P R O T O K Ó Ł

z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Czyże; adres: 17-207 Czyże 98; REGON: 000536858; NIP: 534-10-23-598.

Wójtem Gminy Czyże jest od 2002r. Pan Jerzy Wasiluk.

Podstawa kontroli: plan kontroli na 2006r. zatwierdzony przez Wojewodę Podlaskiego, zarządzenie Nr 80/05 Wojewody Podlaskiego z dnia 11 maja 2005r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli.

Kontrolę przeprowadziła Ewa Nieborak – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, delegowana przez Dyrektora ww. Wydziału (delegacja służbowa z dnia 07.06.2006r. Nr 50/06) i legitymująca się upoważnieniem z dnia 07.06.2006r. Nr 44/06 Wojewody Podlaskiego.

Kontrolę rozpoczęto i zakończono w dniu 12.06.2006r.

Tematem kontroli objęto czynności podjęte od początku ubiegłego roku mające na celu realizację zadań nałożonych ustawą z dnia 10.04.1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 87, poz. 960 z późn. zm.).

Informacji i wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą udzielała P. Walentyna Plewa zastępująca od lutego b.r. P. Stanisławę Jancewicz.

I. W zakresie ewidencji ludności :

Gmina Czyże liczy około 2 670 stałych mieszkańców.

Ewidencja ludności prowadzona jest dwusystemowo, tj. w systemie informatycznym i w systemie kartotecznym.

Kartoteka terytorialna stałych mieszkańców (KOM-y) poukładana jest alfabetycznie według nazw miejscowości i kolejnych numerów domów.

Sprawdzono karty osobowe mieszkańców (KOM-y) następujących miejscowości:

- Czyże - 19 szt.

- Klejniki - 26 szt.

- Kraszewo - 45 szt.

Dane ujęte na sprawdzanych KOM-ach porównano z danymi ujętymi w systemie informatycznym. Stwierdzono przy tym, że w gminnych zbiorach meldunkowych (zarówno kartotecznych jak i informatycznych) gromadzone są wymagane dane osobowo-dowodowo-adresowe - numery ewidencyjne są zgodne z datą urodzenia, wprowadzane są serie i numery książeczek wojskowych w przypadku osób podlegających obowiązkowi służby wojskowej czy też zmiany związane z wydaniem nowych dowodów osobistych, zawarciem małżeństw, itp.
W systemie informatycznym ujęte też są numery ewidencyjne współmałżonka.

Kartoteka terytorialna byłych mieszkańców składa się z zawiadomień o zameldowaniu w nowym miejscu pobytu oraz z kart osób zmarłych uzupełnionych o datę i numer aktu zgonu. Prowadzona jest w porządku alfabetycznym.

Z powodu wdrożenia informatycznego systemu ewidencji ludności nie jest prowadzona kartoteka alfabetyczna.

Po otrzymaniu z USC odpisu skróconego aktu urodzenia noworodka zakładany jest KOM i dane noworodka wprowadzane są do informatycznego, gminnego systemu ewidencji ludności. Następnie przekazywane są (w formie zapisu na dyskietce) do MSWiA w celu nadania numeru ewidencyjnego PESEL. Gminna baza ewidencji ludności (zarówno kartoteki jak i baza komputerowa) jest uzupełniana o numery ewidencyjne PESEL, niezwłocznie po uzyskaniu informacji o ich nadaniu. Bezpośrednio do MSWiA przesyłane są również informacje (z części B formularzy „Zgłoszenie pobytu stałego”) o czynnościach zameldowania na pobyt stały osób przybyłych z terenu innej gminy (migracja zewnętrzna).

Aktualizacja wojewódzkich zbiorów meldunkowych o dane zarejestrowane w kontrolowanej jednostce następuje regularnie – z uwzględnieniem pięciodniowego terminu przewidzianego do dokonania tych czynności. Dane aktualizacyjne są przekazywane do Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki – TBD w Białymstoku w formie dokumentu elektronicznego.

Wyjaśnienia pracownika w powyższym zakresie potwierdzają zapisy w rejestrze wpływu korespondencji prowadzonej przez WOI - TBD w Białymstoku.

Systematycznie i bezzwłocznie przekazywane są również do właściwego Urzędu Skarbowego wykazy zmarłych mieszkańców gminy, jako wykonanie obowiązku wynikającego z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 1995r. Nr 142, poz.702 z późn. zm.). Świadczą o tym, gromadzone na stanowisku, kopie wysyłanych informacji.

Według wyjaśnień pracownika, w okresie objętym kontrolą, nie było żadnego przypadku zgłoszenia pobytu czasowego do 2 miesięcy.

Ewidencja pobytów czasowych trwających ponad 2 miesiące ujęta jest, obok systemu komputerowego, również w systemie kartotecznym obejmującym formularze „Zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad dwa miesiące”. Kartoteka zawiera wyłącznie aktualne zgłoszenia. W dniu kontroli 23 osoby zameldowane były na terenie kontrolowanej jednostki na ten rodzaj meldunku.

Zarówno zgłoszenia pobytu czasowego ponad dwa miesiące jak i zgłoszenia pobytu stałego przyjmowane są przy potwierdzeniu faktu pobytu osoby podlegającej zameldowaniu w miejscu podanym do zameldowania. Omawiane zgłoszenia przyjmowane są na obowiązujących drukach.

Z prowadzonej dokumentacji dotyczącej ewidencji pobytów cudzoziemców (zgłoszenia pobytu, książka zameldowań) wynika, że czynności związane z meldowaniem cudzoziemców zarówno na pobyt stały jak i czasowy zostały dokonane prawidłowo.

Według wyjaśnień pracownika, w okresie objętym kontrolą, tj. od 2005r. nie były prowadzone postępowania w sprawach meldunkowych.

Przegląd teczki S.A.5118 - Udostępnienie danych (gromadzone są tu wnioski głównie organów Policji, Starostów, KRUS-u, ZUS-u) wskazuje, że wnioski o udostępnienie danych załatwiane są bez zbędnej zwłoki. Odpowiedzi – informacje o wnioskowanych danych udzielane są w formie wydruku komputerowego opatrzonego nieczytelnym podpisem osoby załatwiającej sprawę. Nie stwierdzono wniosków wniesionych przez podmioty, którym udostępnienie danych następuje odpłatnie.

2. W zakresie dokumentów stwierdzających tożsamość:

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, WL, DB, DD, DX są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe dla dokumentów stwierdzających tożsamość przechowywane są: według serii i kolejnych numerów – dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej oraz według serii i numerów formularzy uzupełnianych o dane niezbędne do wytworzenia dowodu osobistego - dla obecnie wydawanych dowodów w postaci kart identyfikacyjnych.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert ostatnio wydawanych dowodów (formularze serii B od Nr 7595001 do Nr 7595045) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego dołączane są, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokument, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, o ile akty te sporządzone były w innym USC niż USC w Czyżach. Jeżeli natomiast odpowiednio akt urodzenia lub małżeństwa osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego został sporządzony w USC w Czyżach, to dane osobowe wnioskodawcy potwierdzane są przez Kierownika USC na wniosku o wydanie dowodu osobistego. Na każdym wniosku potwierdzane są, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe wnioskodawcy. Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą utraty jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków. Łącznie z kopią dowodu rozliczenia przechowywane są formularze anulowane.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Obecnie zainteresowani otrzymują dokument potwierdzający tożsamość w przewidywanym, miesięcznym terminie od daty złożenia wniosku.

Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 1 148 stałych mieszkańców gminy Czyże otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej. Według stanu na dzień kontroli - 28 wniosków wprowadzono do systemu SOO i przekazano do personalizacji, a 6 dokumentów oczekiwało na odbiór przez Wnioskodawców.

Podczas kontroli pracownikowi udzielono instruktażu.

Ustalenia kontroli zostały omówione z Wójtem Gminy Czyże.

Wójtowi Gminy Czyże przysługuje prawo wniesienia pisemnych uwag do ustaleń kontroli zawartych w niniejszym protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Wójtowi Gminy Czyże, a drugi pozostawiono w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Do książki kontroli w Urzędzie Gminy w Czyżach wpisano się pod poz. 2/2006.

Kierownik jednostki kontrolowanej:

WÓJT GMINY CZYŻE

/-/ inż. Jerzy Wasiluk

Kontrolujący:

STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI

/-/ Ewa Nieborak

woj. podlaskie 29.06.2006r.