Protokół

z kontroli przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin          i Nasiennictwa w Białymstoku

15-959 Białystok, ul. Zwycięstwa 26B

Regon 052119611  NIP 542-27-51-240

             Kontrolę w dniach 28-29 listopada, 1 grudnia, 6 grudnia 2005r. w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku oraz 8 grudnia 2005r. w Delegaturze WIORiN w Łomży i 9 grudnia 2005r. w Delegaturze WIORIN w Suwałkach - przeprowadziła Grażyna Małaszyńska, starszy inspektor wojewódzki  w Wydziale Prawnym  i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 36/05 wystawionego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru.

Tematem kontroli przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku (zwanym w dalszej części niniejszego protokołu  Wojewódzkim Inspektoratem) oraz Delegaturach Wojewódzkiego Inspektoratu w Łomży  i w Suwałkach była działalność decyzyjna.

W trakcie kontroli zbadano:

1)                             załatwianie spraw w formie decyzji administracyjnych,

2)                             prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością decyzyjną.

Kontrolą objęto okres od 01 stycznia 2005r. do dnia kontroli tj. do 28 listopada 2005r.

Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku od dnia 07 maja 2002r. jest Pan Czesław WĘGRZYNIAK.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

1)                             Pan Czesław Węgrzyniak, Podlaski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin   i Nasiennictwa, zwany dalej Wojewódzkim Inspektorem,

2)                             Wojciech Depta, kierownik Działu Nadzoru Nasiennego,

3)                             Lech Zajkowski, kierownik Działu Ochrony Roślin i Techniki,

4)                             Anna Łasiewicz-Wysocka, kierownik Działu Nadzoru Fitosanitarnego,

5)                             Zofia Jacewicz, główny specjalista w Dziale Nadzoru Fitosanitarnego,

6)                             Jolanta Mieczkowska, kierownik Delegatury w Łomży,

7)                             Barbara Warakomska, główny specjalista w Delegaturze w Suwałkach,

8)                             Halina Janulewicz, st. specjalista w Delegaturze w Suwałkach

9)                             Krzysztof Durjasz, inspektor w Delegaturze w Suwałkach,

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, co następuje:

            W Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku oraz podległych mu Delegaturach w Łomży i w Suwałkach obowiązuje Regulamin Organizacyjny ustalony w dniu 08 września 2004r. przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa, zatwierdzony zarządzeniem nr 122/04 Wojewody Podlaskiego z dnia 11 października 2004r.

Regulamin określa nazwy i zakres działania komórek organizacyjnych, zakres zadań wykonywanych na samodzielnych stanowiskach, siedziby, zakresy i obszary działania oddziałów i delegatur.

Zgodnie z postanowieniami §6 ust.1 pkt.3 Regulaminu,  Wojewódzki Inspektor wydaje decyzje administracyjne w sprawach należących do zakresu  działania  i kompetencji  Inspekcji na obszarze województwa oraz udziela upoważnień pracownikom Inspekcji do wykonywania zadań w imieniu Wojewódzkiego Inspektora oraz podpisywania decyzji administracyjnych (art.6 ust.1 pkt.4 Regulaminu).  Wojewódzki Inspektor skorzystał z przysługujących uprawnień i upoważnił kierowników Delegatur w Łomży i Suwałkach do wydawania  decyzji administracyjnych.

W trakcie prowadzonej kontroli ustalono, iż upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych, posiada także 7 pracowników.  Upoważnienia w tym zakresie (6 podpisanych w 2002r. przez Wojewodę Podlaskiego, 1 - podpisane przez Wojewódzkiego Inspektora w 2004r.) zostały wydane na podstawie ustawy  z dnia 12 lipca 1995r. o ochronie roślin uprawnych. Przedmiotowa ustawa utraciła moc w związku z wejściem  w życie ustawy z dnia 18 grudnia 2003r. o ochronie roślin (Dz.U. z 2004r. Nr 11 poz. 94 z późn.zm.). Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Inspektor wydał pracownikom upoważnienia, w treści których uwzględniona została nowa podstawa prawna (Akta sprawy Nr 1 , str. 21-34).

Uprawnienia Zastępców Wojewódzkiego Inspektora do wydawania   i podpisywania z upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora decyzji, zostały zawarte     w zakresach czynności ustalonych przez Wojewódzkiego Inspektora na podstawie obowiązującego regulaminu organizacyjnego.

I.                    Załatwianie spraw w formie decyzji administracyjnych

Zgodnie z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym kontrolowanej jednostki,  przygotowaniem projektów decyzji administracyjnych oraz prowadzeniem dokumentacji związanej z działalnością decyzyjną zajmują się następujące komórki organizacyjne:

1)                             Dział Nadzoru Fitosanitarnego - NF,

2)                             Dział Nadzoru Nasiennego - NN,

3)                             Dział Ochrony Roślin i Technik - OU,

4)                             Delegatura w Łomży i Suwałkach  - DLO, DSU

stanowiska pracy:

a)                                                     ds. fitosanitarnych,

b)                                                     ds. spraw nasiennych,

c)                                                      ds. ochrony roślin i technik

5)                             Oddziały Graniczne w Bobrownikach i Kuźnicy Białostockiej - OGBO, OGKB.

W trakcie prowadzonej kontroli ustalono, iż zapisane w Regulaminie zadanie dot. wystawiania przez Dział Nadzoru Nasiennego  decyzji o wpisie do rejestru przedsiębiorców wytwarzających i prowadzących obrót materiałem siewnym ( § 14 pkt.2 ppkt.3 lit. c ) uległo zmianie w związku z wejściem życie ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej. Stosownie do art. 65 ust.5 cyt. ustawy, wpis do rejestru następuje w formie zaświadczenia, a nie decyzji.

W okresie objętym kontrolą Wojewódzki Inspektor wydał ogółem 1564 decyzji administracyjnych, w tym: 593 rozstrzygnięcia administracyjne przygotowane przez WIORiN w Białymstoku, 373 - przez Delegaturę w Łomży, 158 - przez Delegaturę   w Suwałkach, 440 przez Oddziały Graniczne w Bobrownikach i w Kuźnicy Białostockiej.  Od wydanych decyzji nie wniesiono odwołań (Akta sprawy Nr 2,  str.41-50).

Prowadzenie działalności decyzyjnej przez Wojewódzki Inspektorat i podległe Delegatury ustalono na podstawie analizy akt 20 teczek aktowych ( kontrolą objęto 132 rozstrzygnięcia administracyjne ).

      W wyniku kontroli ustalono, co następuje:

Dla każdego rodzaju decyzji wydawanych przez  Wojewódzkiego Inspektora oraz Kierowników Delegatur w Łomży i w Suwałkach prowadzone są odrębne rejestry (Akta sprawy Nr 3, str. 51-53).

Objęte kontrolą decyzje administracyjne spełniały wymogi określone w art. 104       i 107 Kpa.

Przy załatwianiu spraw w formie decyzji administracyjnych przestrzegano terminów określonych w art. 35 Kpa.

Pieczęcie nagłówkowe i podpisowe używane na rozstrzygnięciach administracyjnych podpisywanych przez Wojewódzkiego Inspektora oraz Kierownika Delegatury w Łomży odpowiadały wzorom określonym w załączniku nr 5 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz.U. Nr 161, poz.1109 z póź. zm.) - zwanej dalej instrukcją kancelaryjną.

W wyniku kontroli ustalono, iż w teczce aktowej prowadzonej w Delegaturze         w Suwałkach oznaczonej symbolem DSU - 5251/2005 o tytule "Wnioski, decyzje, dokumentacja", na 15 decyzjach (przykład:. DSU-5251-54/2005. DSU-5251-55/2005) widniały pieczęcie podpisowe o treści "Kierownik Delegatury Jan Pryczkowski" (Akta sprawy Nr 4, str. 54-56 ). Zgodnie z obowiązującym załącznikiem Nr 5 do instrukcji kancelaryjnej, treść pieczęci podpisowej powinna zawierać następujący zapis: "z up. Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa, imię               i nazwisko oraz stanowisko służbowe."

Decyzje wysyłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub przekazywano stronom za pokwitowaniem odbioru.

II.                                                      Prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością decyzyjną

Dokumentację z działalności decyzyjnej prowadzonej przez Wojewódzki Inspektorat gromadzono i przechowywano w oparciu o postanowienia obowiązującej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt ustalonego przez kierownika kontrolowanej jednostki oraz wytyczne  Głównego Inspektora PIORIN (Akta sprawy Nr 5, str. 57-65).

Opisy teczek aktowych odpowiadały wzorowi określonemu w załączniku Nr 7 do instrukcji kancelaryjnej. Teczki aktowe posiadały założone spisy spraw. W toku kontroli ustalono, iż w teczce o symbolu OU-610/05 o tytule "Wnioski i ewidencja wydawanych upoważnień do prowadzenia badań sprzętu do ochrony roślin" spis spraw zawierał numerację ciągłą od 2000r. (Akta sprawy Nr 6, str. 66-67) Stosownie do § 15 ust.2, spisy spraw i teczki  zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

Akta poszczególnych spraw prowadzono w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i  zakończenia sprawy.

W trakcie kontroli ustalono, iż w teczkach aktowych nie zawsze przechowywano sprawy jednorodne pod względem przedmiotowym. W Delegaturze w Suwałkach na stanowisku ds. fitosanitarnych prowadzono 2 teczki aktowe oznaczone takim samym symbolem DSU-5251/2005 o tytule: "Decyzje, ewidencja decyzji i dokumentów towarzyszących" - w których wydzielono sprawy dot. rejestracji producentów i sprawy dot.  rejestracji dostawców (Akta sprawy Nr 7, str. 68-77).  Zgodnie z § 15 pkt.3 instrukcji kancelaryjnej, jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw         z teczki w osobne zbiory - należy założyć podteczkę.

W teczce aktowej prowadzonej przez WIORIN w Białymstoku oznaczonej symbolem NN-432/2005 o treści "Decyzje zakazu wprowadzenia do obrotu i decyzje nakazu?" - rejestrowano w spisie spraw i  wpinano zarówno sprawy załatwiane przez WIORIN w Białymstoku, jak i kopie decyzji wydawanych przez Delegaturę w Suwałkach. Powyższe decyzje rejestrowano także w rejestrze prowadzonym przez WIORIN w Białymstoku. W podobny sposób rejestrowano sprawy w teczce o symbolu OU-610/05. W Delegaturze w Łomży w teczce aktowej o symbolu DLO-621/05, obok spraw prowadzonych przez Delegaturę w Łomży, zarejestrowano i wpięto kopię decyzji wydanej przez WIORIN w Białymstoku. Powyższa decyzja została także zarejestrowana w prowadzonym przez Delegaturę w Łomży rejestrze o tytule "Ewidencja wydanych upoważnień do prowadzenia szkoleń". (Akta sprawy      Nr 8, str. 78-83).  Zgodnie z treścią §2 pkt.18 instrukcji kancelaryjnej spis spraw służy do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie. Sama decyzja jest elementem kończącym postępowanie w danej sprawie. Zgodnie z § 15 ust.1 instrukcji kancelaryjnej dokumenty dotyczące sprawy powinny być gromadzone w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

Analiza teczek aktowych zarówno w Wojewódzkim Inspektoracie w Białymstoku jak i podległych Delegaturach  wykazała, iż  w kontrolowanych jednostkach nie są dostatecznie przestrzegane  przepisy § 16, § 26 ust. 2 pkt. 1 oraz § 31 ust.1 pkt.2       i ust.5 instrukcji kancelaryjnej dotyczące rejestracji spraw, parafowania pism oraz wysyłania korespondencji.

Ustalono, iż przy znakowaniu decyzji zawartych w teczkach o symbolach: NF-5251/05,  NF-5255/05, DLO-5251/05, DLO-621/05 DSU-5251/05 używano określenia "numer ewidencyjny", którego to określenia nie przewiduje  instrukcja kancelaryjna. Instrukcja kancelaryjna posługuje się określeniem "znak sprawy" obejmującym zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej sprawy (Akta sprawy Nr 9, str. 84-88).

Zgodnie z treścią § 17 ust.2 instrukcji kancelaryjnej, jednym z elementów znaku sprawy jest liczba kolejna, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw. W trakcie kontroli ustalono, iż w skontrolowanych rozstrzygnięciach administracyjnych liczba porządkowa pod którą sprawa została zarejestrowana nie zawsze była tożsama z liczbą uwidocznioną w znaku sprawy. W taki sposób znakowano sprawy min. w skontrolowanych teczkach:  NF-5020/05, NN-432/05, NN-405/05, OU-621/05, DLO-5020/05, DLO-5251, DLO-5255/05, DSU-5251/05 (np. decyzja NF.5020/102/2005 została zarejestrowana pod Lp. 15, decyzja NN-432/7/05 pod. Lp. 9, decyzja DLO-5020-138/05 pod Lp. 17, decyzja DSU-5251-54/2005 pod Lp. 3. (Akta sprawy Nr 10, str. 89-123).

W toku kontroli ustalono, iż kolejne pisma dotyczące tej samej sprawy były     w spisie spraw rejestrowane pod innym numerem. Ustalono, iż "zawiadomienie          o wszczęciu postępowania znak:NN-432/2/05 z dnia 28-09-2005" zostało zarejestrowane pod poz. 8, a decyzja w tej sprawie, oznaczona nr NN-432/2-1/2005 z dnia 06.10.2005r.) pod poz. 10. Zgodnie z § 16 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma       w danej sprawie. Ponadto ustalono, że poszczególnym pismom tej sprawy nadawano znak, natomiast decyzje kończące sprawę nie posiadały znaku sprawy  (Akta sprawy Nr 11, str. 124-128).

 W toku kontroli ustalono, iż skontrolowane rozstrzygnięciach administracyjne wydane przez Wojewódzki Inspektorat w Białymstoku oraz podległe Delegatury. wysyłano do ich adresatów po upływie kilku dni od daty załatwienia sprawy (np.NF-5251-72/2005 z dnia 10.02.2005r., NF-5251-104/05 z dnia 04.03.2005r., DLO-621-3/05 z dnia 2005.06.17, DSU-5251-68/2005 z dnia 09.09.2005. Na rozstrzygnięciach wydanych przez Delegaturę w Łomży brak było daty odbioru decyzji bezpośrednio przez adresata (np. DLO-6011-6/05 z dnia 2005.03.28, DLO-6011-6/05 z dnia 28.03.2005).

 §31 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej określa, iż sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. (Akta sprawy Nr 12, str. 129-139).

Stosownie do treści § 26 ust.2 pkt.1 instrukcji kancelaryjnej, pismo załatwiające sprawę powinno zawierać parafę referenta i datę sporządzenia pisma ( z lewej strony pod treścią pisma). W toku prowadzonej kontroli ustalono, iż w większości decyzji zawartych w teczkach o symbolach: NN-405/05, NN-432/05, OU-603/05, OU-610/05, OU-621/05, OU-6013/05, DLO-5020, DLO-5251/05, DLO-610/05, DLO-6011/05, DLO-6013/05, DSU-432/05, DSU-5020/05, DSU-5251/05 - powyższy przepis nie był przestrzegany (Akta sprawy Nr 13, str. 140-145).

Podlaski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu, podpisano.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Podlaskiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Ochrony Roślin   i Nasiennictwa w Białymstoku.

O przeprowadzonej kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli  w Wojewódzkim  Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku pod pozycją Nr 34.

Białystok, dnia  22 grudnia 2005r.

Podpis kierownika                                                              Podpis kontrolującego

jednostki kontrolowanej

Wojewódzki Inspektor                                                    /-/ Grażyna Małaszyńska

Ochrony Roślin i Nasiennictwa

W Białymstoku

/-/ Czesław Węgrzyniak