Białystok, dnia 21 lutego 2006 r.
Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Nr OB.III.0932-USC-10/05
Pan
Mieczysław Śniadach
Burmistrz Miasta
Kolno
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 29 grudnia 2005 roku i w dniu 5 stycznia 2006 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kolnie dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku – prawo o aktach stanu cywilnego /Dz.U z 2004 r. Nr 161, poz.1688/ oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz.884 z późn. zm./.
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole podpisanym bez uwag przez Pana Burmistrza Miasta Kolno.
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego podpisane są przez osobę uprawnioną. Sporządzone są na obowiązujących drukach. Akty urodzeń, małżeństw i zgonów oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer akt zbiorowych tj. zbioru dokumentów, które stanowią podstawę sporządzenia aktów.
Zarówno księgi jak i akta zbiorowe prowadzone są bardzo starannie i zgodnie z zasadami określonymi przez w/w przepisy prawa. Są odpowiednio zabezpieczone i uporządkowane.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia;
- pozostawienie bez rozpoznania wniosku osoby, której akt małżeństwa dotyczy, w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej. Decyzję w w/w sprawie podjęto zaś na wniosek innej osoby, którą jeden z małżonków upoważnił do dokonania tej czynności /akt nr (…)1 /.
- przy określaniu nazwisk małżonków i dzieci, jeżeli dane te nie wynikały z aktu zagranicznego – przytaczano błędnie art.62 ust.4 prawa o asc, mimo że małżonkowie lub jeden z małżonków – obywatele polscy- nie składali oświadczeń o wyborze nazwiska /akt nr (…)1 /.
- w podstawie prawnej decyzji Kierownika USC przytaczano jedynie art. 73 prawa o asc, nie wskazując precyzyjnie przepisu odnoszącego się do transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej tj. art.73 ust.1.
- w akcie małżeństwa Nr (…)1 i dokumentach stanowiących podstawę jego sporządzenia stwierdzono rozbieżności w pozycji „miejsce zawarcia małżeństwa”, co może wskazywać na naruszenie właściwości miejscowej Kierownika USC uprawnionego do sporządzenia aktu.
W związku z powyższym uważam za celowe;
- w sprawie aktu małżeństwa Nr (…)1 należy wydać decyzję o umorzeniu postępowania w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wszczętego na wniosek jednego z małżonków. Wniosek ten do chwili obecnej nie został rozpatrzony, bowiem czynność została dokonana w oparciu o przedłożone dokumenty na wniosek osoby upoważnionej.
- zwrócenie szczególnej uwagi na właściwe postępowanie i precyzyjne wpisywanie w aktach małżeństwa wzmianki dodatkowej o nazwiskach małżonków i ich dzieci w przypadku transkrypcji zagranicznych aktów małżeństw do księgi polskiej.
Należy mieć na uwadze art. 62 ust.3 i ust.4 prawa o asc, określający kto i w jakich okolicznościach może złożyć oświadczenie o którym traktuje ten przepis oraz przed jakim organem.
- precyzyjne przytaczanie w decyzji dotyczącej transkrypcji zagranicznego aktu do księgi polskiej podstawy prawnej jej wydania. Art. 73 ust. 1 prawa o asc reguluje wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego aktu sporządzonego za granicą, natomiast dalsze ustępy dotyczą wpisywania wzmianek dodatkowych lub zamieszczania przypisków na podstawie dokumentów zagranicznych.
- niezwłoczne podjęcie działań mających na celu wyjaśnienie sprawy dotyczącej miejsca zawarcia małżeństwa /dotyczy aktu małżeństwa nr (…)1/, bowiem informacje zawarte w zaświadczeniu podpisanym przez księdza proboszcza oraz w akcie małżeństwa są rozbieżne i mogą wskazywać na naruszenie właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu.
Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszych zaleceń o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Ewa Maciak
Z-ca Dyrektora Wydziału
Spraw Obywatelskich i Migracji
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)