Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 20-21 września 2005 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Hajnówce
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Hajnówce, wchodzący w skład Urzędu Miasta w Hajnówce (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Regon Urzędu Miasta w Hajnówce 000523318 ; NIP 545-00-10-446
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Anatol Ochryciuk — Burmistrz Hajnówki wybrany na to stanowisko dnia 27 października 2002 roku .
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pan Władysław Witkowski — powołany na stanowisko Kierownika USC uchwałą Nr XXII/122/92 Rady Miejskiej w Hajnówce z dnia 22 czerwca 1992 roku, Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Małgorzata Dąbrowska - powołana na stanowisko Zastępcy Kierownika USC uchwałą Nr XII/70/03 Rady Miasta z dnia 3 grudnia 2003 roku.
Kontrolę przeprowadziły:
- Halina Okulewicz — kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji
- Róża Januszkiewicz — starszy inspektor,
- Ewa Bielewska — referent prawny w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnień Nr 29/05, Nr 30/05, Nr 31/05 z dnia 12.09.2005 roku podpisanych przez Panią Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego — Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)
2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 roku przez Panią Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli obecni byli Pan Władysław Witkowski — Kierownik USC w Hajnówce i Pani Małgorzata Dąbrowska — Zastępca Kierownika USC w Hajnówce.
Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Hajnówce pod numerem 4/05.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe .
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2004 r. Kierownik USC w Sokółce sporządził 270 aktów urodzenia,natomiast
w 2005 r. wg stanu na dzień kontroli (do dnia 20 września) sporządzono 192 akty urodzenia.
Sprawdzono wszystkie akty z 2004 r. oraz z 2005 r. stwierdzając, iż w każdym przypadku:
- zachowano właściwość miejscową,
- zgłoszenia urodzenia dziecka dokonywała osoba uprawniona tj. ojciec dziecka, matka dziecka lub zakład opieki zdrowotnej — art. 39 prawa o asc,
- wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC oraz osobę zgłaszającą urodzenie.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisane są pismem maszynowym
(§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak też
w rubryce „uwagi” zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Ponadto sprawdzono akty z 2004 r. od Nr 1 do Nr 100 pod kątem, czy data urodzenia dziecka jest zgodna z datą wpisaną w zgłoszeniu urodzenia dziecka, nie stwierdzając błędów
i rozbieżności w tym zakresie.
Sprawdzono akty:
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Ww. akty dotyczą dzieci uznanych przez ojca wskutek oświadczenia złożonego za zgodą matki dziecka przed Kierownikiem USC w Hajnówce przy sporządzeniu aktu urodzenia. Prawidłowa adnotacja została naniesiona w rubryce „uwagi” (art. 44 ust. 2 prawa o asc).
W aktach zbiorowych do każdego aktu znajduje się protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka za zgodą matki dziecka. Ww. oświadczenia oraz zgoda na uznanie zostały złożone przez osoby pełnoletnie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Ww. akt dotyczy dziecka uznanego przed Kierownikiem USC w Białymstoku. W aktach zbiorowych znajdują się: zgłoszenie urodzenia noworodka, protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka oraz notatka z aktu urodzenia matki. Dane w akcie urodzenia zostały wpisane prawidłowo. W rubryce „Uwagi” naniesiona została stosowna adnotacja o uznaniu dziecka.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
Akty dotyczą dzieci nie pochodzących z małżeństwa. W rubryce „uwagi” znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc — bez zastrzeżeń.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
Akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka dokonanego w obu przypadkach przez ojca dziecka. Następnie w terminie przewidzianym w art. 51 ust. 1 prawa o asc rodzice dziecka złożyli pisemne oświadczenie o zmianie imienia dziecku wpisanego w chwili sporządzenia aktu. W rubryce „wzmianki dodatkowe” naniesiona została stosowna adnotacja o zmianie imienia.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Akt dotyczy dziecka martwo urodzonego; zgodnie z art. 38 ust. 2 prawa o asc w rubryce „uwagi” naniesiono stosowną adnotację.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Ww. akt został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka dokonanego w USC w Czeremsze - właściwym ze względu na miejsce zamieszkania rodziców (art. 11 ust. 1 prawa o asc). W rubryce „uwagi” Kierownik USC naniósł stosowną adnotację o sporządzeniu aktu na podstawie protokołu.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty określone w art. 40 ust. 1 i art. 41 ust. 1 prawa o asc. Akt został wypisany prawidłowo.
- Nr (…)1
Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka dokonanego przez ojca lub matkę dziecka, a więc osoby uprawnione — art. 39 ust. 1 pkt 1 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajdują się również notatki służbowe z aktu małżeństwa rodziców dziecka —art. 41 prawa o asc. Porównano dane zawarte w zgłoszeniu urodzenia noworodka i dokumentach znajdujących się w aktach zbiorowych z treścią aktu urodzenia nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r. Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła osoba, której akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Hajnówka - decyzję podjął organ właściwy miejscowo — art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku rosyjskim oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) — określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję na podstawie art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu. W akcie urodzenia naniesiono prawidłową wzmiankę dodatkową dot. jego uzupełnienia.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r., akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Hajnówce z dnia (…)1 2004 r. Nr (…)1 podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej wniosła dnia (…)1 2004 r. osoba której akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Hajnówka (data wpływu na podaniu). Strona przedłożyła rosyjski odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem tego dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowił akt odpis aktu małżeństwa rodziców oraz odpis aktu urodzenia ojca wnioskodawcy. Kierownik USC decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r. uzupełnił akt urodzenia. Podstawa prawna decyzji — art. 36 prawa o asc — prawidłowa.
Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Hajnówce podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktów urodzenia wniosła osoba zamieszkała na terenie gminy Hajnówka — zachowano właściwość miejscową organu (art. 13 prawa o asc). Ww. przedłożyła brytyjski odpis aktu urodzenia wraz z urzędowym przekładem na język polski. Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Z uwagi na fakt, że dziecko nie pochodzi z małżeństwa Kierownik USC naniósł w akcie wzmiankę dodatkową o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc w zakresie danych ojca dziecka. Bez uwag.
Kierownik USC na wniosek strony podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. o uzupełnieniu aktu urodzenia.
Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.
W akcie urodzenia w rubryce „wzmianki dodatkowe” Kierownik USC naniósł na podstawie prawomocnego wyroku sądowego adnotację o ustaleniu ojcostwa.
II. Księgi małżeństw i akta zbiorowe
Kontrolą objęto wybrane akty małżeństwa sporządzone w 2000 roku. Księga zawiera 166 aktów, kolejno ponumerowanych / § 3 rozporządzenia/. Wszystkie są podpisane przez Kierownika USC bądź zastępcę.
Sprawdzono;
- akty małżeństw Nr (…)1 dotyczące związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC w Hajnówce — art.1 § 1 krio. Do dokumentów przyjętych przez Kierownika USC i złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag. W/w akty sporządzono prawidłowo.
- akty małżeństwa Nr (…)1 dotyczą związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym — art.1 § 2 krio. Ustalono, że :
* w/w akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa /art.12 § 3 krio/,
* zaświadczenia od duchownego, potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie / art. 8 § 3 krio/. Aczkolwiek brak daty wpływu na zaświadczeniach, to o dotrzymaniu terminu świadczą daty sporządzenia aktów małżeństwa.
W 2001 rokuwypisano 152 akty małżeństwa. Sprawdzono:
- Akt Nr (…)1 /01, który został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dn. (…)1 2001 r.
Wniosek złożyła osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Hajnówce. Decyzję podjął właściwy organ / art.13 prawa o asc/.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji w oparciu o art. 73 ust.1 prawa o asc tj. odpis zagranicznego aktu małżeństwa oraz tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i aktu polskiego. Podstawa prawna decyzji prawidłowa. Decyzja zgodna z żądaniem strony.
Z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa, stąd też Kierownik USC przyjął zgodnie z art. 62 ust.3 prawa o asc oświadczenia o nazwiskach od obojga obywateli polskich, odnośnie ich nazwisk i nazwiska dzieci z tego małżeństwa. Na tej podstawie w akcie polskim w rubryce „wzmianki dodatkowe” naniesiona została stosowna adnotacja.
Na wniosek tej samej osoby została podjęta również decyzja dotycząca uzupełnienia aktu o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Podstawa prawna decyzji /art.36 ustawy / prawidłowa. Decyzję wysłano wnioskodawcy pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które znajduje się w aktach sprawy. Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu została naniesiona.
Bez uwag.
- Nr (…)1 /2001; Podstawę sporządzenia aktu stanowiła podjęta w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc decyzja Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dnia (…)1 2001 roku. Fakt ten odnotowano prawidłowo w akcie w rubr. uwagi.
Transkrypcji podlegał odpis zagranicznego aktu małżeństwa, wydany przez Urząd Stanu Cywilnego w Niemczech.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
Akt sporządzono zgodnie z treścią orzeczenia, zawartego w decyzji. Z aktu zagranicznego wynikały nazwiska noszone po zawarciu małżeństwa przez mężczyznę i kobietę, co odzwierciedlono w decyzji i w treści polskiego aktu. Natomiast odnośnie nazwiska dzieci z tego małżeństwa , naniesiono stosowną wzmiankę dodatkową, zgodnie z art.88 § 1 krio.
Następnie Kierownik USC podjął z urzędu postępowanie w sprawie uzupełnienia aktu o brakujące dane i wydał decyzję na podstawie art. 36 prawa o asc. Po uprawomocnieniu się decyzji, naniesiona została zgodnie z obowiązującymi przepisami, adnotacja w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe o uzupełnieniu treści aktu małżeństwa.
Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.
Sprawdzono wszystkie akty małżeństw, sporządzone w 2001 roku; czy zostały podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę, nie stwierdzając uchybień w tym zakresie.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.
W 2002 roku sporządzono 162 akty małżeństwa.
Sprawdzono:
- Akt Nr (…)1 /02 dotyczący związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Hajnówce. Zapewnienia i wymagane prawem o asc dokumenty strony złożyły dnia (…)1 2001 roku , natomiast związek małżeński zawarty został dnia (…)1 2002 r., co wskazuje, że termin miesięczny o którym mowa w art. 4 kr i o jest zachowany. W aktach zbiorowych pod numerem odpowiadającym numerowi aktu małżeństwa znajdują się zapewnienia obu stron, notatki urzędowe z aktów urodzeń znajdujących się w księdze w USC w Hajnówce oraz oświadczenia o nazwiskach obu osób, noszonych po zawarciu małżeństwa i nazwisku dzieci z tego małżeństwa.
Akt małżeństwa wypisano prawidłowo. Bez uwag.
- Nr (…)1 ; akty dotyczą małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym — art. 1 § 2 kr i o. Zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa „konkordatowego” wpłynęły do USC przed upływem 5-ciu dni od daty zawarcia małżeństwa. I tak np.
* związek małżeński zawarto dnia (…)1 2002 - zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1 2002 r
Związek małżeński zawarto dnia (…)1 2002 r., zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1 2002 r.
W aktach zbiorowych do wymienionych aktów małżeństwa znajdują się wymagane do ich sporządzenia dokumenty.
Akty małżeństw wypisano zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Między aktem Nr 31 a 32/02 anulowano dwa projekty aktu zawierające wady z powodu awarii drukarki, opisano ten fakt i przekreślono strony.
W księdze za 2003 rokznajduje się 148 aktów małżeństwa . Sprawdzono:
- Nr (…)1 ;Akty te dotyczą związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym.
Akty sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa.
Zaświadczenia od duchownego wpłynęły do USC w ustawowym terminie. Akty małżeństw sporządzono niezwłocznie.
W 2004 roku sporządzono 139 aktów małżeństwa.
Sprawdzono następujące akty:
- Nr (…)1 ; dotyczące związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC w Hajnówce — art. 1 § 1 krio.
Akty wypisane są prawidłowo. Daty zdarzeń pisane są zgodnie z § 5 rozporządzenia.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty, które stanowiły podstawę sporządzenia aktu małżeństwa (art. 54 prawa o asc).
Porównano dane zawarte w aktach z odpisami aktów urodzeń lub z danymi zawartymi w notatkach służbowych — nie stwierdzono nieprawidłowości i błędów.
Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco.
Termin miesięczny o którym mowa w art. 4 krio jest utrzymany. Zapewnienia stron i wymagane, zgodnie z art. 54 prawa o asc dokumenty, złożone zostały przed upływem miesiąca od dnia, w którym zamierzano zawrzeć związek małżeński.
W przypadku aktu Nr (…)1 /04 - w/w termin został skrócony. W aktach zbiorowych jest stosowna decyzja.
Akt małżeństwa Nr (…)1 /04 dotyczy związku małżeńskiego, w którym jedną ze stron był cudzoziemiec. W aktach zbiorowych znajduje się postanowienie Sądu Rejonowego III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich w Bielsku Podlaskim zwalniające cudzoziemca od obowiązku złożenia dowodu zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa — art. 56 ust. 2 prawa o asc. Ponadto w aktach jest kopia zagranicznego aktu urodzenia oraz jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego i kopia z paszportu. Do złożonych dokumentów nie zgłoszono zastrzeżeń.
Bez uwag.
Następnie sprawdzono akty dotyczące małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym — art. 1 § 2 krio:
- Nr (…)1
* w każdym przypadku, zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa /art.4` § 1 krio/ wydał właściwy organ tj. Kierownik USC miejsca zamieszkania jednej z osób zamierzających zawrzeć związek małżeński /art.12 ust.2 prawa o asc/,
* zaświadczenia wydawano bez zbędnej zwłoki,
* związki małżeńskie zawarte zostały w terminie ważności w/w zaświadczenia / art. 4` § 2 krio/,
* zaświadczenia wypełnione na drugiej stronie i podpisane przez uprawnionego duchownego wpłynęły do USC w ustawowym terminie tj. przed upływem 5 — ciu dni od zawarcia małżeństwa / art.8 § 3 krio/. Data wpływu dokumentu do USC odnotowana jest na każdym zaświadczeniu,
* akty małżeństw sporządzono niezwłocznie, w dacie wpływu zaświadczenia do USC lub w dniu następnym /art. 61 a ust. 2 prawa o asc/.
* akty małżeństw sporządzone zostały zgodnie z właściwością /art.12 § 3 ustawy prawo o asc/,
* w aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty niezbędne do sporządzenia wyżej wymienionych aktów małżeństwa ,
* akty małżeństw wypisano prawidłowo. Porównano dane wpisane w aktach z danymi zawartymi w dokumentach znajdujących się w aktach zbiorowych, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
* przypiski w aktach małżeństw m. in. dotyczące numerów aktów urodzeń nanoszono na bieżąco.
Następnie sprawdzono akty małżeństw Nr (…)1 - pod kątem, czy akty sporządził organ właściwy. Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu.
Akty Nr (…)1 :sprawdzono wyłącznie czy zachowany został ustawowy termin wpływu do Urzędu Stanu Cywilnego w Hajnówce zaświadczenia potwierdzającego zawarcie związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym, nie stwierdzając uchybień w tym zakresie.
- Kontrolą objęto następujące akty małżeństw sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Hajnówce;
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 r.; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja z dnia (…)1 Nr (…)1, co prawidłowo odnotowano w akcie w rubr. uwagi /§ 7 ust.1 rozporządzenia/.
Podanie strony wpłynęło do USC dnia (…)1 , decyzję podjęto dnia (…)1 , a więc niezwłocznie / art.35 § 1 i 2 KPA/. Data wpływu odnotowana na wniosku, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Znaki opłaty skarbowej naklejone na podaniu i skasowane /nie sprawdzano czy opłatę pobrano w należnej wysokości/.
Wnioskodawcą jest osoba zamieszkała w Hajnówce, a zatem decyzję podjął organ właściwy /art.13 prawa o asc/.
Strona przedłożyła kopię z odpisu zagranicznego aktu małżeństwa, potwierdzoną za zgodność z oryginałem odpisu przez notariusza w Hajnówce oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Zwrócono uwagę, że dokument podlegający transkrypcji w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc powinien być odpisem z ksiąg stanu cywilnego, a wszelkie odpisy z odpisów aktów stanu cywilnego i ich fotokopie mogą być traktowane na równi z oryginałem tylko wówczas , gdy zostały poświadczone przez ten organ, który przechowuje oryginały ksiąg stanu cywilnego i jest uprawniony do wydawania z nich odpisów lub przez polską placówkę konsularną.
Decyzja i dokumenty stanowiące podstawę jej podjęcia znajdują się w aktach zbiorowych.
Kobieta — obywatelka polska złożyła oświadczenie co do swojego nazwiska / art.62 ust.3 prawa o asc/, natomiast nazwisko małżonka i dzieci z tego małżeństwa określono na podstawie art. 25 i art. 88 krio, o czym prawidłowo naniesiono adnotację w rubr. wzmianki dodatkowe.
Wnioskodawca złożył również wniosek o uzupełnienie aktu o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Przedłożył odpis aktu urodzenia wydany przez USC w Kleszczelach oraz w Lizbonie wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski , dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Kierownik USC podjął decyzję w trybie art.36 prawa o asc i na tej podstawie naniósł stosowną wzmiankę w akcie polskim.
Odbiór obu decyzji strona pokwitowała.
W rubr. wzmianki dodatkowe odnotowano prawidłowo również zmianę nazwiska kobiety, orzeczoną decyzją Starosty Powiatowego w Hajnówce. Kopia prawomocnej decyzji znajduje się w aktach zbiorowych.
- Nr (…)1 /04; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dnia (…)1.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej złożył mężczyzna, którego akt dotyczy, zamieszkały w (…)1 , gm. Hajnówka. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy .
Przedłożono do transkrypcji oryginał odpisu zagranicznego aktu i jego tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dane z dokumentu zagranicznego przeniesiono do decyzji, a następnie do aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie. Nie stwierdzono błędów w przepisywanych danych.
Podstawa prawna decyzji — art. 73 ust. 1 ustawy — prawo o asc — prawidłowa. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy. Pouczenie o odwołaniu — do Wojewody Podlaskiego, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.
Następnie na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Podstawa prawna decyzji — art. 36 ustawy — prawidłowa. Dokumenty stanowiące podstawę uzupełnienia aktu znajdują się w aktach zbiorowych. Na podstawie tej decyzji naniesiona została wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa.
We wzmiance dodatkowej prawidłowo naniesiono również adnotację o nazwiskach dzieci z tego małżeństwa /art.88 krio/, bowiem dane te nie wynikały z aktu zagranicznego stąd też nie zostały ujęte w treści aktu polskiego.
- Nr (…)1 /04; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dnia (…)1 , co prawidłowo odnotowano w akcie w rubr. uwagi. Wnioskodawcą jest osoba , której akt dotyczy. Decyzję podjął właściwy organ.
Strona przedłożyła uwierzytelniony wyciąg z księgi rodzinnej / Niemcy/ oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Podstawa prawna decyzji — art. 73 ust.1 prawa o asc - prawidłowa Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy. Dane z dokumentu zagranicznego przeniesiono w zakresie wymaganym prawem polskim do decyzji, a następnie aktu polskiego. Bez uwag.
Na wniosek tej samej osoby, podjęta została decyzja w trybie art. 36 ustawy o uzupełnieniu aktu małżeństwa o brakujące dane. Podstawa prawna decyzji — prawidłowa. Pouczenie o odwołaniu do Wojewody Podlaskiego.
Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu treści aktu naniesiona zgodnie z podjętą decyzją.
Nie wnosi się również uwag do adnotacji w poz. wzmianki dodatkowe dotyczącej określenia nazwiska dzieci z tego małżeństwa.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W roku 2004 sporządzono 454 akty zgonu, wszystkie na podstawie karty zgonu
Akty zgonu sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej Kierownika USC- art. 10 ust. 1 cyt. ustawy
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej; wszystkie akty zgonu zostały sporządzone zgodnie z art. 10 ust. prawa o asc, tj. w USC miejsca zdarzenia
W aktach zbiorowych do wszystkich aktów zgonu znajdują się karty zgonu (art. 66 ust. 1 prawa o asc)
Wszystkie akty zgonu są podpisane przez Kierownika USC lub jego Zastępcę oraz osoby zgłaszające zgon.
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku sporządzono na podstawie karty zgonu, następnie akt został sprostowany decyzją Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku. Kierownik podjął decyzję o sprostowaniu aktu na podstawie odpisu zupełnego aktu urodzenia osoby zmarłej, wystawionego przez USC w Kleszczelach. Wzmianka dotycząca sprostowania aktu została naniesiona w akcie zgonu. Do treści decyzji oraz aktu uwag nie wniesiono
- Akt zgonu Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku sporządzono na podstawie karty zgonu. Datę zgonu w akcie wpisano bez dziennej daty zgonu, ponieważ tak została wystawiona karta zgonu. Następnie na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Białymstoku z dnia (…)1 2005 roku uzupełniono akt zgonu o dzienną datę zgonu. Stosowną wzmiankę w akcie naniesiono prawidłowo.
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono na postawie karty zgonu. W karcie zgonu wpisano datę urodzenia osoby zmarłej (…)1 2004 r. natomiast w księdze zgonów wpisano datę (…)1 1927 roku (w aktach zbiorowych znajduje się notatka służbowa z której wynika prawidłowa data urodzenia tj. (…)1 1927 roku).
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku.W akcie wystąpiła omyłka w dziennej dacie zgonu co prawidłowo poprawiono i następnie omówiono w rubryce „uwagi”- zgodnie z § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.
-Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 rokusporządzono na podstawie karty zgonu. Następnie decyzją Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 akt został sprostowany. Decyzja dotycząca sprostowania aktu zgonu została podjęta na podstawie aktu małżeństwa osoby zmarłej. Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku wpisano na podstawie karty zgonu, następnie akt został sprostowany decyzją Kierownika USC w Hajnówce Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku. Kierownik podjął decyzję o sprostowaniu aktu na podstawie odpisu zupełnego aktu urodzenia osoby zmarłej wystawionego przez USC w Narwi. Wzmianka dotycząca sprostowania została naniesiona w akcie zgonu. Do treści decyzji oraz aktu uwag nie wniesiono. Decyzja została odebrana przez stronę.
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku sporządzono na podstawie karty zgonu.
W karcie zgonu wpisano w sposób następujący datę urodzenia osoby zmarłej
„23.09. Ostaszewo — Toruń”, zaś w akcie zgonu wpisano pełną datę urodzenia „23.09.1917 r.” W aktach zbiorowych znajduje się notatka służbowa z aktu małżeństwa osoby zmarłej, z której wynika pełna data urodzenia. Po wyjaśnieniu sytuacji wpisano w akcie zgonu prawidłową datę urodzenia osoby zmarłej.
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku wypisano na podstawie karty zgonu. Kierownik USC w Hajnówce decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku sprostował akt zgonu na podstawie odpisu zupełnego aktu małżeństwa wystawionego przez USC w Narwi. W podstawie prawnej decyzji Kierownik USC przytoczył art. 28 i art. 36 prawa o asc. Rozstrzygając tylko i wyłącznie o sprostowaniu oczywistego błędu w akcie zgonu należało podać tylko art. 28 prawa o asc. Art. 36 prawa o asc odnosi się do uzupełnienia aktu o brakujące dane i tej kwestii Kierownik USC nie rozstrzygał.
Ten sam błąd wystąpił przy akcie zgonu Nr (…)1 z dnia (…)1 2004 roku.
Kierownika USC wyjaśnił, że podanie w podstawie prawnej art. 36 prawa o asc, nastąpiło omyłkowo.
Księgę za 2004 rok zamknięto i prawidłowo otwarto na 2005 rok - zgodnie z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia
W 2005 roku - wg. stanu na dzień kontroli — sporządzono 329 aktów zgonu, w tym dwa na podstawie decyzji Kierownika USC.
Sprawdzono wszystkie akty pod kątem, czy akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę oraz osobę zgłaszająca zgon ( - § 6 ust. 1 i sut. 3 ww. rozporządzenia); - wszystkie akty zgonów zostały podpisane przez osoby do tego uprawnione.
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono na podstawie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku Kierownika USC w Hajnówce.
Decyzja została podjęta na podstawie art. 73 ust. 1 w związku z art. 6 ust. 1 i art. 7 ust. 1 pkt. 2 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się oryginalny odpis aktu zgonu wydany przez stosowny organ włoski, tłumaczenie tego dokumentu na język polski oraz decyzja kierownika USC.
W zakresie danych osobowych osoby zmarłej nie stwierdzono żadnych rozbieżności. Natomiast w zakresie danych dotyczących imienia i nazwiska małżonka osoby zmarłej zaistniał błąd w akcie zgonu. Jednakże Kierownik USC poprzez podjęcie stosownej decyzji o sprostowaniu i uzupełnieniu aktu zgonu doprowadził do stanu zgodnego z prawdą.
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono również na podstawie decyzji Kierownika USC Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku, co odzwierciedlono w rubryce „uwagi”.
W aktach zbiorowych znajdują się wszystkie niezbędne dokumenty do podjęcia decyzji o transkrypcji aktu. Nie wniesiono uwag do sposobu postępowania Kierownika USC, zakończonego decyzją i sporządzeniem aktu w księdze polskiej.
W kilkunastu kartach zgonów, znajdujących się w aktach zbiorowych, w poz. miejsce zgonu lekarz wypisujący kartę wpisywał „szpital” bądź „ oddział chorób wewnętrznych”, podczas gdy w tej pozycji winna być wpisana nazwa miejscowości w której nastąpił zgon.
Kierownik USC w Hajnówce biorąc pod uwagę, iż na kartach zgonu były pieczątki szpitala w Hajnówce wpisywał w akcie zgonu w poz. „miejsce zgonu” — „Hajnówka”.
W trakcie podsumowania kontroli kierownik USC w Hajnówce zobowiązał się, iż wystąpi do dyrekcji szpitala z oficjalnym pismem z prośbą o zwrócenie uwagi lekarzom wypisującym karty zgonu, by wypełniali je właściwie.
Przypiski w aktach zgonów nanoszone są przez Kierownika USC na bieżąco.
Akty są wypisane pismem maszynowym.
Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Na tym protokół zakończono.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Mirosławem Awksentiukiem- Sekretarzem Miasta w obecności Pana Władysława Witkowskiego — Kierownika USC.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Hajnówce, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Osoby kontrolujące:
- Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału
- Róża Januszkiewicz - starszy inspektor
- Ewa Monika Bielewska - referent prawny
19.10.2005r.
Kierownik jednostki kontrolowanej:
- Anatol Ochryciuk - Burmistrz Hajnówki
21.10.2005 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)