Protokół
z kontroli problemowej , przeprowadzonej w dniu 01 września 2005 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Surażu
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Surażu , wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Surażu - art.5a ust.1 prawa o aktach stanu cywilnego.
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miasta w Surażu.
Regon Urzędu Gminy; 000528847 NIP; 966-10-26-716.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Zenon Borowski, wybrany w wyborach, które odbyły się dnia 27.10.2002 r. / w zał.kopia zaświadczenia./
Funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Surażu pełni Pani Joanna Danuta Nowicka , powołana Uchwałą Rady Miejskiej w Surażu Nr XVII/90/04 z dnia 20 kwietnia 2004 r. /kopia uchwały w zał./.
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz — Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 28/05 z dnia 29.08.2005 r. podpisanego z up. Wojewody Podlaskiego przez P. Andrzeja W.Gawkowskiego — Dyrektora Wydziału./zał.do protokołu/.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego;15-213 Białystok, ul.Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jednolity: Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz.1688/ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136,poz.884 z późn. zm./
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli;
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy /Dz.U. Nr 9, poz.59 z późn. zm./
2. z dnia 29 września 1986 r. — prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jednolity: Dz.U. z 2004 r. Nr 161,poz.1688/
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U Nr 136, poz.884 z późn. zm./
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 r. dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 r. przez Panią Ewę Maciak- Z-cę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Poprzednia kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Surażu odbyła się w dniu 18 lipca 2000 r.
Wyjaśnień i informacji w trakcie obecnej kontroli udzielała Pani Joanna Danuta Nowicka - Kierownik USC w Surażu.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Surażu pod Nr 4/05.
Kontrolą objęto następujące dokumenty;
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W jednej księdze znajdują się akty urodzeń od 2000 r. do 2004 r. Biorąc pod uwagę § 12 ust.2 rozporządzenia, zgodnie z którym księgę można wykorzystać nie dłużej niż przez okres 5 lat - na 2005 rok założono nową księgę urodzeń.
W 2000 r. wpisano 2 akty urodzenia
w 2001 r. 1 akt urodzenia
w 2002 r. 1 akt
w 2003 r. 4 akty
w 2004 1 akt
w 2005 r. /wg stanu na dzień kontroli/ - sporządzano 1 akt urodzenia.
Wszystkie w/w akty są podpisane przez Kierownika USC i opieczętowane pieczątką imienną.
Księgi za poszczególne lata są zamknięte i otwarte na kolejny rok , zgodnie z § 12 ust.1 i ust.3 rozporządzenia.
Daty zdarzeń pisane są prawidłowo - § 5 ust.1 rozporządzenia.
Sprawdzono;
- Akt urodzenia Nr (…)1 z (…)1, który wpisano na podstawie decyzji z dn. (…)1 Nr (…)1 Kierownika USC w Surażu podpisanej przez Panią Joannę Danutę Nowicką.
Wnioskodawcą o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej jest matka dziecka, reprezentowana przez osobę upoważnioną.
Decyzję podjął organ właściwy — art. 13 ustawy — prawo o asc.
W aktach zbiorowych jest odpis zagranicznego aktu urodzenia, wydany przez stosowny Urząd w (…)1 oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
W aktach jest też notatka z aktu małżeństwa rodziców dziecka , potwierdzająca, iż pochodzi ono z małżeństwa. Akt małżeństwa stanowił również podstawę do podjęcia na wniosek tej samej osoby decyzji w sprawie uzupełnienia i sprostowania aktu urodzenia dziecka.
Podstawa prawna decyzji w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej /art.73 ust.1 prawa o asc/, w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia o brakujące dane / art. 36 ustawy/ oraz w sprawie sprostowania błędu w akcie urodzenia / art. 28 ustawy/ - prawidłowa. Pouczenie o odwołaniu , zgodne z obowiązującymi przepisami.
Akt urodzenia dziecka sporządzono zgodnie z decyzją . Wzmianki dodatkowe o uzupełnieniu aktu urodzenia i jego sprostowaniu nie budzą zastrzeżeń.
Pokwitowanie odbioru decyzji znajduje się w aktach sprawy.
- Nr (…)1; akt urodzenia sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Surażu z dnia (…)1 Nr (…)1, podjętej w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia złożyła matka dziecka, zamieszkała w (…)1. Decyzję podjął więc organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni- art.13 prawa o asc. Fakt zameldowania stałego w gminie potwierdza znajdujące się w aktach zbiorowych poświadczenie zameldowania.
W aktach zbiorowych do tego aktu znajdują się również dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc tj. odpis zagranicznego aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 oraz jego tłumaczenie na język polski , dokonane przez tłumacza przysięgłego i notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców dziecka. Do złożonych w aktach zbiorowych dokumentów nie zgłoszono uwag.
Podstawa prawna decyzji - art.73 ust.1 ustawy .
W pouczeniu o odwołaniu prawidłowo wskazano organ, do którego przysługuje odwołanie od decyzji Kierownika USC tj. Wojewodę Podlaskiego.
Decyzja została podjęta niezwłocznie —art.35 § 1 KPA. Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Dane z aktu zagranicznego /tłumaczenia/ przeniesiono bezbłędnie do decyzji i do aktu w księdze polskiej.
Następnie zgodnie z żądaniem wnioskodawcy podjęta została przez Kierownika USC w Surażu decyzja w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia — art. 36 ustawy. Wzmianka dodatkowa naniesiona została zgodnie z decyzją. Bez uwag.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2004 r. sporządzono 10 aktów małżeństwa; wszystkie dotyczą małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym — art. 1 § 2 krio.
Stwierdzono, że ;
- zaświadczenia do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wystawiane były przez właściwy organ — art.12 ust.2 ustawy - prawo o asc,
- związki małżeńskie zawarte były w terminie ważności zaświadczenia,
- zaświadczenia wypełnione dwustronnie , podpisane na drugiej stronie przez duchownych ,wpłynęły do USC w Surażu przed upływem 5-ciu dni od daty zawarcia małżeństwa tj. w wymaganym ustawowo terminie / art.8 § 3 krio/,
- akty małżeństw na podstawie zaświadczenia od duchownego sporządzono niezwłocznie tj. w dacie wpływu dokumentu do USC / art.61 a ust.2 prawa o asc/,
-w aktach zbiorowych są wymagane prawem o asc dokumenty na podstawie których wystawiono zaświadczenie i sporządzono akt.
Bez uwag.
W 2005 r. wg stanu na dzień kontroli/ sporządzono 5 aktów małżeństwa, w tym ;
- 3 akty dotyczą małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym, art. 1 § 2 krio
- 2 akty małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Surażu.
Do aktów i dokumentów potwierdzających zawarcie związku małżeńskiego tzw. ”konkordatowego” nie zgłoszono uwag.
Sprawdzono;
- akt małżeństwa Nr (…)1, wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Surażu Nr (…)1 z dnia (…)1
Decyzję w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa zawartego w (…)1 podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
Wniosek wpłynął do Kierownika USC w Surażu dnia (…)1, decyzję wydano dn. (…)1, więc niezwłocznie.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji, a następnie aktu polskiego — prawidłowo.
Z uwagi na pisownię nazwiska kobiety — obywatelki polskiej , zameldowanej w woj. podlaskim - zastosowano § 4 ust.2 rozporządzenia, nanosząc stosowną adnotację w rubr. wzmianki dodatkowe. We wzmiankach również wpisano jakie nazwisko nosi mężczyzna i dzieci z tego małżeństwa. Bez uwag.
Następnie na wniosek tej samej osoby podjęta została decyzja w trybie art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu małżeństwa o brakujące dane, które ustalono na podstawie odpisów zupełnych aktów urodzeń małżonków. Wzmiankę dodatkową naniesiono zgodnie z decyzją.
- Nr (…)1; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Kierownika USC w Surażu Nr (…)1 z dnia (…)1, co odnotowano zgodnie z obowiązującymi przepisami w akcie w rubr. uwagi.
Wpisaniu podlegał odpis aktu małżeństwa wydany przez USC w (…)1 w (…)1 na druku międzynarodowym.
Wniosek złożyła osoba, której akt dotyczy , mająca stałe miejsce zameldowania w (…)1, gm. Suraż. A zatem decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
Akt wypisano prawidłowo.
Wnioskodawca wniósł również o uzupełnienie aktu o brakujące dane , wymagane prawem polskim. Podjęta została decyzja w oparciu o art.36 ustawy., zgodna z żądaniem strony. Na tej podstawie wpisana została w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe odpowiednia adnotacja.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe.
W 2004 roku sporządzono 12 aktów zgonu, natomiast w 2005 roku /wg stanu na dzień kontroli/ wpisano 8 aktów .
Sprawdzono wszystkie akty zgonu . Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu — art.10 ust.1 ustawy.
Do każdego aktu zgonu jest w aktach zbiorowych karta zgonu, podpisana przez lekarza Porównano daty zgonu oraz nazwę miejscowości w której nastąpił zgon wpisane w karcie zgonu oraz w akcie zgonu, nie stwierdzając błędów.
Zgłoszeń zgonu nie dokonywał zakład pogrzebowy.
Akty zgonu są podpisane przez Kierownika USC i osobę zgłaszająca zgon.
Przypiski w aktach zgonu dotyczące aktu urodzenia i małżeństwa zmarłego naniesione na bieżąco.
IV. W 2004 r. prowadzona była jedna teczka „Odpisy aktów stanu cywilnego „ o nr USC-5145…/04 , w której zarejestrowanych jest 171 spraw.
Na 2005 rok założono 2 teczki i opisano je zgodnie z instrukcją kancelaryjną; Nr USC-5141…/05, 2005 r. kat.B 5 „Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego”, natomiast teczka „Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego „ ma nr USC.5140…/05, kat.B 5.
W teczce „Odpisy skrócone” zarejestrowanych jest 75 spraw, natomiast w teczce „Odpisy zupełne” — 5 spraw o wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego.
W teczce jest spis spraw , prowadzony na bieżąco. W każdym podaniu wnioskodawcy zawarta jest informacja odnośnie stopnia pokrewieństwa osoby żądającej odpisu aktu w stosunku do osoby, której akt dotyczy. Wskazane jest również do jakiego celu niezbędny jest dokument, co pozwala na właściwe postępowanie w zakresie pobierania bądź nie opłaty skarbowej.
V. Teczka „Postępowanie i decyzje w spr. sprostowania i uzupełnienia aktów s.c.”
- Nr USC 5135…./04 - w spisie zarejestrowanych jest 13 spraw.
Sprawdzono decyzję Kierownika USC w Surażu Nr USC.5135-8/04 z dn. 16.09.2004 r. w spr. sprostowania błędu w akcie małżeństwa Nr 6/1940 w poz. imię kobiety.
W aktach zbiorowych jest wniosek osoby, której akt dotyczy. Decyzja podjęta w oparciu o art.28 prawa o asc. Zebrane w sprawie dokumenty wskazują na zasadność decyzji. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy. Adnotacja o sprostowaniu błędu w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe naniesiona prawidłowo.
Bez uwag.
Na tym protokół zakończono.
Ustalenia kontroli zasygnalizowano wstępnie P.Zenonowi Borowskiemu —Bumistrzowi Suraża.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Surażu , natomiast drugi egz. w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Kierownik Oddziału
Pani Halina Okulewicz
09.09.2005 r.
Burmistrz Suraża
Pan Zenon Borowski
14.09.2005 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)