PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej

w Białowieży, ul. Sportowa 10.

NIP - 543-186-31-74                              REGON - 050623191

Wójtem Gminy Białowieża jest Pani Anna Bajko.

Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białowieży jest Pani Iwona Sawicka od 1.04.2004r.

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Białowieży: jest jednostką organizacyjną gminy, utworzoną na podstawie uchwały Nr X/48/90 Gminnej Rady Narodowej w Białowieży w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białowieży.

Kontrolę przeprowadziły:

1. Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki

2. Margarita Jaroszuk - starszy inspektor wojewódzki

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr  404 z dnia 23.08.2005r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Krystynę Golubiewską - Z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 26 sierpnia 2005r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel kontroli:

Ocena realizacji zadań zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych .

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do końca miesiąca poprzedzającego dzień kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

I.     Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

II.  Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1.         Liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą.

2.         Prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym.

3.         Zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych.

4.         Prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

5.         Prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń.

III.             Realizacja zadań wynikających z art. 6 ustawy z dnia 6.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.).

Ustalenia kontroli:

Ad I

Ośrodek funkcjonuje w oparciu o Statut nadany Uchwałą XVII/92/04 Rady Gminy Białowieża z dnia 30.09.2004r. w sprawie nadania Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białowieży. Zgodnie z § 4 ust. 5 w skład Ośrodka wchodzą stanowiska: a) kierownik, b) pracownicy socjalni. Natomiast w myśl § 5 ust. 6 Statutu do zadań Ośrodka należy realizacja zadań z zakresu świadczeń rodzinnych.

Na podstawie Zarządzenia Nr 32/04 z dnia 30.04.2004r. Wójt Gminy Białowieża udzielił Kierownikowi Ośrodka upoważnienia do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, w tym także do wydawania decyzji administracyjnych.

W trakcie kontroli stwierdzono, że w ośrodku nie utworzono komórki organizacyjnej do realizacji świadczeń rodzinnych.

Zadaniem tym zajmuje się Kierownik oraz pracownicy zatrudnieni w Ośrodku (pomimo braku odpowiednich zapisów w zakresach czynności).

Realizacją zadania zajmują się:

1.      Iwona Sawicka - zatrudniona w ośrodku od 1.04.2004r. na stanowisku Kierownika Ośrodka, wykształcenie: Liceum Medyczne, tytuł: pielęgniarka dyplomowana.

Kierownik Ośrodka nie spełnia wymogów określonych w art. 122 ustawy o pomocy społecznej: nie posiada 3-letniego stażu pracy w pomocy społecznej oraz specjalizacji w zakresie organizacji pomocy społecznej.

2.      Anna Buszko - zatrudniona na stanowisku pracownika socjalnego od 1.06.1990r., wykształcenie: Medyczne Studium Zawodowe Wydział Pracowników Socjalnych w Białymstoku.

3.    Anna Kutikow - zatrudniona na stanowisku pracownika socjalnego od 23.09.2004r. (wcześniej od 23.06.2003r. jako podinspektor), wykształcenie: Szkoła Policealna Pracowników Służb Społecznych w Białymstoku.

Kierownik zajmuje samodzielne pomieszczenie, pozostali pracownicy zajmują jeden pokój. Ośrodek jest wyposażony w 1 komputer i dwie drukarki.

Ad II

1. Świadczenia rodzinne przyznano:

1)     zasiłki rodzinne - 86 osobom, w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

- z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 47 osobom,

- z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - 3 osobom,

- z tytułu urodzenia dziecka - 9 osobom,

- z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 6 osobom,

- z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 95 osobom,

- z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 5 osobom,

- z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 14 osobom,

2)     zasiłki pielęgnacyjne - 16 osobom,

3)     świadczenia pielęgnacyjne - 12 osobom.

Wydano jedną decyzję odmawiającą przyznania prawa do świadczeń rodzinnych, przyczyną odmowy było niespełnienie warunków do przyznania dodatku z tytułu samotnego wychowywania dziecka. Od żadnej z decyzji nie wniesiono odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku.

2. W trakcie kontroli stwierdzono, że wnioski o przyznanie świadczeń rodzinnych są wypełnione prawidłowo, opatrzone podpisem wnioskodawcy i datą wpływu do organu właściwego. Do wniosków dołączone są niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę ustalenia prawa do świadczeń, w szczególności: potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego, skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci, orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, zaświadczenia o uczęszczaniu dziecka do szkoły, lub szkoły wyższej, zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego, oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. dochodu niepodlegającego opodatkowaniu, zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002, kopie odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka, zaświadczenia pracodawcy o zatrudnieniu i udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o jego okresie, zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych, potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji.

3. W trakcie kontroli sprawdzono 30% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

a) zasiłek rodzinny

zasiłek rodzinny przyznawany jest w prawidłowej wysokości od miesiąca, w którym złożono wniosek do końca okresu zasiłkowego. Nie stwierdzono nieprawidłowości w przyznawaniu tego świadczenia.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka

w aktach znajdują się odpisy skróconych aktów urodzenia dzieci. Świadczenie  przyznawane jest jednorazowo wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Wysokość dodatku zawarta w decyzjach określona jest prawidłowo. 

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono: zaświadczenia pracodawców o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki urlop został udzielony oraz zaświadczenia  o pozostawaniu w zatrudnieniu (jego formie - umowa na czas określony, nieokreślony) i zaświadczenie ZUS stwierdzające, że osoba ubiegająca się była zgłoszona do ubezpieczeń społecznych. Decyzję ustalającą prawo do dodatku podejmowano na okres zasiłkowy, bądź krótszy w przypadku udzielenia urlopu wychowawczego na czas krótszy niż okres zasiłkowy.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka

w aktach znajdują się dokumenty potwierdzające samotne wychowywanie dziecka, w szczególności: dokument potwierdzający tożsamość, z którego wynika wpis odnośnie stanu cywilnego (w przypadku panny i kawalera), kserokopie prawomocnych orzeczeń Sądu Okręgowego o rozwiązaniu związku małżeńskiego lub separacji, akty zgonu jednego ze współmałżonków. Decyzje administracyjną podejmowano ustalając prawo do dodatku na okres zasiłkowy, ewentualnie na okres jednego roku w razie przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy.

W żadnym przypadku nie skorzystano z możliwości przewidzianej w art. 23 ust. 4a ustawy - nie wystąpiły wątpliwości, które mogłyby stanowić podstawę przeprowadzenia wywiadu środowiskowego w celu potwierdzenia, czy osoba ubiegająca się świadczenia rodzinne jest osobą samotnie wychowującą dziecko.

W dwunastu przypadkach dokonano wyrównania świadczeń rodzinnych z tytułu samotnego wychowywania dziecka w wysokości 70% przysługujących w kwietniu 2004r. alimentów - na podstawie ustawy z dnia 30.07.2004r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej. Wszystkie decyzje dotyczyły wyrównania dla osoby "będącej w systemie świadczeń rodzinnych". Kwoty wyrównania i czasokres ich wypłaty ustalono prawidłowo.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączano orzeczenia o niepełnosprawności dziecka lub orzeczenia o umiarkowanym albo o znacznym stopniu niepełnosprawności. Czasokres przyznanego dodatku odpowiada okresowi zasiłkowemu lub w przypadku gdy orzeczenie wydane jest na krótszy okres do końca miesiąca, na jaki ustalona jest niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności. Wysokość dodatku uzależniona jest od wieku dziecka.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono zaświadczenia ze szkoły w przypadku nauki w szkole ponadgimnazjalnej. Świadczenie przyznawane jest jednorazowo w miesiącu wrześniu wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Decyzje określają prawidłową wysokość dodatku - wypłata jednorazowa w kwocie 90 zł.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania

w aktach sprawy znajdują się zaświadczenia lub oświadczenia, potwierdzające fakt nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania, a także w przypadku zamieszkania w miejscowości, w której znajduje się siedziba szkoły - dokument potwierdzający tymczasowe zameldowanie. W decyzji przyznającej dodatek czasokres jego przyznania określony jest od czerwca do września (na okres roku szkolnego).

b) świadczenie pielęgnacyjne

świadczenia pielęgnacyjne przyznawane są osobom, które rezygnują z pracy lub nie podejmują zatrudnienia w związku z koniecznością opieki nad dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami, których mowa w art.6b ust 3 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Do akt dołączone są orzeczenia o niepełnosprawności lub o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zawierające wymagane do ustalenia uprawnienia wskazania: konieczność stałego współudziału opiekuna dziecka w procesie leczenia i rehabilitacji dziecka, konieczność długotrwałej opieki ze względu na znacznie ograniczoną zdolność samodzielnej egzystencji lub orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Czasokres przyznania tego świadczenia odpowiada okresowi zasiłkowemu (do 31.08.2005r.) lub okresowi na jaki ustalona została niepełnosprawność (stopień niepełnosprawności).

c) zasiłek pielęgnacyjny

w aktach prowadzonych spraw znajdują się niezbędne do przyznania zasiłku dokumenty:

- uwierzytelniona kopia dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek pielęgnacyjny,

-orzeczenie o niepełnosprawności albo

- orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ze wskazaniem daty powstania niepełnosprawności albo

- orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zasiłek pielęgnacyjny przyznawano decyzją od miesiąca złożenia na czas okresu zasiłkowego - nieprawidłowo. Zasiłek powinien być przyznany na czas określony orzeczeniem o niepełnosprawności lub bezterminowo.

Wysokość zasiłku ustalona jest w prawidłowej kwocie. Sposób wypłaty określony jest decyzją - do 15 dnia miesiąca przekazem pocztowym.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

4. Świadczenia rodzinne przyznawane są każdorazowo w oparciu o złożony przez osobę ubiegającą się wniosek z niezbędnymi dokumentami. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zawierają czasokres przyznania świadczeń rodzinnych, ich wysokość, termin i sposób wypłaty. Decyzje z upoważnienia Wójta podejmuje Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białowieży. Decyzje zawierają pouczenie o konieczności poinformowania organu o zmianie sytuacji wnioskodawców mających wpływ na ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, oraz o tym że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi na zasadach określonych w art. 30 ustawy.

Decyzje opatrzone są klauzulą rygoru natychmiastowej wykonalności. Zgodnie z art. 108 kpa  stosowanie rygoru powinno być uzasadnione tylko określonymi sytuacjami. Nie może być natomiast nadużywane w każdym przypadku wydawania decyzji. Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych - zgodnie z decyzjami ich wypłata jest dokonywana 15. dnia miesiąca za dany miesiąc. Wypłata świadczeń następuje bądź w gotówce, bądź w tym dniu przelewane są na konta osobiste świadczeniobiorców.

5. W kontrolowanym okresie GOPS nie wszczął postępowania w zakresie nienależnie pobranych świadczeń.

AD III

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Białowieży nie posiada własnej strony Biuletynu Informacji Publicznej, natomiast na stronie Biuletynu Urzędu Gminy w Białowieży brak jakichkolwiek informacji dot. Ośrodka, zasad przyznawania świadczeń z pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych itd.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białowieży, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białowieży poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Gminy pod poz. 4.

Kontrolowany                                                                                            Kontrolujący

15.09.2005 Iwona Sawicka                                                                            1. Ewa Bonarska

(podpis nieczytelny)                                                                                        2. Margarita Jaroszuk