PROTOKÓŁ KONTROLI
Urzędu Gminy Czeremcha, ul. Duboisa 14, 17-240 Czeremcha, powiat hajnowski, województwo
podlaskie, REGON 000534109, NIP 543-10-25-970.
Kierownikiem Urzędu Gminy
Czeremcha jest Wójt Gminy Czeremcha Pan Michał Wróblewski, wybrany w dniu 27
października 2002 roku ; obowiązki Wójta objął z
chwilą złożenia ślubowania na sesji Rady Gminy Czeremcha w dniu 15 listopada
2002 roku.
Kontrolę w dniach 24 - 26 i 30
sierpnia 2005 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor
wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 18/05 z dnia 16 czerwca
2005 roku wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez pełniącą obowiązki
Zastępcy Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Hannę Srocką.
Przedmiotem kontroli było
załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej
w roku 2004 i 2005 do dnia kontroli.
W czasie kontroli wyjaśnień
udzielali:
- Sekretarz Gminy Pani Walentyna Kerdelewicz,
- referent Pani Walentyna Wieremczuk.
W toku kontroli ustalono, co
następuje:
1. Załatwianie skarg i wniosków
obywateli.
1) W przedmiocie przyjmowania,
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Radę Gminy Czeremcha, zwaną
dalej Radą, statut gminy Czeremcha, zwany dalej statutem, uchwalony uchwałą Nr IV/41/03 Rady z
dnia 30 kwietnia 2003 roku i zmieniony uchwałą Nr XIII/119/04 Rady z dnia 23
września 2004 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. z 2003 roku Nr
52, poz. 1106 i z 2004 roku Nr 150, poz. 1982), w § 23a lit. i stanowił, że do
zadań Komisji Rozwoju i Budżetu Rady należy rozpatrywanie skarg na działalność
Wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
Uchwała Nr V/59/03 Rady z dnia 30
lipca 2003 roku w sprawie określenia sposobu załatwiania skarg stanowiła: [?] §
1. Określa się sposób załatwiania skarg dotyczących zadań lub działalności Wójta Gminy Czeremcha
i Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, następująco: 1) Skargi
dotyczące zadań lub działalności wójta i kierowników gminnych jednostek
organizacyjnych rozpatruje Rada Gminy, jeżeli przepisy szczególne nie określają
innych organów właściwych do rozpatrzenia skargi. 2) Skargi wpisuje się do
rejestru skarg wpływających do Urzędu Gminy Czeremcha. 3) Przewodniczący Rady
kieruje skargę na posiedzenia Komisji Rady Gminy. Komisje badają podnoszone w
skardze zarzuty, wysłuchują stron, a z podejmowanych czynności Komisja
sporządza protokół. 4) Rada Gminy rozpatruje zarzuty oraz wyniki badań komisji
wyrażając swoje stanowisko w formie uchwały. 5) Zawiadomienie skarżącego o
sposobie załatwienia skargi następuje zgodnie z przepisami Kodeksu Postępowania
Administracyjnego. § 2. Skargi dotyczące spraw należących do zadań zleconych
gminie z zakresu administracji rządowej, Przewodniczący Rady przesyła je
Wojewodzie Podlaskiemu celem załatwienia wg właściwości.
Rada w statucie i uchwale Nr
V/59/03 nie ustaliła dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i
wniosków, należących do jej właściwości, np. przez Przewodniczącego Rady.
Zgodnie z art. 253 § 1 - 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, zwanego
dalej K.p.a., organy samorządu terytorialnego są obowiązane przyjmować obywateli w sprawach skarg
i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, a kierownicy tych
organów lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w
sprawach skarg i wniosków co najmniej
raz w tygodniu oraz dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb
ludności.
Rada nie ustaliła trybu rozpatrywania i
załatwiania wniosków, w rozumieniu art. 241 K.p.a., w sprawach należących do
jej właściwości.
2) Przyjmowanie, rozpatrywanie i
załatwianie skarg i wniosków przez Wójta Gminy Czeremcha, zwanego dalej Wójtem,
uregulowano regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Czeremcha, zwanym dalej Urzędem, nadanym
zarządzeniem Nr 23/03 Wójta z dnia 31 grudnia 2003 roku i zmienionym
zarządzeniami wewnętrznymi Wójta: Nr 16/04 z dnia 20 kwietnia 2004 roku i Nr
20/04 z dnia 20 sierpnia 2004 roku. Regulamin organizacyjny Urzędu stanowił:
[?] § 22.1. Wójt Gminy Czeremcha przyjmuje interesantów w sprawach skarg i
wniosków w każdy poniedziałek od godz. 10.00 do godz. 17.00.
2. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, obywatele przyjmowani
są w następnym dniu roboczym. § 23.1. W razie nieobecności w pracy Wójta Gminy
obywateli w sprawach skarg i wniosków przyjmuje Sekretarz Gminy. 2. W razie
nieobecności w pracy Wójta Gminy i Sekretarza Gminy obywateli w sprawach skarg przyjmuje
Skarbnik Gminy. § 24.1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu Gminy w formie
pisemnej, telefonicznej, faksem, elektronicznie lub wniesione ustnie do
protokołu są ewidencjonowane w rejestrze wpływającej do Urzędu korespondencji
oraz w rejestrze skarg i wniosków. 2. Za prowadzenie wpisów do rejestru
wpływającej korespondencji czyni się odpowiedzialnym Referent ds.
kancelaryjno-organizacyjnych. 3. Za prowadzenie wpisów do rejestru skarg i
wniosków czyni się odpowiedzialnym Sekretarza Gminy. § 25. Organami właściwymi
do rozpatrywania skarg są: [?] 4. na pracowników
Urzędu Gminy - Wójt Gminy. § 26. Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie
skarg i wniosków w Urzędzie Gminy koordynuje Sekretarz Gminy. § 27. Wójt Gminy,
a w razie jego nieobecności Sekretarz Gminy zleca do załatwienia skargi i
wnioski merytorycznym pracownikom Urzędu Gminy. § 28. Pracownicy Urzędu Gminy,
którym zlecono rozpatrzenie skargi lub wniosku są odpowiedzialni za: 1)
wszechstronne wyjaśnienie i załatwienie skarg i wniosków, 2) przygotowanie na
piśmie projektu odpowiedzi dla zainteresowanych stron, 3) niezwłoczne
przekazanie Wójtowi Gminy, a w razie jego nieobecności Sekretarzowi Gminy
wyjaśnień oraz dokumentacji niezbędnej do rozpoznania skargi czy wniosku, 4)
niezwłoczne przekazanie całości akt z badanej skargi lub wniosku Sekretarzowi
Gminy celem dołączenia do teczki aktowej "Rozpatrywanie skarg i wniosków". §
29. Nadzór i kontrolę odnośnie trybu przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
skarg i wniosków zgłaszanych przez obywateli do Urzędu Gminy prowadzi Wójt Gminy.
Ponadto regulamin organizacyjny
Urzędu stanowił, że: do wspólnych zadań pracowników Urzędu należy rozpatrywanie
i załatwianie skarg i wniosków obywateli (§ 12 pkt 4)
; do zadań pracowników Referatu Organizacyjnego należy zapewnienie właściwej
organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli (§ 13 pkt 5).
Regulamin pracy Urzędu, ustalony
zarządzeniem wewnętrznym Nr 26/2001 Wójta z dnia 19 grudnia 2001 roku, w § 11
ust. 5 stanowił, że pracę w Urzędzie wykonuje się w godzinach od 8 do 16 w
każdym dniu pięciodniowego tygodnia pracy, trwającego od poniedziałku do piątku.
3) Informacja o czasie pracy
Urzędu, w każdy dzień od poniedziałku do piątku w godzinach od 800 do 1600,
była umieszczona obok drzwi wejściowych do budynku Urzędu.
Informacja o przyjmowaniu
interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Wójta w poniedziałki, w
godzinach 1000 - 1700, każdego tygodnia pracy Urzędu, była umieszczona na
tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.
Informacja o przyjmowaniu
interesantów przez Przewodniczącego Rady, w poniedziałki w godzinach od 1000 do
1200 w pokoju Nr 6 w Urzędzie, była umieszczona na tablicy ogłoszeń w holu na
parterze w budynku Urzędu. Dni i godziny przyjęć ustalił Przewodniczący Rady.
4) Informacja (ogłoszenie) o
przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta była przekazana,
przy piśmie Nr Or.0111-3/03 Sekretarza Gminy z dnia 31 grudnia 2003 roku,
kierownikom 7 (wszystkich) gminnych jednostek organizacyjnych, do wywieszenia
na tablicy ogłoszeń, w siedzibach tych jednostek organizacyjnych (dowód - akta
kontroli, dalej a.k., str. 1 i
3).
5) Informacja o przyjmowaniu
skarg i wniosków w pokoju Nr 16 (Sekretariat Wójta), w dniach i godzinach
urzędowania, o rozpatrywaniu skarg dotyczących Wójta i kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych przez Radę, o rozpatrywaniu wniosków przez Radę w
sprawach należących do jej właściwości oraz o rozpatrywaniu skarg dotyczących
pracowników Urzędu przez Wójta a skarg i wniosków w pozostałym zakresie - przez
pracowników Urzędu, zgodnie z zakresem prowadzonych spraw, była umieszczona na
tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.
6) W Urzędzie prowadzono
"Ewidencję przyjęć interesantów", w której dokonano 97 wpisów (81 - w roku 2004
i 16 - w roku 2005 do
dnia kontroli) przyjęć interesantów. Sprawy z jakimi zgłaszali się interesanci
dotyczyły głównie: zatrudnienia , umorzenia i rozłożenia na raty spłat
zobowiązań pieniężnych, nabycia nieruchomości.
7) Urząd posiadał druki protokołu
przyjęcia skargi i wniosku wnoszonych ustnie. Wzór takiego protokołu ustalono
zarządzeniem Nr 24/03 Wójta z dnia 31 grudnia 2003 roku (dowód - a.k. str. 4 - 5). Nie zanotowano skarg i wniosków
wnoszonych ustnie do protokołu, faksem lub pocztą elektroniczną.
8) Prowadzono centralny "Rejestr
skarg i wniosków" o symbolu Or.0560 (kat. arch. A).
Prowadzenie rejestru powierzono Sekretarzowi Gminy Pani Walentynie Kerdelewicz zakresem czynności z dnia 3 lipca 1995 roku.
Rejestr skarg i wniosków zawierał
rubryki przeznaczone do wpisu danych ilustrujących przebieg rozpatrywania i
załatwiania skarg i wniosków, w nim rejestrowanych, tj.: liczbę porządkową pod
jaką skargę lub wniosek zarejestrowano ; datę wpływu
skargi i wniosku ; dane o wnoszącym skargę lub wniosek (imię i nazwisko lub
nazwę instytucji, redakcji oraz adres wnoszącego) ; przedmiot skargi lub
wniosku ; datę zlecenia załatwienia ; komu zlecono załatwienie skargi lub
wniosku (do kogo skierowano skargę lub wniosek) ; termin załatwienia ; datę
wpływu dokumentów po załatwieniu; sposób załatwienia skargi lub wniosku ; datę
wysłania zawiadomienia o sposobie załatwienia ; kogo zawiadomiono o sposobie
załatwienia ; uwagi. W rejestrze wpisywano wymagane informacje.
9) Skargę i związaną z nią
dokumentację przechowywano w teczce aktowej Or.0561"Rozpatrywanie skarg" (kat.
arch. BE-5), założonej na rok 2004 i 2005. W teczce aktowej Or.0563"Analizy i
ocen skarg i wniosków" (kat. arch. A), założonej na rok 2004 i
2005, przechowywano sporządzoną w
roku 2004 informację o wpływie, rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków w
roku 2003.
10) W rejestrze skarg i wniosków,
w okresie objętym kontrolą, zarejestrowano jedną skargę (w roku 2005).
Wniosków, w rozumieniu art. 241 K.p.a., nie
zanotowano.
Skargę, zarejestrowaną w
rejestrze skarg i wniosków, zakwalifikowano według zasad określonych w art. 227
K.p.a.. Skarga dotyczyła nieudostępnienia skarżącemu
przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Czeremsze odpisu
dokumentu. Skargę Wójtowi, na zasadzie art. 231 K.p.a., przekazał
Wydział Prawny i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Skarga
wpłynęła do Urzędu w dniu 5 sierpnia 2005 roku. Skargę załatwiono w ustawowym
miesięcznym terminie (art. 237 § 1 K.p.a.). O sposobie załatwienia skargi
powiadomiono skarżącego pismem Nr Or.0561-1/05 Sekretarza Gminy, działającego z
upoważnienia Wójta, z dnia 29 sierpnia 2005 roku ( wysłano w dniu 29 sierpnia
2005 roku). Zarzuty
podniesione w skardze uznano za bezzasadne. Zawiadomienie zawierało uzasadnieni
faktyczne i prawne. Kopię zawiadomienia przesłano Wydziałowi Prawnemu i Nadzoru
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
2. Udostępnianie informacji
publicznej.
1) Zasady dostępu i korzystania
przez obywateli z dokumentów Rady, komisji Rady i Wójta, ustalone w rozdziale
VI statutu, stanowiły: [?] § 30.1. Działalność organów gminy jest jawna. 2.
Ograniczenie jawności może wynikać wyłącznie z ustaw. 3. Obywatele mają prawo
do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i na posiedzenia jej
komisji. 4. Obywatelom udostępnia się bezpłatnie wgląd do następujących rodzajów
dokumentów z posiedzeń, z zastrzeżeniem § 31: 1) protokołów z obrad sesji rady
gminy, 2) rejestru uchwał rady gminy, 3) uchwał rady gminy, 4) protokołów z
posiedzeń komisji rady gminy, 5) zarządzeń wójta gminy jako organu gminy, 6)
decyzji wójta gminy jako organu gminy. § 31.1. Dokumenty z zakresu działania
rady gminy, wójta gminy i komisji rady gminy udostępnia się w Urzędzie Gminy
Czeremcha w pokoju nr 10 w dniach i godzinach urzędowania. 2. (skreślony), 3. Udostępnianie
dokumentów może odbywać się wyłącznie w asyście pracownika urzędu gminy
wskazanego przez wójta gminy. § 32. 1. Uprawnienia obywateli określone w § 30 i
§ 31 nie mają zastosowania w następujących przypadkach: 1) w sprawach
indywidualnych z zakresu administracji publicznej o ile ustawy nie stanowią
inaczej niż art. 73 Kodeksu Postępowania Administracyjnego (Dz.U.
z 2000 r, Nr 98, poz. 1071 z
późn. zm.), 2) w sprawach
objętych toczącym się postępowaniem sądowym, karnym lub dyscyplinarnym jeśli
ujawnienie mogłoby zakłócić przebieg postępowania, 3) w sprawach będących
przedmiotem praw autorskich, jeżeli udostępnienie akt mogłoby naruszyć te
prawa, 4) jeżeli udostępnianie dokumentów mogłoby naruszyć powszechnie
obowiązujące przepisy, a w szczególności: - ustawy z dnia 29 sierpnia o ochronie
danych osobowych [?], - ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie
informacji niejawnych [?], - ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce
publicznej [?]. § 33. Informację o miejscu udostępniania dokumentów
wymienionych w § 30 zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy Czeremcha.
Ponadto statut stanowił, że:
uchwały Rady są eksponowane na tablicy ogłoszeń w Urzędzie (§ 34 ust. 5) ; zawiadomienia o sesji Rady podaje się do
publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty poprzez wywieszenie na
tablicy ogłoszeń w Urzędzie oraz na tablicy ogłoszeń przy Gminnym Ośrodku
Kultury w Czeremsze i na słupie ogłoszeniowym w Czeremsze Osadzie (§ 6 ust. 3
załącznika Nr 2 do statutu, zatytułowanego Organizacja wewnętrzna oraz tryb
pracy Rady Gminy Czeremcha) ; wstęp na sesje Rady jest wolny, a wyłączenie
jawności sesji jest dopuszczalne jedynie w przypadkach przewidzianych
przepisami powszechnie obowiązującego prawa (§ 7 ust. 3 i 4 załącznika Nr 2 do
statutu) ; w lokalu, w którym odbywa się sesja Rady należy zapewnić miejsca
m.in. dla publiczności (§ 10 załącznika Nr 2 do statutu) ; zbiory zarządzeń i
decyzji Wójta jako organu wykonawczego gminy są przechowywane i udostępniane
obywatelom na stanowisku ds. obsługi rady (§ 3 ust. 2 i § 4 ust. 2 załącznika
Nr 4 do statutu, zatytułowanego Zakres działania i tryb pracy Wójta Gminy).
2) Gmina Czeremcha miała założoną
stronę w Biuletynie Informacji Publicznej, zwanym dalej BIP. W BIP zamieszczono
następujące informacje:
- charakterystykę gminy Czeremcha,
- dane osobowe kierownictwa
Urzędu, informacje: teleadresowe Urzędu, o czasie
pracy Urzędu, o dniach wolnych od pracy Urzędu,
- skład osobowy Rady, ze
wskazaniem funkcji radnych w Radzie, informacje o wyborach uzupełniających do
Rady, plan pracy Rady na rok 2005, składy osobowe stałych komisji Rady, zmiany
nazw komisji Rady i ich składów osobowych,
- informację o dniach i godzinach
przyjmowaniu interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Wójta, o
właściwości organów do rozpatrywania skarg, o trybie przyjmowania i
rozpatrywania skarg i wniosków,
- informacje o kontrolach
przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej w roku 2004 i 2005,
- ogłoszenia o terminie, miejscu
i porządku obrad kolejnych sesji Rady ( od VIII Sesji do XVII Sesji) oraz o
posiedzeniach komisji Rady w roku 2004 i 2005,
- statut gminy,
- regulamin organizacyjny Urzędu,
- informacje, że sposoby
stanowienia aktów prawnych organów gminy określa statut oraz na temat
przygotowywania projektów aktów prawnych zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie zasadami i o rozpatrywaniu projektów uchwał Rady przez komisje Rady,
- zestawienie zawierające nazwy
12 sołectw, imiona i nazwiska sołtysów i numery telefonów oraz statuty
wszystkich sołectw,
- wykaz 7 gminnych jednostek
organizacyjnych, zawierający nazwę jednostki, adres, imię i nazwisko kierownika
jednostki, numer telefonu oraz teksty statutów tych jednostek,
- informację o 6 stowarzyszenia i
związkach gmin, których członkiem jest gmina Czeremcha,
- protokoły sesji Rady: od Nr
X/04 z dnia 28 kwietnia 2004 roku do XVI/05 z dnia 12 kwietnia 2005 roku,
- niektóre protokoły posiedzeń
komisji Rady z roku 2005,
- projekt budżetu gminy na rok
2005, budżet gminy na rok 2004 i 2005, zmiany budżetu gminy na rok 2004 i 2005,
sprawozdanie z wykonania budżetu gminy na rok 2003 i
2004,
- 8 uchwał Rady w sprawach
podatków i opłat lokalnych na rok 2005,
- uchwały Rady od Nr V/47/03 do
Nr XVII/179/05, podjęte na sesjach V - XVII,
- 6 wybranych zarządzeń Wójta
jako organu wykonawczego gminy,
- wykaz 12 rejestrów i ewidencji
prowadzonych w Urzędzie z informacjami, że są one prowadzone metodą odręczną i
są udostępniane na wymienionych stanowiskach pracy, ze wskazaniem numeru pokoju
biurowego, adresu Urzędu i numeru telefonu/faksu,
- wymagane art. 24h ustawy o
samorządzie gminnym oświadczenia majątkowe radnych, kierownictwa Urzędu i
pracowników Urzędu upoważnionych do wydawania decyzji administracyjnych oraz
kierowników gminnych jednostek organizacyjnych złożone: w roku 2003 za rok
2002, w roku 2004 za rok 2003 i w roku 2005 za rok 2004,
- uchwaloną przez Radę: Strategię
Zrównoważonego Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Gminy Czeremcha na lata 2000 -
2015 ; Program Ochrony Środowiska Gminy Czeremcha na lata 2004 - 2011 i Plan
Gospodarki Odpadami Gminy Czeremcha - zmieszczone na stronie uchwał Rady,
- informacje, że sprawami z
zakresu planowania przestrzennego zajmuje się Referat Gospodarki Gruntami i
Ochrony Środowiska Urzędu, ze wskazaniem numerów pokoi biurowych, numerów
telefonu/faksu,
- poradnik klienta, zawierający
zestawienie 21 grup spraw załatwianych w Urzędzie i z informacjami przy każdej
z tych grup spraw wskazującymi: komórki organizacyjne Urzędu rozpatrujące te
sprawy, numery pokoi biurowych, numery telefonów/faksu ; informację
o wydawaniu odpisów aktów skróconych, zupełnych oraz zaświadczeń z ksiąg stanu
cywilnego ; informację, że materiały z zakresu procedur załatwiania spraw w
Urzędzie są w trakcie opracowywania i będą sukcesywnie wprowadzane do BIP,
- informację o mieniu komunalnym
gminy według stanu na dzień 15 listopada 2004 roku, stanowiącą załącznik Nr 3
do zarządzenia Nr 150/2004 Wójta z dnia 15 listopada 2004 roku w sprawie
projektu budżetu gminy na 2005 rok, zawierającą część opisową, tabelaryczne
zestawienie środków trwałych gminy według jednostek organizacyjnych, wykaz
mienia komunalnego i jego zagospodarowanie w latach 2004 - 2005 (gruntów,
budynków, budowli, maszyn i urządzeń, środków transportowych, narzędzi,
ruchomości), zestawienie przychodów i rozchodów, zestawienie tabelaryczne
środków trwałych jednostek budżetowych,
- prognozę kwoty długu
publicznego według stanu na dzień 31 grudnia 2005 roku, stanowiącą załącznik Nr
12 do uchwały Nr XIV/137/04 Rady z dnia 14 grudnia 2004 roku w sprawie budżetu
Gminy Czeremcha na rok 2005, zawierającą stan długu na 31 grudnia 2004 roku,
planowanie zwiększenie i planowane zmniejszenie długu w roku 2005, ogółem dług
na 31 grudnia 2005 roku,
- informację, że sprawy z zakresu
pomocy publicznej są prowadzone w Referacie Finansowym Urzędu i koordynatorem
tych spraw jest Skarbnik Gminy (podany numer telefonu/faksu) oraz że w I
półroczu 2005 roku nie była udzielana pomoc publiczna przedsiębiorcom - nie
było wniosków w tym zakresie,
- wykaz nieruchomości komunalnych
przeznaczonych do sprzedaży, informacje: o przetargach, o zwołaniu zebrań wiejskich, o
ogłoszeniu konkursów na stanowiska kierownicze w gminnych jednostkach
organizacyjnych i ich wynikach,
- informację, iż w celu uzyskania
informacji publicznej należy wypełnić wniosek o udostępnienie informacji
publicznej, dostępny na stronie BIP i przesłać go do Urzędu listownie lub
pocztą elektroniczną na podane adresy oraz
że informacje publiczne, które są udostępnione w BIP nie są udostępniane
na podstawie wniosku o udostępnienie informacji publicznej,
- o redakcji strony BIP Urzędu,
- informację, zawierającą
zaproszenie do odwiedzenia strony internetowej Urzędu.
W BIP nie zamieszczono do dnia
kontroli, wszystkich informacji, wymaganych art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do
informacji publicznej, w tym w szczególności: wymaganych art. 24j ust. 1 i 2
ustawy o samorządzie gminnym informacji i oświadczeń radnych, pracowników
Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych ; o ciężarach
publicznych ; o kontrolach prowadzonych przez komisje Rady i pracowników Urzędu.
3) Jako miejsce udostępniania w
Urzędzie: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego oraz Dziennika
Urzędowego Województwa Podlaskiego ; zbioru aktów
prawa miejscowego oraz pozostałych uchwał Rady ; dokumentów z zakresu działania
Rady i jej komisji oraz Wójta - wyznaczono pokój Nr 10 (stanowisko pracy ds.
obsługi Rady). Korzystanie z BIP, za pośrednictwem pracowników Urzędu, zapewniały
4 stanowiska komputerowe, rozmieszczone w pomieszczeniach biurowych w siedzibie
Urzędu.
Nie udostępniano do powszechnego
wglądu zbioru Monitora Polskiego B. Urząd nie posiadał takiego zbioru.
Obowiązek prowadzenia zbioru Monitora Polskiego B i udostępniania go
nieodpłatnie do powszechnego wglądu w siedzibie i w godzinach pracy Urzędu
ustalił art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych
aktów prawnych.
4) Urząd posiadał wzór wniosku o
udostępnienie informacji publicznej. Druk wniosku był dostępny w BIP oraz w siedzibie Urzędu
(dowód - a.k. str. 6).
Wnioski o udostępnienie informacji publicznej rejestrowano w rejestrze
zatytułowanym "Informacja publiczna. Rejestr wniosków w sprawie udzielenia
informacji publicznej" o symbolu Or.0115-1 (kat. arch. B-10). Rejestr ten
zawierał rubryki, umożliwiające zamieszczanie następujących danych
obejmujących: liczbę porządkową pod którą rejestrowano wniosek ; datę wpływu
wniosku (zgłoszenia) ; nazwisko i imię oraz adres osoby ubiegającej się o
informację ; rodzaj żądanej informacji ; datę udostępnienia ; formę i sposób
udostępnienia informacji ; nazwisko i imię osoby udostępniającej; potwierdzenie
udostępnienia informacji ; uwagi.
W rejestrze, w okresie objętym
kontrolą, zarejestrowano 7 wniosków o udostępnienie informacji publicznej (6 -
w roku 2004 i 1 - w roku 2005). Wnioski dotyczyły udostępnienia: informacji o
Urzędzie i gminie ; kserokopii bilingów
rozmów telefonicznych prowadzonych w IV kwartale 2003 roku z telefonów
zarejestrowanych na Urząd i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Czeremsze ;
kserokopii delegacji służbowej Wójta z dnia 15 października 2003 roku ;
ponowiony wniosek o udostępnienie kserokopii bilingów
rozmów telefonicznych i delegacji służbowej Wójta ; informacji o współpracy
gminy z organizacjami pozarządowymi ; kserokopii protokołu sesji Rady i
protokołu zebrania wiejskiego ; kopii 2-giej strony protokołu Nr 14/04
posiedzenia Komisji Rozwoju i Budżetu Rady.
Wnioski złożono w formie
pisemnej, w tym 4 wnioski na druku wniosku o udostępnienie informacji
publicznej udostępnionego w Urzędzie. Pozytywnie załatwiono 4 wnioski, w tym
jeden częściowo, (przekazano wnioskodawcy kserokopię protokołu zebrania
mieszkańców sołectwa oraz wyjaśniono, że zgodnie z obowiązującą zasadą wyrażoną
w § 25 załącznika Nr 2 do statutu, protokół sesji Rady staje się oficjalnym
dokumentem po jego przyjęciu na kolejnej sesji Rady, a do tego czasu z treścią
protokołu z ostatniej sesji tj. z dnia 14 grudnia 2004 roku, wnioskodawca może
zapoznać się w Urzędzie ; wnioskodawca nie zgłosił się
do Urzędu w tej sprawie), przekazując żądane informacje w sposób i formach
wskazywanych przez wnioskodawców: informacji pisemnej i kserokopii dokumentów,
przesłane pocztą pod wskazany adres (jedną informację przesłano e-mailem oraz dodatkowo pocztą). Trzy wnioski załatwiono
odmownie: w przypadku dwóch wniosków - wydając decyzje administracyjne, na
podstawie art. 16 ustawy o dostępie do informacji publicznej , a jeden wniosek
pozostawiono bez rozpatrzenia na podstawie art. 105 § 1 K.p.a.
Dwie decyzje załatwiające wnioski
odmownie wydano w sprawie udostępnienia kserokopii bilingów
rozmów telefonicznych (z uwagi na ochronę danych osobowych) i w sprawie
udostępnienia kserokopii delegacji służbowej Wójta (z uwagi na prawo do
prywatności osoby wymienionej w notatce sporządzonej odręcznie przez Wójta na
delegacji służbowej). W uzasadnieniu obu decyzji powołano się również na fakt,
iż wnioskodawca z dokumentami, o których kserokopie ubiegał się, zapoznał się w
czasie prac Komisji Rewizyjnej Rady (jako radny i członek tej Komisji). W
wyniku odwołania wnioskodawcy Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Białymstoku
decyzjami z dnia 12 sierpnia 2004 roku uchyliło w całości obie decyzje Wójta,
przekazując sprawy do ponownego rozpatrzenia przez organ I instancji. W wyniku
ponownego rozpatrzenia spraw Wójt wydał w dniu 28 września 2004 roku decyzje
odmawiające udostępnienia żądanych informacji. W sentencji decyzji odmawiającej
udostępnienia kserokopii bilingów rozmów
telefonicznych, jako podstawę odmowy wskazano konieczność zachowania tajemnicy
telekomunikacyjnej i ochronę danych osobowych rozmówców. W sentencji decyzji
odmawiającej wydania kserokopii delegacji służbowej Wójta, jako podstawę odmowy
wskazano prawo do prywatności osoby wymienionej w notatce sporządzonej
odręcznie przez Wójta na delegacji służbowej, a w uzasadnieniu decyzji wskazano
m.in. na to, że osoba wymieniona w notatce na delegacji nie była osobą
publiczną i w złożonym
oświadczeniu nie zrezygnowała z prawa do prywatności.
Wnioskodawca nie składał odwołania od tych decyzji (dowód - a.k. str. 7 - 16).
Ponowny wniosek tego samego
wnioskodawcy, z dnia 14 września 2004 roku, o udostępnienie kserokopii bilingów rozmów telefonicznych i delegacji służbowej
Wójta wpłynął do Urzędu w czasie rozpatrywania poprzednich wniosków, po
uchyleniu decyzji przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Białymstoku.
Odpowiedzi na ten wniosek udzielono pismem Nr Or.0116-5/04 Sekretarza Gminy z
dnia 4 października 2004 roku. W piśmie tym stwierdzono: [?] W związku z
faktem, że w przedmiotowej sprawie prowadzone jest postępowanie: znak sprawy
Or.0116-2/04 dotyczące bilingów
rozmów telefonicznych, Or.0116-3/04 dotyczące
delegacji Wójt Gminy Czeremcha kolejny wniosek w tych samych sprawach jest
bezzasadny i pozostawia się go bez rozpatrzenia. Podstawa prawna: Art. 105 § 1
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego [?]
(dowód - a.k. str. 17 - 18).
Art. 105 § 1 K.p.a. stanowił, że gdy postępowanie z
jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, organ administracji
publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania.
Wnioski załatwiono w ustawowym 14-dniowym
terminie, ustalonym art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej,
z wyjątkiem ponownego wniosku o udostępnienie kserokopii bilingów
rozmów telefonicznych i delegacji służbowej Wójta ; wniosek
ten wpłynął do Urzędu w dniu 14 września 2004 roku, odpowiedzi na wniosek
udzielono pismem Nr Or.0116-5/04 Sekretarza Gminy z dnia 4 października 2004
roku (pismo wysłano w dniu 4 października 2004 roku).
Wnioski o udostępnienie
informacji publicznej i związaną z nimi dokumentację przechowywano w teczce
aktowej Or.0115"Informacja publiczna" (kat. arch. B-10). Hasło i symbol
klasyfikacyjny oraz kategorię archiwalną ustalono zarządzeniem wewnętrznym Nr
2/03 Wójta z dnia 9 stycznia 2003 roku w sprawie rozbudowy jednolitego
rzeczowego wykazu akt w Urzędzie Gminy Czeremcha.
5) Jawność działania organów
gminy zapewniono poprzez:
- powiadamianie mieszkańców gminy
o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie ogłoszenia, podpisanego
przez Przewodniczącego Rady, umieszczanego na tablicy ogłoszeń w holu na
parterze w budynku Urzędu, na tablicach wolnostojących przed budynkiem Urzędu,
budynkiem Gminnego Ośrodka Kultury w Czeremsze, stacji PKP i słupie
ogłoszeniowym w centrum Czeremchy; ogłoszenie przesyłano sołtysom do podania
ich treści mieszkańcom sołectwa; na kopiach ogłoszenia, przechowywanych wraz z
protokołami sesji Rady, zamieszczano adnotacje o ich wywieszeniu tj. o miejscu
i okresie wywieszenia (dowód - a.k.
str. 19 - 20) ; informacje na temat terminu, miejsca i porządku sesji Rady
zamieszczano w BIP,
- informacje na temat:
udostępniania do wglądu zbiorów: Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego,
Dziennika Urzędowego Województwa Podlaskiego, aktów prawa miejscowego i
pozostałych uchwał Rady oraz innych dokumentów z zakresu działania Rady, jej
komisji i Wójta w dniach i godzinach urzędowania, umieszczone na tablicy
ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.
Wymienione formy i sposoby
jawności działania organów gminy były zgodne z ustalonymi w statucie zasadami
dostępu do dokumentów i korzystania z nich oraz jawności obrad Rady.
Nie powiadamiano mieszkańców
gminy o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji Rady w formie
zawiadomień, umieszczanych na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i w innych
miejscach publicznych (informacje takie zamieszczano w BIP), przez co nie w
pełni wykonywano postanowienia: art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym,
art. 18 ustawy o dostępie do informacji publicznej i § 30 ust. 3 statutu.
6) Następujące zadania związane z
udostępnianiem informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności
pracowników Urzędu:
- Sekretarza Gminy Pani Walentyny
Kerdelewicz, do której obowiązków, zgodnie z aneksem
Nr 1/03 z dnia 15 września 2003 roku do zakresu czynności z dnia 3 lipca 1995
roku należało wykonywanie zadań administratora informacji publicznych w
Urzędzie, w tym: nadzorowanie, koordynowanie i administrowanie BIP Urzędu w
systemie elektronicznym ; publikowanie informacji
publicznej na stronie BIP ; prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie
informacji publicznej ; udostępnianie informacji publicznej z zakresu spraw
prowadzonych przez Referat Organizacyjny Urzędu ; współdziałanie z właściwym
ministrem ds. administracji publicznej w zakresie przekazywania niezbędnych
informacji do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz powiadamianie o
zmianach w treści tych informacji,
- inspektora Pani Marii Iwaniuk, do której obowiązków, zgodnie z zakresem czynności
z dnia 14 kwietnia 2004 roku, należało przygotowywanie i publikowanie
informacji w BIP.
Wyniki kontroli omówiono z Wójtem
Panem Michałem Wróblewskim i Sekretarzem Gminy Panią Walentyną Kerdelewicz w dniu
30 sierpnia 2005 roku.
Wójta Pana Michała Wróblewskiego poinformowano o przysługującym mu prawie
zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole
przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w
protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Na tym protokół zakończono i
podpisano bez zastrzeżeń.
Protokół sporządzono w dwóch
jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Wójtowi
Panu Michałowi Wróblewskiemu.
O przeprowadzeniu kontroli
dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu, pod pozycją 5 w roku 2005.
Czeremcha, 30 sierpnia 2005 roku
Wójt Starszy
inspektor wojewódzki
/-/ Michał Wróblewski /-/ Wincenty Wacław Walewski