PROTOKÓŁ

z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Bank Żywności w Suwałkach

Stowarzyszenie Bank Żywności w Suwałkach jest powstałym w dniu 02.03.2000 roku stowarzyszeniem posiadającym status organizacji pożytku publicznego. Podstawa prawną działalności jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000069745 dnia 08.01.2002 r.

Adres siedziby: 16-400 Suwałki, ul Kowieńska 3/18.

Regon: 790751444.

Prezesem placówki jest Pan Romuald Turczyński.

Skarbnikiem placówki jest Pan Marek Stasiński.

Kontrolę przeprowadzili:

1.      Danuta Skucz - starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 58),

2.      Piotr Słabiński - starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 50),

na podstawie upoważnienia Nr PS.VI.ICz.0939/492/05 z dnia 07.12.2005 r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 19 stycznia 2006 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielała:

1.      Pan Romuald Turczyński - Prezes Stowarzyszenia Bank Żywności w Suwałkach.

Przedmiot kontroli:

Przedmiotem kontroli była ocena prawidłowości realizacji umowy Nr 6/2005 zawartej w dniu 04 listopada  2005 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem  Bank Żywności w Suwałkach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałaniu ich wykluczeniu społecznemu oraz efektywności realizowanych zadań.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania.

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.

4.      Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania.

5.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji.

6.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania.

Założenia organizacyjne kontroli:

Kontrolą objęto okres od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2005 r.

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o okazaną dokumentacje, wyjaśnienia i informacje dotyczące realizacji określonego w umowie zadania oraz wizję pomieszczeń.

Ustalenia kontroli:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

Bank Żywności dysponuje wynajmowanym lokalem biurowym, magazynem w Suwałkach o powierzchni 100m² oraz użyczonym przez Prezydenta Białegostoku magazynem o pow 3148m²

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

Ogółem przy realizacji zadania pracuje 5 osób: Prezes, koordynator przy realizacji zadania PEAD, księgowy, pracownik biurowy oraz dwóch magazynierów. Pracownik biurowy zatrudniony jest na 1 etacie, pozostałe osoby pracują na zasadzie wolontariatu.

3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:

Bank Żywności realizuje swoje zadania poprzez:

a)      wyszukiwanie rezerw żywności produkowanej w nadmiarze,

b)      pozyskiwanie żywności o krótkich terminach przydatności do spożycia,

c)      gromadzenie rezerw żywności i ich racjonalną dystrybucję,

d)      promowanie postaw przeciwdziałających utylizacji żywności lub jej marnotrawieniu,

e)      organizowanie zbiórek żywności szczególnie w okresach przedświątecznych,

f)        prowadzenie ścisłego monitoringu wykorzystania żywności przez beneficjentów.

Bank Żywności jest również zaangażowany w realizację Europejskiego Programu Pomocy Żywnościowej PEAD.

4. Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

Rozpoczęcie realizacji umowy Nr 6/2005 zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Bank Żywności w Suwałkach nastąpiło z chwilą podpisania umowy i otrzymania środków finansowych tj. od listopada 2005 roku.

Z dniem 31.12.2005 roku projekt został zrealizowany w całości.

Zadania były realizowane zgodnie z planem, harmonogramem, kosztorysem i niezbędnymi potrzebami.

Uczestnikami i beneficjentami programu były organizacje pozarządowe, świadczące pomoc osobom ze środowisk skrajnie ubogich oraz osobom bezdomnym.

W kontrolowanym okresie w Świątecznej Zbiórce Żywności brało udział ok 1300 wolontariuszy w 133 sklepach na terenie Suwałk, Augustowa, Białegostoku, Kolna, Moniek, Sokółki, Hajnówki i Sejn. Przed zbiórkami odbyły się szkolenia wolontariatu w zakresie zasad działania wolontariatu oraz merytorycznego sposobu przeprowadzenia zbiórki.

W roku 2005 Bank Żywności współpracował z 78 organizacjami obejmując pomocą około 80 tysięcy potrzebujących.

5. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

Stowarzyszenie otrzymało w dniu 10.11.2005 roku kwotę 2.469 zł (poz. księgowa - 564), oraz w dniu 19.12.2005 roku kwotę 1.023 zł (poz. księgowa -650).

Na dzień 31.12 2005 roku wydatkowano kwotę 3.492,00 zł tj. 100% przyznanych środków.

Zestawienie wydatków z dotacji budżetu państwa:

6. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:

Kontrola wykazała, że umowa zrealizowana została prawidłowo. Dokumentacja w sprawie wydatkowania dotacji prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każdy z rachunków opisany jest w sposób potwierdzający ich opłacanie ze środków PUW, sprawdzony pod względem merytorycznym i rachunkowym. Stwierdzono, że prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa środków finansowych przekazanych na realizację zadania.

Prezesowi Stowarzyszenia Bank Żywności w Suwałkach przysługuje prawo wniesienia pisemnego wyjaśnienia co do zawartych w protokole ustaleń w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Pan Romuald Turczyński Prezes Stowarzyszenia Bank Żywności.

Stowarzyszenie Bank Żywności                                               Podpisy kontrolujących:

ul. Kowieńska 3/18, 16-400 Suwałki                                      /-/ Danuta Skucz

NIP 844-19-97-647                                                               /-/ Piotr Słabiński

REGON 790751444                                                              25.01.2006 r.

Prezes

/-/ Romuald Turczyński