Podlaski Urząd Wojewódzki

           w Białymstoku

Wydział Finansów i Budżetu

S P R A W O Z D A N I E

z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Łomżyńskim Parku Krajobrazowym Doliny Narwi w Drozdowie (zwanym dalej ŁPKDN), 18-421 Piątnica Poduchowna, ul. Główna 52, tel. (0-86) 219-20-15, REGON 450100730, NIP 718-12-13-021 w dniach
od 24.01.2006 r. do 30.01.2006 r. przez Andrzeja Czabana - starszego inspektora

Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Podlaskiego
nr 02/06 z dnia 23.01.2006 r. (akta kontroli strona 1). Wpisu do Książki kontroli Dyrekcji Łomżyńskiego Parku Krajobrazowego Doliny Narwi w Łomży dokonano w pozycji nr 8.

Postępowanie kontrolne zostało przeprowadzone w trybie uproszczonym
na podstawie § 30 ust. 1 pkt 3 zarządzenia Nr 80/05 Wojewody Podlaskiego z dnia
11 maja 2005 roku w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli jako kontrolę sprawdzającą realizację zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Podlaskiego - pismo  FB.IV.AC.0931/4/0 z dnia 14.09.2005 r. 

USTALENIA OGÓLNE:

1.      Dyrektorem Parku Krajobrazowego Doliny Narwi w Drozdowie jest Pan Wiktor Jan Radziszewski powołany na to stanowisko przez Wojewodę Podlaskiego z dniem 15 sierpnia 2005 r. - pismo BDG.II.EB.1120-11/05 z dnia 12.08.2005 r.

2. Głównym Księgowym ŁPKDN jest Pani Elżbieta Jolanta Gromadzka zatrudniona na tym stanowisku na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony z dniem 5 stycznia 1995 r.

USTALENIA SZCZEGÓŁOWE:

W trakcie kontroli ustalono, iż wydane zalecenia pokontrolne zostały zrealizowane w następujący sposób:

Ad. 1.

Poprawność dokumentowania operacji gotówkowych sprawdzono na próbie dowodów księgowych z okresu od 1 do 30 listopada 2005 r.  o numerach od 356 do 361 oraz raportu kasowego nr 30/05 ( poz. ks. nr 390). W trakcie kontroli stwierdzono,
iż wszystkie dowody księgowe przed realizacją były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.
Na dowodach będących podstawą wypłaty gotówki z kasy zamieszczone było pokwitowanie odbioru gotówki. Zgodnie z pkt 2 ppkt 8 rozdziału IV aktualnie obowiązującej "Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych" pokwitowanie odbioru gotówki nie musi zawierać określenia słownego wypłacanej kwoty.

Ad. 2.

Z zapisów w ewidencji księgowej nie wynika, aby ŁPKDN na dzień 31.12.2005 r. posiadał zobowiązania wymagalne. Wykazane, zgodnie z ewidencją księgową,
w rocznym sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa
za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r. zobowiązania w łącznej kwocie 8 858,07 zł dotyczą naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2005 r.

Również w trakcie kontroli dowodów księgowych, prowadzonej w zakresie określonym w pkt ad.1., nie stwierdzono przypadków nieterminowego regulowania zobowiązań.

Ad. 3.

Zgodnie z rocznym sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r. w ŁPKDN plan po zmianach i jego wykonanie przedstawiał się następująco:

Wykonanie wydatków w poszczególnych paragrafach wykazano w kwotach zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji analitycznej do konta 130.

Plan po zmianach wykazano w kwotach ustalonych decyzją Wojewody Podlaskiego z dnia 14 stycznia 2005 r. w sprawie układu wykonawczego budżetu Wojewody Podlaskiego z uwzględnieniem zmian dokonanych na podstawie:

- decyzji Wojewody Podlaskiego z dnia 15 lipca 2005 r. - pismo
ŚR.II.3011-35/2005/EM z dnia 21.07.2005 r.,

- decyzji nr 4/2005 Dyrektora ŁPKDN z dnia 05 sierpnia 2005 r.,

- decyzji nr 5/2005 Dyrektora ŁPKDN z dnia 21 września 2005 r.,

- decyzji nr 9/2005 Dyrektora ŁPKDN z dnia 2 grudnia 2005 r.,

- decyzji nr 12/2005 Dyrektora ŁPKDN z dnia 24 grudnia 2005 r.

Na tej podstawie stwierdza się, iż na dzień 31.12.2005 r. plan wydatków ŁPKDN nie został przekroczony. 

Ad. 4.

Ustalony został nowy "Regulamin zasad gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z tego funduszu" stanowiący załącznik do zarządzenia nr 6/2005 Dyrektora Łomżyńskiego Parku Krajobrazowego Doliny Narwi w Drozdowie z dnia 21 sierpnia 2005 r., które weszło w życie z dniem podpisania. Zostało ono wydane
na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin został uzgodniony z pracownikami Parku. W jego treści nie stwierdzono, występujących w dotychczas obowiązującym regulaminie, zapisów sprzecznych z ww. ustawą.

Na podstawie dowodu PK nr 13/05 z dnia 29.09.2005 r. stwierdzono, iż korektę odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2005 r. dokonano zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalny ( Dz. U. Nr 43, poz. 168) w stosunku
do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w 2005 r.

Ad. 5.

Prawidłowość naliczania odpisów umorzeniowych sprawdzono na podstawie kart kontowych środków trwałych oraz "Planu amortyzacji środków trwałych za 2005 r." i ustalono, iż przy ich naliczaniu nie powtórzyły się nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej.

Ad. 6.

Prawidłowość przeprowadzania i udokumentowania inwentaryzacji sprawdzono na podstawie dokumentacji inwentaryzacji rocznej przeprowadzonej wg stanu na dzień 31.12.2005 r. W trakcie kontroli stwierdzono, iż zastosowano się do wydanych zaleceń pokontrolnych, tj.:

- inwentaryzację przeprowadzono na podstawie zarządzenia nr 10/2005 Dyrektora Łomżyńskiego Parku Krajobrazowego Doliny Narwi w Drozdowie z dnia 15 grudnia 2005 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej w 2005 r., w którym określono zakres i metody inwentaryzacji bez wcześniej stwierdzonych błędów,

- protokoły weryfikacji sald potwierdzają, iż wszystkie figurujące w księgach rachunkowych na dzień 31.12.2005 r. salda są realne i poprawnie ustalone,

- inwentaryzacją, metodą spisu z natury, objęto również zapasy materiałów księgowanych bezpośrednio w koszty w momencie zakupu, a wyniki spisu prawidłowo ujęto w księgach rachunkowych,

- wyniki inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania były zgodne ze stanami wynikającymi z ich ewidencji w Księdze druków ścisłego zarachowania.

Ad. 7.

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych wydane zostało zarządzenie nr 8/2005 z dnia 1 października 2005 r. w sprawie zakładowego planu kont dla Łomżyńskiego Parku Krajobrazowego Doliny Narwi w Drozdowie. W ustalonych nim zasadach rachunkowości, zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi, określono m. in.:

1)     okres sprawozdawczy, za który przyjęto miesiąc a także kwartał i rok,

2)     moment rozpoczęcia amortyzacji nowych środków trwałych, którym jest pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie zakupu,

3)     wykaz planu kont księgi głównej uzupełniono o stosowane konta:

§         130-1 - Rachunek dochodów jednostki,

§         201-1 - Rozrachunki z dostawcami pokrywane dotacją WFOŚiGW,

§         240-1 - Pozostałe rozrachunki z WFOŚiGW,

4)     wykaz kont ksiąg pomocniczych.

Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów zawarto w pkt 13 postanowień ogólnych "Instrukcji
w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych" stanowiącej załącznik nr 3 do ww. zarządzenia.

Sposób inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli określono w rozdziale V, obowiązującej od 1 października 2005 r., Instrukcji inwentaryzacyjnej.

Ad. 8.

Realizacja zaleceń pokontrolnych dotyczących nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej przedstawia się następująco:

a)     należności z tytułu dochodów budżetowych ewidencjonowane są na koncie 221- " Należności z tytułu dochodów budżetowych",

b)     zobowiązania wobec pracowników z tytułu świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych od listopada 2005 r. księgowane są na koncie 234,

c)      równowartości dokonanych wydatków na inwestycje poniesionych w 2005 r. ujęto również na koncie 810 - "Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje",

d)     umorzenie podstawowych środków trwałych zaewidencjonowano na koncie 401, pokrycie amortyzacji na koncie761,

e)     założona została ewidencja analityczna do konta 201 - "Rozrachunki
z odbiorcami i dostawcami" wg kontrahentów,

f)        na koncie 401 ujęto umorzenie wyłącznie podstawowych środków trwałych;

..  aktualnie sporządzane zestawienia obrotów i sald zawierają salda i sumy sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych oraz są oznaczone nazwą jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej a także zawierają datę ich sporządzenia,

g)     poprawki błędów w księdze głównej zazwyczaj dokonywano prawidłowo (sporadyczne przypadki przeprawiania pojedynczych cyfr), nie stwierdzono także przypadków dokonania storna jednocześnie zapisem dodatnim i ujemnym,

h)      zapisy w księdze głównej dokonywano bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze zmiany lub dopiski,

i)        w 2005 r. nie dokonywano likwidacji pozostałych środków trwałych,

j)        założona została ewidencja analityczna "konto 400 Ma koszty według rodzajów",

k)      w ewidencji analitycznej do konta 130 Ma nie stwierdzono dowodów PK, które nie zostałyby ujęte w dzienniku i ewidencji syntetycznej,

l), m), n) - na podstawie dowodów księgowych z miesiąca listopada 2005 r. oraz zapisów w księdze głównej za ten okres nie stwierdzono nieprawidłowości polegających na niekompletności dekretacji lub zapisów księgowych;

o) w zakresie ewidencji zaangażowania:

    - założono konto 999,

    - po stronie Wn konta 998 ujęto równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

    - zaangażowanie wydatków wynikające z zawartych umów jest ujmowane
w kwotach wynikających z tych umów.

Ponadto stwierdzono, iż aktualnie ewidencja analityczna obejmuje m. in. księgę inwentarzową do ewidencji środków trwałych, księgę pozostałych środków trwałych w używaniu oraz księgę inwentarzową wartości niematerialnych i prawnych.

Ad. 9.

Prawidłowość wykazywania sald zobowiązań w sprawozdaniach budżetowych sprawdzono na podstawie:

§         miesięcznego sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 30 września 2005 r.

§         rocznego sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż kwoty zobowiązań wykazane w powyższych sprawozdaniach były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej.

Brak bilansu za 2005 r. uniemożliwił przeprowadzenie kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych dotyczący prawidłowości jego sporządzenia.

Ad. 10.

W będącym wynikiem przeprowadzenia samooceny systemu kontroli finansowej zarządzeniu nr 4/2004 z dnia 26 listopada 2004 r. Dyrektora ŁPKDN w Drozdowie
w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej aneksem nr 1 z dnia 28 września 2005 r.  zmieniono podstawę prawną na komunikat nr 1 Ministra Finansów z dnia
30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia "Standardów kontroli finansowej
w jednostkach sektora finansów publicznych"  oraz zdefiniowano nowe rodzaje ryzyk
z określeniem stopnia ich wystąpienia i metodami zapobiegawczymi. Ponadto wypełniony został "Kwestionariusz kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych - w Łomżyńskim Parku Krajobrazowym Doliny Narwi"

 Obowiązujące od 1 października 2005 r. procedury kontroli i zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ustalone zostały w pkt III "Kontrola w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości" oraz pkt II "Kontrola dokumentów księgowych" "Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych" stanowiącej załącznik nr 3 do zarządzenia nr 8/2005 z dnia 1 października 2005 r. w sprawie zakładowego planu kont dla Łomżyńskiego Parku Krajobrazowego Doliny Narwi w Drozdowie. Zapisy w powyższym zakresie zostały uzupełnione
w stosunku do wcześniej obowiązujących poprzez określenie:

-  podstawy prawnej,

- zakresu kontroli przeprowadzanej przez Głównego Księgowego,

- przyjętych w praktyce zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań wynikających z zawartych umów,

- sposobu dokumentowania wstępnej oceny celowości wydatków,

- sposobu postępowania w przypadku stwierdzenia naruszenia ustalonych procedur kontroli.

Kontrola przestrzegania obowiązujących procedur kontroli i zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków będzie przedmiotem odrębnej kontroli.

W świetle powyższych ustaleń stwierdza się, iż zalecenia pokontrolne zostały zrealizowane.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. O dokonanych w trakcie kontroli ustaleniach poinformowano Dyrektora ŁPKDN.

Podpis kontrolera:

1. Andrzej Czaban

Drozdowo, dnia 30.01.2006 r.