Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 28 marca 2006 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Przerośli
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Przerośli, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Przerośli (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Regon Urzędu Gminy w Przerośli .000539615 ; NIP 844 11 25 195
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Adam Kacprzyk — Wójt Gminy Przerośl wybrany na to stanowisko dnia 17 marca 1997 roku
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Irena Best — powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy Przerośl Nr II.13/98 z dnia 20 listopada 1998 roku
Kontrolę przeprowadziła:
- Róża Januszkiewicz — starszy inspektor w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 24/06 z dnia 27 marca 2006 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego -Dyrektora Wydziału
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego — Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),
- art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)
2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),
4. z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli obecna była Pani Irena Best — Kierownik USC w Przerośli.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Przerośli pod numerem 2/06.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za lata 2005-2006
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2005 roku Kierownik USC w Przerośli sporządził 6 aktów urodzenia .
W 2006 roku nie sporządzono aktów urodzeń (wg stanu na dzień kontroli).
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt sporządzono na postawie decyzji Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku o czym uczyniono stosowna, adnotację w rubryce „uwagi” (§ 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia).
Wnioskodawczynią żądającą umiejscowienia zagranicznego aktu w księgach polskich była matka dziecka. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy — (art. 13 prawa o asc).
Strona przedłożyła dokument niemiecki wydany przez USC w Hagen wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski (§ 9 ww. rozporządzenia).
Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust. 1 prawa o asc- prawidłowa; jednakże w decyzji podano w nawiasie nieaktualny Dziennik Ustaw w którym opublikowana jest ustawa prawo o aktach stanu cywilnego, było wpisane „(Dz.U. Nr 36, poz. 180 z późn. zm.)”, a winno być (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688).
Orzeczenie zgodne z treścią aktu zagranicznego, pouczenie o środkach odwołania do Wojewody Podlaskiego. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Akt urodzenia wypisano prawidłowo. Porównano treść aktu polskiego z danymi zawartymi w decyzji i tłumaczeniu zagranicznego aktu, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku .
Nie wniesiono uwag merytorycznych co do sposobu postępowania Kierownika USC.
Obie ww. decyzje posiadają błędne symbole kwalifikacyjne; z jednolitego rzeczowego wykazu akt wynika, że teczka pt. „Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego” winna mieć numer 5150, a obie w. decyzje mają numery 5151.
Kolejne decyzje w 2005 roku dot. wpisywania treści zagranicznych aktów mają właściwe numery.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
W aktach zbiorowych do ww. aktu urodzenia znajdują się następujące dokumenty:
- wniosek matki dziecka o wpisanie aktu urodzenia do polskich ksiąg,
- odpis aktu wydany przez belgijski urząd stanu cywilnego;
- tłumaczenie ww. dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego
Do ww. aktu nie zgłoszono uwag.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Podstawę wpisania aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. podjęta w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
W akcie w rubr. „uwagi” prawidłowo omówiono podstawę sporządzenia aktu - § 7 ust. 1 rozporządzenia. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust. 1 prawa o asc — prawidłowa. Treść orzeczenia nie budzi wątpliwości.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Podstawę wpisania aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. podjęta w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Wnioskodawcą wpisania obu ww. aktów był ojciec bliźniąt (stały mieszkaniec Przerośli). Obie decyzje zostały odebrane przez wnioskodawcę.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
W aktach zbiorowych znajduje się :
- wniosek strony o wpisanie zagranicznego aktu do ksiąg polskich (na wniosku odnotowano datę wpływu do USC),
- belgijski odpis aktu urodzenia,
- tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego,
Wszystkie dane bezbłędnie przeniesiono z aktu belgijskiego do decyzji i z decyzji do aktu urodzenia w polskiej księdze.
Wnioskodawczynią była matka dziecka — stała mieszkanka Przerośli, a zatem decyzję podjął właściwy organ.
Księgę urodzeń za 2005 roku zamknięto i otwarto na 2006 rok — prawidłowo — zgodnie z § 12 rozporządzenia.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2005 roku — sporządzono 19 aktów małżeństw
- 18 aktów małżeństw dot. związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 kri o tj. zawartych przed duchownym,
- 0 aktów małżeństwdot. związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w art. 1§ 1 krio tj. przed Kierownikiem USC,
- 1 akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli
Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Podstawą sporządzenia aktu małżeństwa było zaświadczenie sporządzone zgodnie z art. 8 § 2 kr i o. Ww. zaświadczenie wpłynęło do USC (data wpływu odnotowana na dokumencie) dnia 10 stycznia 2005 roku i tego samego dnia został sporządzony akt małżeństwa — art. 61 a ust. 2 prawa o asc.
Akt został podpisany przez Kierownika USC.
Przypiski zostały naniesione na bieżąco
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego zostało wystawione przez Kierownika USC w Przerośli, zgodnie z miejscem zamieszkania nupturientki ( - art. 12 ust. 2 prawa o asc).
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:
- kopia rumuńskiego aktu małżeństwa (potwierdzona za zgodność z oryginałem przez sekretarza Gminy w Przerośli) — pouczono Kierownika USC o konieczności przyjmowania oryginalnych dokumentów przy podejmowaniu decyzji w sprawie transkrypcji aktu zagranicznego do polskich ksiąg stanu cywilnego. Biorąc to pod uwagę naruszono przepisy art. 73 ust. 1 prawa o asc,
- tłumaczenie ww. dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego,
- podanie — wniesione przez osobę, której akt dotyczy,
- 1 egz. decyzji, na którym wnioskodawczyni pokwitowała jej odbiór.
W decyzji podano w nawiasie nieaktualny Dziennik Ustaw w którym opublikowana jest ustawa prawo o aktach stanu cywilnego była wpisane „(Dz.U. Nr 36, poz. 180 z późn. zm.)”, a winno być (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688).
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Małżeństwo zostało zawarte dnia 11 czerwca 2005 roku w Nowej Pawłówce, gm. Przerośl. Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego oraz potwierdzenie zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wpłynęło do USC w Przerośli dnia 14 czerwca 2005 r. A zatem termin o którym mowa w art. 8 § 3 kr i o —został zachowany.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt dotyczy związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w art. art. 1 § 2 kri o.
Zaświadczenie o którym mowa w art. 4 ¹ kr i o. wystawił Kierownik USC w Suwałkach (właściwy ze względu na miejsce zamieszkania nupturienta).
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia nupturientki i notatka urzędowa sporządzona przez Kierownika USC w Suwałkach z aktu urodzenia nupturienta - zgodnie zaś z art. 54 ust. 2 prawa o asc (pismo tut. Wydziału Nr (…)1 z dnia (…)1 2003 roku) osoba zamierzająca zawrzeć małżeństwo jest obowiązana złożyć m.in. odpis skrócony aktu stanu cywilnego Natomiast jeśli akt małżeństwa zostanie sporządzony w tym samym usc, w którym znajduje się akt urodzenia, wówczas dopuszcza się sporządzenie notatki urzędowej.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Do ww. aktów uwag nie wniesiono.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Do dokumentów zebranych w aktach zbiorowych dot. ww. aktów małżeństw uwag nie wniesiono
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Małżeństwo zostało zawarte dnia 20 sierpnia 2005 roku w Przerośli — akt został sporządzony z zachowaniem właściwości miejscowej (art. 12 ust. 2 prawa o asc).
Podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiło zaświadczenie sporządzone zgodnie z art. 8 § 2 kr i o. Małżeństwo zostało zawarte w terminie ważności zaświadczenia.
Nupturienci spełniali przesłankę wieku wynikającą z art. 10 kr i o.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Zaświadczenia potwierdzające zawarcie związku małżeńskiego ze skutkiem cywilnym wpłynęły do USC w ustawowo wymaganym terminie (art. 8 § 3 kr i o).
Księgę urodzeń za 2005 roku zamknięto i otwarto na 2006 rok — prawidłowo — zgodnie z § 12 rozporządzenia.
W 2006 roku — sporządzono 1 akt małżeństwa na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku
Akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu do ksiąg polskich wniosła osoba której akt dotyczy (stała mieszkanka gminy Przerośl). A zatem decyzję podjął właściwy organ na wniosek osoby uprawnionej.
Wnioskodawczyni przedłożyła odpis aktu małżeństwa wydany przez Urząd Stanu Cywilnego w Lahore (Pakistan) wraz z urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Wnioskodawczyni złożyła również wniosek o uzupełnienie aktu polskiego o brakujące dane, które wymagane są prawem polskim. Jako podstawę uzupełnienia przedłożyła swój odpis skrócony aktu urodzenia oraz odpis aktu urodzenia swego męża.
Kierownik USC uzupełnił akt małżeństwa decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku podjętą na podstawie art. 36 prawa o asc. Wzmiankę dodatkową o uzupełnieniu aktu naniesiono prawidłowo.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór obu decyzji.
Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W roku 2005 sporządzono 15 aktów zgonu.
Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w Przerośli oraz przez osobę zgłaszającą zgon. Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco.
Akty są wypisane pismem ręcznym czytelnie.
Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu — art. 10 ust.1 prawa o asc.
W 2006 roku sporządzono 9 aktów zgonu, w tym jeden na podstawie decyzji
Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku
Akt zgonu sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Przerośli Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku, podjętej na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Wnioskodawczynią była siostra zmarłego — stała mieszkanka gminy Przerośl.
Do dokumentów przyjętych do transkrypcji oraz sposobu postępowania Kierownika USC uwag nie wniesiono.
Akty zgonu sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej Kierownika USC.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej, wszystkie akty zgonu zostały sporządzone zgodnie z art. 10 ust. prawa o asc, tj. w USC miejsca zdarzenia
W dniu kontroli w segregatorze z aktami zbiorowymi do księgi zgonów stwierdzono brak karty zgonu do aktu zgonu Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku.
Jednakże w dwa dni po kontroli Pani Kierownik USC w Przerośli odnalazła kartę zgonu, której kopię przesłała do tut. Wydziału.
IV. Księgi stanu cywilnego i archiwum urzędu stanu cywilnego
Księgi stanu cywilnego przechowywane są w metalowej szafie. Niektóre księgi stanu cywilnego wymagają poddania ich oprawie introligatorskiej.
V. Zmiana imion i nazwisk
W kontrolowanym okresie Kierownik USC w Przerośli podjął 1 decyzję w sprawie zmiany nazwiska. Podanie o zmianę nazwiska wniosła kobieta (mieszkanka gm. Przerośl), która po śmierci swego drugiego męża, chciała powrócić do nazwiska poprzednio noszonego, motywując to faktem, iż pod nazwiskiem pierwszego męża jest znana. Organ przychylił się do wniosku strony. Decyzję podjął Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
W aktach sprawy znajdują się odpisy skrócone stosownych aktów stanu cywilnego, wniosek strony, 1 egz. decyzji.
Podstawa prawna decyzji i pouczenie o odwołaniu prawidłowe.
Organ podejmujący decyzję wysłał zawiadomienie o podjętej decyzji do wszystkich właściwych organów wynikających z art. 11 ust. 1 ustawy o mianie imion i nazwisk.
Bez uwag.
Na tym protokół zakończono.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Adamem Kacprzykiem - Wójtem Gminy Przerośl w obecności Pani Kierownik USC — Ireny Best.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Przerośli, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Podpis osoby kontrolującej:
Róża Januszkiewicz— starszy inspektor
21.04.2006 r.
Podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
Adam Kacprzyk— Wójt Gminy Przerośl
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)