PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

-13-

Białystok, 2006.01.27

RR.II.0932 – 7 /06.

Pan

Jan Zalewski

Starosta Siemiatycki

W dniach 25-28 listopada 2005 r. i 9 grudnia 2005 r. w podległym Panu Urzędzie odbyła się kontrola, przeprowadzona przez zespół kontrolny powołany przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego.

Celem kontroli była ocena prawidłowości:

1/ rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej: aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

2/ terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

3/ przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków, a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi stronami,

4/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie: własności, wieczystego użytkowania, zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych,

5/ prawidłowości sporządzania dokumentów do celów prawnych,

6/ prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości,

7/ sporządzenia planów modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków,

8/ wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego, a w szczególności, przepisów o ewidencjonowaniu systemów i przechowywaniu kopii zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz ich zabezpieczenie przed nieuprawnioną modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych.

Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli.

W toku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

Ad. punktu nr 1 i 2 .

1. Zmiany w części opisowej ewidencji gruntów i budynków obejmujące zmiany powierzchni działek oraz użytków gruntowych wchodzących w ich skład i wykazanych w tej ewidencji, wprowadza się urzędu, w oparciu o opracowania geodezyjne i kartograficzne przyjęte do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zawierające wykazy zmian danych ewidencyjnych np. zmiany nr; 31/05 - 42/05 wprowadzone w obrębie Śledzianowo (gmina Drohiczyn). W sprawach tych, pomimo pisemnych zaleceń nie wydaje się decyzji administracyjnych, które stanowiły by podstawę do dokonanie z urzędu zmian w tej ewidencji.

2. Do dnia kontroli nie dokończono prac związanych z aktualizacją zapisów w ewidencji gruntów i budynków oraz ich dostosowaniem do stanu prawnego wynikającego z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38, poz.454). Dotyczy to w szczególności gruntów trwale zabudowanych i wyłączonych z produkcji rolniczej i nie wchodzących w skład gospodarstw rolnych.

Ad. punktu nr 3.

Strony zgłaszające zmiany w ewidencji gruntów i budynków zgodnie z obowiązującym przepisem § 49 ust 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 454) powinny otrzymywać zawiadomienia o dokonanych zmianach w tej ewidencji, co nie jest to praktykowane.

Ad. punktu nr 5.

Nie przechowuje się kopii wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów i budynków, które służą do celów prawnych i są wykonywane odpłatnie na zlecenie osób wykazanych w tej ewidencji.

Brak tych dokumentów uniemożliwia ocenę poprawności ich wykonania w zakresie zgodności z danymi wykazanymi w ewidencji gruntów i budynków i oznakowaniem tych dokumentów klauzulami uwierzytelniającymi zgodnymi z treścią załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) i z treścią załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określania rodzaju materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych ( Dz. U. Nr 49, poz. 493).

Ad. punktu nr 7.

Starostwo powiatowe w Siemiatyczach posiada opracowany nieaktualny plan modernizacji gruntów i budynków, niezawierających istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technicznych i w określonych rozporządzeniem z dnia 29 marca 2001 roku Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa, w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454) terminach oraz symulacji kosztów własnych z uwzględnieniem środków własnych

Ad. punktu nr 8.

Zarządzeniem Nr 13/99 Starosty Powiatu Siemiatyckiego z dnia 29 września 1999 roku w sprawie instrukcji wykonawczych związanych z ochrona danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach w celu zapewnienia należytego bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w starostwie Powiatowym w Siemiatyczach wprowadzono:

1. „Instrukcję zasad postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach„

2. „Instrukcji zarządzania systemami informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa informacji oraz zasad postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach „

Wraz z wejściem w życie nowego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku. w sprawie przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. 100 poz. 1024 ), zmienił się zakres dokumentacji ( polityki bezpieczeństwa, instrukcji ), opisujący sposób przetwarzania danych osobowych oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.

Mając powyższe na uwadze zalecam.

1. Zmiany w części opisowej ewidencji gruntów i budynków obejmujące zmiany powierzchni działek oraz użytków gruntowych wchodzących w ich skład i wykazanych w tej ewidencji, należy dokonywać w oparciu o prawomocne decyzje administracyjne wydane w tych sprawach z urzędu, a nie w oparciu o opracowania geodezyjne i kartograficzne, przyjęte do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, które zawierają wykazy zmian danych ewidencyjnych, co było wielokrotnie pisemnie zalecane.

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

2. Należy zintensyfikować prace związane z aktualizacją zapisów w ewidencji gruntów i budynków oraz ich dostosowaniem do stanu prawnego wynikającego z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38, poz.454) i dotyczy to w szczególności gruntów trwale zabudowanych, nie wchodzących w skład gospodarstw rolnych.

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

3. O zmianach wprowadzanych w ewidencji gruntów i budynków na wniosek zainteresowanych stron należy strony te zawiadamiać przesyłając im stosowne zawiadomienia o wprowadzonych w tej ewidencji zmianach. Wymaga tego przepis § 49 ust 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz.U. Nr 38, poz.454).

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

4. Należy przechowywać kopie wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów i budynków, które służą do celów prawnych. Brak tych dokumentów uniemożliwia ocenę poprawności ich wykonania w zakresie zgodności z danymi wykazanymi w ewidencji gruntów i budynków i oznakowaniem tych dokumentów klauzulami uwierzytelniającymi zgodnymi z treścią załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) i z treścią załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określania rodzaju materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych (Dz. U. Nr 49, poz. 493).

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

5. Dokonać aktualizacji planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków, a następnie, mając na uwadze realizację § 80 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38 poz. 454) założyć komputerowe bazy danych ewidencyjnych, umożliwiające tworzenie raportów, o których mowa w § 22 rozporządzenia, a mianowicie:

1). rejestru gruntów,

2). rejestru budynków,

3). rejestru lokali,

4). kartoteki budynków,

5). kartoteki lokali,

6). mapy ewidencyjnej.

Dla obszarów miast opracować projekt modernizacji ewidencji gruntów i budynków oraz przystąpić do uzupełnienia baz danych ewidencyjnych o dane dotyczące budynków i lokali.

Termin wykonania zalecenia do 30 września 2006 r.

6. Obecnie obowiązujące instrukcje:

„Instrukcja zasad postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach„

„Instrukcja zarządzania systemami informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa informacji oraz zasad postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach„

dostosować do wymogów wynikających z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 100 poz. 1024).

Termin wykonania zalecenia - niezwłocznie

Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.

WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

/-/

Marian Brożyna