji i aktu w księdze polskiej ujęto dane, które nie wynikały z aktu zagranicznego , ale z innych dokumentów przedłożonych przez stronę.
Wnioskodawczyni wniosła o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej oraz jego uzupełnienie. Kierownik USC nie uwzględnił żądania strony dot. uzupełnienia aktu , bowiem postąpił w sposób nieprawidłowy formułując decyzję dot. transkrypcji zagranicznego aktu do księgi polskiej . A zatem żądanie strony dot. uzupełnienia aktu urodzenia pozostało nie rozpatrzone. Należało podjąć decyzję w sprawie wpisania zagranicznego aktu urodzenia , ujmując dane wynikające z tego dokumentu, a następnie kolejną decyzją uzupełnić akt o brakujące dane / art.36 prawa o asc/.
Akt dotyczy dziecka , nie pochodzącego z małżeństwa. Nie naniesiono w akcie urodzenia adnotacji o uznaniu dziecka.
- Nr (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kuźnicy z dnia (…)1 Nr (…)1.
Podanie , za pośrednictwem Ambasady RP w (…)1 złożyła matka dziecka, zameldowana na stałe w gminie Kuźnica. Decyzję podjął więc organ właściwy.
W decyzji ujęto dane, które nie wynikają z zagranicznego aktu urodzenia, jednakże dane te potwierdzają inne dokumenty znajdujące się w aktach zbiorowych jak np. odpis aktu urodzenia matki dziecka.
Stwierdzono brak wzmianki dodatkowej o uznaniu dziecka , mimo że Kierownik USC w Kuźnicy przyjął oświadczenie o uznaniu dziecka przez ojca za zgodą jego matki . Protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu znajduje się w aktach zbiorowych.
Akt dotyczy dziecka nie pochodzącego z małżeństwa.
Jeden egzemplarz decyzji oraz trzy odpisy aktów stanu cywilnego wysłano wnioskodawczyni za pośrednictwem Ambasady RP Wydziału Konsularnego w Rzymie. W aktach brak jest potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę.
- Nr 5/2004; podstawę sporządzenia aktu urodzenia stanowiła decyzja Kierownika USC z dnia 30.11.2004 r. Nr USC.5150-8/04, podjęta w oparciu o art.73 / powinno być art.73 ust.1 ustawy/.
Do decyzji i aktu w księdze polskiej wpisano dane wynikające nie tylko z odpisu aktu zagranicznego, ale z innych dokumentów zebranych w toku postępowania wyjaśniającego .
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
Księga zawiera akty małżeństw za lata 2001-2005.
Wszystkie akty małżeństw z tego okresu są podpisane przez Kierownika USC. Akty wypisane są czytelnie. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.
W aktach małżeństwa Nr 5(…)1 wymazano korektorem błędnie wpisane dane, co jest niedopuszczalne - § 2 ust.5 prawa o asc przewiduje tryb postępowania w przypadku pomyłki powstałej przy sporządzaniu aktu.
W 2004 roku sporządzono 28 aktów małżeństwa, natomiast w 2005 roku /wg stanu na dzień kontroli/ wpisano 12 aktów.
Sprawdzono;
- akt małżeństwa Nr (…)1 wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
W decyzji wpisano dane osób zawierających małżeństwo, które nie wynikały z odpisu aktu zagranicznego.
Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.
- akty Nr (…)1 dotyczą małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym- art.1 § 2 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
Stwierdzono, że ;
- zaświadczenia do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wystawiane były przez właściwy organ – art.12 ust.2 ustawy,
- związki małżeńskie zawarte były w terminie ważności zaświadczenia,
- zaświadczenia wypełnione dwustronnie , podpisane na drugiej stronie przez duchownych ,wpłynęły do USC w Kuźnicy przed upływem 5-ciu dni od daty zawarcia małżeństwa tj. w wymaganym ustawowo terminie / art.8 § 3 krio/,
- akty małżeństw na podstawie zaświadczenia od duchownego sporządzono niezwłocznie tj. w dacie wpływu dokumentu do USC / art.61 a ust.2 prawa o asc/,
-w aktach zbiorowych są wymagane prawem o asc dokumenty na podstawie których wystawiono zaświadczenie i sporządzono akt.
Bez uwag.
- Nr 9/04; decyzja Kierownika USC w Kuźnicy z dnia 7.06.2004 r. Nr USC.5150-4/2004 stanowiła podstawę sporządzenia aktu małżeństwa , co odnotowano prawidłowo w akcie w rubr. uwagi.
Do złożonych w sprawie dokumentów i podjętej decyzji nie zgłoszono uwag.
Akt sporządzono prawidłowo. W akcie w rubr. wzmianki dodatkowe uczyniono stosowną adnotację odnośnie nazwisk dzieci z tego małżeństwa , bowiem nie wynikały one z odpisu aktu zagranicznego.
Odbiór decyzji pokwitował wnioskodawca.
- Nr (…)1; Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kuźnicy z dnia (…)1 Nr (…)1, podjętej w oparciu o art.73 prawa o asc
Wnioskodawca żądał wpisania aktu zagranicznego do księgi polskiej oraz jego uzupełnienia, przedkładając stosowne dokumenty. Kierownik USC w decyzji podjętej w oparciu o art.73 prawa o asc ujęła dane, które nie wynikały z aktu zagranicznego, lecz z innych dokumentów. Wadliwe postępowanie spowodowało. iż kierownik USC nie ustosunkował się do żądania strony dot. uzupełnienia aktu.
- akty małżeństwa Nr (…)1 i Nr (…)1 dotyczą związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Kuźnicy.
Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
Akty małżeństw wypisano prawidłowo.
W jednym przypadku akt dotyczył małżeństwa zawartego między obywatelem polskim i obywatelką Białorusi. Cudzoziemka przedłożyła wymagane zaświadczenie o zdolności prawnej. Bez uwag.
- Nr (…)1 ; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1 podjętej w oparciu o art.73 prawa o asc.
Transkrypcji podlegał zagraniczny odpis aktu małżeństwa , które zostało zawarte w Nowym Jorku.
Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór.
Akt małżeństwa wypisany został zgodnie z orzeczeniem decyzji i treścią odpisu aktu zagranicznego.
- Nr (…)1; podstawę wpisania zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej stanowiła decyzja Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych uwag nie zgłoszono.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe.
W 2004 roku sporządzono 46 aktów zgonu, natomiast w 2005 roku /wg stanu na dzień kontroli/ wpisano 26 aktów .
Sprawdzono akty zgonu Nr (…)1 oraz akty zgonu z 2005 r. sporządzone na podstawie karty zgonu. Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu – art.10 ust.1 ustawy.
Do każdego aktu zgonu jest w aktach zbiorowych karta zgonu. Porównano daty zgonu oraz nazwę miejscowości w której nastąpił zgon wpisane w karcie zgonu oraz w akcie zgonu, nie stwierdzając błędów.
IV. Na 2005 rok jest założona teczka zatytułowana „Odpisy skrócone asc” , Nr USC.5141.. , kat.arch.B-5.
W teczce jest spis spraw , w którym na dzień kontroli zarejestrowanych jest 110 spraw. W każdym podaniu zawarta jest informacja odnośnie stopnia pokrewieństwa osoby żądającej odpisu aktu w stosunku do osoby, której akt dotyczy. Wskazane jest również do jakiego celu niezbędny jest dokument, co pozwala na właściwe postępowanie w zakresie pobierania bądź nie opłaty skarbowej.
VI. Akta zbiorowe wymagają właściwego zabezpieczenia , odpowiedniego przechowywania oraz uporządkowania. Dotychczasowe pomieszczenie nie zapewnia należytego zabezpieczenia tych dokumentów przed zniszczeniem, a przede wszystkim dostępem osób trzecich / § 22 rozporządzenia/.
Na tym protokół zakończono.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono wstępnie z P.Pawłem Mikłasz Sekretarzem Urzędu Gminy Kuźnica przy udziale Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Kuźnicy , natomiast drugi egz. w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Repatriacji i Obywatelstwa
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
Pani Halina Okulewicz
16.08.2005 r.
Wójt Gminy Kuźnica
Pan Jamn Kwiatkowski
18.08.2005 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)