PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

Placówka Zamiejscowa w Łomży

18-400 Łomża, ul. Nowa 2

PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Gminy Zawady, Plac Wolności 12, 16-075 Zawady, powiat białostocki, województwo podlaskie, REGON 000544958, NIP 723-11-40-093.

Kierownikiem Urzędu Gminy Zawady jest Wójt Gminy Zawady Pan Paweł Pogorzelski, wybrany w dniu 10 listopada 2002 roku; obowiązki Wójta Gminy Zawady objął z chwilą złożenia ślubowania na sesji Rady Gminy Zawady w dniu 18 listopada 2002 roku.

Kontrolę w dniach 20, 21, 24 – 26 lipca 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 17/06 z dnia 26 czerwca 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.

Przedmiotem kontroli była realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem obowiązku publikowania oświadczeń majątkowych w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

- inspektor Pani Krystyna Ulbin,

- inspektor Pan Piotr Grabowski.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. Udostępnianie informacji publicznej.

1) Zasady dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych i korzystania z nich, ustalone w rozdziale VIII statutu gminy Zawady, dalej zwanego statutem, uchwalonego uchwałą Nr V/35/03 Rady Gminy Zawady, dalej zwanej Radą, z dnia 28 kwietnia 2003 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. Nr 54, poz. 1138) stanowiły: […] § 43. 1. Obywatelom udostępnia się następujące rodzaje dokumentów. a) protokoły z sesji b) protokoły z posiedzeń komisji rady, w tym komisji rewizyjnej, c) rejestr uchwał rady e) rejestr wniosków i opinii komisji f) rejestr wniosków i interpelacji radnych g) zarządzenia wójta h) dokumenty wynikające z wykonywania zadań publicznych 2. Dokumenty, o których mowa w pkt 1 podlegają udostępnieniu po ich formalnym przyjęciu – zgodnie z przyjętymi przepisami prawa w Sekretariacie Urzędu Gminy. 3. Z dokumentów, o których mowa w pkt 1 obywatele mogą sporządzać notatki, odpisy, wyciągi i kopie. 4. Realizacja uprawnień, o których mowa w pkt 3 może się odbywać wyłącznie w Urzędzie Gminy w asyście pracownika urzędu. 5. Obywatele mogą żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie notatek z dokumentów oraz odbitek kserograficznych. 6. Uprawnienia, o których mowa w pkt 1, nie znajdują zastosowania do spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej. § 44. 1. Przepisy gminne ogłasza się przez rozplakatowanie w miejscach publicznych. 2. Miejscem publicznym jest tablica ogłoszeń w Urzędzie Gminy Zawady. 3. Urząd Gminy prowadzi zbiór przepisów gminnych dostępnych do powszechnego wglądu w jego siedzibie.

Ponadto statut stanowił, że: działalność organów gminy jest jawna, a ograniczenia tej jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw, a ponadto jawność organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje Rady i jej komisji (§ 6 ust. 4 i 5 statutu); przepisy gminne ustanowione przez Radę w drodze uchwały ogłasza się w sposób zwyczajowo przyjęty (poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń) chyba, że przepisy prawa stanowią inaczej oraz Urząd prowadzi zbiór przepisów gminnych dostępny do powszechnego wglądu w jego siedzibie (§ 10 statutu); gospodarka finansowa gminy jest jawna, a Wójt niezwłocznie ogłasza uchwałę budżetową i sprawozdanie z jej wykonania w trybie przewidzianym dla aktów prawa miejscowego (§ 22 statutu); zawiadomienie o miejscu, terminie i problematyce sesji Rady podaje się o wiadomości mieszkańców, na co najmniej 3 dni przed terminem w sposób zwyczajowo przyjęty (§ 50 ust. 4 statutu); w lokalu, w którym odbywa się posiedzenie Rady, należy zapewnić miejsce dla publiczności (§ 52 statutu); jeżeli przedmiotem sesji Rady mają być sprawy objęte tajemnicą państwową zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych, jawność sesji lub jej części zostaje wyłączona i Rada obraduje przy drzwiach zamkniętych, przy czym osoby zaproszone na sesje nie mogą być obecne na sesji (§ 53 statutu); przewodniczący obrad postanawia o ograniczeniu w zabieraniu głosu na sesji Rady, gdy osoba z publiczności zakłóca porządek obrad (§ 61 ust. 4 w związku z ust. 2 i 3 tegoż paragrafu); przewodniczący obrad może udzielić głosu osobie spośród publiczności po uprzednim uzyskaniu zgody Rady, a po ostrzeżeniu może nakazać opuszczenie sali obrad tym osobom z publiczności, które swoim zachowaniem lub wystąpieniem zakłócają porządek obrad, bądź naruszają powagę sesji (§ 63 statutu).

Regulamin organizacyjny Urzędu nadany zarządzeniem Nr 32/04 Wójta Gminy Zawady, dalej zwanego Wójtem, z dnia 26 sierpnia 2004 roku zawierał następujące uregulowania dotyczące zadań Urzędu w zakresie udostępniania informacji publicznej: do zadań Urzędu należy prowadzenie zbioru przepisów gminnych, dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu, a także prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej gminy, dalej zwanego BIP, oraz umożliwianie obywatelom dostępu do informacji publicznej (§ 5 ust. 2 pkt 7 regulaminu); w wykonywaniu swoich obowiązków pracownicy Urzędu mają powinność przestrzegać reguł dostępu do informacji publicznej (§ 11 regulaminu).

2) Urząd miał założoną stronę w BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji: o zamierzeniach i programach działania dotyczących zadań publicznych, o sposobie ich realizacji i skutkach ich wykonania; o ciężarach publicznych; o pomocy publicznej; o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw; o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych; o jednostkach pomocniczych gminy (sołectwach), w tym o trybie działania ich organów i osobach sprawujących w nich funkcje oraz ich kompetencjach; o organizacji i trybie działania gminnych jednostek organizacyjnych – placówek oświatowych; dokumentacji przebiegu i efektów kontroli własnych przeprowadzanych przez komisje Rady i pracowników Urzędu; o sposobie dostępu do informacji publicznej będącej w posiadaniu Urzędu, a nieudostępnionych w BIP.

3) Jawność działania organów gminy zapewniono poprzez:

- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie zawiadomienia Przewodniczącego Rady o zwołaniu sesji, umieszczanego na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu; kopie zawiadomień przechowywano w teczce aktowej, w której przechowywano protokoły sesji Rady,

- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku posiedzeń poszczególnych komisji Rady w formie zawiadomienia przewodniczących poszczególnych komisji Rady, umieszczanego na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu; kopie zawiadomienia przechowywano w podteczkach aktowych, w których przechowywano protokoły posiedzeń komisji Rady,

- informację umieszczoną na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu, informującą, że dokumenty dotyczące zadań publicznych realizowanych przez Radę i jej komisje, w tym protokoły sesji Rady i posiedzeń komisji Rady oraz dokumenty dotyczące zadań publicznych realizowanych przez Wójta są udostępniane do nieodpłatnego powszechnego wglądu w pokoju nr 2 (na stanowisku pracy ds. obsługi organów gminy) w dniach i godzinach pracy Urzędu.

Treść tych informacji była zgodna z postanowieniami statutu, o których mowa w pkt 1 ppkt 1 niniejszego protokołu;

W sali obrad Rady w sali widowiskowej Urzędu zapewniono miejsca siedzące obywatelom chcącym uczestniczyć w sesjach Rady; w sali ślubów Urzędu zapewniono miejsca siedzące obywatelom chcącym uczestniczyć w posiedzeniach komisji Rady.

4) Jako miejsce udostępniania do wglądu zainteresowanym w siedzibie Urzędu: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego wyznaczono pokój nr 5 (w sekretariacie Wójta); zbioru aktów prawa miejscowego – pokój nr 2 (na stanowisku pracy ds. obsługi organów gminy); dokumentów dotyczących realizacji zadań publicznych przez Radę i jej komisje oraz Wójta – pokój nr 2 (na stanowisku ds. obsługi organów gminy).

W Urzędzie nie zainstalowano urządzeń ogólnodostępnych, typu urzędomat lub infomat, umożliwiających wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych.

5) Urząd posiadał druki wniosku o udostępnienie informacji publicznej, która nie była publikowana w BIP. Formularze wniosku były dostępne w formie papierowej w siedzibie Urzędu (dowód – akta kontroli, dalej a.k., str. 1).

Prowadzono „Rejestr wniosków o udostępnienia informacji publicznej”. Rejestr zawierał następujące rubryki umożliwiające wpisywanie danych: liczby porządkowej, pod którą zarejestrowano wniosek; nazwiska i imienia osoby zgłaszającej się o udostępnienie informacji; daty złożenia wniosku; daty udostępnienia informacji; tożsamości osoby, która wytworzyła informację i odpowiadającej za jej treść; o osobie, która udostępniła informację; o poniesionych kosztach; o pobranych opłatach.

W okresie objętym kontrolą w rejestrze nie było wpisów o wpływie wniosków o udostępnienie informacji publicznej (wniesionych ustnie lub w formie pisemnej, faksem oraz pocztą elektroniczną).

Nie ustalono opłat z tytułu kosztów poniesionych w związku z udostępnieniem informacji publicznej; art. 15 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowił, że podmiot udostępniający informację publiczną może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku.

6) Pismem Nr OO.0812-3/06 z dnia 24 lipca 2006 roku Wójt zwrócił się do Archiwum Państwowego w Białymstoku z prośbą o wyrażenie zgody na rozbudowę jednolitego rzeczowego wykazu akt, w tym m.in. w sprawie rejestru i teczek aktowych dotyczących dostępu do informacji publicznej oraz BIP.

7) Urząd posiadał zbiór aktów prawa miejscowego, ustanowionych przez gminę, przechowywany w podteczce aktowej OO.0150-1” Uchwały rady gminy. Zbiór aktów prawa miejscowego” (kat. arch. A). Wyodrębniony ze zbioru uchwał Rady, zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 48 uchwał Rady (z bieżącej kadencji Rady). Do zbioru tego prowadzono „Rejestr uchwał rady gminy. Rejestr aktów prawa miejscowego” o symbolu OO.0150-1, założony na okres bieżącej kadencji Rady (kat. arch. A).

Ogłoszenie o wyłożeniu zbioru aktów prawa miejscowego do wglądu zainteresowanym w dniach i godzinach pracy Urzędu w pokoju nr 2 (na I piętrze) wywieszono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.

8) Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (od roku 1990). Informację o wyłożeniu do wglądu tych zbiorów zainteresowanym w dniach i godzinach pracy Urzędu w pokoju nr 5 (w sekretariacie Wójta) umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.

Urząd nie posiadał zbioru Monitora Polskiego B. Obowiązek prowadzenia takiego zbioru i udostępniania go nieodpłatnie do powszechnego wglądu w siedzibie i w godzinach pracy Urzędu ustalił art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

9) Zadania wynikające z udostępniania informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności pracowników odpowiedzialnych za kompletowanie, przechowywanie bądź wytwarzanie dokumentów podlegających udostępnianiu do wglądu publicznego w siedzibie Urzędu lub zamieszczanie w BIP. Zadania pracowników ujęte w zakresach czynności:

- Skarbnika Gminy Pani Zdzisławy Zajkowskiej (aneks z dnia 25 lipca 2006 roku do zakresu czynności z dnia 31 marca 2000 roku) polegały na: udostępnianiu informacji publicznej zainteresowanym w zakresie spraw prowadzonych w Referacie Finansowym; przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytworzonych w Referacie Finansowym oraz przekazywaniu ich właściwemu pracownikowi Urzędu prowadzącemu BIP celem zamieszczenia w tym Biuletynie,

- inspektora Pana Piotra Grabowskiego (aneks z dnia 25 lipca 2006 roku do zakresu czynności z dnia 25 lipca 1995 roku) polegały na: udostępnianiu informacji publicznej zainteresowanym w zakresie spraw prowadzonych na zajmowanym stanowisku pracy; przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytwarzanych i przechowywanych na zajmowanym stanowisku pracy (w tym Rady i jej komisji) oraz zamieszczaniu ich w BIP; redagowaniu BIP Urzędu; przyjmowaniu od pracowników informacji publicznych w wersji gotowej do zamieszczenia ich na stronie podmiotowej BIP Urzędu, w tym zmian, aktualizacji itp.; komputerowej archiwizacji danych; przekazywaniu ministrowi właściwemu ds. informatyzacji niezbędnych informacji do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz powiadamianiu ministra o zmianach tych informacji,

- 8 pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach pracy związanych z wytwarzaniem oraz przechowywaniem dokumentacji podlegającej udostępnianiu zainteresowanym (aneksy z dnia 25 lipca 2005 roku do zakresów czynności) polegały na: udostępnianiu informacji publicznej zainteresowanym w zakresie spraw prowadzonych na zajmowanym stanowisku pracy oraz przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytwarzanych bądź przechowywanych na zajmowanym stanowisku pracy oraz przekazywaniu ich pracownikowi prowadzącemu BIP w formie gotowej do ich zamieszczenia w Biuletynie.

2. Oświadczenia majątkowe.

1) W roku 2005 za rok 2004 oświadczenia majątkowe złożyło 14 radnych ( na stan 15 radnych) i 7 pracowników samorządowych (wszyscy obowiązani do ich złożenia), w tym Wójt, Skarbnik Gminy, kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracownik Urzędu upoważniony do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Wójta. W roku 2006 za rok 2005, do dnia kontroli, oświadczenia majątkowe złożyło 14 radnych (na stan 15 radnych) i 8 pracowników samorządowych (wszyscy obowiązani do ich złożenia), w tym Wójt, Skarbnik Gminy, kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych raz pracownik Urzędu upoważniony do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Wójta. Wraz z oświadczeniami majątkowymi osoby obowiązane złożyły kopie swojego zeznania o wysokości dochodu w roku podatkowym (PIT), a także oświadczenia i informacje wymagane art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym.

2) Wystąpił jeden przypadek niezłożenia oświadczenia majątkowego w roku 2005 za rok 2004 i w roku 2006, do dnia kontroli, za rok 2005 (dotyczył radnego przebywającego za granicą – podejmowano urzędowe czynności, zgodnie z wymogami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej, aby doręczyć mu druk wniosku do wypełnienia).

3) W ustawowym terminie do dnia 30 kwietnia 2005 roku jeden radny nie złożył oświadczenia majątkowego. W ustawowym terminie do dnia 30 kwietnia 2006 roku dwóch radnych oraz jeden pracownik samorządowy nie złożyli oświadczeń majątkowych. Poza radnym, o którym mowa w pkt 2 ppkt 2 protokołu kontroli, opóźnienia w złożeniu oświadczeń majątkowych przez radnego i pracownika samorządowego wyniosły 3 dni kalendarzowe w roku 2006.

Nowo zatrudniona, z dniem 1 czerwca 2006 roku, na ¼ etatu p.o. Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Zawadach złożyła oświadczenie majątkowe w dniu 28 czerwca 2006 roku, tj. z zachowaniem 30-dniowego terminu określonego w art. 24h ust. 5 ustawy o samorządzie gminnym.

Na oświadczeniach majątkowych zamieszczano datę ich wpływu do Urzędu.

4) W stosunku do osób, które nie złożyły oświadczeń majątkowych lub złożyły je po terminie stosowano następujące sankcje: radnemu, który nie złożył oświadczenia majątkowego w roku 2005 oraz w roku 2006 do dnia kontroli (przebywający za granicą) nie wypłacano diety; Przewodniczącemu Rady z tytułu niezłożenia oświadczenia majątkowego do 30 kwietnia 2006 roku – oświadczenie majątkowe do Wojewody Podlaskiego wpłynęło w dniu 4 maja 2006 roku – potrącono kwotę proporcjonalną z ryczałtu z diety radnego; Wójtowi z tytułu niezłożenia oświadczenia majątkowego do 30 kwietnia 2006 roku – oświadczenie majątkowe do Wojewody Podlaskiego wpłynęło w dniu 4 maja 2006 roku – potrącono z wynagrodzenia kwotę proporcjonalną do okresu niezłożenia oświadczenia majątkowego.

5) Wójt na XXVI sesji w dniu 8 grudnia 2005 roku przedstawił wyniki analizy oświadczeń majątkowych. Rada przyjęła do wiadomości analizę oświadczeń majątkowych za rok 2004 rok.

6) Przewodniczący Rady oraz Wójt nie występowali do dyrektora urzędu kontroli skarbowej z wnioskiem o kontrolę oświadczeń majątkowych. Nie podjęli podejrzeń, aby radni lub pracownicy samorządowi w oświadczeniach majątkowych podali nieprawdę lub zataili prawdę.

7) Wójt przekazywał obu Urzędom Skarbowym w Białymstoku oświadczenia majątkowe wraz z PIT-ami radnych i pracowników samorządowych oraz korekty do oświadczeń (składanych w roku 2005 i 2006).

Urzędy Skarbowe w Białymstoku przekazały Przewodniczącemu Rady i Wójtowi uwagi do przekazanych oświadczeń majątkowych radnych i pracowników samorządowych złożonych w roku 2005 za rok 2004. Zgodnie z zastrzeżeniami Urzędów Skarbowych przesłano im korekty (wyjaśnienia) radnych i pracowników samorządowych.

Do dnia kontroli, Urzędy Skarbowe nie przekazały Radzie analiz oświadczeń majątkowych radnych i pracowników samorządowych złożonych w roku 2006 za rok 2005.

8) Radni i pracownicy samorządowi składali oświadczenia majątkowe na formularzach według wzoru ustalonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2003 r. w sprawie określenia wzorów formularzy oświadczeń majątkowych radnego gminy, wójta, zastępcy wójta, sekretarza gminy, skarbnika gminy, kierownika jednostki organizacyjnej gminy, osoby zarządzającej i członka organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osoby wydającej decyzje administracyjne w imieniu wójta (Dz. U. Nr 34, poz. 282).

9) W BIP zamieszczono oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych, z yjątkiem oświadczeń majątkowych złożonych w roku 2003 za rok 2002. Nie zamieszczono, do dnia kontroli, oświadczeń majątkowych pracowników samorządowych, poza oświadczeniem majątkowym Wójta, złożonych w roku 2006 za rok 2005. Przestrzegano wymogu, określonego w art. 24i ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, wyłączenia informacji o adresie zamieszkania składającego oświadczenie majątkowe oraz o miejscu położenia nieruchomości. Oświadczenia majątkowe zamieszczano w BIP w formie przetworzonej. Zawierały one informacje wymagane wzorem formularza ustalonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2003 roku (jak wyżej).

10) W okresie objętym kontrolą radni i pracownicy samorządowi składali informacje i oświadczenia dotyczących ich najbliższych, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminny. Te informacje i oświadczenia nie zostały zamieszczone w BIP, o czym stanowił art. 24j ust. 6 w związku z art. 24i ustawy o samorządzie gminnym.

11) Nie prowadzono rejestrów składanych oświadczeń majątkowych. Oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych rejestrowano w spisach spraw przechowywanych z oświadczeniami majątkowymi w przedmiotowych teczkach aktowych.

12) Oświadczenia majątkowe radnych przechowywano w teczkach aktowych „Oświadczenia majątkowe - radni”, prowadzonych w roku 2005 i 2006, a oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych przechowywano w teczkach aktowych OO.0717„Współdziałanie z innymi organizacjami i instytucjami. Oświadczenia majątkowe”, prowadzonych w roku 2005 i 2006. Pismem, o którym mowa w pkt 1 ppkt 6 niniejszego protokołu kontroli, Wójt zwrócił się do Archiwum Państwowego w Białymstoku o wyrażenie zgody na rozbudowę jednolitego rzeczowego wykazu akt również w przedmiocie oświadczeń majątkowych oraz informacji i oświadczeń dotyczących małżonków.

13) Zadania w zakresie prowadzenia spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi oraz informacjami i oświadczeniami dotyczącymi najbliższych zostały ujęte w aneksach z dnia 25 lipca 2006 roku: do zakresu czynności z dnia 25 lipca 1995 roku inspektora Pana Piotra Grabowskiego (odnośnie radnych) i do zakresu czynności z dnia 23 stycznia 2003 roku inspektora Pani Krystyny Ulbin (odnośnie pracowników samorządowych).

Wyniki kontroli omówiono z Wójtem Panem Pawłem Pogorzelskim w dniu 26 lipca 2006 roku.

Wójta Pana Pawła Pogorzelskiego poinformowano o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Wójtowi Panu Pawłowi Pogorzelskiemu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu pod pozycją 4 w roku 2006.

Zawady, 10 sierpnia 2006 roku