Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej przeprowadzonej w Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Świętojańska 12.

Kontrolę przeprowadziła Pani Katarzyna Korolczuk - starszy inspektor w Wydziale Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na podstawie upoważnienia nr 103/05 z dnia 29 września 2005r. Pani Ewy Stachowicz –Zastępcy Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W okresie od dnia 29.09.2005r. do dnia 18.10.2005r. w Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku, z siedzibą przy ul. Świętojańskiej 12, 15-082 Białystok, NIP:542-25-70-260, REGON:00051421300054 została przeprowadzona kontrola problemowa w zakresie:

I. przestrzegania zasad legalności zatrudnienia i pracy,

II. prawidłowości realizacji zamówień publicznych na przykładzie wybranych przetargów zrealizowanych w 2004r.,

III. zasad przekazywania urządzeń i sprzętu służących do kontroli granicznej i celnej.

Kierownikiem Zarządu Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku jest Pani Urszula Teresa Zawadzka.

I. W wyniku dokonanej kontroli w Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku w zakresie przestrzegania zasad legalności zatrudnienia i pracy, na podstawie analizy dokumentów i rozmowy przeprowadzonej z Panią Ireną Sztuk, samodzielnym referentem ds. kadrowych ustalono, iż w ZDPG Województwa Podlaskiego w Białymstoku zatrudnionych jest 89 pracowników /stan na 18.10.2005r./. W jednostce w ramach systemu zarządzania jakością PN EN ISO 9001:2000, ustala się roczny plan zatrudnienia zgodnie z zarządzeniem Kierownika Zarządu Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku. Struktura organizacyjna ZDPGWP podzielona jest na Zarząd oraz 5 Sekcji obsługi drogowych przejść granicznych w Bobrownikach, Budzisku, Kuźnicy, Ogrodnikach i Połowcach. Strukturę organizacyjną Zarządu Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 4/2005 Kierownika ZDPGWP z dnia 12 maja 2005r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego i struktury organizacyjnej ZDPGWP w Białymstoku. /akta kontroli, s.1-7/.

Zatrudnienie w poszczególnych strukturach Zarządu Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego z podziałem na etaty przedstawia się następująco:

1- Zarząd-administracja (Białystok) – 12 etatów

2- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Kuźnicy – 33 etaty

3- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Bobrownikach– 16 etatów

4- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Połowcach – 3 etaty

5- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Budzisku – 16 etatów

6- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Ogrodnikach – 10 etatów.

Natomiast struktura zatrudnienia ze względu na wykształcenie pracowników ZDPGWP w okresie od 01.01.2004r. do 18.10.2005r. przedstawiała się następująco:

1- Zarząd – administracja w Białymstoku

a) w 2004r. na 14 pracowników, 10 wykształcenie wyższe, 4 średnie;

b) do 18.10.2005r. na 12 pracowników, 9 wykształcenie wyższe, 3 średnie;

2- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Kuźnicy

a) w 2004r. na 38 pracowników, 4 wykształcenie wyższe, 18 średnie, 13 zawodowe , 3 podstawowe;

b) do 18.10.2005r. na 33 pracowników, 3 wykształcenie wyższe, 16 średnie, 12 zawodowe , 2 podstawowe;

3- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Bobrownikach

a) w 2004r. na 17 pracowników, 1 wykształcenie wyższe, 5 średnie, 9 zawodowe, 2 podstawowe;

b) do 18.10.2005r. na 16 pracowników, 5 wykształcenie średnie, 9 zawodowe, 2 podstawowe;

4- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Połowcach

a) w 2004r. na 4 pracowników, 3 wykształcenie średnie, 1 zawodowe;

b) do 18.10.2005r. na 3 pracowników, 2 wykształcenie średnie, 1 zawodowe;

5- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Budzisku

a) w 2004r. na 16 pracowników, 1 wykształcenie wyższe, 4 średnie, 9 zawodowe, 2 podstawowe;

b) do 18.10.2005r. na 15 pracowników, 1 wykształcenie wyższe, 3 średnie, 9 zawodowe, 2 podstawowe;

6- Sekcja Obsługi Drogowego Przejścia Granicznego w Ogrodnikach

a) w 2004r. na 14 pracowników, 8 wykształcenie średnie, 3 zawodowe, 3 podstawowe;

b) do 18.10.2005r. na 11 pracowników, 5 wykształcenie średnie, 3 zawodowe, 3 podstawowe;

Ustalono, iż w Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku w 2004r. wykształcenie wyższe posiadało 16 zatrudnionych pracowników, średnie 42, zawodowe 36, a podstawowe 10 pracowników. Zaś w okresie od 01.01.2005r. do 18.10.2005r. wykształcenie wyższe posiadało 13 pracowników, średnie 34 pracowników, zawodowe 35 pracowników, a podstawowe 9 pracowników.

W Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w 2004 roku ogółem do pracy przyjęto 32 osoby, zwolniono-8 osób, zaś w 2005 roku do dnia 18.10.2005 r. ogółem przyjęto 7 osób, a 6 zwolniono z pracy.

W ZDPGWP znajduje się „Księga stanowisk” z określeniem stanowiska wraz z wymaganymi kwalifikacjami (minimalne wykształcenie, liczba lat pracy), a także potrzebne uprawnienia na danym stanowisku. /akta kontroli s.8-14/.

W trakcie kontroli zbadano 3 losowo wybrane akta osobowe pracowników Zarządu Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku. Stwierdzono, że dokumentacja zawierała:

A. kwestionariusz osobowy, podanie o pracę, życiorys, świadectwo szkoły lub dyplom uczelni wyższej /w zależności od stanowiska/, świadectwa pracy, ksero dowodu osobistego, oświadczenie o korzystaniu z praw publicznych i niekaralności, oświadczenie o nie pobieraniu żadnych świadczeń z ZUS-u z tytułu rent i emerytur, zaświadczenie lekarskie;

B. oświadczenie dot. pozostawania w rejestrze bezrobotnych, umowę o pracę na okres próbny, umowy na czas określony i nieokreślony, oświadczenie o zapoznaniu się z treścią umowy, zakres czynności, oświadczenie o przeszkoleniu w zakresie BHP i ppoż., wyliczenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego na stanowiskach, oświadczenie o korzystaniu z uprawnień art. 188 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998r. Nr 21, poz.94 ze zm.), zmiana stanowiska pracy, wynagrodzenia, angaże, informacje dot. zatrudnienia na podstawie art. 29 §3 ww. ustawy. Ponadto w aktach osobowych pracowników znajdują się informacje i zaświadczenia o odbytych przez pracownika szkoleniach.

Jednocześnie ustalono, iż każdy kierownik sekcji musi posiadać uprawnienia dozorowe, w zakresie eksploatacji urządzeń elektrycznych i energetycznych (cieplne).

Z rozmowy przeprowadzonej z Panią Urszulą Teresą Zawadzką, Kierownikiem Zarządu i z Panią I. Sztuk, samodzielnym referentem ds. kadrowych proces rekrutacji na wolne stanowiska w Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku przebiega następująco: kierownicy SOPG zgłaszają potrzebę zatrudnienia pracownika do kadr Zarządu. Następnie kierownik sekcji i samodzielny referent ds. kadrowych ustalają kryteria naboru kandydatów pod kątem wymagań formalnych i specjalistycznych, zgodnie z księgą stanowisk. Informacje o planowanym naborze kandydatów, osoba ds. kadrowych przekazuje do Sekcji, wywiesza na tablicę ogłoszeń w siedzibie ZDPG lub gminie, niejednokrotnie zgłasza potrzebę w Powiatowym Urzędzie Pracy. Złożone przez kandydatów dokumenty podlegają analizie Kierownika ZDPGWP, kierownika sekcji i samodzielnego referenta ds. kadrowych. Po analizie dokumentów wymaganych w ogłoszeniu o naborze, kandydaci na pracownika proszeni są na rozmowę kwalifikacyjną. Kierownik Zarządu podejmuje decyzję o ewentualnym zatrudnieniu pracownika po uzyskaniu pozytywnej akceptacji Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego PUW zgodnie z pismem Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego znak: BDG.I.0134-5/02 z dnia 30 sierpnia 2002r.

Pierwsza umowa zawierana jest na okres próbny, który wynosi 3 m-ce. Po okresie próbnym następuje ocena pracownika przez Kierownika Zarządu w porozumieniu z kierownikiem sekcji. Kolejna umowa zawierana jest na czas określony. W Zarządzie na umowę zlecenie i umowę o dzieło zatrudniani są radca prawny, inspektor ppoż. i inspektor BHP-dorywczo w zakresie szkoleń. /akta kontroli, s.15-17/.

II. Kontrola w zakresie prawidłowości przygotowania i realizacji ustawy o zamówieniach publicznych zrealizowanych w 2004 roku w Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Na podstawie dostarczonego przez Kierownika Jednostki – Panią Urszulę Teresę Zawadzką, planu udzielania zamówień publicznych w 2004 roku oraz przygotowanego wykazu wykonania zamówień publicznych w ZDPG WP w Białymstoku w 2004r., metodą reprezentatywną zgodnie z planem wykonawczym kontroli zbadano akta 3 wybranych przetargów zrealizowanych w 2004r. Do kontroli zostały wytypowane następujące postępowania przetargowe:

1- postępowanie przetargowe dotyczące wyboru wykonawcy na wykonanie naprawy fundamentu pod ogrodzenie na międzynarodowym drogowym przejściu granicznym w Ogrodnikach i na międzynarodowym drogowym przejściu granicznym w Budzisku,

2- postępowanie przetargowe dotyczące zakupu i dostawy oleju opałowego lekkiego na potrzeby międzynarodowych drogowych przejść granicznych w Bobrownikach, Kuźnicy, Budzisku i Ogrodnikach,

3- postępowanie przetargowe dotyczące wyboru dostawcy szaf metalowych biurowych i BHP na potrzeby drogowych przejść granicznych w Budzisku, Bobrownikach i Połowcach.

Z planu udzielania zamówień publicznych w 2004r. wynika, iż w kontrolowanej jednostce zaplanowano w roku 2004 - 5 postępowań. Wykonano zaś 9 postępowań przetargowych. Procedury przetargowe zostały zrealizowane w postępowaniach przetargowych w oparciu o art. 39, art. 32 ust.4, art.67 ust. 1 pkt 4 oraz art. 69 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004r., Nr 19 poz.177 z późn. zm.). Przedmiotem zamówień były usługi, dostawy i roboty budowlane. W trakcie kontroli ustalono, że przetarg nieograniczony o wartości zamówienia poniżej 60.000 Euro na wybór wykonawcy usługi związanej z zimowym utrzymaniem dróg na mdpg w Bobrownikach, Budzisku, Kuźnicy, Ogrodnikach i Połowcach został unieważniony zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 1. Ponadto stwierdzono, iż został przeprowadzony przetarg nieograniczony o wartości zamówienia powyżej 130 000 Euro dotyczący dostawy oleju opałowego lekkiego do pieców CO na potrzeby mdpg w Bobrownikach, Kuźnicy, Budzisku i Ogrodnikach. Umowa została podpisana dnia 31 grudnia 2004r. /akta kontroli, s.18-22/.

Na podstawie zakresów czynności ustalono, iż zamówieniami publicznymi w ZDPG województwa podlaskiego w Białymstoku zajmują się następujący pracownicy:

§ Pani Agnieszka Edyta Filipczuk- Żamojda - starszy referent ds. organizacyjno-kancelaryjnych i socjalnych /zakres czynności pkt.6/

§ Pani Aneta Kiersnowska - samodzielny referent ds. eksploatacji nieruchomości i inspektor BHP /zakres czynności pkt.6/,

§ Pani Alicja Jurkiewicz - samodzielny referent ds. budowlano-remontowych /zakres czynności pkt.2/,

§ Pani Elżbieta Stasiukiewicz – kierownik zespołu eksploatacji nieruchomości /zakres czynności pkt.2/,

§ Pani Dorota Kryńska – samodzielny referent ds. eksploatacji urządzeń i środków transportu oraz pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością /zakres czynności pkt.6 /,

§ Pan Jarosław Maciej Sacharko – zaopatrzeniowiec /zakres czynności pkt.1/,

Zakresy czynności ww. pracowników zajmujących się zamówieniami publicznymi w załączeniu. /akta kontroli, s.23-37/.

Ad. 1 Z analizy dokumentacji postępowania przetargowego dotyczącego wyboru wykonawcy na wykonanie naprawy fundamentu pod ogrodzenie na międzynarodowym drogowym przejściu granicznym w Ogrodnikach i na międzynarodowym drogowym przejściu granicznym w Budzisku, wynika że zamówienie zostało udzielone w myśl art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. Procedura przetargowa była przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia poniżej 60 tys. euro. Decyzją Kierownika Jednostki ZDPGWP Nr 6/2004 z dnia 27 września 2004r. w sprawie powołania Komisji do przygotowania i przeprowadzenia postępowania realizowanego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości do 60 tys. euro, do oceny i wyboru oferty została powołana komisja w składzie:

Ø Przewodniczący – Pani Dorota Kryńska, samodzielny referent ds. eksploatacji urządzeń i środków transportu oraz pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością,

Ø Sekretarz – Pani Alicja Jurkiewicz, samodzielny referent ds. budowlano-remontowych,

Ø Członek – Pani Agnieszka Edyta Filipczuk- Żamojda, starszy referent ds. organizacyjno-kancelaryjnych i socjalnych.

Komisja działała na podstawie Regulaminu pracy komisji przetargowej stanowiącego załącznik do ww. decyzji. Komisja przedstawiła Kierownikowi jednostki ZDPG wniosek w sprawie zatwierdzenia wyboru trybu na udzielenie zamówienia publicznego, znak sprawy RB.321-2/04, projekt SIWZ- data zatwierdzenia- 28.09.2004r. Specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) sporządzoną z zachowaniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na roboty budowlane zostało wywieszone dnia 01.10.2004r. na tablicy ogłoszeń w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej PUW. Oferty składane były w siedzibie ZDPGWP w Białymstoku, ul. Świętojańska 12, pokój nr 219 do dnia 14 października 2004r., do godziny 10⁰⁰. Dokumentację przetargową w postępowaniu na wybór wykonawcy robót budowlanych polegających na naprawie fundamentów ogrodzeń na mdpg w Budzisku i Ogrodnikach pobrało 6 firm – do dokumentów dołączony jest wykaz firm. Kierownik Zamawiającego i członkowie komisji przetargowej wypełnili oświadczenia o odpowiedzialności karnej. Ofertę złożyły 2 firmy:

1. ANATEX Wielobranżowe Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane, inż. Anatol Chomczyk, ul. Pułaskiego 88, 15-338 Białystok – cena oferty brutto 33 411,86 zł, 34 382,53zł.

2. „REM-BUD” J. Lutkiewicz i wspólnicy spółka jawna, ul. Sejneńska 57, 16-400 Suwałki – cena oferty brutto 30 756,07 zł, 29 881,06 zł.

Powyższe firmy spełniły warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego.

W przetargu wygrała firma „REM-BUD” J. Lutkiewicz i wspólnicy spółka jawna, ul. Sejneńska 57, 16-400 Suwałki, oferująca najniższą cenę. Do dokumentów dołączone zostały pisma informujące o wyborze firmy oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 tys. euro. /akta kontroli, s.38-53/.

Umowa między Zarządem Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku, a wybraną firmą została zawarta w dniu 27.10.2004r., dokument został przedstawiony kontrolerowi do wglądu przez Panią Alicję Jurkiewicz.

Ad. 2 Z analizy dokumentacji postępowania przetargowego dotyczącego zakupu i dostawy oleju opałowego lekkiego na potrzeby międzynarodowych drogowych przejść granicznych w Bobrownikach, Kuźnicy, Budzisku i Ogrodnikach, wynika że zamówienie zostało udzielone w myśl art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. Procedura przetargowa była przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia powyżej 130 tys. euro. Decyzją Kierownika Jednostki ZDPGWP Nr 9/2004 z dnia 14 października 2004r. w sprawie powołania Komisji do przygotowania i przeprowadzenia postępowania realizowanego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości powyżej 130 tys. euro, do oceny i wyboru oferty została powołana komisja w składzie:

Ø Przewodniczący – Pani Agnieszka Edyta Filipczuk- Żamojda, starszy referent ds. organizacyjno-kancelaryjnych i socjalnych

Ø Sekretarz – Pani Aneta Kiersnowska, samodzielny referent ds. eksploatacji nieruchomości i inspektor BHP

Ø Członkowie – Pani Dorota Kryńska, samodzielny referent ds. eksploatacji urządzeń i środków transportu oraz pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością i Pani Alicja Jurkiewicz, samodzielny referent ds. budowlano-remontowych.

Komisja działała na podstawie Regulaminu pracy komisji przetargowej stanowiącego załącznik do ww. decyzji (w trakcie postępowania został zmieniony skład Komisji decyzją Nr 9/2004/Zm z dnia 15 listopada 2004r., skład komisji po zmianach: Przewodniczący – Pani Agnieszka Edyta Filipczuk- Żamojda, Sekretarz – Pani Aneta Kiersnowska, Członek –Pani Alicja Jurkiewicz). Komisja przedstawiła Kierownikowi jednostki ZDPGWP wniosek w sprawie zatwierdzenia wyboru trybu na udzielenie zamówienia publicznego, znak sprawy EN.321-3/04, w którym to podzielono przedmiot zamówienia na dwie części jak niżej:

1). Strefa I obejmująca zakup i dostawę oleju opałowego lekkiego na potrzeby międzynarodowych drogowych przejść granicznych Budzisko i Ogrodniki;

2). Strefa II obejmująca zakup i dostawę oleju opałowego lekkiego na potrzeby:

międzynarodowych drogowych przejść granicznych Bobrowniki i Kuźnica;

Zamawiający (ZPDGWP) zgodnie z art. 40 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. „Prawo zamówień publicznych” (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późn. zm.), przekazał w dniu 22.10.2004r. ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, a następnie przekazał również Prezesowi Urzędu. (ogłoszenie o przetargu zostało opublikowane w BZP Nr 193, poz.53225 z dnia 02.11.2004r. oraz UOPWE z dnia 30.10.2004r., Nr 182921-2004r.). Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na dostawę zostało także wywieszone na tablicy ogłoszeń w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej PUW. Oferty składane były w siedzibie ZDPGWP w Białymstoku, ul. Świętojańska 12, pokój nr 219 do dnia 17 grudnia 2004r., do godziny 10⁰⁰. Zamawiający dopuszczał składanie ofert częściowych na jedną lub dwie części zamówienia w oparciu o art. 83 ust. 2 i ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dokumentację przetargową w postępowaniu na zakup i dostawy oleju opałowego lekkiego na potrzeby międzynarodowych drogowych przejść granicznych w Bobrownikach, Kuźnicy, Budzisku i Ogrodnikach pobrało 8 firm – do dokumentów dołączony jest wykaz firm. Kierownik Zamawiającego i członkowie komisji przetargowej wypełnili oświadczenia określone w art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ofertę złożyła 1 firma:

1. Przedsiębiorstwo Transportowo –Sprzętowe Budownictwa TRANSBUD EŁK Sp. z o.o. w Ełku, ul. Łukasiewicza 1, 19-300 Ełk.

Powyższa firma spełniła warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. Komisja przetargowa dokonała oceny ofert i wybrała ofertę: Przedsiębiorstwa Transportowo –Sprzętowego Budownictwa TRANSBUD EŁK Sp. z o.o. w Ełku, ul. Łukasiewicza 1, 19-300 Ełk, na I część zamówienia obejmującą: międzynarodowe drogowe przejście graniczne Budzisko i międzynarodowe drogowe przejście graniczne Ogrodniki. Uzasadniono wybór tym, iż wpłynęła 1 oferta niepodlegająca odrzuceniu. W części II zamówienia tj. międzynarodowe drogowe przejście graniczne Bobrowniki i międzynarodowe drogowe przejście graniczne Kuźnica postępowanie w dniu 23.12.2004r. zostało unieważnione zgodnie z art. 93 ust.1 pkt 1 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, gdyż w wyznaczonym terminie nie została złożona żadna oferta obejmująca II część zamówienia.

Do dokumentów dołączone zostały pisma informujące o wyborze firmy oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 130 tys. euro. /akta kontroli, s.54-80/.

Umowa między Zarządem Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku, a wybraną firmą została zawarta w dniu 31.12.2004r., dokument został przedstawiony kontrolerowi do wglądu przez Panią Anetę Kiersnowską.

Ad. 3 Z analizy dokumentacji postępowania przetargowego dotyczącego wyboru dostawcy szaf metalowych biurowych i BHP na potrzeby drogowych przejść granicznych w Budzisku, Bobrownikach i Połowcach o wartości do 60 tys. euro. Zamówienie publiczne zostało przeprowadzone w trybie zapytania o cenę w myśl art. 69 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004r., Nr 19, poz. 177 ze zm.). Decyzją Kierownika Jednostki ZDPGWP Nr 10/2004 z dnia 8 listopada 2004r. w sprawie powołania Komisji do przygotowania i przeprowadzenia postępowania na wybór firmy, do oceny i wyboru oferty została powołana komisja w składzie:

Ø Przewodniczący – Pani Aneta Kiersnowska, samodzielny referent ds. eksploatacji nieruchomości i inspektor BHP,

Ø Sekretarz – Pani Agnieszka Edyta Filipczuk- Żamojda, starszy referent ds. organizacyjno-kancelaryjnych i socjalnych,

Ø Członek - Pani Alicja Jurkiewicz, samodzielny referent ds. budowlano-remontowych.

Komisja działała na podstawie Regulaminu pracy komisji przetargowej stanowiącego załącznik do ww. decyzji. Komisja przedstawiła Kierownikowi jednostki ZDPGWP wniosek w sprawie zatwierdzenia wyboru trybu na udzielenie zamówienia publicznego, znak sprawy OK.3212-2/04. Zamawiający skierował na piśmie znak:OK.3212-2/04 z dnia 15.11.2004r., zaproszenie do udziału w postępowaniu o wartości szacunkowej do 60 tys. euro realizowanym w trybie zapytania o cenę do 13 Oferentów zgodnie z art. 69 ww. ustawy. Do dokumentów dołączony jest wykaz firm. Ofertę cenową wraz z wymaganymi dokumentami, należało złożyć w terminie do 25.11.2004r., do godziny 12⁰⁰ w siedzibie Zamawiającego. Kierownik Zamawiającego i członkowie komisji przetargowej wypełnili oświadczenia o odpowiedzialności karnej. Ofertę cenową złożyło 8 firm:

1. INTER SEJF, ul. Wyszyńskiego 5d/15, 10-457 Olsztyn

2. Zakład Produkcyno-Usługowy MET-LAK, Jerzy Suchomski, ul. Kościerska 7, 83-250 Skarszewy

3. Metalowe Meble Biurowe KART-MAP, Krzysztof Łachacz, Nikielkowo 26, 10-376 Olsztyn

4. MALOW Sp. z o.o., ul. Wojska Polskiego 114A, 16-400 Suwałki,

5. KOSMETAL ALIANS, ul. Gizów 6, 01-249 Warszawa,

6. Krakowskie Centrum Zabezpieczeń, Gabriela Borowiecka, ul. Dobrego Pasterza 118, 31-416 Kraków,

7. Zakład Wielobranżowy Product-Precision, Ryszard Cholewiński, ul. Filmowa 8, 85-835 Bydgoszcz,

8. Spółdzielnia Pracy ZETEREM, ul. Usługowa 4, 15-522 Białystok.

Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podał kwotę brutto, jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia, w wysokości:49 993,00 zł. Wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało 7 wykonawców. Informacja o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz zbiorcze zestawienie złożonych ofert zostały dołączone do dokumentów. W postępowaniu przetargowym odrzucono 1 ofertę wraz z uzasadnieniem odrzucenia, z którego wynika iż firma Krakowskie Centrum Zabezpieczeń, Gabriela Borowiecka, złożyła ofertę sprzeczną ze SIWZ, ponieważ została złożona na nieaktualnym formularzu ofertowym obowiązującym przed wprowadzeniem zmian do SIWZ przez Zamawiającego w dniu 18.11.2004r. W związku z powyższym zgodnie z art. 89 ust.1pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, oferta została odrzucona. W postępowaniu przetargowym realizowanym w trybie zapytania o cenę na wybór firmy-dostawcy szaf metalowych biurowych i bhp na potrzeby drogowych przejść granicznych w Budzisku, Bobrownikach i Połowcach o wartości do 60 tys. euro, w części I i II zamówienia została wybrana oferta firmy MALOW Sp. z o.o. ul. Wojska Polskiego 114A, 16-400 Suwałki, oferującej najniższą cenę. Do dokumentów dołączone zostały pisma informujące o wyborze firmy oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 tys. euro. /akta kontroli, s.81-97/.

Umowa pomiędzy ZDPGWP w Białymstoku, a wybraną firmą została zawarta w dnia 03.12.2004r., dokument został przedstawiony kontrolerowi do wglądu przez Panią Agnieszkę Edytę Filipczuk- Żamojdę.

III. W wyniku dokonanej kontroli w Zarządzie Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku w zakresie zasad przekazywania urządzeń i sprzętu służących do kontroli granicznej i celnej, na podstawie analizy dokumentów i rozmowy przeprowadzonej z Panią Bożeną Karecką, głównym księgowym ustalono.

Pomiędzy Zarządem Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku, a Biurem Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku została zawarta w dniu 1 kwietnia 1999r. umowa użyczenia i aneks Nr 1 do umowy użyczenia, obowiązujący od 01.08.2002r. Z powyższej umowy wynika, iż środki trwałe oraz pozostałe środki będące własnością Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku są przekazywane Zarządowi Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku tzw. „biorącemu” w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy zawarty pomiędzy tymi dwoma jednostkami./akta kontroli, s.98-100/.

Zgodnie z § 1 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1991r. w sprawie określenia zakresu obowiązków organów obowiązanych do utrzymywania przejść granicznych oraz źródeł finansowania i utrzymywania znaków granicznych na morskich wodach wewnętrznych (Dz.U. z 1991r., Nr 49, poz.215), ZDPGWP oraz właściwe organy Straży Granicznej, organy celne oraz organy kontroli sanitarnej i fitosanitarnej zgłaszają Wojewodzie planowane inwestycje, wyposażenie obiektów i zakupy inwestycyjne w poszczególnych przejściach granicznych, wraz z uzasadnieniem oraz szacunkowym kosztem realizacji tych zamierzeń. Wytworzone (zakupione lub wybudowane) środki trwałe wprowadzane są do ewidencji środków trwałych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, z podziałem na placówki graniczne. Następnie aneksem do umowy użyczenia z dnia 1 kwietnia 1999r. PUW przekazuje do Zarządu Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego środki trwałe określając liczbę, nadany nr inwentarzowy wraz z uwzględnieniem ich miejsca użytkowania. Zarząd Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego przekazuje Kierownikom poszczególnych Sekcji Obsługi Drogowych Przejść Granicznych w celu sprawdzenia tych urządzeń i sprzętów na poszczególnych przejściach i porównania stanu rzeczywistego środków trwałych z wykazanymi w aneksie. Następnie Kierownik Zarządu wraz z Kierownikami Sekcji protokołem zdawczo – odbiorczym przekazuje sprzęt do poszczególnych jednostek m.in. do: Granicznego Inspektoratu Weterynarii, granicznych placówek kontrolnych Straży Granicznej, Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa Wojewódzkiego Inspektoratu w Białymstoku Oddziału Granicznego, poszczególnych oddziałów Urzędu Celnego itp.

Kierownika Zarządu Drogowych Przejść Granicznych Województwa Podlaskiego w Białymstoku poinformowano o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń /przed podpisaniem protokołu/ odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz pisemnych wyjaśnień, co do zawartych w protokole ustaleń, w ciągu 7 dni od jego podpisania.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Kierownikowi ZDPGWP.