Białystok, 03 stycznia 2006 roku

Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

Nr OB.III.0932-USC- 9/05

Pan

Eugeniusz Berezowiec

Burmistrz Bielska Podlaskiego

Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 01 – 02 grudnia 2005 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Bielsku Podlaskim dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku – prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Eugeniusza Berezowiec - Burmistrza Bielska Podlaskiego.

Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

W aktach zbiorowych do poszczególnych aktów znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.

Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydawania decyzji z zakresu stanu cywilnego.

Dokonana ocena realizacji zadań przez Urząd Stanu Cywilnego w Bielsku Podlaskim w zakresie objętym kontrolą - co szczegółowo ujęto w protokole - jest pozytywna.

Należy jednakże zwrócić uwagę, iż Urząd Stanu Cywilnego w Bielsku Podlaskim posiada bardzo duży zasób dokumentacji mającej szczególne znaczenie i długoletni okres przechowywania w urzędzie tj. 100 lat. Pomieszczenie przeznaczone na archiwum Urzędu Stanu Cywilnego jest zbyt małe w stosunku do znajdujących się w nim akt archiwalnych, z których cały czas korzystają Kierownicy USC. Stąd też należy zwrócić szczególną uwagę i podjąć stosowne działania zmierzające do polepszenia warunków przechowywania dokumentów. Zgodnie z § 23 cyt. rozporządzenia „za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego odpowiedzialny jest wójt, burmistrz (prezydent) oraz kierownik urzędu stanu cywilnego”.

Ponadto obciążenie zadaniami z zakresu rejestracji stanu cywilnego dwóch pracowników tj. Kierownika USC i Zastępcy jest bardzo duże. Powyższe uzasadnia potrzebę rozważenia formy udzielenia pomocy Kierownikowi USC i jego Zastępcy w realizacji powierzonych zadań.

Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich