Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 01 - 02 grudnia 2005 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Bielsku Podlaskim

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Bielsku Podlaskim, wchodzący w skład Urzędu Miasta w Bielsku Podlaskim (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Regon Urzędu Miasta w Bielsku Podlaskim 050658982 ; NIP 5432066155

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Eugeniusz Berezowiec – Burmistrz Bielska Podlaskiego wybrany na to stanowisko dnia 18 listopada 2002 roku

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Walentyna Jurczuk – powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Miejskiej Nr 8 z dnia 21 czerwca 1990 roku, Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Wiesława Wołosik - powołana na stanowisko Zastępcy Kierownika USC Uchwałą Rady Miejskiej Nr 8 z dnia 21 czerwca 1990 roku.

Kontrolę przeprowadziły:

- Halina Okulewicz – kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji

- Róża Januszkiewicz – starszy inspektor i

- Ewa Bielewska – referent prawny,

w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnień Nr 76/05, Nr 77/05, Nr 78/05 z dnia 30.11.2005 roku podpisanych przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego -Dyrektora Wydziału

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)

2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)

3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecne były Pani Walentyna Jurczuk – Kierownik USC w Bielsku Podlaskim i Pani Wiesława Wołosik – Zastępca Kierownika USC w Bielsku Podlaskim.

Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Bielsku Podlaskim pod numerem 11/05.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe .

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2005 roku Kierownik USC w Bielsku Podlaskim sporządził 459 aktów urodzenia (wg stanu na dzień kontroli).

Sprawdzono wszystkie akty sporządzone w 2005 roku pod kątem czy:

- zgłoszenia urodzenia dziecka dokonywała osoba uprawniona tj. ojciec dziecka, matka dziecka lub zakład opieki zdrowotnej – art. 39 prawa o asc,

- wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC oraz osobę zgłaszającą urodzenie.

Akty wypisane są przy wykorzystaniu systemu komputerowego (§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak też w rubryce „uwagi” zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

Sprawdzono akty od Nr (…)¹ do (…)¹

Nr (…)¹do Nr (…)¹

Nr (…)¹do Nr (…)¹

Nr (…)¹do Nr (…)¹

Nr (…)¹do Nr (…)¹

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka. Zgłoszenia urodzenia dokonały osoby uprawnione– art. 39 prawa o asc. Zgłoszenie urodzenia noworodka jak i akty urodzeń zostały podpisane przez osoby zgłaszające urodzenie oraz Kierownika USC.

W aktach zbiorowych znajdują się również notatki służbowe z aktu małżeństwa rodziców dziecka – art. 41 prawa o asc. Porównano dane zawarte w zgłoszeniu urodzenia noworodka i dokumentach znajdujących się w aktach zbiorowych z treścią aktu urodzenia nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

- Nr (…)¹z dnia (…)¹2005 roku

Akt sporządzono na podstawie protokołu zgłoszenia urodzenia dziecka. Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonała matka dziecka w miejscu swego zamieszkania – art. 11 ust. 1 prawa o asc. W rubryce „uwagi” Kierownik USC naniósł stosowną adnotację o sporządzeniu aktu na podstawie protokołu.

Akt dotyczy dziecka nie pochodzącego z małżeństwa. W rubryce „uwagi” znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc – bez zastrzeżeń.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akt sporządzono jak dla dziecka pochodzącego z małżeństwa. W aktach zbiorowych znajduje się notatka z aktu małżeństwa rodziców oraz zgłoszenie urodzenia noworodka.

Dnia (…)¹2005 roku Sąd Rejonowy w Bielsku Podlaskim orzekł
o zaprzeczeniu ojcostwa męża matki. Następnie dnia (…)¹ 2005 roku przed Kierownikiem USC w Bielsku Podlaskim dziecko zostało uznane przez ojca, matka dziecka wyraziła zgodę na uznanie. Odnośnie zaprzeczenia ojcostwa a następnie uznania dziecka uczyniono stosowną adnotację w akcie rubryce wzmianki dodatkowe.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Bielsku Podlaskim Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w księdze polskiej wnieśli rodzice dziecka, zamieszkali w Bielsku Podlaskim. Decyzję podjął organ właściwy (art. 13 prawa
o asc). W aktach zbiorowych znajduje się poświadczona kopia aktu urodzenia (z pieczęcią Konsulatu Generalnego RP w (…)¹ stwierdzającą jego zgodność z prawem miejsca wystawienia) oraz tłumaczenie wymienionego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Decyzja podjęta została na podstawie art. 73 prawa o asc. Następnie Kierownik USC podjął decyzję Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku o uzupełnieniu ww. aktu. Uzupełnienie aktu nastąpiło na podstawie aktu małżeństwa rodziców dziecka, który znajduje się w USC w Bielsku Podlaskim. Wzmianka dotycząca uzupełnienia aktu została naniesiona prawidłowo.

Odbiór obu decyzji został pokwitowany przez wnioskodawcę.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akt dotyczy dziecka martwo urodzonego; zgodnie z art. 38 ust. 2 prawa o asc w rubryce „uwagi” naniesiono stosowną adnotację.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka. Zgłoszenia urodzenia dokonały osoby uprawnione – art. 39 prawa o asc. Zgłoszenie urodzenia noworodka jak i akty urodzeń zostały podpisane przez osoby zgłaszające urodzenie oraz Kierownika USC.

W aktach zbiorowych znajdują się również notatki służbowe z aktu małżeństwa rodziców dziecka – art. 41 prawa o asc. Porównano dane zawarte w zgłoszeniu urodzenia noworodka i dokumentach znajdujących się w aktach zbiorowych z treścią aktu urodzenia nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akt urodzenia został sporządzony z zastosowaniem danych krytych zgodnie z art. 42 ust. 2 prawa o asc. Następnie Sąd Rejonowy wyrokiem z dnia (…)¹ 2005 roku ustalił ojcostwo dziecka o czym naniesiono stosowną adnotację w rubryce „Wzmianki dodatkowe”.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akt sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka. Akt dotyczy dziecka martwo urodzonego, o czym uczyniono stosowną adnotację w „uwagach” – art. 38 ust. 2 prawa o asc.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszeń urodzenia noworodka.

W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty określone w art. 40 ust. 1 i art. 41 ust. 1 prawa o asc. Akty zostały wypisane prawidłowo.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akty urodzeń sporządzone zostały przez Kierownika USC właściwego ze względu na miejsce zaistnienia zdarzenia - art. 10 ust 1 prawa o asc. Miejscem urodzenia dzieci był Bielsk Podlaski, co potwierdzały zapisy dokonane przez lekarza w zgłoszeniu urodzenia noworodka.

W aktach zbiorowych do każdego aktu urodzenia znajduje się zgłoszenie urodzenia noworodka. Pierwsza strona zgłoszenia wypełniona jest przez zakład służby zdrowia, druga natomiast przez Kierownika USC.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akty dotyczą dzieci pozamałżeńskich uznanych przez ojca w chwili sporządzenia aktu czym stosowną adnotację naniesiono w rubryce uwagi (art. 44 ust. 2 prawa o asc). Matki dzieci wyraziły zgodę na uznanie (art. 77 § 1 kr i o). Protokoły uznania dzieci znajdują się w aktach zbiorowych.

Bez uwag.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akt został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka dokonanego w USC w Hajnówce - właściwym ze względu na miejsce zamieszkania rodziców (art. 11 ust. 1 prawa o asc). W rubryce „uwagi” Kierownik USC naniósł stosowną adnotację
o sporządzeniu aktu na podstawie protokołu.

W pozycji nazwisko i imię osoby zgłaszającej urodzenie wpisano imię i nazwisko ojca dziecka, następnie skreślono imię i nazwisko ojca, a wpisano imię i nazwisko matki dziecka, co prawidłowo omówiono w rubryce uwagi - § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akty dotyczą dzieci z małżeństwa. Wymagane prawem dokumenty znajdują się w aktach zbiorowych. Akty podpisane są przez uprawnione do tego osoby.

W treści ww. aktów wystąpiły błędy w trakcie ich sporządzania, jednakże prawidłowo omówiono je w rubryce uwagi - § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka. Zgłoszenia urodzenia dokonały osoby uprawnione – art. 39 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajdują się również notatki służbowe z aktów małżeństwa rodziców dziecka – art. 41 prawa o asc. Porównano dane zawarte w zgłoszeniach urodzenia noworodka i dokumentach znajdujących się w aktach zbiorowych z treścią aktów urodzeń nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akt dotyczy dziecka uznanego przed Kierownikiem USC w Czeremsze. W aktach zbiorowych znajdują się: zgłoszenie urodzenia noworodka, protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka oraz notatka z aktu urodzenia matki. Dane w akcie urodzenia zostały wpisane prawidłowo. W rubryce „Uwagi” naniesiona została stosowna adnotacja o uznaniu dziecka.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Bielsku Podlaskim
Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r. Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła matka dziecka zamieszkała na terenie Bielska Podlaskiego - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku francuskim oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akty dotyczą dzieci uznanych przez ojca wskutek oświadczenia złożonego za zgodą matki dziecka przed Kierownikiem USC w Bielsku Podlaskim przy sporządzeniu aktu urodzenia. Prawidłowa adnotacja została naniesiona w rubryce „uwagi” (art. 44 ust. 2 prawa o asc). W aktach zbiorowych do każdego aktu znajduje się protokół przyjęcia oświadczenia
o uznaniu dziecka. Ww. oświadczenia oraz zgoda na uznanie zostały złożone przez osoby pełnoletnie.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akty urodzeń sporządzone zostały przez Kierownika USC właściwego ze względu na miejsce zaistnienia zdarzenia - art. 10 ust 1 prawa o asc. Miejscem urodzenia dzieci był Bielsk Podlaski, co potwierdzały zapisy dokonane przez lekarza w zgłoszeniu urodzenia noworodka.

Bez uwag.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akt sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka. W aktach zbiorowych znajduje się też kopia z aktu małżeństwa z adnotacją o jego rozwiązaniu potwierdzająca, iż małżeństwo rodziców dziecka uległo rozwiązaniu.

Akt sporządzono jak dla dziecka z małżeństwa, ponieważ zgodnie z art. 62 § 1 kr i o zachodziło domniemanie pochodzenia dziecka od męża matki.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Akt sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka.

W treści ww. aktu wystąpił błąd w trakcie jego sporządzania, co prawidłowo omówiono w rubryce uwagi - § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akt został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka dokonanego w USC w Rudce - właściwym ze względu na miejsce zamieszkania rodziców (art. 11 ust. 1 prawa o asc). W rubryce „uwagi” Kierownik USC naniósł stosowną adnotację
o sporządzeniu aktu na podstawie protokołu.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 roku

Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka, dotyczą dzieci z bliźniąt o czym naniesiono stosowną adnotację w rubryce „uwagi”.

Wszystkie pozostałe akty sprawdzono pod kątem czy zachowana jest kolejność numeracji aktów oraz czy wszystkie akty zostały podpisane przez Kierownika USC, nie stwierdzając nieprawidłowości.

Jedynie przy aktach urodzeń od Nr 324-327, nastąpiło przedłożenie stron co spowodowało, że są ułożone w następującej kolejności: 324, 326, 325, 327

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2005 roku - wg stanu na dzień kontroli sporządzono 214 aktów małżeństw.

Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisywane przy wykorzystaniu systemu komputerowego, co jest zgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia.

Wolne miejsca po sporządzeniu aktu są zakreślane w sposób uniemożliwiający dokonywanie w nich jakichkolwiek wpisów - § 7 ust. 2 rozporządzenia.

-Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.; Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC
w Bielsku Podlaskim Nr (…)¹ dot. wpisania zagranicznego aktu małżeństwa do polskiej księgi.

Podanie wniósł mężczyzna, którego akt dotyczy zamieszkały w (…)¹ - a zatem decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Strona przedłożyła odpis aktu małżeństwa wydany w języku rosyjskim wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Dane z aktu zagranicznego do orzeczenia decyzji i aktu polskiego przeniesiono prawidłowo.

W akcie zagranicznym brak było informacji o nazwiskach dzieci z tego małżeństwa. Stąd też Kierownik USC naniósł w akcie w rubryce „wzmianki dodatkowe” adnotację odnośnie nazwisk dzieci w oparciu o art. 88 § 1 kr i o.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

-Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Bielsku Podlaskim Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Podanie wpłynęło do USC dnia (…)¹ 2005 r. – data wpływu została odnotowana na podaniu.

Wnioskodawcą była matka kobiety, której akt dotyczy zamieszkała w Bielsku Podlaskim - decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.

Strona przedłożyła niemiecki odpis aktu małżeństwa oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

Podstawa prawna decyzji prawidłowa – art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego zgodnie z art. 8 ust. 4 prawa o asc.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC
w Bielsku Podlaskim Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r., co odnotowano prawidłowo
w akcie w rubryce „uwagi” - § 7 ust. 1 rozporządzenia.

Podanie złożyła matka kobiety, której dotyczył akt małżeństwa, zamieszkała
w (…)¹ .

Wnioskodawczyni przedłożyła m.in. świadectwo małżeństwa wydane przez USC w stanie (…)¹ w USA oraz kopię aktu urodzenia mężczyzny - wraz z urzędowym tłumaczeniem tych dokumentów na język polski. Ponadto w aktach znajdują się: notatka z aktu urodzenia kobiety Nr (…)¹ USC Bielsk Podlaski, kopia dowodu osobistego kobiety oraz jej oświadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego złożone przed notariuszem publicznym w USA, potwierdzone przez Konsula Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w (…)¹ za zgodność z prawem miejsca wystawienia.

Kierownik USC ocenił, iż zagraniczny akt małżeństwa podlega odtworzeniu w trybie art. 35 prawa o asc. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Bez uwag.

- Nr (…)¹ /2005; akt sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Bielsku Podlaskim
Nr (…)¹ z dnia 01.08.2005 r. podjętej w oparciu o art. 35 prawa o asc.

Podanie o odtworzenie zagranicznego aktu małżeństwa wniosła kobieta, której akt dotyczy zamieszkała (…)¹. Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do podjęcia decyzji w oparciu o art. 35 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajdują się:

- wyciągi z ewidencji ludności dotyczące kobiety i mężczyzny wydane przez urząd podatkowy oraz protokół ślubu wydany przez Sąd Rejonowy w (…)¹ wraz z ich tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego (§9 rozporządzenia),

- notatka z odpisu aktu urodzenia kobiety znajdującego się w USC w Bielsku Podlaskim,

- odpis aktu urodzenia dotyczący mężczyzny w języku serbskim wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego,

Analiza dokumentów wskazuje na celowość odtworzenia aktu w trybie art. 35 prawa o asc.

Pouczenie o środkach odwołania do Wojewody Podlaskiego zgodnie z art. 8 ust. 4 prawa o asc.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC- art. 1 § 1 kr i o.

-Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r., akt dotyczy małżeństwa zawartego przez obywatelkę polską
z cudzoziemcem przed Kierownikiem USC w Bielsku Podlaskim.

W aktach zbiorowych jest zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa przez cudzoziemca wymagane art. 56 ust. 1 prawa o asc. Dokument wydany został przez Ambasadę Wielkiej Brytanii w Warszawie.

Zapewnienia wraz z wymaganymi prawem o asc dokumentami zostały złożone Kierownikowi USC dnia (…)¹ 2005 roku. Termin miesięczny przewidziany art. 4 kr i o został zachowany

Ww. akt jest podpisany przez Kierownika USC, osoby zawierające związek małżeński, świadków oraz tłumacza przysięgłego języka angielskiego, w którego obecności zostało zawarte małżeństwo.

Bez uwag.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Akty małżeństw podpisane są przez osoby zawierające związek małżeński, świadków oraz Kierownika USC. W obu przypadkach zachowano termin miesięczny określony
w art. 4 kr i o.

W aktach zbiorowych są dokumenty złożone przez strony przed zawarciem małżeństwa, wymagane zgodnie z art. 54 ust. 1 prawa o asc.

Do złożonych dokumentów nie zgłoszono zastrzeżeń.

Akty małżeństw dotyczące związków wyznaniowych ze skutkiem cywilnym –
art. 1 § 2 kr i o.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Ustalono, co następuje:

- do każdego z ww. aktów małżeństw są akta zbiorowe, w których znajduje się dwustronnie wypełnione zaświadczenie i inne wymagane prawem o asc dokumenty (art. 54 ust. 1),

- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie – art. 8 § 3 kri o (na każdym zaświadczeniu odnotowana jest data wpływu dokumentu do USC),

- akty małżeństw sporządzono niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym
po dniu, w którym zaświadczenie wpłynęło do urzędu stanu cywilnego - art.61 a ust.2 prawa
o asc.,

- związki małżeńskie zawierane były w terminie ważności zaświadczenia,

- akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce ich zawarcia,

- porównano dane wpisane w aktach małżeństw z danymi osobowymi figurującymi
w zaświadczeniach i w aktach urodzeń obojga małżonków – nie stwierdzając błędów
i rozbieżności,

- przypiski w aktach zostały naniesione na bieżąco.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

Kontrolą objęto 415 aktów zgonu sporządzonych w 2005 roku(wg stanu na dzień kontroli tj. na dzień 01.12.2005r.)

Ustalono, co następuje:

- akty zgonu sporządzone są przy wykorzystaniu systemu komputerowego (§ 2 rozporządzenia), na luźnych drukach, które następnie po zakończeniu roku kalendarzowego zszywane są w księgę,

- wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę,

- wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu zgonu, jak również w rubr. Uwagi zakreślone są w sposób uniemożliwiający dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów (§ 7 ust.2 rozporządzenia),

- kolejność w numeracji aktów jest zachowana (§ 3 rozporządzenia),

- daty zdarzeń we wszystkich aktach pisane są prawidłowo,

- do każdego aktu zgonu jest karta zgonu podpisana przez lekarza,

- porównano dane dot. daty i miejsca zgonu wpisane w karcie zgonu i w akcie zgonu, nie stwierdzając rozbieżności,

- w każdej karcie zgonu wpisana jest nazwa miejscowości, w której nastąpił zgon ,

- nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu, uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu. Zgony zarejestrowane zostały w USC miejsca takiego zdarzenia

(art.10 ust.1 prawa o asc).

Miejsce zdarzenia: Bielsk Podlaski, Skrzypki Duże, Knorydy, Woronie, Proniewicze, Deniski, Saki, Zubowo, Grabowiec, Pasynki, Kożyno, Orzechowicze, Krzywa, Skrzypki Małe, Pietrzykowo Gołąbki, Piliki, Lewki, Sobótka, Widowo, Haćki, Augustowo, Malinowo, Ogrodniki, Miękisze, Mokre

Sprawdzono z wykazem miejscowości woj. podlaskiego, PUW Białystok, 2000 r., potwierdzając, że ww. miejscowości należą do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego Bielsk Podlaski.

- zgłoszenia zgonu dokonywano niezwłocznie , np.:

Zgon nastąpił dnia 02.01.2005 r. - akt sporządzono dnia 02.01.2005 r.

„ dnia 02.01.2005 r. - „ dnia 03.01.2005 r.

„ dnia 03.01.2005 r. - „ dnia 03.01.2005 r.

„ dnia 05.01.2005 r. - „ dnia 05.01.2005 r.

„ dnia 05.01.2005 r. - „ dnia 06.01.2005 r.

„ dnia 09.01.2005 r. - „ dnia 10.01.2005 r.

„ dnia 15.01.2005 r. - „ dnia 17.01.2005 r.

„ dnia 17.01.2005 r. - „ dnia 08.01.2005 r.

Natomiast w przypadku zgłoszenia zgonu po terminie, w aktach zbiorowych są wyjaśnienia osoby zgłaszającej zgon odnośnie przyczyn dokonania czynności po terminie. (art. 64 ust.1 prawa o asc).- np. akt zgonu nr (…)¹ /05, zgon nastąpił dnia 20.04.2005 r., zgłoszenia dokonano dnia 25.04.2005 r.

- w niektórych przypadkach, z uwagi na przyczynę zgonu znajdują się w aktach zbiorowych zezwolenia prokuratury na pochowanie zwłok , np. do aktu zgonu Nr (…)¹

- w aktach zgonu Nr (…)¹ prawidłowo omówiono błąd, który zaistniał przy sporządzeniu aktu zgonu - § 2 ust.5 rozporządzenia.

- akt zgonu Nr (…)¹ /05; sporządzono zgodnie z kartą zgonu. Następnie na wniosek osoby uprawnionej (syna osoby zmarłej) podjęta została przez Kierownika USC w Bielsku Podlaskim decyzja Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r. dotycząca sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie zgonu.

Decyzję podjął organ właściwy. Podstawę sprostowania stanowił odpis aktu urodzenia osoby zmarłej. W aktach zbiorowych do aktu zgonu znajdują się wymagane dokumenty. Wzmianka dodatkowa w akcie zgonu naniesiona została prawidłowo.

IV. Odpisy zupełne i odpisy skrócone

W 2005 roku(wg. stanu na dzień kontroli) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Bielsku Podlaskim wydał 170 odpisów zupełnych aktów stanu cywilnego oraz 4283 odpisów skróconych aktów stanu cywilnego.

Teczki do prowadzenia ww. spraw zostały założone zgodnie z instrukcją kancelaryjną, a numery teczek nadane zostały zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Podania o wydanie odpisów rejestrowane są w spisie spraw.

Teczce „odpisy zupełne aktów stanu cywilnego” nadano numer USC 5140, natomiast teczce „odpisy skrócone aktów stanu cywilnego” nadano numer USC 5141.

V. Księgi stanu cywilnego i archiwum urzędu stanu cywilnego

Księgi stanu cywilnego przechowywane są w metalowych szafach w pomieszczeniu mieszczącym się na I piętrze, zabezpieczone są przed uszkodzeniem, zniszczeniem
i kradzieżą.

Natomiast archiwum urzędu stanu cywilnego znajduje się w wyodrębnionym do tego celu pomieszczeniu. Jednakże pomieszczenie to jest zbyt małe w stosunku do znajdującego się tam zasobu dokumentacji.

VI.

Zwrócono uwagę, że obciążenie zadaniami z zakresu rejestracji stanu cywilnego dwóch pracowników tj. Kierownika USC i Zastępcy jest bardzo duże. Świadczy o tym ilość aktów sporządzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Bielsku Podlaskim, a także ilość wydawanych codziennie odpisów skróconych i zupełnych aktów urodzeń, małżeństw
i zgonów.

Dodatkowo wykonywane są inne czynności jak przyjmowanie oświadczeń
np. o uznaniu dziecka, o powrocie osoby rozwiedzionej do nazwiska poprzednio noszonego, przygotowywanie decyzji, postanowień itd.

W maju 2005 roku Kierownicy Urzędów Stanu Cywilnego przejęli ponadto nowe zadania z zakresu ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Wiele czasu – co zaobserwowano w trakcie kontroli – pochłania również wyjaśnianie klientom zasad i sposobu załatwienia zgłaszanych przez nich problemów.

Powyższe uzasadnia potrzebę rozważenia formy udzielenia pomocy Kierownikowi USC i jego Zastępcy w realizacji powierzonych zadań.

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Eugeniuszem Berezowiec w obecności Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – Pani Walentyny Jurczuk.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Bielsku Podlaskim, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Osoby kontrolujące:

- Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału

- Róża Januszkiewicz - starszy inspektor

- Ewa Monika Bielewska - referent prawny

16.12.2005 r.

Kierownik jednostki kontrolowanej:

- Eugeniusz Berezowiec - Burmistrz Miasta Bielsk Podlaski

21.12.2005 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)