PROTOKÓŁ KONTROLI

Starostwa Powiatowego w Zambrowie, ul. Fabryczna 3, 18-300 Zambrów, powiat zambrowski, województwo podlaskie, REGON 450672283, NIP 723-14-31-809.

Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Zambrowie jest Starosta Zambrowski Pan Stanisław Krajewski, wybrany uchwałą Nr II/7/02 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 29 listopada 2002 roku.

Kontrolę w dniach 7 — 10 lutego 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 4/06 z dnia 26 stycznia 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.

Przedmiotem kontroli było załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

- Sekretarz Powiatu Zambrowskiego Pani Jolanta Barbara Gronostajska,

- inspektor w Wydziale Organizacyjnym Pani Krystyna Jarząbek,

- inspektor w Wydziale Organizacyjnym Pani Magdalena Wiśniewska,

- inspektor w Wydziale Organizacyjnym Pani Ewa Anna Kalinowska,

- podinspektor w Wydziale Organizacyjnym Pani Justyna Baczewska.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. Załatwianie skarg i wniosków obywateli.

1) Rozpatrywanie skarg i wniosków przez Radę Powiatu Zambrowskiego, zwaną dalej Radą, unormowano statutem powiatu zambrowskiego, zwanym dalej statutem, uchwalonym uchwałą Nr IX/54/03 Rady z dnia 30 października 2003 roku i zmienionym uchwałą Nr XII/69/04 Rady z dnia 30 marca 2004 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. Nr 124, poz. 2269 oraz z 2004 r. Nr 42, poz. 771). Statut stanowił: […] § 19.11. W przypadku konieczności rozpatrzenia skargi lub wniosku w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego przewiduje się dla nich oddzielny punkt porządku obrad. Przed skierowaniem skargi lub wniosku pod obrady rady przewodniczący jest obowiązany wystąpić o opinię do właściwej merytorycznie komisji rady.

Ponadto statut w § 47 ust. 1 pkt 5 stanowił, że do zadań komisji stałych Rady należy […] przyjmowanie i analizowanie skarg i wniosków mieszkańców powiatu dotyczących działalności rady i zarządu.

Zgodnie z art. 229 pkt 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, zwanego dalej K.p.a., wojewoda, a w zakresie spraw finansowych — regionalna izba obrachunkowa, jest organem właściwym do rozpatrywania skarg dotyczących zadań lub działalności rady powiatu, jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania takich skarg.

Rada nie ustaliła dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, np. przez Przewodniczącego Rady.

Zgodnie z art. 253 § 1 — 3 K.p.a., organy samorządu terytorialnego są obowiązane przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, a kierownicy tych organów lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu oraz dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności.

2) Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków przez Starostę Zambrowskiego, zwanego dalej Starostą, uregulowano regulaminem organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Zambrowie, zwanego dalej Starostwem, uchwalonym uchwałą Nr XXVI/156/05 Rady z dnia 22 grudnia 2005 roku. Regulamin organizacyjny Starostwa w rozdziale VI, zatytułowanym Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków stanowił: § 22.1. Starosta, Wicestarosta, Sekretarz, Skarbnik i naczelnicy wydziałów przyjmują obywateli sprawach skarg w poniedziałki w godzinach 10⁰⁰— 15⁰⁰. 2. Pozostali pracownicy Starostwa przyjmują obywateli codziennie w godzinach pracy. 3. W przypadku, gdy w poniedziałek przypada dzień ustawowo wolny od pracy, Starosta, Wicestarosta, Sekretarz, Skarbnik i naczelnicy wydziałów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w następnym dniu roboczym w godzinach 10⁰⁰— 15⁰⁰. 4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków winna być umieszczona w widocznym miejscu budynku Starostwa. § 23. Pracownik przyjmujący obywateli w sprawach skarg i wniosków sporządza protokół zawierający: datę przyjęcia, imię i nazwisko orz adres składającego, zwięzłe określenie sprawy, imię i nazwisko przyjmującego, podpis składającego i przyjmującego. § 24. Rejestr skarg i wniosków prowadzi Wydział Organizacyjny. § 25. Skargi i wnioski rozpatruje Wydział Organizacyjny. Odpowiedzi na te skargi i wnioski podpisuje Starosta lub Wicestarosta. § 26. Przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie i rejestrowanie skarg i wniosków koordynuje Wydział Organizacyjny, który: 1) czuwa nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków oraz udzielaniem odpowiedzi; 2) udziela obywatelom zgłaszającym się w sprawach skarg i wniosków niezbędnych informacji o toku załatwiania sprawy; 3) prowadzi kontrolę przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg i wniosków; 4) opracowuje okresowe analizy rozpatrywania skarg i wniosków. § 27. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są za terminowe załatwianie skarg, wszechstronne udzielanie wyjaśnień oraz przekazywanie Wydziałowi Organizacyjnemu dokumentacji niezbędnej do rozpatrzenia skarg i wniosków.

Ponadto regulamin organizacyjny Starostwa stanowił, że: do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Starostwa należy przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków (§ 13 pkt 12); do zadań Wydziału Organizacyjnego należy kontrolowanie prawidłowego załatwiania skarg i wniosków (§ 14 ust. 2 pkt 1 lit. m); do zadań Biura Obsługi Prawnej należy załatwianie skarg i wniosków, prowadzenie rejestru oraz opracowywanie analiz i sprawozdań w tym zakresie (§ 14 ust. 4 pkt 13).

Rada w § 22 ust. 1 regulaminu organizacyjnego Starostwa ustaliła dni i godziny przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Starostę w każdy poniedziałek w godzinach od 10⁰⁰do 15⁰⁰(w godzinach pracy Starostwa). Według art. 253 § 3 K.p.a. dni i godziny przyjęć w sprawach skarg i wniosków powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy (tj. Starostwa i Starosty).

Zarząd Powiatu Zambrowskiego, zwany dalej Zarządem, jako jeden z organów powiatu zambrowskiego (art. 8 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym), nie podejmował własnych postanowień odnośnie przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, a także przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Regulamin pracy Starostwa, ustalony zarządzeniem Nr 2/06 Starosty z dnia 12 stycznia 2006 roku, stanowił w § 21 ust. 2, że czas pracy pracowników samorządowych nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym tygodniu pracy w przyjętym jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym oraz w § 22 ust. 1 i 2, że tydzień roboczy obejmuje dni od poniedziałku do piątku, a dzień pracy trwa od godziny 7³⁰do 15³⁰.

3) Informacja o czasie pracy Starostwa, od poniedziałku do piątku w godzinach od 7³⁰do 15³⁰, była umieszczona na tablicy ogłoszeń (obok drzwi wejściowych do sekretariatu Starosty) w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa oraz na stronie głównej Starostwa w Biuletynie Informacji Publicznej, zwanym dalej BIP.

Informacja o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Starostę, Wicestarostę, Sekretarza Powiatu, Skarbnika Powiatu i naczelników wydziałów Starostwa w poniedziałki w godzinach 10⁰⁰— 15⁰⁰, aw przypadku gdy poniedziałek jest dniem wolnym od pracy — w następnym dniu roboczym w tych samych godzinach oraz pozostali pracownicy Starostwa — codziennie w godzinach pracy, była umieszczona na tej samej tablicy ogłoszeń jak informacja o czasie pracy Starostwa oraz w BIP.

Informacja o przyjmowaniu interesantów przez Przewodniczącego Rady w poniedziałek w godzinach 8⁰⁰— 10⁰⁰i w piątek w godzinach 8⁰⁰— 10⁰⁰w pokoju nr 130 (Biuro Rady) była umieszczona na tablicy ogłoszeń Rady w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa oraz w BIP. Dni i godziny przyjęć ustalił Przewodniczący Rady.

Informację o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Starostę i innych członków kierownictwa Starostwa (po uchwaleniu nowego regulaminu organizacyjnego Starostwa uchwalą Rady Nr XXVI/156/05 z dnia 22 grudnia 2005 roku) przekazano kierownikom 10 (wszystkich) powiatowych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem 5 kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, do wywieszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibach tych jednostek organizacyjnych — przy piśmie przewodnim Nr OR.0717-14/05 Sekretarza Powiatu z dnia 29 grudnia 2005 roku (dowód — akta kontroli, dalej a.k., str. 1).

4) Informację o przyjmowaniu skarg i wniosków w sekretariacie Starosty (pokój nr 125) w dniach i godzinach pracy Starostwa, o rozpatrywaniu przez Radę skarg dotyczących zadań i działalności Zarządu, Starosty oraz kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, o rozpatrywaniu przez Radę wniosków w sprawach należących do jej właściwości, o rozpatrywaniu przez Starostę skarg na naczelników wydziałów, o rozpatrywaniu przez naczelników wydziałów skarg dotyczących działalności pracowników wydziałów, o rozpatrywaniu wniosków przez naczelników zgodnie z zakresem działania wydziałów, o rozpatrywaniu przez Wojewodę Podlaskiego skarg dotyczących zadań i działalności Rady, umieszczono na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa.

Zadania w zakresie przyjmowania skarg i wniosków przypisano inspektorowi w Wydziale Organizacyjnym Pani Danucie Ślesińskiej zakresem czynności z dnia 2 stycznia 2006 roku, w ramach obowiązków związanych z obsługą sekretariatu Starosty oraz organizowaniem przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków. Zadania w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków przypisano: Sekretarzowi Powiatu Pani Jolancie Barbarze Gronostajskiej — polegających na pełnieniu nadzoru nad prawidłowym załatwianiem skarg i wniosków (zakres czynności z dnia 2 stycznia 2006 roku); inspektorowi w Wydziale Organizacyjnym Pani Magdalenie Wiśniewskiej — polegających na załatwianiu skarg i wniosków, prowadzeniu rejestru oraz opracowywaniu analiz i sprawozdań w tym zakresie (zakres czynności z dnia 2 stycznia 2006 roku).

5) W Starostwie prowadzono „Ewidencję przyjętych obywateli w sprawie skarg i wniosków”. W okresie objętym kontrolą w ewidencji tej wpisano: przyjęcie 29 osób w roku 2005 oraz w 2006 roku do dnia kontroli — 2 osób. Sprawy z jakimi zgłaszali się obywatele dotyczyły: niezadowolenia z rozstrzygnięć podejmowanych przez Starostwo; przedłużającej się procedury wydawania pozwoleń budowlanych; pomocy społecznej; nieporozumień sąsiedzkich i rodzinnych; stanu dróg; poprawy infrastruktury drogowej i technicznej.

6) Starostwo posiadało druki protokołu przyjęcia skargi i wniosku wnoszonych ustnie. Nie zanotowano skarg i wniosków wnoszonych ustnie do protokołu, faksem lub pocztą elektroniczną.

7) Prowadzono centralny „Rejestr skarg i wniosków” o symbolu OR.0550 (kat. arch. A). Prowadzenie rejestru powierzono inspektorowi w Wydziale Organizacyjnym Pani Magdalenie Wiśniewskiej zakresem czynności z dnia 2 stycznia 2006 roku.

Rejestr skarg i wniosków zawierał rubryki przeznaczone do wpisu danych ilustrujących przebieg rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w nim rejestrowanych, tj.: liczbę porządkową, pod którą skargę i wniosek zarejestrowano; datę wpływu; imię i nazwisko petenta, nazwę instytucji, redakcji; adres petenta, instytucji, redakcji; przedmiot skargi i wniosku; datę zlecenia załatwienia; komu zlecono załatwienie (do kogo skargę, wniosek skierowano); termin załatwienia; datę wpływu po załatwieniu; sposób załatwienia; datę wysłania zawiadomienia; kogo zawiadomiono; uwagi.

W rejestrze, w okresie objętym kontrolą, wpisywano informacje wymagane tytułami rubryk.

8) Skargi i związaną z nimi dokumentację przechowywano w podteczce aktowej OR.0551”Rozpatrywanie skarg i wniosków. Rozpatrywanie skarg.” (kat. arch. BE-5), założonej na rok 2005. Wnioski i związaną z nimi dokumentację przechowywano w podteczce aktowej OR.0551-2”Rozpatrywanie skarg i wniosków. Rozpatrywanie wniosków.” (kat. arch. BE-5), założonej na rok 2005. Tytuły obu podteczek wpisano w spisie spraw teczki macierzystej OR.0551”Rozpatrywanie skarg i wniosków” (kat. arch. BE-5), założonej na rok 2005. Ponadto prowadzono teczki aktowe OR.0553”Analizy i oceny skarg i wniosków” (kat. arch. A), założone na lata 2005 i 2006, w których przechowywano informacje Starosty o rozpatrywaniu i załatwianiu skarg w roku 2004 i 2005 przedkładane Radzie i Wojewodzie Podlaskiemu.

9) W rejestrze skarg i wniosków, w okresie objętym kontrolą, zarejestrowano 5 skarg, wszystkie w roku 2005 oraz 7 wniosków, wszystkie w roku 2005.

Skargi i wnioski, zarejestrowane w rejestrze skarg i wniosków, zakwalifikowano według zasad określonych odpowiednio w art. 227 i 241 K.p.a..

Skargi dotyczyły: wstrzymania przez Urząd Gminy Rutki wypłat dodatków mieszkaniowych; pozbawienia statusu osoby bezrobotnej przez Powiatowy Urząd Pracy w Zambrowie, zwany dalej PUP; niewłaściwego wykonania geodezyjnych czynności przyjęcia granic pasa drogowego przez Naczelnika Wydziału Geodezji, Kartografii i Katastru; nieudostępnienia mapy zasadniczej w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru; odmowy zwrotu kosztów szkolenia bezrobotnego.

Skargę dotyczącą wstrzymania przez Urząd Gminy Rutki wypłat dodatków mieszkaniowych przekazano do załatwienia według właściwości, na zasadzie art. 231 K.p.a., Radzie Gminy Rutki, z zachowaniem ustawowego 7-dniowego terminu.

Jedną skargę (wpłynęła w dniu 7 kwietnia 2005 roku) rozpatrywała i załatwiła Rada. Skarga ta dotyczyła pozbawienia statusu osoby bezrobotnej przez PUP. Skargę rozpatrywała Komisja Rewizyjna Rady na dwóch posiedzeniach. Komisja Rewizyjna uchwaliła opinię w sprawie skargi na czynności dyrektora PUP, uznając skargę za bezzasadną i zauważając, że skarga w części dotyczącej pracowników PUP powinna być rozpatrzona przez dyrektora PUP w ramach jego kompetencji. Uchwałą Nr XXI/134/05 z dnia 10 czerwca 2005 roku Rada uznała skargę za bezzasadną (dowód — a.k. str. 2 i 3). Skargę załatwiono po upływie ustawowego miesięcznego terminu, określonego art. 237 § 1 K.p.a., ale zastosowano się do art. 36 w związku z art. 237 § 4 K.p.a. powiadamiając skarżącego pismem Nr OR.0551-2/05 Przewodniczącego Rady z dnia 19 kwietnia 2005 roku o niemożliwości rozpatrzenia skargi w ustawowym miesięcznym terminie, z uwagi na konieczność zgromadzenia materiałów (w tym wyjaśnień z PUP) i rozpatrzenia ich przez komisje Rady. Poinformowano skarżącego o przewidywanym terminie sesji Rady, na której skargę rozpatrzy Rada oraz, że zostanie poinformowany o terminie tej sesji (dowód — a.k. str. 4).

Uchwałę Rady załatwiającą skargę przekazano Dyrektorowi PUP, a ponadto Przewodniczący Rady w piśmie Nr OR.0717-9/05 z dnia 16 czerwca 2005 roku zwrócił się do Dyrektora PUP o przyśpieszenie wydawania decyzji w sprawie utraty statusu osoby bezrobotnej (zgodnie z opinią Komisji Rewizyjnej), a także o poinformowanie o wynikach rozpatrzenia zarzutów wobec pracowników PUP. Dyrektor PUP pismem Nr OR.0711/1/05 z dnia 21 czerwca 2005 roku poinformował Radę o przyśpieszeniu wydawania decyzji pozbawiających statusu bezrobotnego w przypadku osób, które nie stawiły się w wyznaczonym terminie, po wyczerpaniu okresu przysługującego bezrobotnemu na usprawiedliwienie swojej nieobecności oraz o nie podjęciu działań dyscyplinarnych wobec pracowników PUP z braku takich podstaw, a także o działaniach usprawniających załatwianie spraw bezrobotnych (dowód — a.k. str. 5). Ponadto Dyrektor PUP pismem Nr OR.0711/1/05 z dnia 21 czerwca 2005 roku poinformował skarżącego o podjętych działaniach w celu przyśpieszenia i usprawnienia podejmowania decyzji w sprawach statusu bezrobotnego oraz o niepodjęciu działań dyscyplinarnych wobec podległych pracowników w związku z jego skargą, bo nie było takich podstaw.

Pozostałe 3 skargi rozpatrzono i załatwiono w ramach kompetencji Starosty. Skargi te uznano za bezzasadne. Skargi załatwiono w ustawowym miesięcznym terminie określonym art. 237 § 1 K.p.a..

Zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pozostałe dane wymagane art. 238 § 1 K.p.a. m.in. oznaczenie organu, podpis osoby upoważnionej. Zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg rozpatrywanych w ramach kompetencji Starosty podpisywał Starosta.

O sposobie załatwienia skarg poinformowano na piśmie skarżących, a w przypadku skargi załatwionej przez Radę, skarżącemu doręczono uchwałę Rady Nr XXI/134/05 z dnia 10 czerwca 2005 roku.

Wnioski dotyczyły głównie dofinansowania oraz opracowania dokumentów i podjęcia wspólnych inicjatyw w sprawach działań na rzecz rozwoju regionalnego (dofinansowanie i współorganizacja działań ekologicznych, wsparcie finansowe imprez kulturalnych, w tym muzycznych).

Wnioski załatwiono w ustawowym miesięcznym terminie, określonym art. 237 § 1 w związku z art. 244 § 1 K.p.a..

Pozytywnie załatwiono 2 wnioski, negatywnie załatwiono 5 wniosków. O sposobie załatwienia wniosków poinformowano wnioskodawców. Zawiadomienia o sposobie załatwienia wniosków(przyjęcia do realizacji lub negatywnego stanowiska) podpisali Starosta (5 wniosków), Wicestarosta (1 wniosek) i Sekretarz Powiatu (1 wniosek).

Nie wnoszono skarg w trybie art. 246 K.p.a., tj. w przypadku niezadowolenia ze sposobu załatwienia wniosku oraz w przypadku niezałatwienia wniosku w terminie ustawowym.

2. Udostępnianie informacji publicznej.

1) Dostęp do dokumentów dotyczących działalności organów powiatu unormowano w statucie w następujący sposób: […] § 8.1. Działalność organów powiatu jest jawna. Ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw. 2. Jawność działania organów powiatu obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskania informacji, wstępu na sesje rady powiatu i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów powiatu i komisji rady powiatu. 3. Dostęp do danych określonych w ust. 2 zapewni wydział organizacyjny Starostwa Powiatowego w Zambrowie w godzinach pracy starostwa. 4. Uprawnionymi do dostępu do informacji są wszystkie osoby zainteresowane, bez potrzeby wskazywania interesu prawnego bądź faktycznego, chcące uzyskać informacje związane z działaniem organów jednostek samorządu terytorialnego. 5. Informacji udziela się na wniosek złożony pisemnie lub ustnie do protokołu. 6. Osoby zainteresowane mogą korzystać z dokumentów wymienionych w ust. 2 oraz sporządzać z nich odpisy w obecności pracownika starostwa z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych i przepisów o ochronie danych osobowych.

Ponadto statut stanowił, że: sesje Rady są jawne, zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie sesji Rady powinno być podane do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Starostwa, na tablicach ogłoszeń w siedzibach urzędów gmin na terenie powiatu oraz na stronie internetowej Starostwa (§ 18 ust. 1 i 2); powiatowe przepisy porządkowe ogłasza się na tablicy ogłoszeń w siedzibie Starostwa, na tablicach ogłoszeń w siedzibach urzędów gmin na terenie powiatu oraz na stronie internetowej Starostwa, a ponadto podlegają ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego (§ 30 ust. 1 i 2); Starostwo gromadzi i udostępnia zbiór aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat (§ 31).

Regulamin organizacyjny Starostwa stanowił, że: do zadań wspólnych komórek organizacyjnych należy udostępnianie informacji publicznej i współdziałanie w tworzeniu biuletynu informacji publicznej (§ 13 pkt 10 i 19); do zadań Wydziału Organizacyjnego należy organizacja systemu teleinformatycznego i realizacja zadań z zakresu świadczeń elektronicznych usług publicznych oraz prowadzenie biuletynu informacji publicznej (§ 14 ust. 2 pkt 5 lit. a oraz i).

2) Starostwo miało założoną stronę w BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji: o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw z zakresu działania Wydziału Komunikacji, Transportu i Dróg oraz Samodzielnego Stanowiska ds. Oświaty, Kultury i Sportu; dokumentacji przebiegu i efektów kontroli własnych prowadzonych przez pracowników Starostwa.

3) Jawność działania organów powiatu zambrowskiego zapewniono poprzez:

- powiadamianie mieszkańców powiatu o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie ogłoszenia Przewodniczącego Rady, umieszczanego na tablicy ogłoszeń Rady w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa (dowód — a.k. str. 6); ogłoszenia Przewodniczącego Rady przekazywano wszystkim 5 urzędom gmin (miasta) na terenie powiatu do wywieszenia na tablicach ogłoszeń w ich siedzibach (dowód — a.k. str. 7); informacje na temat terminu, miejsca i porządku sesji Rady zamieszczano w BIP; te sposoby informowania mieszkańców powiatu o terminie, miejscu i porządku sesji Rady były zgodne z wymogiem § 18 ust. 1 i 2 statutu,

- powiadamianie mieszkańców powiatu o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji Rady w formie ogłoszenia Przewodniczącego Rady, umieszczanego na tablicy ogłoszeń Rady w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa (dowód — a.k. str. 8); informowanie mieszkańców powiatu o posiedzeniach komisji Rady w ten sposób rozpoczęto w początkiem roku 2006,

- informację na temat dostępu do informacji publicznych z zakresu prac Rady w Wydziale Organizacyjnym Starostwa w pokoju nr 130 w dniach i godzinach pracy Starostwa (informację udostępniała inspektor Pani Ewa Anna Kalinowska) oraz na stronie internetowej powiatu, umieszczonej na tablicy ogłoszeń Rady w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa, a także informację na temat dostępu do informacji publicznych z zakresu prac Zarządu w Wydziale Organizacyjnym Starostwa w pokoju nr 124 w dniach i godzinach pracy Starostwa (informację udostępniała inspektor Pani Urszula Kulesza) oraz na stronie internetowej powiatu, umieszczonej na tablicy ogłoszeń Starostwa w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa; treść tych informacji była zgodna z ustalonymi w § 8 statutu zasadami dostępu do dokumentów i korzystania z nich.

4) W BIP zamieszczono, zgodnie z wymogiem art. 25d ustawy o samorządzie powiatowym, oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych, złożone w roku 2003 za rok 2002, w roku 2004 za rok 2003 i w roku 2005 za rok 2004.

Nie zamieszczono w BIP, zgodnie z wymogiem art. 25e ust. 6 ustawy o samorządzie powiatowym, oświadczeń i informacji radnych i pracowników samorządowych, dotyczących ich najbliższych.

5) Jako miejsce udostępniania do wglądu w Starostwie: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, wyznaczono pokój nr 126 w Wydziale Organizacyjnym; zbioru aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat, wyznaczono pokój nr 130 w Biurze Rady; informacji publicznych z zakresu prac Rady, wyznaczono pokój nr 130 w Biurze Rady; informacji publicznych z zakresu prac Zarządu, wyznaczono pokój nr 124 w Wydziale Organizacyjnym. W Urzędzie nie zainstalowano urządzeń ogólnodostępnych, typu urzędomat, infomat, umożliwiających wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych.

6) Starostwo posiadało druki wniosku o udostępnienie informacji publicznej, która nie była publikowana w BIP. Formularze wniosku były dostępne w formie papierowej w siedzibie Urzędu oraz do pobrania w BIP. Wzór wniosku o udostępnienie informacji publicznej ustalił Starosta zarządzeniem Nr 27/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad dostępu do informacji publicznej w Starostwie Powiatowym w Zambrowie (dowód — a.k. str. 9 — 12).

W Starostwie nie prowadzono rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

W okresie objętym kontrolą nie zanotowano w Starostwie wpływu wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

W § 8 zarządzenia Nr 27/05 Starosty z dnia 28 grudnia 2005 roku (wymienionego wyżej) uregulowano stawki opłaty z tytułu kosztów poniesionych w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji publicznej, tj.: w formie kserokopii, wydruku, zapisu na dyskietce wraz z nośnikiem, zapisu na płycie CD-ROM wraz z nośnikiem oraz za każdą przepracowaną minutę przy przekształceniu informacji (dowód — a.k. str. 10 i 11).

7) W okresie objętym kontrolą (od dnia 3 listopada 2005 roku — daty obowiązywania rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, zwanego dalej rozporządzeniem Rady Ministrów) nie wpłynęły do Starostwa wnioski, od podmiotów publicznych i podmiotów niebędących podmiotami publicznymi, a realizującymi zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów prawa, porozumień lub zlecenia przez podmiot publiczny, o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrach publicznych.

W celu wykonania postanowień § 3 ust. 3 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów, na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa, umieszczono informację o udostępnianiu danych z rejestrów publicznych w Urzędzie następującej treści: Starostwo Powiatowe w Zambrowie informuje, iż dane zgromadzone w rejestrze publicznym z zakresu prac: - Zarządu Powiatu dostępne są w pokoju Nr 124, - Rady Powiatu Zambrowskiego dostępne są w pokoju Nr 130, - pozostałych zadań realizowanych przez Starostwo dostępne są w odpowiednich merytorycznie wydziałach. Dostęp do rejestrów publicznych ograniczony jest postanowieniami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych […].

W BIP nie zamieszczono informacji o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym oraz o formacie, w którym dane są udostępniane, a także o warunkach zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych niezbędnych do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (§ 3 ust. 3 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów).

8) Starostwo posiadało zbiór aktów prawa miejscowego, stanowionych przez powiat. Zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 39 uchwał Rady, porozumień oraz sprawozdań z działalności Komisji Bezpieczeństwa i Porządku. Do tego zbioru prowadzono rejestr, obejmujący okres bieżącej kadencji Rady, z rubrykami umożliwiającymi wpisywanie: numerów sesji rady i uchwały, daty podjęcia uchwały, nazwy aktu, terminu ogłoszenia (publikacji).

Informację o nieodpłatnym udostępnianiu do powszechnego wglądu zbioru aktów prawa miejscowego stanowionego przez powiat w pokoju nr 130 w Biurze Rady, umieszczono na tablicy ogłoszeń Rady w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa.

9) Starostwo posiadało zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego. Informację na temat dostępu do wglądu zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego w pokoju nr 126 w Wydziale Organizacyjnym, umieszczono na tablicy ogłoszeń Starostwa w korytarzu na I piętrze w budynku Starostwa.

Starostwo nie posiadało zbioru Monitora Polskiego B. Obowiązek prowadzenia takiego zbioru i udostępniania go nieodpłatnie do powszechnego wglądu w siedzibie i w godzinach pracy Starostwa ustalił art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

10) Następujące zadania wynikające z udostępniania informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności pracowników:

- Sekretarza Powiatu (i pełniącej funkcję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego) Pani Jolanty Barbary Gronostajskiej: koordynowanie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej (zakres czynności z dnia 2 stycznia 2006 roku);

- podinspektora w Wydziale Organizacyjnym Pani Justyny Baczewskiej: opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów informacyjnych o powiecie, w tym na stronie internetowej powiatu oraz prowadzenie BIP (zakres czynności z dnia 14 kwietnia 2004 roku);

- inspektora w Wydziale Organizacyjnym Pani Urszuli Kuleszy (odpowiedzialnej za prowadzenie zbiorów aktów prawnych Zarządu i Starosty): prowadzenie spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej (zakres czynności z dnia 2 stycznia 200 roku);

- inspektora w Wydziale Organizacyjnym Pani Ewy Anny Kalinowskiej (odpowiedzialnej za prowadzenie zbioru aktów prawnych Rady): prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej (zakres czynności z dnia 2 stycznia 2006 roku).

Zadań w zakresie udostępniania informacji publicznej, a w szczególności w zakresie przygotowywania, aktualizacji i przekazywania informacji do zamieszczenia w BIP nie przypisano zakresami czynności pracownikom pozostałych 4 wydziałów Starostwa.

Zarządzeniem Nr 27/05 Starosty z dnia 28 grudnia 2005 roku uregulowano, oprócz zasad odpłatności z tytułu kosztów poniesionych w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji, także inne zasady dostępu do informacji publicznej w Starostwie (dowód — a.k. str. 9 - 12).

Zarządzenie określiło w szczególności:

- sposoby udostępniania informacji publicznej;

- wymóg uzyskania zgody Starosty lub Sekretarza Powiatu na możliwość zapoznania się z dokumentami;

- odpowiedzialność naczelników wydziałów Starostwa za przygotowanie i aktualizację informacji publicznej podlegającej publikacji w BIP oraz za niezwłoczne przekazywanie tej informacji w formie elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego do zamieszczenia w BIP;

- wzór wniosku o udostępnienie informacji publicznej;

- zasady ewidencji wniosków o udostępnienie informacji publicznej, tryb rozpatrywania oraz terminy i formy ich załatwienia.

Wyniki kontroli omówiono ze Starostą Panem Stanisławem Krajewskim w dniu 10 lutego 2006 roku.

Starostę Pana Stanisława Krajewskiego poinformowano o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Staroście Panu Stanisławowi Krajewskiemu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Starostwa pod pozycją 1 w roku 2006.

Zambrów, 17 lutego 2006 roku

Starosta Starszy inspektor wojewódzki

/-/ Stanisław Krajewski /-/ Wincenty Wacław Walewski