PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Caritas Archidiecezji Białostockiej (Dom Matki i Dziecka w Wasilkowie) na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu

Caritas Archidiecezji Białostockiej - jest Instytucją Charytatywną Kościoła Katolickiego, powstałą 23.01.1991 r.

Adres siedziby: 15-077 Białystok, ul. Warszawska 32. REGON: 050017102

Dyrektorem Caritas Archidiecezji Białostockiej jest Ks. Andrzej Horaczy.

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie jest Dom Matki i Dziecka NAZARET w Wasilkowie, ul. Białostocka 2

Kontrolę przeprowadziły:

1. Idalia Czyńska - referent

2. Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 494 z dnia 9 grudnia 2005r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Panią Krystynę Golubiewską - Z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 12 grudnia 2005r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielali:

1. Ks. Andrzej Horaczy - Dyrektor Caritas Archidiecezji Białostockiej

2. P. Krystyna Hodun - Z-ca Dyrektora, sekretarz

3. s. Elżbieta Grzejszczuk - kierownik Domu

Przedmiot kontroli:

Realizacja Umowy Nr 11/2005 zawartej w dniu 26.10.2005r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Caritas Archidiecezji Białostockiej na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu - w okresie od dnia podpisania umowy do dnia kontroli.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

- czy w prowadzonych placówkach podmiot posiada kuchnie, czy posiłki są dowożone,

- wyposażenie placówek,

- zaplecze sanitarne,

- wyposażenie kuchni.

2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.

- zasady udzielania pomocy rzeczowej.

4. Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.

5. Stan realizacji zadania:

- data rozpoczęcia realizacji zadania,

- opis realizowanych zadań wynikających z umowy - wg stanu na dzień kontroli,

- sposób rekrutacji uczestników oraz ich charakterystyka

6. Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

- liczba osób objętych pomocą: stacjonarną i półstacjonarną - stan na dzień kontroli,

- rodzaj udzielonej pomocy: pomoc rzeczowa, opieka medyczna, pomoc prawna, psychologiczna, organizacyjna

- działania mające na celu usamodzielnienie osób objętych pomocą: pomoc w znalezieniu mieszkania; pomoc w podjęciu zatrudnienia; nawiązywanie kontaktów z rodziną.

7. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

- wydatkowana kwota - wg stanu na dzień kontroli,

- rodzaj wydatków.

8. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Ustalenia kontroli

1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania oraz zasoby kadrowe

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie pn. "Świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu" jest Dom Matki i Dziecka NAZARET w Wasilkowie, ul. Białostocka 2. W placówce znajdują schronienie matki oczekujące na urodzenie dziecka oraz matki z dziećmi, które utraciły mieszkanie, bądź sytuacja rodzinna nie pozwala im na normalne życie i wychowywanie dzieci.

Placówka mieści się w dwukondygnacyjnym budynku. Pokoje mieszkalne usytuowane są na I piętrze i poddaszu. W Domu znajdują się następujące pomieszczenia:

- na parterze: pomieszczenia sióstr zakonnych, pokój gościnny dla podopiecznych, 2 łazienki,

- na piętrze: 4 pokoje mieszkalne, 2 kuchenki pomocnicze, łazienka,

- na poddaszu: 9 pokoi mieszkalnych, kuchnia z jadalnią, (wyposażona w 3 kuchenki, 2 zlewy, 2 lodówki, podstawowy sprzęt gospodarstwa domowego), 2 łazienki z ubikacją (wanna i brodzik, pralka automatyczna), pokój gościnny.

Pokoje mieszkalne wyposażone są w tapczany, łóżka piętrowe, szafki, szafy ubraniowe, biurka. Do dyspozycji podopiecznych są łóżeczka dla małych dzieci oraz wózki dziecięce.

Jak wynika z wyjaśnień Dyrektora, planowany jest w najbliższym czasie remont pomieszczeń na parterze.

Łącznie Dom może zapewnić schronienie 25 kobietom i 16 dzieciom.

Opiekę kobietom i dzieciom przebywającym w placówce zapewnia kierownik Domu oraz siostra dyżurna. Pomocy specjalistycznej udzielają jako wolontariusze: lekarz rodzinny (z przychodni rejonowej), położna, prawnik. Opiekę psychologiczną kobietom i dzieciom zapewniają specjaliści z OIK oraz Poradni psychologiczno-pedagogicznej w Białymstoku.

W Domu funkcjonuje świetlica, czynna w dni nauki szkolnej w godzinach 14⁰⁰-18⁰⁰, do której uczęszcza 2 dzieci (w wieku szkolnym) mieszkających w Domu oraz 25 dzieci ze szkoły podstawowej, pochodzące z rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej. Dzieci mają do swojej dyspozycji kuchenkę podręczną, gdzie uczą się przygotowywać podstawowe posiłki, łazienkę z prysznicem oraz salę zabaw, w której odrabiają lekcję. Zajęcia w świetlicy prowadzi pedagog.

2. Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań

W myśl § 1 Umowy z dnia 26.10.2005 r. Wojewoda Podlaski przekazał Caritas Archidiecezji Białostockiej środki finansowe w wysokości 4.609 zł (słownie: cztery tysiące sześćset dziewięć złotych) z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu poprzez zapewnienie całodobowego schronienia w Domu Matki i Dziecka w Wasilkowie, pomocy rzeczowej - w formie paczek żywnościowych, odzieży, obuwia, leków, środków czystości, wyprawek i kosmetyków dla niemowląt, pomocy prawnej, psychologicznej, pedagogicznej i terapeutycznej.

Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:

- żywność,

- finansowanie opłat stałych, związanych z bieżącą działalnością placówki: olej opałowy, energia elektryczna, gaz, woda, telefon,

- leki, środki czystości, kosmetyki dla niemowląt,

- odzież, obuwie i wyprawki dla niemowląt,

- wynagrodzenie pracowników związanych bezpośrednio z realizacją zadania (opiekunowie, wychowawcy).

Potrzebujące pomocy kobiety kierowane są do Domu Matki i Dziecka w Wasilkowie przez ośrodki interwencji kryzysowej oraz ośrodki pomocy społecznej. Ponadto same zainteresowane zgłaszają się po pomoc do placówki. Sprawy formalne oraz finansowe związane z przyjęciem do Domu załatwiane są w biurze CARITAS Archidiecezji Białostockiej w Białymstoku przy ul. Warszawskiej 32. W momencie przyjęcia do placówki zainteresowana wypełnia kartę informacyjną - zawierającą dane osobowe kobiety oraz opis jej sytuacji rodzinnej i socjalnej - oraz składa pisemną prośbę o udzielenie pomocy na okres do 3 miesięcy (z możliwością przedłużenia do roku); składa również pisemną deklarację odpowiedzialności za swoje dzieci.

W dniu kontroli w Domu przebywało 11 matek i 15 dzieci, z czego 4 matki zamieszkały w Domu w okresie X-XII br., w tym:

- w październiku - matka z dzieckiem, skierowana przez MOPS w Augustowie (utrzymuje stały kontakt z rodziną, która chce zabrać podopieczną do domu rodzinnego),

- w listopadzie - kobieta z 3 dzieci oraz kobieta ciężarna z 2 dzieci - obie skierowane przez MOPS w Wasilkowie (jedna z nich odwiedzana jest przez męża),

- w grudniu - matka w ciąży z 2 dzieci, pochodzi z Ełku, skierowana przez tamtejszy OPS.

Są to osoby pochodzące z rodzin rozbitych, przeżywające sytuacje kryzysowe.

Dom utrzymuje stały kontakt z rodzinami podopiecznych w celu powrotu kobiet do środowiska rodzinnego. Osoby, które nie mają możliwości powrotu do rodziny, składają poręczone przez Dom podanie do gminy o przydzielenie mieszkania chronionego. Dom podejmuje działania w celu podjęcia przez podopieczne pracy zarobkowej. Dwie kobiety zostały wpisane na listę oczekujących na mieszkania komunalne. W rb. usamodzielniły się 2 osoby: matka z 2 dzieci przygotowuje się do wyprowadzenia do wynajętego mieszkania; druga kobieta wyprowadza się do mieszkania komunalnego (otrzymała od gminy meble). Dwie mieszkanki Domu pracują zawodowo. W stosunku do nich podjęto działania zmierzające do jak najszybszego usamodzielnienia (m.in. pomoc w znalezieniu samodzielnej stancji).

Dom organizuje co roku spotkania z byłymi podopiecznymi.

W celu uregulowania sytuacji socjalnej i prawnej matek przebywających w Domu, placówka utrzymuje stały kontakt z różnymi instytucjami (OPS, Sąd, ZUS, Bank, szpital).

Ponadto Dom udziela podopiecznym nieposiadającym stałego źródła dochodu lub posiadającym niskie dochody, pomocy w formie żywności oraz pomocy rzeczowej (odzieży, ubranek dziecięcych, środków czystości, kosmetyków dla niemowląt). Po pomoc rzeczową zgłaszają się również osoby spoza Domu - w m-cu listopadzie zgłosiły się 3 osoby.

3. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Na podstawie Umowy dotacja w wysokości 4.609 zł została przekazana Caritas Archidiecezji Białostockiej w dniu 28.10.2005r.. Na dzień kontroli wydatkowano całą dotację w kwocie 4.609 zł, z przeznaczeniem na:

Dotacja wykorzystywana jest zgodnie z określoną w ofercie kalkulacją kosztów realizacji zadania.

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rachunki opisano w sposób potwierdzający ich opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, opatrzono informacją o przeznaczeniu zakupionych towarów/ usług, sprawdzono pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Dyrektor Caritas Archidiecezji Białostockiej. W przypadku, gdy Dyrektor placówki nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Ponadto Dyrektorowi placówki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Dyrektor Caritas Archidiecezji Białostockiej Podpisy kontrolujących:

/-/ ks. Andrzej Horaczy /-/ Joanna Katarzyna Hołubowicz

/-/ Idalia Czyńska