PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Domem Samotnych Matek z Dziećmi MONAR-MARKOT w Laskach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu

Stowarzyszenie MONAR prowadzi działalność na terenie RP, siedzibą władz statutowych jest miasto stołeczne Warszawa. Stowarzyszenie zostało wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 3 grudnia 2002 r., posiada osobowość prawną.

Adres Stowarzyszenia MONAR: ul. Hoża 57, 00-681 Warszawa. NIP: 526-10-38-205

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie jest Dom Samotnych Matek z Dziećmi MONAR-MARKOT, Laski 44, 18-416 Zbójna.

Kierownikiem jednostki jest Paweł Rosłon

Kontrolę przeprowadziły:

Idalia Czyńska - referent

Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 499 z dnia 29 grudnia 2005r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Panią Krystynę Golubiewską - Z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 4 stycznia 2006r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielali:

Paweł Rosłon - kierownik Domu

Przedmiot kontroli:

Realizacja Umowy Nr 1/2005 zawartej w dniu 02.11.2005r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Domem Samotnych Matek z Dziećmi Monar-Markot w Laskach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu - w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2005 r.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania

-         czy w prowadzonej placówce podmiot posiada kuchnię, czy posiłki są dowożone

-         wyposażenie pokoi, liczba pokoi

-         zaplecze sanitarne

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania

-         zasady funkcjonowania schroniska dla bezdomnych, zakres usług świadczonych na rzecz osób bezdomnych

4.      Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.

5.      Stan realizacji zadania

-         data rozpoczęcia realizacji zadania,

-         opis realizowanych zadań wynikających z umowy - wg stanu na dzień kontroli,

-         sposób rekrutacji uczestników oraz ich charakterystyka.

6.      Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania

-         liczba osób objętych pomocą: stacjonarną i doraźną - stan na dzień kontroli

7.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji

-         wydatkowana kwota - wg stanu na dzień kontroli,

-         rodzaj wydatków; czy dotacja wykorzystywana jest na wydatki określone w umowie.

8.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

-         czy wydatki dokumentowane są rachunkiem bądź fakturą,

-         czy rachunki / faktury są opisane zgodnie z obowiązującymi przepisami,

-         czy wyodrębniono w ewidencji księgowej środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Ustalenia kontroli

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie jest Dom Samotnych Matek z Dziećmi w Laskach. Ośrodek mieści się w budynku po byłej szkole podstawowej i dysponuje następującymi pomieszczeniami:

- 10 pokoi dla podopiecznych, wyposażonych w wersalki, półki, szafy, stoły i krzesła oraz sprzęt RTV (zakupiony przez podopiecznych we własnym zakresie),

- świetlica, w której znajdują się: telewizor, 2 wersalki, ława i fotele,

- stołówka,

- kuchnia, wyposażona w kuchenkę gazowa, lodówkę, zlew oraz meble wykonane przez podopiecznych,

- magazyn żywnościowy,

- magazyn odzieżowy usytuowany na strychu,

- biuro kierownika,

- 2 łazienki wyposażone w zlewy, WC, 2 prysznice

2.      Zasoby kadrowe

W Domu na umowę o pracę zatrudniony jest kierownik jednostki, wieloletni wolontariusz, posiadający wykształcenie średnie.

Ponadto przy realizacji zadania pracuje 4 wolontariuszy: księgowa i mieszkańcy domu - kucharka, kierowca, zaopatrzeniowiec.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania

Dom zapewnia 3 posiłki dziennie oraz kanapki do szkoły dla dzieci. Posiłki przygotowywane są przez podopiecznych - pełnione są dyżury w kuchni oraz jedna z podopiecznych wolontaryjnie pracuje jako kucharka.

Posiłki wydawane są w godzinach: śniadanie 7³⁰, obiad 13⁰⁰, kolacja 17⁰⁰-18⁰⁰. Z posiłków oraz suchego prowiantu korzystają również osoby ubogie mieszkające w Laskach - jest to 5-6 osób miesięcznie. Tym osobom wydawane są także środki czystości i odzież, w razie potrzeby.

Mieszkańcy Domu mają zapewnioną odzież, środki czystości, bieliznę pościelową, koce.

Podopieczni ponoszą odpłatność za pobyt w placówce w wysokości 50% stałego dochodu. W przypadku braku dochodu kierownik ustala indywidualnie z mieszkańcem sposób i wysokość zapłaty.

4.      Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania

Kierownik Domu współpracuje z Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Zbójnej w zakresie upowszechniania przez OPS informacji o zadaniu realizowanym przez Ośrodek oraz wymieniane są informacje na temat dostępnych form pomocy.

Ponadto kierownik pozostaje w stałym kontakcie z lekarzem rodzinnym z Ośrodka Zdrowia w Zbójnej - w zakresie pomocy medycznej i poradnictwa specjalistycznego mieszkańcom Domu, a także z pedagogiem szkolnym ze Szkoły Podstawowej w Zbójnej.

5.      Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań

W myśl § 1 Umowy z dnia 02.11.2005 r. oraz § 1 Aneksu do Umowy z dnia 12.12.2005 r., Wojewoda Podlaski przekazał Domowi Samotnych Matek z Dziećmi w Laskach środki finansowe w wysokości 9.776 zł (słownie: dziewięć tysięcy siedemset siedemdziesiąt sześć złotych), z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu, poprzez zapewnienie bezdomnym samotnym matkom wychowującym dzieci oraz innym osobom bezdomnym całodobowego pobytu wraz z pełnym wyżywieniem, środków czystości i higieny osobistej oraz odzieży i obuwia.

Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:

-         artykuły spożywcze,

-         środki czystości i higieny osobistej,

-         odzież, obuwie, koce,

-         opał.

Rozpoczęcie realizacji zadania nastąpiło poprzez zakup opału na potrzeby Domu.

W dniu kontroli Dom zapewniał schronienie 10 osobom dorosłym oraz 17 dzieciom (w wieku 1,5 - 15 lat). W Domu udzielana jest ponadto pomoc specjalistyczna przez lekarzy z Ośrodka Zdrowia i pedagoga szkolnego. W Domu przestrzegana jest zasada trzeźwości - osoby będące pod wpływem alkoholu są w trybie natychmiastowym usuwane z placówki.

Codziennie po śniadaniu organizowane są dla mieszkańców Domu spotkania, podczas których omawiane są min. bieżące sprawy podopiecznych; prowadzone są warsztaty z psychologiem.

Bezdomne kobiety oraz inni potrzebujący pomocy kierowani są do Domu przez biuro Monar w Warszawie, ośrodek pomocy społecznej w Zbójnej; ponadto sami zainteresowani zgłaszają się po pomoc do placówki. W chwili przyjęcia podopiecznego do placówki zakładana jest karta ewidencyjna, w której zapisywane są dane osobowe, ocena stanu podopiecznego w dniu przyjęcia do Domu, historia pobytu podopiecznego placówki oraz działania podejmowane w celu wyprowadzenia podopiecznego z bezdomności. Do karty dołączona jest Ankieta ewidencyjna mieszkańca, sporządzona przez Stowarzyszenie Monar w Warszawie.

Jak wynika z wyjaśnień kierownika Domu, podopieczni utrzymują sporadyczne kontakty z rodzinami. Czynione są starania o usamodzielnienie osób przebywających w Domu, poprzez współpracę z gminami, min. w zakresie przydzielenia mieszkań socjalnych. Obecnie jedna rodzina jest w trakcie usamodzielniania, w porozumieniu z wójtem gminy stara się o przydział lokalu.

W wyniku kontroli ustalono, iż żaden z mieszkańców placówki nie ma stałej pracy, natomiast wszyscy posiadają dochody w formie zasiłków, bądź alimentów.

6.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Na podstawie Umowy nr 1/2005 z dnia 02.11.2005 r. dotacja w wysokości 6.914 zł w dniu 04.11.2005 r. wpłynęła na konto Domu Samotnych Matek z Dziećmi w Laskach. Na podstawie Aneksu do Umowy z dnia 12.12.2005 r. dodatkowa dotacja w wysokości 2.862 zł została przekazana realizatorowi zadania w dniu 19.11.2005 r. Według stanu na dzień kontroli wydatkowano całą dotację.

Dotacja wykorzystywana jest zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, tj. na:

-         artykuły spożywcze,

-         środki czystości i higieny osobistej,

-         pościel, koce,

-         opał.

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktury opisano w sposób potwierdzający ich opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, określono przeznaczenie zakupionych towarów i usług, sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym.

W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Kierownik Domu Samotnych Matek z Dziećmi w Laskach. W przypadku, gdy Kierownik placówki nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Ponadto Kierownikowi placówki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Kierownik                                                                     Podpisy kontrolujących:

Dom Samotnych Matek z Dziećmi                                 1. Joanna K. Hołubowicz

Monar-Markot w Laskach                                            2. Idalia Czyńska

20.01.2006 r., Rosłon Paweł