Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

Białystok, 04 listopada 2005 roku

Nr OB.III.0932-USC- 8/05

Pan

Anatol Ochryciuk

Burmistrz Hajnówki

Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 20 i 21 września 2005 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Hajnówce dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku – prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym przez Pana Burmistrza Hajnówki – Anatola Ochryciuk.

Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

W aktach zbiorowych do poszczególnych aktów znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.

Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC
w wymaganym ustawowo terminie.

Dokonana ocena realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego przez Urzęd Stanu Cywilnego w Hajnówce jest pozytywna.

Jedynie należy zwrócić szczególną uwagę na dokumenty zagraniczne składane przez wnioskodawcę, a stanowiące podstawę podjęcia przez Kierownika USC decyzji w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc. Dokument podlegający transkrypcji musi być m.in. odpisem z księgi stanu cywilnego. Natomiast wszelkie kserokopie z odpisów akt stanu cywilnego wydanych na podstawie ksiąg stanu cywilnego, mogą być traktowane na równi z oryginalnymi dokumentami tylko wówczas, gdy zostały poświadczone przez ten organ, który przechowuje oryginały ksiąg stanu cywilnego i jest uprawiony do wydawania z nich odpisów lub polską placówkę konsularną stwierdzającą, że fotokopie, kserokopie itp. są zgodne z oryginałem i że mają charakter dokumentu urzędowego, wydanego zgodnie z prawem miejsca wystawienia jako aktu stanu cywilnego.

Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Anrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich

i Migraji