P R O T O K Ó Ł

z kontroli problemowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce,

ul. A. Zina 1; REGON - 050855665; NIP - 543-18-67-031

Wójtem Gminy Hajnówka jest Pani Olga Rygorowicz.

Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce jest Pani Tamara Borowik od 24.05.2000r.

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce: jest jednostką organizacyjną, utworzoną uchwałą Nr XI/56/90 Gminnej Rady Narodowej w Hajnówce z 25.04.1990r.

Kontrolę przeprowadziły:

1. Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki

2. Margarita Jaroszuk - starszy inspektor wojewódzki

3. Anna Liszewska - starszy inspektor wojewódzki

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 215 z dnia 24.05.2005r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 1 czerwca 2005r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel kontroli:

Ocena realizacji zadań zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do końca miesiąca poprzedzającego dzień kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

I.                               Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

II.                            Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1.          Liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą.

2.          Prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym.

3.          Zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych.

4.          Prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

5.          Prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń.

III.                         Realizacja zadań wynikających z art. 6 ustawy z dnia 6.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.)

Ustalenia kontroli:

Ad I

Ośrodek funkcjonuje w oparciu o Statut nadany Uchwałą Nr XVI/101/04 Rady Gminy Hajnówka z dnia 26.05.2004r. Zgodnie z § 2 Ośrodek jest jednostką realizującą zadania pomocy społecznej, natomiast w myśl § 6 Ośrodek realizuje zadania z zakresu świadczeń rodzinnych poprzez przyznawanie prawa do: zasiłku rodzinnego i dodatków do zasiłku oraz świadczeń opiekuńczych.

Zarządzeniem Nr 22/04  z dnia 22.04.2004r. Wójt Gminy Hajnówka upoważnił Panią Tamarę Borowik - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, w tym także do wydawania decyzji administracyjnych.

W trakcie kontroli stwierdzono, że pomimo powyższego upoważnienia - w ośrodku nie utworzono komórki organizacyjnej do realizacji świadczeń rodzinnych.

Zadaniem tym zajmuje się Kierownik i dwaj pracownicy zatrudnieni w Ośrodku. Kierownik zajmuje samodzielne pomieszczenie, zaś drugie zajmują pozostali dwaj pracownicy. W ramach środków na zadanie zakupiono jeden komputer i drukarkę.

Realizacją zadania zajmują się:

1.      Tamara Borowik - z dniem 24.05.2000r. powierzono obowiązki Kierownika Ośrodka, zatrudniona na tym stanowisku z dniem 1.12.2000r., wykształcenie wyższe: Uniwersytet w Białymstoku, Wydział Prawa na kierunku administracja oraz specjalizacja w zakresie organizacji pomocy społecznej.

2.      Raisa Nowik - zatrudniona na stanowisku starszego pracownika socjalnego, w Ośrodku od 1.06.1990r., wykształcenie: MSZ Wydział Pracowników Socjalnych w Białymstoku, studia wyższe magisterskie: Uniwersytet w Białymstoku  Wydział Prawa na kierunku prawo.

Zakres czynności pracownika socjalnego, poza wynikającymi z zakresu pomocy społecznej, obejmuje prowadzenie spraw związanych z: przyznawaniem dodatków mieszkaniowych, zadaniami z ustaw o przeciwdziałaniu alkoholizmowi i narkomanii, oraz realizacją zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych, a mianowicie: przyjmowanie wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, przygotowywanie projektów decyzji ustalających prawo do świadczeń rodzinnych, sporządzanie bilansu potrzeb i środków w zakresie świadczeń rodzinnych, sporządzanie sprawozdań z realizacji świadczeń rodzinnych.

3.      Anna Tarasiuk - zatrudniona na stanowisku administratora (wcześniej w Ośrodku od 1.12.2000r. na stanowisku aspiranta pracy socjalnej), wykształcenie wyższe zawodowe na kierunku administracja w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku.

Zakres czynności pracownika socjalnego, poza wynikającymi z zakresu pomocy społecznej, obejmuje prowadzenie spraw związanych z: wykonywaniem obowiązków Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, oraz realizacją zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych, a mianowicie: przyjmowanie wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, przygotowywanie projektów decyzji ustalających prawo do świadczeń rodzinnych, sporządzanie bilansu potrzeb i środków w zakresie świadczeń rodzinnych, sporządzanie sprawozdań z realizacji świadczeń rodzinnych.

Ad II

1. Świadczenia rodzinne przyznano:

1)      zasiłki rodzinne - 114 osobom, w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

●        z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 45 osobom,

●        z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - nie przyznano,

●        z tytułu urodzenia dziecka - 14 osobom,

●        z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 8 osobom,

●        z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 63 osobom,

●        z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 1 osobie,

●        z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 36 osobom,

2)      zasiłki pielęgnacyjne - 20 osobom,

3)      świadczenia pielęgnacyjne - 11 osobom.

Wydano 3 decyzje odmawiające przyznania prawa do świadczeń rodzinnych, przyczyną odmowy było przekroczenie kryterium dochodowego na skutek wliczenia do dochodu rodziny - dochodu z wydzierżawionego umową dzierżawy gospodarstwa rolnego (w zamian za świadczenia podatkowe), w 1. przypadku na skutek wniesionego odwołania SKO w Białymstoku uchyliło zaskarżoną decyzję i przekazało sprawę do ponownego rozpatrzenia.

2. W trakcie kontroli stwierdzono, że wnioski o przyznanie świadczeń rodzinnych są wypełnione prawidłowo, opatrzone podpisem wnioskodawcy i datą wpływu do organu właściwego. Do wniosków dołączone są niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę ustalenia prawa do świadczeń, w szczególności: potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego, skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci, orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, zaświadczenia o uczęszczaniu dziecka do szkoły, lub szkoły wyższej, zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego, oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. dochodu niepodlegającego opodatkowaniu, zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002, kopie odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka, zaświadczenia pracodawcy o zatrudnieniu i udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o jego okresie, zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych, potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji.

Nie stwierdzono, aby z wnioskiem o świadczenia rodzinne ubiegały się "osoby uczące się" w rozumieniu ustawy o świadczeniach rodzinnych.

3. W trakcie kontroli sprawdzono 30% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

a) zasiłek rodzinny

- zasiłek rodzinny przyznawany jest w prawidłowej wysokości od miesiąca, w którym złożono wniosek do końca okresu asiłkowego. Nie stwierdzono nieprawidłowości w przyznawaniu tego świadczenia.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka

w aktach znajdują się odpisy skróconych aktów urodzenia dzieci. Świadczenie  przyznawane jest jednorazowo wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. ecyzjac dodatku zawarta w ecyzjach określona jest prawidłowo.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu ychowawczego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono: zaświadczenia pracodawców o udzieleniu urlopu ychowawczego oraz o okresie, na jaki urlop został udzielony oraz zaświadczenia  o pozostawaniu w zatrudnieniu (jego formie - umowa na czas określony, nieokreślony) i zaświadczenie ZUS stwierdzające, że osoba ubiegająca się była zgłoszona do ychowawcze społecznych. Decyzję ustalającą prawo do dodatku podejmowano na okres zasiłkowy, bądź krótszy w przypadku udzielenia urlopu ychowawczego na czas krótszy niż okres zasiłkowy.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu amotnego wychowywania dziecka

w aktach znajdują się dokumenty potwierdzające samotne wychowywanie dziecka, w szczególności: dokument potwierdzający amotnego, amotnego którego wynika wpis odnośnie stanu amotnego (amotnego przypadku panny i kawalera), kserokopie amotnegojn orzeczeń Sądu Okręgowego o rozwiązaniu związku amotnegojn lub separacji, akty zgonu jednego ze amotnegojneg. Decyzje administracyjną podejmowano ustalając prawo do dodatku na okres zasiłkowy, ewentualnie na okres jednego roku w razie przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy. W żadnym przypadku nie skorzystano z możliwości przewidzianej w art. 23 ust. 4a ustawy - nie wystąpiły wątpliwości, które mogłyby stanowić podstawę przeprowadzenia wywiadu amotnegojneg amotnegojneg celu potwierdzenia, czy osoba ubiegająca się świadczenia rodzinne jest osobą samotnie wychowującą dziecko. W jednym przypadku dokonano wyrównania świadczeń rodzinnych na podstawie ustawy z dnia 30.07.2004r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej. Na podstawie zaświadczenia ZUS w amotnegoj amotnegoj otrzymywaniu świadczeń z Funduszu amotnegojnego na dzień 30.04.2004r. w kwocie 300 zł miesięcznie, podjęto decyzję administracyjną przyznającą wyrównanie dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu amotnego wychowywania dziecka w okresie 2004.05.01 do 2004.10.31 w wysokości 40 zł miesięcznie oraz dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu amotnego wychowywania dziecka od 2004.11.01 do 2004.12.31 w wysokości 210 zł miesięcznie.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączano orzeczenia o niepełnosprawności dziecka lub orzeczenia o umiarkowanym albo o znacznym stopniu niepełnosprawności. Czasokres przyznanego dodatku odpowiada okresowi ysokośćmu lub w przypadku gdy orzeczenie wydane jest na krótszy okres do końca miesiąca, na jaki ustalona jest niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności. ysokość dodatku uzależniona jest od wieku dziecka.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono zaświadczenia ze szkoły w przypadku nauki w szkole ponadgimnazjalnej. Świadczenie przyznawane jest jednorazowo w miesiącu wrześniu wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Decyzje określają prawidłową ysokość dodatku - wypłata jednorazowa w kwocie 90 zł.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania

w aktach sprawy znajdują się zaświadczenia lub oświadczenia, potwierdzające fakt nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania, a także w przypadku Decyzje ustalające prawo do dodatku z tytułu pokrycia wydatków związanych z dojazdem do miejscowości, w której znajduje się szkoła zawierają nieprawidłowy okres jej przyznania - również za miesiąc lipiec i sierpień, jednakże za te miesiące nie dokonywano jego wypłaty.

b) świadczenie pielęgnacyjne

świadczenia pielęgnacyjne przyznawane są osobom, które rezygnują z pracy lub nie podejmują zatrudnienia w związku z koniecznością opieki nad dzieckiem legitymującym się  orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami, których mowa w art.6b ust 3 pkt 7 i 8  ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Do akt dołączone są orzeczenia o niepełnosprawności lub o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zawierające wymagane do ustalenia uprawnienia wskazania: konieczność stałego współudziału opiekuna dziecka w procesie leczenia i rehabilitacji dziecka, konieczność długotrwałej opieki ze względu na znacznie ograniczoną zdolność samodzielnej egzystencji lub orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W sześciu przypadkach przyznane świadczenia pielęgnacyjne wypłacane są na podstawie art. 58 przepisów przejściowych ustawy o świadczeniach rodzinnych.

W tych sytuacjach do akt sprawy dołączona jest kserokopia decyzji ośrodka o przyznaniu zasiłku stałego na podstawie "starej" ustawy o pomocy społecznej.

W przypadkach świadczeń przyznanych po 1.05.2005r. dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekracza kwoty 583zł.

Czasokres przyznania tego świadczenia odpowiada okresowi zasiłkowemu (do 31.08.2005r.) lub okresowi na jaki ustalona została niepełnosprawność (stopień niepełnosprawności).

c) zasiłek pielęgnacyjny

w aktach prowadzonych spraw znajdują się niezbędne do przyznania zasiłku dokumenty:

- uwierzytelniona kopia dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek pielęgnacyjny,

-orzeczenie o niepełnosprawności albo

- orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ze wskazaniem daty powstania niepełnosprawności albo

- orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zasiłek pielęgnacyjny przyznawano decyzją od miesiąca złożenia wniosku do daty określonej orzeczeniem, a w przypadkach ustalenia niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności na trwale - bezterminowo.

Wysokość zasiłku ustalona jest w prawidłowej kwocie. Sposób wypłaty określony jest decyzją - do 15 dnia miesiąca w kasie Urzędu Gminy.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

4. Świadczenia rodzinne przyznawane są każdorazowo w oparciu o złożony przez osobę ubiegającą się wniosek z niezbędnymi dokumentami. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zawierają niezbędne elementy, w szczególności czasokres przyznania świadczeń rodzinnych, ich wysokość, termin i sposób wypłaty. Decyzje z upoważnienia Wójta podejmuje Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce. Decyzje zwierają pouczenie o konieczności poinformowania organu o zmianie sytuacji wnioskodawców mających wpływ na ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, oraz o tym że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi na zasadach określonych w art. 30 ustawy.

Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych - zgodnie z decyzjami ich wypłata jest dokonywana 15. dnia miesiąca za dany miesiąc. Wypłata świadczeń następuje bądź w gotówce, bądź w tym dniu przelewane są na konta osobiste świadczeniobiorców.

5. W kontrolowanym okresie GOPS nie prowadził postępowania w zakresie nienależnie pobranych świadczeń. Nie było również przypadków przekazania takich spraw przez ZUS.

AD III

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce posiada stronę Biuletynu Informacji Publicznej w ramach Biuletynu Urzędu Gminy w Hajnówce.

Strona Biuletynu Informacji Publicznej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce, do dnia kontroli zawiera.:

1)      dane teleadresowe,

2)      Statut GOPS,

3)      informacje dot: zadań wykonywanych przez Ośrodek, kto ma prawo do świadczeń pomocy społecznej, w jakich formach jest udzielana pomoc, rodzaje świadczeń pieniężnych, jaki jest tryb przyznawania świadczeń, komu przysługują i jakie są rodzaje świadczeń rodzinnych.

Informacja utworzona i opublikowana w Biuletynie w dniu 24.01.2005r., zmodyfikowana 14.02.2005r.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Gminy pod poz. 2.

Kontrolowany                                                                       Kontrolujący

Tamara Borowik                                                                       1. Ewa Bonarska

                                                                                                2. Margarita Jaroszuk

                                                                                                3. Anna Liszewska