Protokół
z kontroli przeprowadzonej w :
1). Delegaturze Wojewódzkiego Urzędu Ochrony
Zabytków w Łomży
18-400 Łomża,
ul. Nowa 2,
2). Delegaturze Wojewódzkiego Urzędu Ochrony
Zabytków w Suwałkach
16-400 Suwałki,
ul. Sejneńska 13
Regon: 002348718, NIP:966-12-29-690
Kontrolę w dniach: 24 listopada 2005r., 2 grudnia 2005r. w Delegaturze
Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Suwałkach oraz w dniu 25 listopada
2005r. w Delegaturze Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łomży przeprowadziła
Aneta Kuberska - starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego
Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia nr 33/05 z dnia 21
listopada 2005r. wystawionego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez
Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru.
Tematem kontroli przeprowadzonej w Delegaturach
Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łomży i Suwałkach była działalność
decyzyjna.
W trakcie
kontroli zbadano:
1) załatwianie
spraw w formie decyzji administracyjnych,
2) prowadzenie
dokumentacji związanej z działalnością decyzyjną.
Kontrolą objęto
okres od 1 stycznia 2005r. do dnia kontroli, tj. do 24 listopada 2005r.
Kierownikiem
Delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łomży jest Pani Wiesława Szymańska.
Kierownikiem
Delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Suwałkach jest Pan Stanisław Tumidajewicz.
W czasie
kontroli wyjaśnień udzielali:
- Pan Stanisław
Tumidajewicz - Kierownik Delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony
Zabytków w Suwałkach,
- Pani Wiesława
Szymańska - Kierownik Delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony
Zabytków
w Łomży,
- Pani Ewa
Chojnowska - starszy inspektor do spraw administracyjnych,
W wyniku
przeprowadzonej kontroli ustalono, co następuje:
W Delegaturach Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łomży i Suwałkach obowiązuje
regulamin organizacyjny, wprowadzony zarządzeniem nr 7/2004 Podlaskiego
Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Białymstoku z dnia 25 sierpnia 2004r.,
nadany przez Wojewodę Podlaskiego zarządzeniem nr 99/04 z dnia 16 sierpnia
2004r. w sprawie nadania regulaminu Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w
Białymstoku.
Regulamin
określa: zadania Urzędu, jego strukturę i zasady wykonywania funkcji
kierowniczej, zadania poszczególnych stanowisk Urzędu, gospodarkę finansową,
przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie petycji, skarg i wniosków, planowanie
działalności Urzędu, organizację działalności inspekcyjno - kontrolnej, zasady
podpisywania pism i decyzji.
Zgodnie z
postanowieniami § 27 ust. 5 wymienionego wyżej regulaminu, kierownicy delegatur
wydają decyzje i postanowienia oraz podpisują pisma w ramach udzielonych przez Podlaskiego
Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Białymstoku upoważnień.
Podlaski
Wojewódzki Konserwator Zabytków skorzystał z prawa do upoważnienia Kierowników
Delegatur w Łomży i Suwałkach do prowadzenia spraw i wydawania na terenie swego
działania decyzji administracyjnych.
(akta kontroli nr 1)
1 . Załatwianie spraw w formie decyzji
administracyjnych
Zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym w skład Delegatur Wojewódzkiego
Urzędu Ochrony Zabytków w Łomży i Suwałkach wchodzą następujące stanowiska:
- stanowisko
inspekcji zabytków nieruchomych (ZNŁ, ZNS),
- stanowisko
inspekcji zabytków ruchomych (ZRŁ, ZRS),
- stanowisko
inspekcji zabytków archeologicznych (ZAŁ, ZAS),
- stanowisko ds.
administracyjnych (ADŁ, ADS).
Wszystkie
stanowiska pracy współdziałają ze sobą w wykonywaniu zadań Delegatur Urzędu,
niemniej jednak bezpośrednio przygotowywaniem projektów rozstrzygnięć
administracyjnych oraz prowadzeniem dokumentacji, związanej z działalnością
decyzyjną kontrolowanych jednostek - w obu
Delegaturach - zajmują się następujące stanowiska:
- stanowisko
inspekcji zabytków nieruchomych,
- stanowisko
inspekcji zabytków ruchomych,
- stanowisko
inspekcji zabytków archeologicznych.
W okresie objętym kontrolą, Kierownicy Delegatur Wojewódzkiego Urzędu
Ochrony Zabytków w Łomży i Suwałkach wydali ogółem 525 rozstrzygnięć administracyjnych,
z czego 269 rozstrzygnięć administracyjnych zostało wydanych przez Delegaturę w
Łomży i 256 przez Delegaturę w Suwałkach.
Od decyzji wydanych
przez Delegaturę Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Suwałkach wniesione
zostały 2 odwołania. Do dnia kontroli w trybie instancyjnym rozpatrzono 1
odwołanie. W jego wyniku organ II instancji uchylił zaskarżoną decyzję i przekazał
sprawę do ponownego rozpoznania przez organ I instancji.
Sposób prowadzenia przez Delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków
w Łomży i Suwałkach działalności decyzyjnej, ustalono na podstawie analizy akt
6 teczek aktowych (kontrolą objęto 245 rozstrzygnięć administracyjnych).
Dla każdego rodzaju decyzji wydawanych przez Kierowników Delegatur Urzędu
Ochrony Zabytków w Łomży i Suwałkach prowadzone są odrębne spisy spraw.
W wyniku kontroli ustalono, iż objęte kontrolą rozstrzygnięcia administracyjne
spełniają wymogi określone w art. 107 i 124 KPA.
Decyzje i inne pisma, dotyczące prowadzonych postępowań wysyłano za
zwrotnym dowodem doręczenia, przesyłką zwykłą lub przekazywano stronom za
pokwitowaniem.
W Delegaturach Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łomży i Suwałkach nie
jest stosowana zasada potwierdzania datownikiem wysyłki pism na ich kopiach,
przechowywanych w aktach. Nieprzestrzeganie tej zasady, określonej w § 31
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia
1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji
rządowej w województwie (Dz. U. z 1998r. Nr 161, poz. 1109 z późn. zm),
uniemożliwiło dokonanie jednoznacznych ustaleń w zakresie terminowości
załatwiania spraw.
Pieczęcie nagłówkowe i podpisowe używane na rozstrzygnięciach
administracyjnych, podpisywanych przez Kierowników Delegatur Wojewódzkiego Urzędu
Ochrony Zabytków w Łomży i Suwałkach, odpowiadają wzorom określonym w
załączniku nr 5 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z
dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej
administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998r., Nr 161, poz. 1109 z
późn. zm).
2. Prowadzenie dokumentacji związanej z
działalnością decyzyjną.
Dokumentację z prowadzonej przez Delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony
Zabytków w Łomży i Suwałkach działalności decyzyjnej gromadzono i przechowywano
w sposób zgodny z postanowieniami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej dla
zespolonej administracji rządowej w województwie oraz jednolitym rzeczowym
wykazem akt ustalonym przez kierownika kontrolowanej jednostki. W
kontrolowanych teczkach aktowych przechowywane były sprawy jednorodne pod
względem przedmiotowym i odpowiadające pod względem rzeczowym tytułom teczek.
Każde pismo, dotyczące tej samej sprawy oznaczano identycznym znakiem,
zawierającym elementy zgodne z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej dla
zespolonej administracji rządowej w województwie. Akta poszczególnych spraw
gromadzono w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy
(za wyjątkiem spraw, w których pisma kończące postępowanie administracyjne nie były
wysyłane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
W wyniku prowadzonej kontroli ustalono, że w obu Delegaturach Urzędu nie
są przestrzegane przepisy § 26 ust. 2 pkt.1 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr
161, poz. 1109 z późn. zm), dotyczące parafowania pism.
Ponadto ustalono, że liczne rozstrzygnięcia administracyjne wydawane
przez Delegaturę Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łomży, przekazywano ich
adresatom po upływie kilku dni od daty załatwienia sprawy. Zgodnie z
obowiązującym § 31 ust. 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla
zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998r., Nr 161, poz.1109
z późn. zm) "sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania".
(akta kontroli nr 2)
Podlaski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Białymstoku został
poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń
zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w
protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden
doręczono Podlaskiemu Wojewódzkiemu Konserwatorowi Zabytków w Białymstoku.
O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli w
Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Białymstoku pod pozycją 30/05.
Białystok, dnia
14 grudnia 2005r.
Podpis
kierownika Podpis
kontrolującego
jednostki
kontrolowanej
starszy inspektor
Podlaski
Wojewódzki
/-/ Aneta Kuberska
Konserwator
Zabytków
/-/ Dariusz
Stankiewicz