PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Białymstoku na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu

Polski Komitet Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Białymstoku - stowarzyszenie charytatywne posiadające status organizacji pożytku publicznego
Adres: 15-085 Białystok, ul. K. Branickiego 25
Regon: 007023760-00189
NIP: 542-19-65-312
Kierownik jednostki: Alicja Hillo - Sekretarz ZO PKPS - Dyrektor Biura

Kontrolę przeprowadziły:
1. Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor
2. Idalia Czyńska - referent
pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 482 z dnia 6.12.2005 r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 8.12.2005 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielali:
P. Alicja Hillo - Dyrektor Biura Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej Zarządu Okręgowego w Białymstoku

Przedmiot kontroli:
Realizacja Umowy Nr 8/2005 zawartej w dniu 28.10.2005 r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Białymstoku na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu - w okresie od dnia podpisania umowy do dnia kontroli.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:
1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:
- czy podmiot posiada kuchnię czy posiłki są dowożone;
- wyposażenie pomieszczeń: stołówka, kuchnia, zaplecze kuchenne;
- magazyn żywnościowy i odzieżowy;
2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.
3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.
- dni i godziny wydawania posiłków,
- zasady udzielania pomocy rzeczowej,
4. Stan realizacji zadania:
- data rozpoczęcia realizacji zadania,
- opis realizowanych zadań wynikających z umowy - wg stanu na dzień kontroli,
- sposób rekrutacji uczestników (czy osoby objęte pomocą kierowane są przez OPS lub inne podmioty, czy zgłaszają się same) oraz ich charakterystyka (płeć, wiek, status materialny, okoliczności uzasadniające korzystanie z pomocy);
5. Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:
- liczba osób objętych pomocą - stan na dzień kontroli,
- rodzaj udzielonej pomocy: rodzaj posiłku (np. pełny obiad, zupa, zupa z mięsną wkładką), pomoc rzeczowa (jaka?);
- liczba posiłków wydawanych dziennie;
6. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:
- wydatkowana kwota - wg stanu na dzień kontroli,
- rodzaj wydatków.
7. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:
- czy wydatki dokumentowane są rachunkiem bądź fakturą,
- czy rachunki / faktury są opisane zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa środków finansowych przekazanych na realizację zadania.

Ustalenia kontroli

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania oraz zasoby kadrowe

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie pn. "Żywienie bezdomnych w stołówce własnej stowarzyszenia, zabezpieczenie odzieży, bielizny osobistej, obuwia w ramach własnych możliwości" jest Polski Komitet Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy przy ul. K. Branickiego 25 w Białymstoku. Placówka mieści się w wieżowcu na XII piętrze; dysponuje własną kuchnią (dostosowaną do wymogów Sanepidu, wyposażoną m.in. w zmywarkę i wyparzacz), 2 stołówkami (na 30 i 24 osoby), magazynem żywnościowym (wyposażonym w lodówkę i zamrażarkę), magazynem odzieży, obieralnią warzyw i owoców oraz pomieszczeniami biurowymi.

W Stowarzyszeniu zatrudnione są cztery osoby na podstawie umowy o pracę: kucharka, księgowa, dyrektor biura oraz kierownik oddziału usług. Ponadto działalność Stowarzyszenia wspierają wolontariusze i - w razie potrzeby - studenci Szkoły Pracowników Medycznych.

2.      Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań

W myśl § 1 Umowy z dnia 28.10.2005 r. Wojewoda Podlaski przekazał Polskiemu Komitetowi Pomocy Społecznej Zarządowi Okręgowemu w Białymstoku środki finansowe w wysokości 3.128 zł (słownie: trzy tysiące sto dwadzieścia osiem złotych) z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu, poprzez zapewnienie posiłków oraz pomocy rzeczowej w formie: suchego prowiantu, środków czystości, odzieży, bielizny osobistej, obuwia. Środki te przekazane zostały w dniu 02.11.2005 r.

Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:- wynagrodzenie pracownika związanego bezpośrednio z realizacją zadania - kucharki,- finansowanie opłat stałych, związanych z bieżącą działalnością placówki: czynsz, gaz,- zakup środków czystości.

Świadczenie usług socjalnych (wydawanie posiłków i pomoc rzeczowa) na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością realizowane jest przez cały rok. Natomiast rozpoczęcie realizacji zadania określonego w Umowie nastąpiło w październiku br. Placówka czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7⁰⁰-15⁰⁰. Posiłki (trzydaniowy obiad) wydawane są w godz. 12⁰⁰-15⁰⁰. Korzystający z tej formy pomocy to głównie mężczyźni, w większości emeryci i renciści, osoby ubogie, bezdomne, a także rodziny wielodzietne pozostające w trudnej sytuacji socjalnej. Osoby te kierowane są przez MOPR w Białymstoku (pracownik socjalny składa zaświadczenie); ponadto sami zainteresowani - osoby, które wymagają pomocy lub widzą potrzebę wsparcia sąsiadów, zgłaszają się po pomoc. Opiekunki świadczące pomoc noszą posiłki potrzebującym, którzy z powodu choroby nie są w stanie przyjść do stołówki.

Dziennie do stołówki zgłasza się 45 osób, w tym 40 regularnie korzysta z pomocy - osoby te wpisane są do prowadzonego w placówce wykazu podopiecznych korzystających z dożywiania. Wśród podopiecznych stale zgłaszających się do stołówki jest 9 bezdomnych - osoby te składają wniosek o przyznanie pomocy w formie codziennego obiadu w stołówce PKPS oraz oświadczenie o bezdomności; 5 osób uczęszcza do stołówki nieregularnie - są to osoby bezdomne, o niezidentyfikowanej tożsamości, często w stanie nietrzeźwym.

Ponadto w placówce funkcjonuje punkt pomocy rzeczowej. Wydawana jest w nim odzież, bielizna, obuwie i suchy prowiant. Pomoc w tej formie przyznawana jest w związku z dostarczonym przez MOPR zaświadczeniem o zasadności przyznania pomocy, bądź na wniosek osoby zainteresowanej, zawierający przyczyny zaistnienia trudnej sytuacji życiowej.

Od listopada br. po pomoc rzeczową i paczki żywnościowe zgłosiło się 5 osób (1 kobieta i 4 mężczyzn)

            Placówka prowadzi wykaz osób korzystających z pomocy, zawierający dane osobowe, informacje o rodzinie, daty zgłoszenia się do placówki oraz rodzaj udzielonej pomocy, a także formę skierowania do placówki.

            Pomocą objęte są osoby z terenu miasta i powiatu Białystok.

3.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Do dnia kontroli wydatkowano kwotę 1.355,25 zł z przeznaczeniem na wynagrodzenie kucharki i opłatę czynszu.

Dotacja wykorzystywana jest zgodnie z określoną w ofercie kalkulacją kosztów realizacji zadania.

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Fakturę i listę płac opisano w sposób potwierdzający ich opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, sprawdzono pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.

W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Dyrektor Biura Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej Zarządu Okręgowego w Białymstoku. W przypadku, gdy Dyrektor placówki nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Ponadto Dyrektorowi placówki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Dokonano wpisu do książki kontroli pod pozycją 3/05.

-/ Alicja Hillo................                                Podpisy kontrolujących:

( podpis Dyrektora)                                         /-/ Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor
/-/ Idalia Czyńska - referent