PROTOKÓŁ

z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Polskim Komitecie Pomocy Społecznej - Zarząd Okręgowy w Suwałkach

Polski Komitet Pomocy Społecznej jest powstałym 15 października 1958 roku stowarzyszeniem posiadającym osobowość prawną, działalność prowadzi na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej. Od dnia 17.01.2005 r. posiada status organizacji pożytku publicznego.

Adres siedziby: Zarząd Okręgowy Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej, 16-400 Suwałki, ul. Noniewicza 59B.

Regon: 007023760-00465.

Sekretarzem Zarządu Okręgowego PKPS jest Pani Grażyna Kondracka.

Skarbnikiem jest Pani Grażyna Neska.

Kontrolę przeprowadzili:

1.      Danuta Skucz - starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 58),

2.      Piotr Słabiński - starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 50),

na podstawie upoważnienia Nr PS.VI.ICz.0939/490/05 z dnia 07.12.2005 r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej.

Kontrolę przeprowadzono w dniach 9 - 10 stycznia 2006 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielała:

1.      Pani Grażyna Kondracka - Sekretarz Zarządu Okręgowego.

Przedmiot kontroli:

Przedmiotem kontroli była ocena prawidłowości realizacji umowy Nr 4/2005 zawartej w dniu 28 października 2005 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Suwałkach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu oraz efektywności realizowanych zadań.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania.

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.

4.      Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania.

5.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji.

6.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania.

Ustalenia kontroli:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

PKPS dysponuje własną kuchnią wyposażoną i dostosowaną do wymogów Sanepidu z wydzieloną stołówką, oraz pomieszczeniem socjalno-biurowym i magazynowym. Stołówka może jednocześnie przyjąć 50 osób.

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

Na podstawie umowy o pracę zatrudnione są: sekretarz zarządu oraz kucharka. Na podstawie umowy zlecenia zatrudnione są: księgowa i magazynier. Ponadto w pracach PKPS pomagają wolontariusze.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:

Posiłki wydawane są od poniedziałku do piątku w godzinach 12⁰⁰ - 14⁰⁰.

Pomoc rzeczowa: wydawanie odzieży, obuwia, środków higieny osobistej dokonywana jest w miarę pojawiających się potrzeb w punkcie magazynowym zlokalizowanym przy biurze PKPS.

4.      Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

Pomoc w formie wydawania posiłków i pomoc rzeczowa realizowana jest przez PKPS przez cały rok.

Rozpoczęcie realizacji umowy Nr 4/2005 zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Suwałkach nastąpiło z chwilą podpisania umowy tj. od 28 października 2005 roku.

Z dniem 31.12.2005 roku projekt został zrealizowany  w całości.

Zadania były realizowane zgodnie z planem, harmonogramem, kosztorysem i niezbędnymi potrzebami.

Osoby objęte pomocą kierowane są przez pracowników MOPS Suwałki, inne instytucje zajmujące się pomocą socjalną, bądź zgłaszają się same. PKPS prowadzi rejestr osób korzystających z różnych form pomocy. Odzież, obuwie i środki czystości z magazynu wydawane są na druku MW na nazwisku bezdomnego lub osoby zagrożonej bezdomnością. Osoby pragnące skorzystać z pomocy składają podanie z opisaniem sytuacji życiowej i zawartą prośbą o udzielenie pomocy w formie posiłków, paczek żywnościowych, środków higieny osobistej, czy odzieży. Do podań z reguły załączona jest decyzja wydana przez MOPS, lub zaświadczenie z PUP.

Z różnorodnych form pomocy skorzystało ogółem 155 osób. Z wydawanych posiłków (zupa z mięsną wkładką) korzystało codziennie 80 - 90 osób.

Adresatami pomocy w przeważającej części są mężczyźni w wieku 40 - 50 lat (pomocy w postaci posiłków), oraz rodziny wielodzietne zagrożone bezdomnością (skrajne ubóstwo) korzystające z pomocy w postaci paczek żywnościowych.

5.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

PKPS otrzymał w dniu 14.11.2005 roku kwotę 3.786 zł (poz. księgowa 338/05), oraz w dniu 21.12.2005 roku kwotę 1.568 zł (poz. księgowa 367/05).

Na dzień 31.12 2005 roku wydatkowano kwotę 5.354 zł tj. 100% przyznanych środków.

Szczegółowy wykaz wydatków zawiera załącznik Nr 1.

6.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:

Kontrola wykazała, że umowa zrealizowana została prawidłowo. Dokumentacja w sprawie wydatkowania dotacji prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każdy z rachunków opisany jest w sposób potwierdzający ich opłacanie ze środków PUW, sprawdzony pod względem merytorycznym i rachunkowym. Stwierdzono, że prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa środków finansowych przekazanych na realizację zadania.

Sekretarzowi Zarządu Okręgowego PKPS w Suwałkach przysługuje prawo pisemnego wyjaśnienia co do zawartych w protokole ustaleń w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Sekretarz Zarządu PKPS w Suwałkach.

Polski Komitet Pomocy Społecznej                                         Podpisy kontrolujących:

Zarząd Okręgowy                                                                   Danuta Skucz

16-400 Suwałki, ul. Noniewicza 59B                                      Piotr Słabiński

tel. (087) 566-44-02                                                               23.01.2006 r.

Sekretarz

/-/ Grażyna Kondracka

Kierownik Biura