Białystok, dnia 16 maja 2006 r.

Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicz 3

OB.III.EB.0932-3/06

Pan

Adam Szymański

Wójt Gminy Bakałarzewo

Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 28 marca 2006 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Bakałarzewie dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. – prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Ustalono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą podpisane są przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej Kierownika USC, uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, jak również wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 4¹ krio, a dotyczących braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

Nie stwierdzono również naruszenia terminu określonego w art. 8 § 3 kr i o zgodnie, z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem pięciu dni od daty zawarcia związku małżeńskiego.

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Wójta.

Stwierdzono jednakże, że w pracy Kierownika USC w Bakałarzewie wystąpiły następujące nieprawidłowości:

- brak na podaniach i innych dokumentach wpływających do USC daty wpływu, co jest niezgodne z §6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z poźn. zm.).

- przyjęcie do transkrypcji w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc kopii odpisu aktu zagranicznego nie potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez uprawniony organ (akt urodzenia Nr 1/2005),

- niezgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt określenie w decyzji o wpisaniu zagranicznego aktu stanu cywilnego do księgi polskiej symbolu liczbowego,

- niezgodne z wymogami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej opisanie teczek dotyczących: wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego oraz prostowania i uzupełniania aktów stanu cywilnego,

- prowadzenie jednej teczki zawierającej wnioski o wydanie odpisów skróconych i zupełnych aktów stanu cywilnego,

- nieprzestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego przy podejmowaniu z urzędu decyzji o sprostowaniu aktu stanu cywilnego,

W związku z powyższym uważam za celowe:

- zamieszczanie na każdej korespondencji wpływającej do Urzędu Stanu Cywilnego pieczątki wpływu określającej datę otrzymania,

- uzupełnienie akt zbiorowych do aktu urodzenia Nr 1/2005 o oryginalny odpis aktu urodzenia,

- właściwe nadawanie sprawom symboli liczbowych,

- założenie i opisanie teczek spraw w sposób zgodny z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt,

- bezwzględne przestrzeganie w przyszłej działalności decyzyjnej Kierownika USC przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.

Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Andrzej Władysław Gawkowski