PROTOKÓŁ

kontroli problemowej

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

„OWOCE I WARZYWA PODLASIA” w Sokółce

przeprowadzonej w dniach 29 – 31 sierpnia 2005 roku

Kontrolę w Spółce z o. o. „OWOCE I WARZYWA PODLASIA" w Sokółce w dniach 29 – 31 sierpnia 2005 roku przeprowadziła Alicja Anuszkiewicz starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na postawie upoważnienia Nr 17/05 z 18 sierpnia 2005 roku. Fakt prowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Spółki z o.o. „Owoce i warzywa Podlasia" w Sokółce pod poz.1/2005.

Tematem kontroli była problematyka wynikająca z art.12 ustawy z 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz o zmianie innych ustaw (Dz.U. Nr 88, poz.983 ze zmianami w art.2,3 i 12 ustawy z dnia 18 czerwca 2004 roku (Dz. U. Nr 162, poz. 1694) związana z realizowaniem zadań statutowych grupy producentów rolnych w zakresie produktu „Owoce i warzywa przeznaczone do przetwórstwa” oraz § 2 i § 10 ust.1 zarządzenia wewnętrznego Nr 80/05 Wojewody Podlaskiego z 11 maja 2005 roku w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli. Kontrolą objęto takie zagadnienia jak:

1. Realizacja zadań podmiotu zgodnych z aktem założycielskim,

2. Zmiany w składzie ilościowym członków grupy,

3. Spełnianie wymogu sprzedaży całości produktu poprzez grupę,

4. Stosowane zasady dostarczania przez członków grupy informacji dotyczących wielkości sprzedaży i cen uzyskiwanych za produkty,
z uwagi, na które grupa została powołana, a są sprzedawane poza grupą.

Spółka z o.o. w Sokółce swoją działalność prowadziła na podstawie umowy i regulaminów wewnętrznych (znajdujących się w teczce 6042/2004 przy wydanej w dniu 30.04.2004 r. decyzji administracyjnej) zatwierdzonych przez Posiedzenie Wspólników. Zgodnie ze statutem najwyższym organem Spółki jest Zgromadzenie Wspólników, natomiast bieżącą działalnością kieruje trzyosobowy Zarząd. Pan Janusz Jakuć od momentu utworzenia Spółki był Prezesem. Rady Nadzorczej w Spółce do dnia kontroli nie powołano, tak więc funkcję organu nadzorczego i kontrolnego pełniło Zgromadzenie Wspólników.

Spółka jest organizacją dobrowolnie zrzeszającą rolników producentów owoców i warzyw, posiada osobowość prawną i działa jako przedsiębiorca na podstawie wpisu do rejestru przedsiębiorców (załącznik nr 1 – ostatni wypis z Rejestru Sądowego z dnia 27 czerwca 2005 roku). Celem Spółdzielni jest przede wszystkim tworzenie warunków do prowadzenia produkcji owocowo - warzywniczej w gospodarstwach członków i jej rozwoju, działa w ich imieniu i na ich rzecz poprzez umożliwienie zbytu owoców i warzyw wg cen negocjowanych.

Wg informacji uzyskanych od Prezesa, Spółka w analizowanym okresie zatrudniała 2 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy(prezes i księgowa) i 1 pracownika na ½ etatu (wiceprezes).

Kontrolą objęto zakres merytoryczny działalności Spółki w okresie od 1 maja 2004 roku do dnia 29 sierpnia, tj, do dnia kontroli. W trakcie kontroli stwierdzono, że Spółka skupiała rolników producentów upraw w produkcji owocowo - warzywnej. Na dzień 29 sierpnia 2005 roku grupa liczyła na podstawie ksera księgi udziałowców (załącznik nr 2) 9 członków i ta liczba w analizowanym okresie, tj. od dnia wpisu do Rejestru Grup Producentów nie uległa zmianie.

W dniu 30 kwietnia 2004 roku dokonano wpisu do Rejestru Grup Producentów Rolnych i wydano decyzję administracyjną. Spółce z o.o. „Owoce i warzywa przeznaczone do przetwórstwa”

W analizowanym okresie odbyły się 3 udokumentowane posiedzenia Zgromadzenia Wspólników, tj. w dniu 11czerwca.2004 roku (załącznik 3) i 2 posiedzenia w 2005 roku, tj. w dniu 17 stycznia i 5 maja (załącznik 4 i 5), na których dyskutowano w kilku kwestiach dotyczących w szczególności:

1. podjęcia uchwały w sprawie utworzenia funduszu zapasowego i specjalnego,

2. omówienia rozmiarów i skali produkcji w 2005 roku,

3. ustalenie zasad dalszej współpracy z członkami grupy i zakładami przetwórczymi w zakresie uzyskanych dotychczas wyników produkcyjnych,

4. omówienia spraw związanych z realizacją Sektorowego Programu Operacyjnego, głównie w zakresie zakupu ciągników,

5. dokonania zmian w umowie Wspólników w zakresie umieszczenia następującego zapisu „rolnictwo, łowiectwo, włączając działalność usługową,

6. w sprawie wzięcia w dzierżawę na okres 7 lat niezabudowanych gruntów na potrzeby produkcyjne,

7. w sprawie zaciągnięcia przez Zarząd Spółki zobowiązania finansowego na kwotę 600 tys. zł.

Z każdego posiedzenia sporządzany był protokół, w których m. in. umieszczano treść podejmowanych uchwał a protokóły były podpisywane przez Przewodniczącego Zgromadzenia, natomiast w każdym z nich brakowało podpisu sekretarza zebrania. W przyjętym regulaminie obrad Zgromadzenia Wspólników Spółki w dziale III – Tryb prowadzenia obrad Zgromadzenia Wspólników w § 7, pkt 1 zostało zapisane i przyjęte, że „obrady zgromadzeń prowadzi Przewodniczący, zaś protokółuje sekretarz” –załącznik 3 a.

W uchwałach Zgromadzenia Wspólników, które zostały zapisane w trzech protokółach nie udało się ustalić, komu powierza się wykonywanie treści tych uchwał. Taka forma zapisu może powodować różnego rodzaju problemy, jak np. w przypadku funduszu specjalnego. W uchwale nr 8/2004 z dnia 11 czerwca 2004 roku w sprawie przyjęcia regulaminu funduszu specjalnego podjęto uchwałę następującej treści „zebrani Wspólnicy mocą uchwały przyjmują zasady tworzenia, wykorzystania i zwrotu funduszu specjalnego i uznają go za obowiązujący”, jak i zapisu w umowie Wspólników w postaci aktu notarialnego z 23 kwietnia 2004 roku (załącznik przy decyzji z dnia 30.04.2004 roku) w § 19 pkt. 1 „spółka tworzy fundusz specjalny, którego środki będą przechowywane na oddzielnym rachunku bankowym”. W § 9 pkt 2c przywołanej umowy w sprawie wpłat składek na fundusz specjalny umieszczono zapis następującej treści „Wspólnik ma obowiązek dokonywać wpłat składek na fundusz specjalny” a w pkt. 2e że „Wspólnik ma obowiązek stosować się do uchwał Zgromadzenia Wspólników”. Według ustnego oświadczenia Prezesa Pana Janusza Jakucia zapisy umowy Wspólników i przywołana uchwała nie zostały wdrożone w życie.

Kontrolującemu nie udało się ustalić, czy Zgromadzenie Wspólników podjęło stosowne uchwały w sprawie udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonywanych przez nie obowiązków. Taki obowiązek nakłada umowa spółki z dnia 23 kwietnia 2004 roku § 15 pkt. 1 „rozpatrywania i zatwierdzania sprawozdania Zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonywanych przez nich obowiązków”. Uchwałą nr 12/2005 o następującej treści „Zebrani Wspólnicy mocą uchwały zatwierdzają sprawozdanie finansowe Spółki za 2004 rok” Zgromadzenie Wspólników zatwierdziło sprawozdanie finansowe za 2004 rok. Zatwierdzone wyniki finansowe zostały również w dniu 30 czerwca 2005 roku przekazane Wojewodzie Podlaskiemu.

Na uwagę zasługuje również brak uporządkowanej formy nadawania numerów poszczególnym uchwałom, np. w dniu 17 stycznia 2005 roku podejmowano uchwały z numerami od 9 do 12, natomiast w dniu 5 maja 2005 roku podejmowane były uchwały od nr 1 do 3.

Zarząd w okresie objętym kontrolą nie udokumentował żadnego posiedzenia. Kontrolujący nie miał możliwości dokonania obiektywnej oceny pracy tego organu. Na wniosek kontrolującego Prezes Zarządu w formie pisemnej (załącznik 6) przedstawił informację o działaniach Zarządu między innymi w zakresie:

• wspólnego zakupu środków do produkcji,
• wspólnego marketingu,
• wspólnej sprzedaży produktów,
• wspólnego działania w ekologii, ochrony środowiska, szkoleń).

Z przedłożonej informacji wynika, że spółka osiągała wymierne korzyści w takich działaniach jak:

• długoterminowe kontrakty z Chłodnią „ESKIMOS” w Sokółce na zbyt wytworzonych przez członków produktów (załącznik 7),
• obniżanie kosztów produkcji poprzez wspólny zakup środków do produkcji, w tym własną produkcję rozsady,
• utworzenie własnego gospodarstwa, w którym będzie prowadzona produkcja warzyw,
• systematyczną edukację członków grupy,
• wsparcie finansowe ze środków głównie Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa realizowanych zadań o charakterze inwestycyjnym i administracyjnym,
• poszukiwanie lepszych możliwości zbytu produktów.

W trakcie kontroli stwierdzono, że nie są przestrzegane ustalenia w zakresie pracy Zarządu np w przedłożonym regulaminie pracy Zarządu (załącznik 6a):

• w dziale II Procedury pracy Zarządu w § 7 „posiedzenia Zarządu odbywają się w miarę potrzeby, nie rzadziej niż raz w miesiącu”,
• w zakresie uprawnień i kompetencji poszczególnych członków zarządu, np. w § 4 do zadań prezesa należy w szczególności podejmowanie decyzji gospodarczych zgodnie z uchwałami Zgromadzenia Wspólników i Zarządu w interesie Spółki lub poprzez kierowanie bieżącą pracą Zarządu poprzez m.in. przygotowywanie i przedkładanie Zarządowi projektów uchwał, umów i innych dokumentów wymagających kolegialnej decyzji Zarządu,
• np. wiceprezes wykonuje zadania wynikające z podziału czynności, a w szczególności nadzoruje i prowadzi sprawy wspólników Spółki,
• natomiast członek zarządu protokołuje posiedzenia Zarządu i prowadzi książkę protokółów Zarządu oraz sprawuje nadzór nad prawidłowością prowadzenia książki protokółów Walnego Zgromadzenia.

Przedmiotem kontroli była również analiza dokumentacji dotyczącej spraw związanych z przyjmowaniem kandydatów na członków grupy. W wyniku dokonanej analizy i udostępnionych dokumentów stwierdzono, że w dokumentach znajduje się:

• 9 podpisanych wieloletnich umów członkowskich,
• 9 deklaracji udziałów w spółce (załącznik 8),
• podpisane oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie ich danych osobowych,
• 9 aneksów do wieloletniej umowy obowiązujących w 2004 roku,
• 2 aneksy z dnia 31 marca 2005 roku (z Panem Dudziczem i Panem Czyryndą) do wieloletniej umowy na 2005 rok obowiązujący w okresie 15.06.2005 do 31.03.2006 lub od 1.05.2005 do 31.03.2006.

W trakcie kontroli stwierdzono, że dokumentacja znajduje się w biurze Spółki i jest uporządkowana w segregatorach. Dokumenty z danymi osobowymi są zabezpieczone i znajdują się w zamykanej na klucz szafie.

Akt założycielski – umowa Wspólników nie przewiduje stosowania odstępstw od wymogu sprzedaży 100% produktu poprzez grupę. W § 9 umowy Wspólników w pkt 2 jest zapisane, że Wspólnik ma obowiązek do:

1. 31 marca każdego roku dostarczyć na piśmie zarządowi informację dotyczącą powierzchni upraw, prognozowanych plonów oraz wielkości sprzedaży i cen uzyskiwanych za sprzedane produkty poza grupą w sytuacjach określonych w ust.5, pakt c,

2. podejmować działania na rzecz ochrony środowiska i informować o tym Zarząd,

3. sprzedaży całości wyprodukowanych przez siebie owoców i warzyw za pośrednictwem spółki z wyjątkiem:

• bezpośrednio konsumentom ilości nie większej niż 25% całości produkcji,
• za pośrednictwem innej grupy lub też sprzedaży indywidualnej jeżeli produkty te nie są przedmiotem obrotu spółki.

Wobec niemożności ustalenia stanu faktycznego kontrolujący przyjął protokół ustnego wyjaśnienia (załącznik 9), w którym jednoznacznie stwierdza się, że całość produkcji owoców i warzyw realizowana jest poprzez grupę.

Informacje o skali produkcji z poszczególnych gospodarstw, terminach dostaw oraz ich zmiany dokonywane są telefonicznie i w tej sprawie nie dokonuje się zapisów w postaci dokumentów. Według Prezesa w aktualnych warunkach funkcjonowania grupy ta forma jest najbardziej odpowiednia.

W trakcie oględzin dokumentów nie stwierdzono, aby stosowane były wykluczenia z obrotu towarowego produktów dostarczanych lub zadeklarowanych przez producenta, a niespełniającego warunków jakości. Kontrolujący uzyskał wydruki komputerowe z 2004 i 2005 (I pólrocze) roku dotyczące sprzedaży asortymentowej produktów (załącznik 9a). Natomiast w 2004 roku zakup od producentów przedstawiono w zestawieniu na łączną kwotę 1 659059,11 zł oraz sprzedaży asortymentowej w wysokości 1 683 500,60 zł Spółce ESKIMOS w Sokółce (załącznik 9b). Ponadto na podstawie wydruków komputerowych stwierdzono wielkość zakupów od producentów na ogólną kwotę 718 508,71 zł oraz sprzedaż tych produktów za I półrocze 2005 roku (załącznik 9c).

Ponadto Walne Zgromadzenie Wspólników w dniu 5 maja 2005 roku dokonało zmian w umowie Spółki polegające na wprowadzeniu zapisu w § 4 przedmiotem działalności wg PKD jest również „ – 01 rolnictwo, łowiectwo, włączając działalność usługową” (załącznik 10).

Zarząd Spółki złożył wniosek o udzielenie przez ARiMR w Warszawie wsparcia finansowego na działalność administracyjną Spółki za okres 8 miesięcy 2004 roku (załącznik 11) zgodnie z umową nr 45/2004 z ARIMR z dnia 3 grudnia 2004 roku. W odpowiedzi Agencja przyznała pomoc finansową w wysokości 77.579,13 zł. Pomoc ta została przekazana w następujący sposób: w dniu 28.12.2004 roku przekazano środki za okres do 30 września 2004 r. w wysokości 38.424,15 zł i w dniu 18.03.2005 r. przekazano z tytułu rozliczenia końcowego pomocy za 2004 rok, środki w wysokości 39.154,98 zł (załącznik 12).

Na podstawie deklaracji miesięcznych na podatek dochodowy i deklaracji ZUS stwierdzono, że Spółka na bieżąco reguluje zobowiązania wobec Skarbu Państwa (załącznik 13).

W dniu 30 sierpnia 2005 roku dokonano lustracji 2 gospodarstw członków grupy położonych na terenie powiatu sokolskiego. Z przeprowadzonych rozmów, wglądu do dokumentów i oględzin produkcji, stwierdzono, że rolnicy produkują warzywa (brokuły) oraz niezbędna dokumentacja znajduje się w gospodarstwie. Nikt z rozmówców nie zgłaszał uwag ani skarg na pracę Zarządu. Nie wnosili również żadnych uwag dotyczących potrzeby funkcjonowania w grupie. Natomiast wszyscy rozmówcy podnosili problem braku stabilizacji na rynku owoców i warzyw jak i braku uregulowań prawnych i finansowego wsparcia w tym zakresie.

W okresie objętym kontrolą nie odnotowano wnoszenia na piśmie przez członków grupy żadnych skarg i wniosków na działalność Zarządu oraz nie postulowano o zwołanie Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników.

Według ustnego oświadczenia prezesa w okresie objętym kontrolą nie były stosowane żadne sankcje wobec członków grupy, którzy nie wypełniali nałożonych na nich obowiązków.

Nie stwierdzono również innych przypadków udzielania pełnomocnictw osobom poza osobami wymienionymi w statucie do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością gospodarczą podmiotu.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden po odczytaniu i podpisaniu pozostaje w Spółce z o.o., a drugi w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

W przypadku, gdy kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokóle, może w terminie 7 dni od dnia doręczenia protokółu, zgłosić Wojewodzie umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokóle.

Sokólka 2005.09.06

Kontrolowany: Prezes Zarządu Janusz Jakuć

Kontrolujący: Alicja Anuszkiewicz starszy inspektor wojewódzki