Białystok. 2005.09.13
ŚR.VI.AA.0932/32/05
Pan
Janusz Jakuć Prezes
Spółki z o.o.
„OWOCE I WARZYWA PODLASIA”
w Sokółce
Wystąpienie pokontrolne:
W dniach 29 – 31 sierpnia 2005 roku Alicja Anuszkiewicz – starszy inspektor w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przeprowadziła na podstawie upoważnienia Nr 17/05 z 18 sierpnia 2005 roku (z upoważnienia Wojewody Podlaskiego podpisane przez Dyrektora Wydziału Środowiska i Rolnictwa) kontrolę problemową w zakresie:
1. realizacji zadań podmiotu zgodnych z aktem założycielskim,
2. zmian w składzie ilościowym członków grupy,
3. spełnianie wymogu sprzedaży całości produktu poprzez grupę,
4. zasad dostarczania przez członków grupy informacji dotyczących wielkości sprzedaży i cen uzyskiwanych za produkty, z uwagi, na które grupa została utworzona, a są sprzedawane poza grupą.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokóle podpisanym w dniu 6 września 2005 roku, Wydział Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, stosownie do § 2 ora § 10 ust. 1 zarządzenia wewnętrznego Nr 80/05 Wojewody Podlaskiego z dnia 11 maja 2005 roku w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli oraz art. 12 ustawy z dnia 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz zmianie innych ustaw (Dz. U. Nr 88, poz. 983 z późniejszymi zmianami), przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Owoce i Warzywa Podlasia” w Sokółce swoją działalność realizowała na podstawie umowy Wspólników (zawarta aktem notarialnym w dniu 22 kwietnia 2004 roku), regulaminów wewnętrznych zatwierdzonych przez Zgromadzenie Wspólników i ustawy z dnia 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych oraz zmianie innych ustaw (Dz. U. Nr 88, poz. 983 z późniejszymi zmianami)
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Owoce i Warzywa Podlasia” w Sokółce realizowała swoje zadania poprzez:
1. zawieranie umów z odbiorcami i członkami – producentami owoców
i warzyw w ramach tzw. wieloletnich umów członkowskich określających obowiązujące ich zasady produkcji, jakości i ilości produktu oraz sposobu przygotowywania ich do sprzedaży,
2. oddziaływanie na wzrost produkcji w gospodarstwach jej członków
i podnoszenie jej jakości, ze szczególnym uwzględnieniem technologii proekologicznych,
3. świadczenie pomocy członkom – producentom w zakresie zaopatrzenia
w środki do produkcji owoców i warzyw,
4. świadczenie członkom – producentom specjalistycznych usług rolniczych oraz stałego doradztwa technologicznego.
Z ustaleń kontroli wynika, że wykonywanie poszczególnych zadań realizowane było w zasadzie zgodnie z obowiązującą umową Wspólników. Niemniej jednak kontrola wykazała jeszcze pewne niedociągnięcia głównie pod względem np. zapisów w § 19 pkt.1 „Spółka tworzy fundusz operacyjny, którego środki będą przekazywane na oddzielnym rachunku bankowym” oraz pkt.3 „Wysokość składki wypłacanej przez wspólnika grupy nie może być mniejsza nią 1% wartości uzyskanej ze sprzedaży produktów za pośrednictwem spółki. Zgromadzenie Wspólników może uchwałą podjętą większością 2/3 głosów zwiększyć wysokość składki”. Zapis ten do dnia kontroli nie został wykonany. W tej sytuacji Zgromadzenie Wspólników niezwłocznie podejmie niezbędne działania zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości. Dopracowania wymaga również forma podejmowanych uchwał w Spółce. W większości uchwał nie określano terminu wykonania poszczególnych zadań i adresata odpowiedzialnego za ich wykonanie, czy złożenie stosownych informacji.
Organy Spółki odpowiedzialne za stosowanie sankcji nie opracowały wcześniej zasad stosowania takich sankcji, a tym samym nie zastosowały się do zapisów § 12 przywołanej umowy oraz regulaminów wewnętrznych i nie przeprowadzały właściwego postępowania wewnątrz w Spółce.
Przedstawiając powyższą ocenę i uwagi Wydział Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego wnosi o:
1. Opracowanie zasad stosowania sankcji i zatwierdzenie tych zasad na najbliższym Zgromadzeniu Wspólników,
2. Każdorazowe sporządzanie protokółów z posiedzeń Wspólników odzwierciedlające faktyczny przebieg tych posiedzeń i podpisywanie przez sekretarza. Wskazanym jest, aby na kolejnych posiedzeniach funkcję przewodniczącego pełniła inna osoba wybierana spośród wszystkich Wspólników. Najgorszym rozwiązaniem jest łączenie funkcji Prezesa Zarządu (organu wykonawczego) z funkcją przewodniczącego zebrania (organu nadzorczego i kontrolnego). Taka sytuacja powoduje zacieranie się poszczególnych kompetencji i ich rozdział oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją i organami niższymi w podmiocie. W związku z tym rozważenia wymaga sprawa utworzenia w Spółce Rady Nadzorczej, która bezpośrednio pełniłaby funkcję organu nadzorczo – kontrolnego i rozwiązałaby wiele najistotniejszych problemów. Spowodowanie, aby od najbliższego posiedzenia Zarząd podjął pełną realizację wszystkich nałożonych regulaminem pracy Zarządu obowiązków,
3. Zatwierdzanie przez Zebranie Wspólników (zgodnie z zapisami w § 15 pkt 1 umowy Wspólników) sprawozdania Zarządu z działalności Spółki, sprawozdania finansowego i udzielania absolutorium członkom organów spółki z wykonywanych przez nie obowiązków powinno być dokonywane po każdym zakończonym roku obrachunkowym,
4. Spowodowanie, aby uchwały podejmowane przez Zgromadzenie Wspólników uwzględniały terminy realizacji i osoby odpowiedzialne za ich wykonanie (podstawa prawna podana w protokóle),
5. Prezes Zarządu odpowiedzialny jest za dokumentowanie pracy Zarządu, w tym również i podejmowanie stosownych uchwał, przedkładanie sprawozdań z działalności Wspólnikom oraz wnioskowanie najistotniejszych spraw do rozwiązania przez Zgromadzenie.. Zgodnie z § 7 regulamin pracy Zarządu –posiedzenia Zarządu mają obywać się w miarę potrzeb, ale nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu – począwszy od miesiąca września praca Zarządu będzie właściwie prowadzona i dokumentowana,
6. Uzupełnić w terminie do 31 października 2005 roku aneksy za 2005 rok do wieloletnich umów na obrót warzywami i owocami przez członków grupy,
7. Na bieżąco gromadzić informacje pochodzące od członków grupy w zakresie powierzchni upraw, prognozowanych plonów, przewidywanych terminów dostaw, wielkości sprzedaży poprzez grupę oraz ewentualnych odstępstw od 100% sprzedaży poprzez grupę ,
8. Sprawdzenie poprawności i zgodności zapisów w poszczególnych dokumentach statutowych i dokonanie ewentualnych korekt a następnie zatwierdzenie tych zmian na najbliższym Zgromadzeniu Wspólników (zgodnie z art. 12 ustawy z 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz o zmianie innych ustaw – Dz. U. Nr 88, poz.983 z późn. zm.),
9. Bieżące informowanie Wojewody o każdej zmianie danych zawartych w rejestrze (podstawa art.9, pkt 4 ustawy z 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz o zmianie innych ustaw – Dz. U. Nr 88, poz.983 z późn. zm.).
W przypadku, gdy nie zgadza się Pan z ustaleniami zawartymi w wystąpieniu pokontrolnym, można na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłosić Wojewodzie umotywowane zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
W przypadku nieskorzystania z prawa wnoszenia uwag do wystąpienia, w terminie 30 dni należy zawiadomić Wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków bądź podjętych działań na rzecz ich realizacji lub przyczyn niepodjęcia takich działań.
z up. WOJEWODY PODLASKIEGO
Józef Staniaszek
Dyrektor Wydziału Środowiska
i Rolnictwa