Białystok, 23 sierpnia 2005 roku

Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

OB.III.HO.0932-USC-6/05

Pan

Jan KWIATKOWSKI

Wójt Gminy

Kuźnica

Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 05 sierpnia 2005 r. przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kuźnicy dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r.- prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jednolity; Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1588/ oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz. U. Nr 136, poz.884 z późn. zm./.

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Wójta.

Stwierdzono, że akta stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną tj. powołanego przez Radę Gminy Kierownika USC. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu tj. urodzenia, małżeństwa i zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych , w których znajdują się dokumenty tworzące akt . Akta zbiorowe prowadzone są prawidłowo.

W trakcie kontroli stwierdzono jednakże następujące uchybienia;

- dokonując transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej nie uwzględniono w decyzji danych podlegających wpisaniu , natomiast ujęto je w treści aktu polskiego. / Nr (…)¹/. Podobne nieprawidłowości wystąpiły odnośnie pisowni nazwiska dziecka i jego rodziców.

-dokonywanie wpisywania w treści decyzji podjętych w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc oraz sporządzonych na ich podstawie aktach stanu cywilnego danych , które nie wynikają z aktu zagranicznego lecz zebranych w toku postępowania innych dokumentów / akt urodzenia Nr (…)¹,akt małżeństwa Nr (…)¹ /.

- w podstawie prawnej decyzji Kierownika USC przytaczano art.73 prawa o asc, nie wskazując ustępu odnoszącego się do transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej.

- żądania stron dotyczące uzupełnienia aktu urodzenia Nr (…)¹ i aktu małżeństwa Nr (…)¹ pozostały nie rozpatrzone .

- nie naniesiono adnotacji w rubryce „ wzmianki dodatkowe” w akcie urodzenia Nr (…)¹ i Nr (…)¹ dotyczących uznania dziecka przez ojca.

- brak potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę, na podstawie której sporządzono akt urodzenia Nr (…)¹. Dokument ten wysłano wnioskodawcy za pośrednictwem Ambasady RP Wydziału Konsularnego w Rzymie.

- dotychczasowe pomieszczenie w którym znajdują się akta zbiorowe nie zapewnia należytego zabezpieczenia tych dokumentów przed zniszczeniem, a przede wszystkim dostępem osób trzecich.

W związku z powyższym uważam za celowe;

- zwrócenie szczególnej uwagi na stosowne do art.73 ust.1 prawa o asc podejmowanie decyzji i sporządzanie aktów stanu cywilnego. Należy mieć na uwadze , iż umiejscowienie na tej podstawie aktu zagranicznego do księgi polskiej polega na dokładnym przeniesieniu jego treści do aktu polskiego w zakresie wymaganym ustawą – prawo o aktach stanu cywilnego. W ten sposób powstaje akt w księdze polskiej , który jest rekonstrukcją aktu pierwotnego, wobec którego stosuje się następnie przepisy o uzupełnieniu jego treści w trybie art.36 prawa o asc.

- precyzyjne przytaczanie w decyzji dotyczącej transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej podstawy prawnej jej wydania. Art. 73 ust.1 ustawy – prawo o asc reguluje wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego aktu sporządzonego za granicą, natomiast pozostałe ustępy dotyczą wpisywania wzmianek dodatkowych lub zamieszczania przypisków na podstawie dokumentów zagranicznych.

- podjęcie czynności mających na celu umorzenie postępowania w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia Nr (…)¹ i aktu małżeństwa Nr (…)¹ .

- naniesienie w aktach urodzenia Nr (…)¹ i Nr (…)¹ wzmianki dodatkowej o uznaniu dziecka.

- wyegzekwowanie potwierdzenia odbioru przez wnioskodawcę decyzji dot. transkrypcji aktu urodzenia Nr (…)¹,

- podjęcie działań mających na celu właściwe przechowywanie i zabezpieczenie akt zbiorowych do ksiąg stanu cywilnego. Zawierają one informacje np. o uznaniu czy przysposobieniu dzieci , zaprzeczeniu ojcostwa, czy o unieważnieniu małżeństwa , które podlegają szczególnej ochronie i dostęp do nich osób trzecich jest prawnie zabroniony.

Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji

¹ z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)