PROTOKÓŁ
z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a
Stowarzyszeniem Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego z siedzibą w Łomży na
świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu
społecznemu
Stowarzyszenie
Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego - Stowarzyszenie działające na obszarze
RP, powstało 24 września 1998r., posiada osobowość prawną, jest członkiem
ogólnopolskiej sieci poradnictwa obywatelskiego. Biuro Porad Obywatelskich w
Łomży działa od 10 października 1996r.
Adres: ul Szosa Zambrowska
1/27 p.215, 18-400 Łomża. NIP:
718-17-43-434
Prezesem Stowarzyszenia
Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego jest Pani Alicja Moroz-Rutkowska
Kontrolę przeprowadziły:
1.
Idalia Czyńska - referent
2.
Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor
pracownicy
Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na
podstawie upoważnienia nr 498 z dnia 29 grudnia 2005r. wydanego w imieniu
Wojewody Podlaskiego przez Panią Krystynę Golubiewską - Z-cę
Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 4
stycznia 2006r.
W toku kontroli wyjaśnień udzielali:
P. Marianna Śmiarowska
- Zastępca Prezesa Zarządu Stowarzyszenia
Przedmiot kontroli:
Realizacja
Umowy Nr 10/2005 zawartej w dniu 28.10.2005r. pomiędzy
Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego z
siedzibą w Łomży na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i
przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu - w okresie od dnia podpisania
umowy do dnia kontroli.
Kontrolą objęto następujące zagadnienia:
1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:
2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją
zadania.
3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji
zadania.
-
dni i godziny udzielania
porad.
4. Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania.
Udział wolontariuszy.
5. Stan realizacji zadania:
-
data rozpoczęcia
realizacji zadania,
-
opis realizowanych
zadań wynikających z umowy - wg stanu na dzień kontroli,
-
ilość udzielonych porad
oraz charakterystyka osób, którym udzielono porad.
6. Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:
-
liczba osób, którym
udzielono porad prawnych i organizacyjnych,
-
rodzaj udzielonych
porad,
-
sposób informowania
adresatów o prowadzonej działalności.
7. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:
-
wydatkowana kwota
-
rodzaj wydatków.
8. Prawidłowość
prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania
-
czy wydatki
dokumentowane są rachunkiem bądź fakturą,
-
czy rachunki / faktury
są opisane zgodnie z obowiązującymi przepisami,
-
czy prowadzona jest
wyodrębniona ewidencja księgowa środków finansowych przekazanych na realizację
zadania.
Ustalenia kontroli
1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące
realizacji zadania
Placówką
bezpośrednio realizującą zadanie pn. "Poradnictwo obywatelskie dla osób
bezdomnych oraz zagrożonych bezdomnością" jest Biuro Porad Obywatelskich w
Łomży.
Placówka mieści się na
drugim piętrze w budynku handlowo-usługowym dostosowanym do potrzeb osób
niepełnosprawnych (podjazdy dla wózków, windy). Stowarzyszenie zajmuje 3
pokoje: biuro personelu, pokój pracy (komputer, regały z książkami, materiały
informacyjne), pokój przyjęć klientów (stolik, 4 krzesła, stojak z ulotkami
informacyjnymi).
2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób
związanych z realizacją zadnia
W
Stowarzyszeniu na umowę zlecenie zatrudnione są 2 osoby:
-
konsultant prawny -
Prezes organizacji (wyższe prawnicze)
-
doradca - Z-ca Prezesa
(wyższe rolnicze, kurs pedagogiczny, szkolenia tematyczne).
Obecnie w
placówce pracuje także 3 wolontariuszy, w tym dwóch posiada wykształcenie
prawnicze.
3. Organizacja działań podejmowanych w ramach
realizacji zadania
Porady
udzielane są w siedzibie Stowarzyszenia w Łomży w poniedziałki - godz. 1100-1600,
od wtorku do czwartku w godz. 900-1400.
W punkcie w
Zambrowie porady udzielane są 2 razy w miesiącu - w każdą pierwszą i trzecią
środę miesiąca, w godz. 1000-1300 w lokalu wynajętym od
Caritas.
Pełnione są
dyżury w Zakładzie Karnym w Grądach Woniecko, raz w
miesiącu - drugi czwartek miesiąca - przez 4 godziny. Zainteresowani wpisują
się wcześniej na listę, określając problem postawiony do wyjaśnienia i w dniu
przyjęć porady udzielane są osobom z listy przez konsultanta prawnego i
doradcę.
4. Współpraca z partnerami zaangażowanymi w
realizację zadania
Stowarzyszenie stale
współpracuje z innymi instytucjami i organizacjami, zapewniając pomoc
mieszkańcom całego województwa. Wśród tych instytucji są:
-
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łomży -
kieruje zainteresowanych do BOP, informuje o dostępnych formach pomocy dla tych
osób
-
Caritas Dekanalna Dekanatu Zambrowskiego
udostępnia lokal, w którym funkcjonuje Powiatowy Punkt Poradnictwa
Obywatelskiego w Zambrowie
-
Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie upowszechniają
informacje o zadaniu realizowanym przez BPO oraz kierują do BPO osoby bezdomne
i zagrożone bezdomnością zgłaszające się do PCPR
-
Administracja Zakładu Karnego w Grądach Woniecko zapewnia doradcom BPO możliwość udzielania porad
na terenie Zakładu, a osobom osadzonym - korzystania z tej formy pomocy,
-
Urząd Pracy kieruje stażystów oraz wolontariuszy
do pracy w Biurze oraz upowszechnia informacje o działalności Biura,
-
Związek Biur Porad Obywatelskich w Warszawie
zapewnia szkolenia dla personelu Biura i dostarcza materiały informacyjne.
5. Stan realizacji zadania oraz efektywność
podejmowanych działań
W myśl § 1
Umowy z dnia 28.10.2005r., zmienionej Aneksem z dnia
12.12.2005r. Wojewoda Podlaski przekazał
Stowarzyszeniu Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego z siedzibą w Łomży środki
finansowe w wysokości 3.957 zł (słownie: trzy tysiące
dziewięćset pięćdziesiąt siedem zł) z przeznaczeniem na świadczenie usług na
rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu poprzez
zapewnienie poradnictwa obywatelskiego osobom bezdomnym i zagrożonym
bezdomnością.
Przyznane środki finansowe
zgodnie z § 2 ust 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:
-
wynagrodzenia
pracowników zapewniających właściwą realizację zleconego zadania - doradca,
konsultant prawny
-
finansowanie opłat
stałych, związanych z bieżącą działalnością placówki: energia elektryczna,
centralne ogrzewanie, woda, opłaty telekomunikacyjne
-
zakup materiałów
biurowych
-
opłatę usług bankowych,
pocztowych
Stowarzyszenie
Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego prowadzi działalność cały rok. Rozpoczęcie
realizacji umowy Nr 10/2005 nastąpiło w dniu podpisania umowy - 28 października
2005r.
Stowarzyszenie
udziela bezpłatnych i poufnych porad osobom znajdującym się w trudnej sytuacji
życiowej, przede wszystkim poprzez informowanie ich o przysługujących im
prawach, sposobach ich dochodzenia oraz konsekwencjach podejmowanych decyzji.
Adresatami zadania są mieszkańcy województwa podlaskiego, znaczącą grupę
klientów stanowią mieszkańcy powiatów łomżyńskiego i zambrowskiego.
W okresie od
28.10.2005r. do 31.12.2005r.
udzielono 203 porady, w tym 25 porad dotyczących spraw mieszkaniowych i 32
porady - spraw rodzinnych, udzielono osobom zagrożonym bezdomnością oraz
przebywającym w ZK. Większość udzielonych porad związanych było z zagrożeniem
eksmisją, zaległościami czynszowymi oraz problemami rodzinnymi. Wśród ogółu
osób, którym udzielono porad, większość stanowią kobiety w wieku 41-50 lat.
Natomiast problemy mieszkaniowe zgłaszają w szczególności mężczyźni osadzeni w
zakładzie karnym.
W czasie
pierwszej wizyty w Biurze Porad Obywatelskich, klientowi zakładana jest Karta
Rejestracyjna, zawierająca następujące informacje: wiek, wykształcenie, źródło
utrzymania, wysokość dochodu, podpis klienta oraz zgodę na przetwarzanie jego
danych osobowych. Dane zawarte w Karcie Rejestracyjnej wpisywane są do
internetowej bazy danych prowadzonej przez Związek Biur Porad Obywatelskich - do której mają dostęp tylko upoważnione
osoby. Ponadto klientowi zakładana jest w placówce dodatkowa karta, w której
wskazany jest adres
zamieszkania, metoda kontaktu (osobista, telefoniczna, listowna), podmiot
kierujący lub informujący o działalności Biura, data, nazwisko i imię
pracownika przyjmującego interesanta, opis problemu i udzielonej porady oraz
podjęte czynności.
Informacje o
działalności Stowarzyszenia zostały rozpowszechnione w mediach lokalnych oraz
poprzez plakaty i ulotki informacyjne przekazane do Miejskiego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Łomży, PCPR-ów w województwie podlaskim,
Caritas Dekanalnej Dekanatu Zambrowskiego, Zakładu Karnego w Grądach Woniecko i Sądu w Łomży.
6. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej
dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania
Na podstawie Umowy nr
10/2005 z dnia 28.10.2005r. dotacja w wysokości 2.798 zł w dniu 03.11.2005 r. wpłynęła na
konto Biura Porad Obywatelskich w Łomży. Na podstawie Aneksu z dnia 12.12.2005r. do ww. Umowy dodatkowa dotacja w wysokości 1.159 zł została przekazana realizatorowi zadania w dniu
19.12.2005 r.
Na dzień
kontroli wydatkowano całą dotację.
Dotacja
wykorzystywana jest zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, tj.:
-
wynagrodzenie
pracowników
-
czynsz
-
opłaty
telekomunikacyjne
-
zakup materiałów
biurowych
-
opłaty pocztowe i
bankowe
Dokumentacja prowadzona
jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktury opisano w sposób
potwierdzający ich opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej,
określono przeznaczenia zakupionych towarów i usług, sprawdzono pod względem
merytorycznym i rachunkowym.
W ewidencji
księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Prezes Stowarzyszenia Wspierania
Poradnictwa Obywatelskiego w Łomży. W przypadku, gdy Prezes placówki nie zgadza
się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania,
składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia
przyczyn tej odmowy.
Ponadto Prezesowi placówki przysługuje prawo
zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń
dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie
do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Białymstoku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Prezes Zarządu Podpisy
kontrolujących:
Alicja Moroz-Rutkowska 1. Joanna
K. Hołubowicz
20.01.2006 r. 2.
Idalia Czyńska