P R O T O K Ó Ł

z kontroli problemowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wasilkowie,

ul. Białostocka 7.

NIP - 966 - 13 - 49 -690 REGON - 050667596

Burmistrzem Miasta Wasilków jest Antoni Pełkowski.

Kierownikiem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wasilkowie jest Pani Irena Godlewska od 1.07.1990 r.

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wasilkowie: jest jednostką organizacyjną gminy, utworzoną na podstawie uchwały Nr XIII/70/90 Rady Narodowej Miasta i Gminy w Wasilkowie z dnia 15.03.1990r.

Kontrolę przeprowadziły:

1. Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki

2. Margarita Jaroszuk - starszy inspektor wojewódzki

3. Anna Liszewska - starszy inspektor wojewódzki

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 459 z dnia 8.11.2005r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Krystynę Golubiewską - z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniach 15 - 16 listopada 2005r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel kontroli:

Ocena realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych.

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do końca miesiąca poprzedzającego dzień kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

I. Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

II. Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1. Liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą.

2. Prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym.

3. Zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych.

4. Prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

5. Prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń.

Ustalenia kontroli:

Ad I

Ośrodek funkcjonuje w oparciu o Statut nadany Uchwałą Nr XXVI/170/05 Rady Miejskiej w Wasilkowie z dnia 27.01.2005r. w sprawie uchwalenia statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wasilkowie. W myśl § 6 ust. 6 Statutu Ośrodek realizuje zadania w zakresie świadczeń rodzinnych. Natomiast zgodnie z § 10 ust. 2 Statutu w Ośrodku wyodrębnia się następujące stanowiska pracy: a) kierownik, b) specjalista pracy socjalnej, c) referent ds.. świadczeń rodzinnych i pomocy społecznej, d) opiekunka domowa.

Na podstawie Zarządzenia Nr 113/04 z dnia 6.05.2004r. Burmistrz Miasta Wasilków upoważnił Panią Irenę Godlewską, Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wasilkowie do prowadzenia postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych w tym zakresie.

Realizacją zadania zajmuje się Kierownik oraz referent ds. świadczeń rodzinnych zatrudniony w Ośrodku:

1. Irena Godlewska - zatrudniona na stanowisku Kierownika Ośrodka od 1.07.1990r. (w Ośrodku od 31.05.1990r.), wykształcenie: Medyczne Studium Zawodowe Wydział Pracowników Socjalnych w Łodzi oraz specjalizacja w zakresie organizacji pomocy społecznej.

2. Elżbieta Holeczek - zatrudniona na stanowisku referenta ds. świadczeń rodzinnych, w Ośrodku od 2.10.1995r., wykształcenie: Policealne Studium Zawodowe w Białymstoku, tytuł: technik ekonomista.

Ad II

1. Świadczenia rodzinne przyznano:

W okresie 1.05.2004r. do 31.08.2005r.

1) zasiłki rodzinne - 558 osobom, w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

- z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 229 osobom,

- z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - 2 osobom,

- z tytułu urodzenia dziecka - 61 osobom,

- z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 80 osobom,

- kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego - 31 osobom,

- z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 320 osobom,

- z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 3 osobom,

- z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 174 osobom,

2) zasiłki pielęgnacyjne - 33 osobom,

3) świadczenia pielęgnacyjne - 16 osobom.

W okresie 1.09.2005r. do 31.10.2005r.

1) zasiłki rodzinne - 765 osobom, w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

- z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 57 osobom,

- z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - nie przyznano,

- z tytułu urodzenia dziecka - 11 osobom,

- z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 44 osobom,

- z tytułu wychowywania dziecka w rodzinie wielodzietnej - 194 osobom,

- kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego - 36 osobom,

- z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 613 osobom,

- z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 5 osobom,

- z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 296 osobom,

2) zasiłki pielęgnacyjne - 98 osobom,

3) świadczenia pielęgnacyjne - 13 osobom.

W okresie zasiłkowym 2004/2005 podjęto 9 decyzji odmownych, ich przyczyną było przekroczenie kryterium dochodowego. Natomiast w bieżącym okresie zasiłkowym wydano 29 decyzji odmownych, z powodu przekroczenia kryterium dochodowego oraz braku prawa do świadczeń (w przypadku zasiłku rodzinnego wnioskodawców osób samotnie wychowujących dziecko - nie zasądzenie alimentów od drugiego z rodziców). W okresie zasiłkowym 2004/2005 w 4 przypadkach zaskarżono decyzje wydane w I instancji. W trzech przypadkach dot. dodatku z tytułu samotnego wychowywania dziecka SKO uchyliło te decyzje do ponownego rozpatrzenia, w jednym przypadku dot. wysokości dodatku z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego SKO w Białymstoku utrzymało w mocy tę decyzję.

2. W trakcie kontroli stwierdzono, że wnioski o przyznanie świadczeń rodzinnych są wypełnione prawidłowo, opatrzone podpisem wnioskodawcy i datą wpływu do organu właściwego. Do wniosków dołączone są niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę ustalenia prawa do świadczeń, w szczególności: potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego, skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności w Białymstoku - orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, zaświadczenia o uczęszczaniu dziecka do szkoły, lub szkoły wyższej, zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. (w 2004r. - na nowy okres zasiłkowy) podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego, oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. (w 2004r. na nowy okres zasiłkowy) dochodu niepodlegającego opodatkowaniu, zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002 (przeciętnej wielkości gospodarstwa rolnego w 2004r. na nowy okres zasiłkowy), kopie odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka, zaświadczenia pracodawcy o zatrudnieniu i udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o jego okresie, zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych, potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji.

Z wnioskiem o świadczenia rodzinne ubiegała się także jedna "osoba ucząca się" w rozumieniu ustawy o świadczeniach rodzinnych.

3. W trakcie kontroli sprawdzono 30% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

a) zasiłek rodzinny

zasiłek rodzinny przyznawany jest w prawidłowej wysokości od miesiąca, w którym złożono wniosek do końca okresu zasiłkowego. Nie stwierdzono nieprawidłowości w przyznawaniu tego świadczenia.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka

w aktach znajdują się odpisy skróconych aktów urodzenia dzieci. Świadczenie przyznawane jest jednorazowo wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Wysokość dodatku zawarta w decyzjach określona jest prawidłowo.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono: zaświadczenia pracodawców o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki urlop został udzielony oraz zaświadczenia o pozostawaniu w zatrudnieniu (jego formie - umowa na czas określony, nieokreślony) i zaświadczenie ZUS stwierdzające, że osoba ubiegająca się była zgłoszona do ubezpieczeń społecznych. Decyzję ustalającą prawo do dodatku podejmowano na okres zasiłkowy, bądź krótszy w przypadku udzielenia urlopu wychowawczego na czas krótszy niż okres zasiłkowy.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka

w aktach znajdują się dokumenty potwierdzające samotne wychowywanie dziecka, w szczególności: dokument potwierdzający tożsamość, z którego wynika wpis odnośnie stanu cywilnego (w przypadku panny i kawalera), zupełny odpis aktu urodzenia dziecka, kserokopie prawomocnych orzeczeń Sądu Okręgowego o rozwiązaniu związku małżeńskiego lub separacji, akty zgonu jednego ze współmałżonków. Decyzję administracyjną podejmowano ustalając prawo do dodatku na okres zasiłkowy, nieprawidłowo również w razie przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy.

W żadnym przypadku nie skorzystano z możliwości przewidzianej w art. 23 ust. 4a ustawy - nie wystąpiły wątpliwości, które mogłyby stanowić podstawę przeprowadzenia wywiadu środowiskowego w celu potwierdzenia, czy osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne jest osobą samotnie wychowującą dziecko.

W 46 przypadkach dokonano wyrównania świadczeń rodzinnych z tytułu samotnego wychowywania dziecka w wysokości 70% przysługujących w kwietniu 2004r. alimentów - na podstawie ustawy z dnia 30.07.2004r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych, wszystkie dotyczyły wyrównania dla osób "będących w systemie świadczeń rodzinnych".

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączano ksero orzeczenia o niepełnosprawności dziecka lub orzeczenia o umiarkowanym albo o znacznym stopniu niepełnosprawności potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności w Białymstoku. Czasokres przyznanego dodatku odpowiada okresowi zasiłkowemu lub w przypadku gdy orzeczenie wydane jest na krótszy okres do końca miesiąca, na jaki ustalona jest niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności. Wysokość dodatku uzależniona jest od wieku dziecka.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono zaświadczenia ze szkoły w przypadku nauki w szkole ponadgimnazjalnej. Świadczenie przyznawane jest jednorazowo w miesiącu wrześniu wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Decyzje określają prawidłową wysokość dodatku - wypłata jednorazowa w kwocie 90 zł.

- dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania

w aktach sprawy znajdują się zaświadczenia lub oświadczenia, potwierdzające fakt nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania, a także w przypadku zamieszkania w miejscowości, w której znajduje się siedziba szkoły - dokument potwierdzający tymczasowe zameldowanie. W decyzji przyznającej dodatek czasokres jego przyznania określony jest od czerwca do września (na okres roku szkolnego).

b) świadczenie pielęgnacyjne

świadczenia pielęgnacyjne przyznawane są osobom, które rezygnują z pracy lub nie podejmują zatrudnienia w związku z koniecznością opieki nad dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami, których mowa w art.6b ust 3 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Do akt dołączone są orzeczenia o niepełnosprawności lub o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zawierające wymagane do ustalenia uprawnienia wskazania: konieczność stałego współudziału opiekuna dziecka w procesie leczenia i rehabilitacji dziecka, konieczność długotrwałej opieki ze względu na znacznie ograniczoną zdolność samodzielnej egzystencji lub orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Czasokres przyznania tego świadczenia odpowiada okresowi zasiłkowemu lub okresowi na jaki ustalona została niepełnosprawność (stopień niepełnosprawności).

c) zasiłek pielęgnacyjny

w aktach prowadzonych spraw znajdują się niezbędne do przyznania zasiłku dokumenty:

- uwierzytelniona kopia dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek pielęgnacyjny,

- orzeczenie o niepełnosprawności albo

- orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ze wskazaniem daty powstania niepełnosprawności albo

- orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zasiłek pielęgnacyjny przyznawano decyzją od miesiąca złożenia wniosku do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin ważności orzeczenia, a w przypadkach ustalenia niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności na trwale - bezterminowo.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

4. Świadczenia rodzinne przyznawane są każdorazowo w oparciu o złożony przez osobę ubiegającą się wniosek z niezbędnymi dokumentami. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zawierają czasokres przyznania świadczeń rodzinnych, ich wysokość, termin i sposób wypłaty. W przypadku przyznawania niektórych dodatków, przysługujących na niepełny okres zasiłkowy (np. dodatek z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego, dodatku z tytułu samotnego wychowywania dziecka) - czasokres ich przyznania nie jest precyzyjnie określony w decyzjach - utworzonych przy pomocy programu komputerowego wspomagającego realizację świadczeń rodzinnych. O fakcie dokonywania prawidłowych wypłat świadczy jednak harmonogram wypłat będący załącznikiem do decyzji.

Decyzje z upoważnienia Burmistrza podejmuje Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wasilkowie. Decyzje zawierają pouczenie o konieczności poinformowania organu o zmianie sytuacji wnioskodawców mających wpływ na ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, oraz o tym że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi na zasadach określonych w art. 30 ustawy.

Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Wypłata świadczeń następuje bądź w gotówce - w kasie Banku Polskiej Spółdzielczości w Wasilkowie, bądź w tym dniu przelewane są na konta osobiste świadczeniobiorców.

5. W kontrolowanym okresie w dwóch przypadkach wszczęto postępowanie w zakresie nienależnie pobranych świadczeń: dodatku z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego oraz dodatku z tytułu samotnego wychowywania dziecka. W toku postępowania wydane zostały decyzje stwierdzające fakt nienależnie pobranych świadczeń i ich kwotę. Pierwotne decyzje przyznające świadczenia zostały zmienione za zgodą stron, a kwoty nienależnie pobranych świadczeń zwrócone (w jednym przypadku do kasy urzędu, w drugim potrącono je z bieżących świadczeń rodzinnych). Jednakże w żadnym przypadku nie naliczono odsetek od tej kwoty. Stwierdzono, że wyżej opisane postępowanie było prowadzone nieprawidłowo. Nie było podstaw prawnych do uznania świadczeń za nienależnie pobrane, fakt popełnienia błędu ("omyłki", o której mowa w uzasadnieniu decyzji) przez organ nie stanowi przesłanki do podjęcia decyzji na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy, a w konsekwencji do umorzenia należności.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wasilkowie, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wasilkowie poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Miejskiego pod poz. 5/2005.

Kontrolowany: Kontrolujący:

05.12.2005 r. Irena Godlewska 1. Ewa Bonarska

(podpis nieczytelny) 2. Margarita Jaroszuk

3. Anna Liszewska