Protokół
z kontroli doraźnej przeprowadzonej w dniu 20 kwietnia 2006 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szypliszkach
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Szypliszkach, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Szypliszkach (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy w Szypliszkach, ul. Suwalska 21, 16-411 Szypliszki.
Regon Urzędu Gminy w Szypliszkach: 000549750, NIP: 844-11-11-684.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Mariusz Grygieńć – Wójt Gminy Szypliszki, który został wybrany na to stanowisko w wyborach bezpośrednich dnia 10 listopada 2002 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Szypliszkach jest Pani Teresa Kalinowska powołana na to tanowisko z dniem 01 maja 2003 roku (uchwała Rady Gminy w Szypliszkach Nr IV/34/03 z dnia 20 lutego 2003 roku).
Kontrolę przeprowadził Konrad Michałowski – referent prawny w Oddziale ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia Nr 37/06 z dnia 19 kwietnia 2006 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego – Dyrektora w/w Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego(Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) i §24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określa zarządzenie wewnętrzne Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.)
2. z dnia 29 września 1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161,
poz. 1688 z późn. zm.)
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
Kontrolę przeprowadzono poza planem kontroli ustalonym na rok 2006 dla urzędów stanu cywilnego, zgodnie z planem wykonawczym kontroli doraźnej zatwierdzonym dnia 19 kwietnia 2006 roku przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego – Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Teresa Kalinowska – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Szypliszkach.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za lata 2005-2006 (według stanu na dzień kontroli).
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2005 r. nie sporządzono żadnego aktu urodzenia, natomiast w 2006 r. - wg stanu na dzień kontroli sporządzono jeden akt urodzenia.
Akt urodzenia z 2006 roku został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szypliszkach Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia wniosła dnia (…)1 2006 r. (data wpływu odnotowana na podaniu) babcia dziecka zamieszkała w miejscowości (…)1, gm. Szypliszki.
Strona przedłożyła odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego – § 9 rozporządzenia.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji, a następnie aktu polskiego.
W podstawie prawnej decyzji podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc wpisano - „Dz.U. Nr 36, poz. 180 z póź. zm.”. W związku z obowiązującym od 2004 roku tekstem jednolitym ustawy z dnia 29 września 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego powinno być natomiast: Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2005 roku sporządzono 27 aktów małżeństw, w tym:
- 24 – dotyczą małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio, tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym,
- 2 – dotyczą małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC w Szypliszkach – art. 1 § 1 krio,
- 1 – dotyczy aktu małżeństwa wpisanego na podstawie decyzji Kierownika USC w Szypliszkach.
Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio:
- opłata skarbowa skasowana na zapewnieniach (nie oceniano pod kątem, czy opłata została przyjęta w wymaganej wysokości),
- zaświadczenia wystawiał organ właściwy (art. 12 ust. 2 ustawy prawo o asc),
- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego w przewidzianym ustawowo terminie – wskazuje na to data wpływu dokumentu do USC (art. 8 § 3 krio),
- akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa (art. 12 ust. 3 ustawy prawo o asc),
- porównano dane zawarte w zaświadczeniu i odpisach skróconych aktów urodzeń nupturientów z treścią aktu małżeństwa, nie stwierdzając błędów i rozbieżności,
- termin ważności zaświadczenia określony prawidłowo,
- przypiski w aktach małżeństw nanoszone są na bieżąco.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC - art. 1 § 1 kro:
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
W/w akt podpisany jest przez Kierownika USC, a także przez osoby zawierające związek małżeński i świadków.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty - art. 54 ust. 1 prawa o asc, tj. zapewnienia złożone przez oboje nupturientów, odpisy skrócone aktów urodzeń (USC Suwałki), oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwiskach dzieci z tego małżeństwa.
Bez uwag
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt podpisany został przez Kierownika USC, a także przez osoby zawierające związek małżeński i świadków.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty - art. 54 ust. 1 prawa o asc. Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się również decyzja Kierownika USC w Szypliszkach zezwalająca na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu określonego w art. 4 krio. Decyzja zasadna.
Bez uwag
Następnie sprawdzono akt małżeństwa Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szypliszkach podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wniosła do USC za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w (…)1 kobieta, której akt dotyczy zameldowana w miejscowości (…)1, gm. Szypliszki – decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni (art. 13 prawa o asc).
W aktach zbiorowych oprócz podania strony znajdują się m.in.:
- odpis aktu małżeństwa wydany przez USC w (…)1 wraz z tłumaczeniem tego dokumentu (tłumaczenie potwierdzone zostało przez Konsula RP w (…)1 za zgodność przekładu na język polski),
- kopia odpisu zupełnego aktu urodzenia kobiety wydanego przez USC Suwałki (kopia potwierdzona została przez Konsula RP w Paryżu za zgodność z oryginałem),
- kopia polskiego paszportu wnioskodawczyni,
- kopia dokumentu cudzoziemca – męża wnioskodawczyni.
Związek małżeński zawarty został przez obywatelkę polską z cudzoziemcem.
Z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków oraz dzieci z małżeństwa. Konsul RP w (…)1 przyjął oświadczenie zarówno od cudzoziemca jak i obywatelki polskiej o nazwisku noszonym po zawarciu małżeństwa i nazwisku dzieci z tego małżeństwa, naruszając obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa o asc.
Takie oświadczenie jest bezpodstawne, bowiem zgodnie z art. 62 prawa o asc obywatel polski - o ile nie złożył oświadczenia o nazwisku zawierając związek małżeński w zagranicznym USC - może jednocześnie z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa złożyć oświadczenie tylko w sprawie swojego nazwiska, a gdy oboje małżonkowie są obywatelami polskimi mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Pomimo tego Kierownik USC oświadczenie to przyjął jako podstawę do naniesienia w akcie wzmianki dodatkowej dotyczącej nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwisk dzieci pochodzących z tego małżeństwa.
Wzmianka dodatkowa o nazwiskach naniesiona jest więc niezgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Decyzja przesłana została stronie za pośrednictwem Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Paryżu.
W 2006 roku – sporządzono 1 akt małżeństwa (według stanu na dzień kontroli). Akt dotyczy małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 krio, tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym.
Bez uwag
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2005 r. sporządzono 33 akty zgonu, natomiast w 2006 r. wg stanu na dzień kontroli 12 aktów.
Wszystkie akty zgonu sporządzono na podstawie kart zgonu.
Sprawdzając te akty stwierdzono, że są podpisane przez Kierownika USC w Szypliszkach lub Wójta Gminy Szypliszki oraz osobę zgłaszającą zgon. Wolne pozycje po sporządzeniu aktów są wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Karty zgonu wystawione przez lekarza znajdują się w aktach zbiorowych.
Porównano dane z karty zgonu z treścią aktu w pozycji data i miejsce zgonu – w jednym przypadku (akt zgonu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku) stwierdzono rozbieżność pomiędzy aktem zgonu a kartą zgonu wystawioną przez lekarza. W karcie zgonu, jako miejsce zgonu lekarz wpisał „(…)1”, natomiast w akcie zgonu wpisano „(…)1".
O powyższym poinformowano w trakcie kontroli Panią Teresę Kalinowską. Po kontroli, a przed sporządzeniem niniejszego protokołu, Pani Kierownik USC w Szypliszkach podjęła stosowne kroki mające na celu sprostowanie rozbieżności. W wyniku podjętych działań rozbieżność została usunięta – lekarz poprawił błędnie wystawioną kartę zgonu (kopia pisma wyjaśniającego stanowi załącznik do protokołu).
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktów zgonu ( art. 10 ust. 1 prawa o asc).
Na tym protokół zakończono.
Ustalenia z kontroli omówiono z Panią Ewą Kleszczewską – Sekretarzem Gminy Szypliszki, w obecności Pani Teresy Kalinowskiej – Kierownika USC w Szypliszkach.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Szypliszkach, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Podpis osoby kontrolującej:
Konrad Michałowski – referent prawny
16.05.2006 r.
Podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
Mariusz Grygieńć – Wójt Gminy Szypliszki
22.05.2006 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)