PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim
a Prawosławnym Ośrodkiem Miłosierdzia Diecezji Białostocko - Gdańskiej na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu

Prawosławny Ośrodek Miłosierdzia Diecezji Białostocko - Gdańskiej - osoba prawna kościoła.
Adres: Białystok 15-420, ul. Św. Mikołaja 5
Regon: 050490531
NIP: 542-21-83-238
Kierownik jednostki: Dyrektor Marek Masalski

Kontrolę przeprowadziły:

Idalia Czyńska - referent
Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor
pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 481 z dnia 6.12.2005r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 7.12.2005r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielali:

1. P. Marek Masalski - Dyrektor Prawosławnego Ośrodka Miłosierdzia Diecezji Białostocko - Gdańskiej
2. P. Krystyna Czaban - kierownik jadłodajni

Przedmiot kontroli:

Realizacja Umowy Nr 3/2005 zawartej w dniu 27.10.2005r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Prawosławnym Ośrodkiem Miłosierdzia Diecezji Białostocko-Gdańskiej na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu - w okresie od dnia podpisania umowy do dnia kontroli.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania
- wyposażenie pomieszczeń

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania
- dni i godziny wydawania posiłków,
- dni, godziny i miejsce wydawania pomocy rzeczowej,

4.      Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.

5.      Stan realizacji zadania
- data rozpoczęcia realizacji zadania,
- opis realizowanych zadań wynikających z programu - wg stanu na dzień kontroli,
- sposób rekrutacji uczestników (czy osoby objęte pomocą kierowane są przez OPS lub inne podmioty, czy zgłaszają się same) oraz ich charakterystyka (płeć, wiek, status materialny, okoliczności uzasadniające korzystanie z pomocy).

6.      Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania
- liczba osób objętych pomocą - stan na dzień kontroli
- rodzaj udzielonej pomocy: rodzaj posiłku (np. pełny obiad, zupa, zupa z mięsną wkładką),
- liczba posiłków wydawanych dziennie
- pomoc rzeczowa (jaka?)

7.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji
- wydatkowana kwota - wg stanu na dzień kontroli,
- rodzaj wydatków.

8.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania
- czy wydatki dokumentowane są rachunkiem bądź fakturą,
- czy rachunki / faktury są opisane zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- czy wyodrębniono w ewidencji księgowej środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Ustalenia kontroli

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania i zasoby kadrowe

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie pn. "Przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością" jest Jadłodajnia przy ul. Warszawskiej 47 w Białymstoku. Na parterze usytuowana jest stołówka, aneks kuchenny, pokój do magazynowania żywności oraz pomieszczenie, w którym mieści się Punkt Pomocy Doraźnej. W budynku na piętrze trwają prace remontowe; jak wynika z wyjaśnień Dyrektora, planowane jest tam utworzenie biura Eleosu i świetlicy socjoterapeutycznej.

Informacja o Jadłodajni oraz Punkcie została rozpowszechniona przez media oraz przekazana do instytucji pomocowych.

W Jadłodajni, na podstawie umowy zlecenia, zatrudniony jest kierownik jadłodajni, który pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 10⁰⁰- 15⁰⁰.

Ponadto działalność Jadłodajni wspierają wolontariusze - osoba zajmująca się wydawaniem posiłków (Dyrektor jednostki planuje zawrzeć z nią umowę wolontaryjną) oraz - w razie potrzeby - studenci.

2.      Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań

W myśl § 1 Umowy z dnia 27.10.2005r. Wojewoda Podlaski przekazał Prawosławnemu Ośrodkowi Miłosierdzia Diecezji Białostocko-Gdańskiej z siedzibą w Białymstoku środki finansowe w wysokości 4.280 zł (słownie: cztery tysiące dwieście osiemdziesiąt złotych) z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu, poprzez zapewnienie posiłków oraz pomocy rzeczowej w formie: paczek żywnościowych, środków czystości, środków higieny osobistej, odzieży. Środki te przekazane zostały w dniu 28.10.2005 r.

Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:
- remont pomieszczeń jadłodajni
- wynagrodzenie pracownika bezpośrednio związanego z realizacją zadania (wydającego posiłki)
- finansowanie opłat stałych, związanych z bieżącą działalnością jadłodajni: nośniki energii elektrycznej i ciepła
- zakup żywności
- zakup środków czystości i środków higieny osobistej

Wydawanie posiłków w Jadłodajni rozpoczęto od 19.09.2005r. Prowadzony jest zeszyt ewidencji wydawanych zup w ciągu każdego dnia. Średnio wydawanych jest 40 posiłków dziennie - jest to zupa z mięsną wkładką. Posiłki przywożone są przez Przedsiębiorstwo Gastronomiczno-Handlowe ALINEX w Białymstoku. Posiłki wydawane są od poniedziałku do piątku od godziny 13⁰⁰. Korzystający z tej formy pomocy to osoby ubogie, bezdomne, starsze oraz rodziny wielodzietne pozostające w trudnej sytuacji socjalnej. Osoby te kierowane są przez parafie i ośrodki pomocy; ponadto sami zainteresowani - osoby, które wymagają pomocy lub widzą potrzebę wsparcia sąsiadów, zgłaszają się po pomoc. Osoby samotne, sąsiedzi często biorą zupę w termosy i noszą innym potrzebującym. Od września br. do jadłodajni zgłosiło się 120 osób, w tym 71 osób regularnie korzysta z pomocy - są one wpisane do tzw. banku danych.

Ponadto w pomieszczeniach Jadłodajni funkcjonuje Punkt Pomocy Doraźnej, czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 10⁰⁰ - 13⁰⁰. W punkcie wydawana jest odzież i żywność. Przed wydaniem paczki żywnościowej lub odzieży, kierownik Jadłodajni przeprowadza z osobą wywiad informacyjny, który zawiera ogólne dane osobowe, opis sytuacji rodzinnej, mieszkaniowej i materialnej, przyczyny zaistnienia trudnej sytuacji oraz formy udzielanej pomocy. Kierownik Jadłodajni kontaktuje się z MOPR oraz instytucjami pomocowymi w celu jak najszerszego objęcia pomocą osoby potrzebującej. Od września br. po pomoc rzeczową i paczki żywnościowe zgłosiło się 70 osób.

3.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Na dzień kontroli wydatkowano kwotę 2.182,80 zł z przeznaczeniem na zakup posiłków.

Dotacja wykorzystywana jest zgodnie z określoną w ofercie kalkulacją kosztów realizacji zadania.

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Fakturę opisano w sposób potwierdzający jej opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym.

W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.

            Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Dyrektor Prawosławnego Ośrodka Miłosierdzia Diecezji Białostocko-Gdańskiej w Białymstoku.

W przypadku, gdy Dyrektor Ośrodka nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Ponadto Dyrektorowi Ośrodka przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Dokonano wpisu do książki kontroli pod pozycją 1/05.

. Marek Masalski                                         Podpisy kontrolujących:

13 grudnia 2005r.                                        1. Idalia Czyńska - referent
                                               2.Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor