Białystok, 21 lipca 2006 roku

Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

Nr OB.III.RJ.0932-6/06

Pan

Wiktor Grygiencz

Burmistrz Gminy Supraśl

Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 23 maja 2006 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Supraślu dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku — prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688), rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Sz.U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym przez Pana Burmistrza Gminy Supraśl — Wiktora Grygiencza.

Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.

Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie:

- braku odnotowywania dat wpływu na dokumentach wpływających do USC (np. na podaniach),

- błędne przeniesienie danych dotyczących miejsca urodzenia ojca dziecka z aktu zagranicznego do decyzji i polskiego aktu urodzenia - akt Nr ^(...)1/2005,

- nieprawidłowe określenie daty wydania decyzji Nr (...)¹ dot. uzupełnienia aktu urodzenia Nr (...)¹ /2005 tj. wpisanie daty wcześniejszej niż data sporządzenia aktu,

- brak w aktach zbiorowych do aktu urodzenia Nr (...)¹ /2005 notatki z aktu małżeństwa stanowiącej podstawę podjęcia decyzji o sprostowaniu i uzupełnieniu,

- niepełne określenie we wzmiance dodatkowej dot. uznania dziecka naniesionej w akcie Nr (...)¹ /2005 danych dotyczących ojca dziecka (tj. brak daty i miejsca urodzenia ojca dziecka),

- w niektórych przypadkach w podaniach o umiejscowienie zagranicznych aktów małżeństwa brak określenia pokrewieństwa między wnioskodawcą a osobami, których akt małżeństwa dotyczył; w związku z czym zachodzi wątpliwość czy wnioskodawca posiada przymiot strony,

- w akcie małżeństwa Nr (...)¹/2005 przy określeniu nazwiska mężczyzny, w sytuacji gdy nazwisko to nie wynikało z aktu zagranicznego — przytoczono błędnie art. 62 ust. 3 prawa o asc mimo, iż mężczyzna nie składał oświadczenia o wyborze nazwiska,

- anulowania aktów stanu cywilnego (akty zgonu Nr (...)¹),

- błędnego wpisania miejsca zgonu w akcie zgonu Nr (...)¹/2005,

- dokonania poprawki na karcie zgonu przez Kierownika USC, a nie przez wystawcę karty zgonu (akt zgonu Nr (...)¹/2005); w karcie zgonu lekarz wystawiający kartę zgonu napisał w poz. miejsce zgonu „na drodze między Surażkowem a Łaźniami”. Natomiast Kierownik USC dopisał w karcie zgonu „(...)¹”, a następnie w akcie zgonu również napisał „(...)¹”,

- wpisanie w akcie zgonu Nr (...)¹/2006 w poz. „stan cywilny” osoby zmarłej „żonaty — pozostający w separacji”,

- podanie w podstawie prawnej dot. zmiany imienia art. 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk, który dotyczy zmiany nazwiska,

W związku z powyższym uważam za celowe:

- odnotowywanie dat wpływu na wszystkich wpływających do urzędu stanu cywilnego papierowych nośnikach korespondencji,

- sprostowanie aktu urodzenia Nr (...)¹/2005 w pozycji miejsce urodzenia ojca dziecka,

- sprostowanie daty wydania decyzji Nr (...)¹ dotyczącej uzupełnienia aktu urodzenia Nr (...)¹/2005,

- uzupełnienie akt zbiorowych do aktu urodzenia Nr (...)¹/2005 o notatkę z aktu małżeństwa rodziców dziecka,

- podjęcie z urzędu decyzji o uzupełnieniu aktu urodzenia Nr (...)¹/2005 o dane dotyczące daty i miejsca urodzenia ojca dziecka,

- sprawdzanie i odnotowywanie w aktach sprawy, czy osoba składająca wniosek o umiejscowienie zagranicznego aktu stanu cywilnego posiada przymiot strony,

- zwrócenie szczególnej uwagi na właściwe postępowanie i precyzyjne wpisywanie w aktach małżeństwa wzmianki dodatkowej o nazwiskach małżonków w przypadku transkrypcji zagranicznych aktów małżeństw do księgi polskiej,

- zaniechania anulowania aktów stanu cywilnego w sytuacjach, gdy „pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreślić można liną ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego, zaś prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisać należy w rubryce „uwagi”. - takie postępowanie będzie zgodne z § 2 ust. 5 cyt rozporządzenia,

- podjęcie działań zmierzających do ustalenia faktycznego miejsca zgonu — akt zgonu Nr (...)¹/2005,

- w przypadku, gdy w sposób jednoznaczny z karty zgonu nie wynika miejsce zgonu należy wpisać miejsce zgonu tak jak jest w karcie zgonu, a następnie skierować sprawę do sądu o sprostowanie aktu w trybie art. 31 prawa o asc,

- zapoznanie się ze stanowiskiem MSW i A , które przekazano Kierownikom USC pismem tut. Wydziału Nr (...)¹ z dnia (...)¹ 2006 roku, (dotyczące wpisywania stanu cywilnego osób zmarłych),

- precyzyjne podawanie podstawy prawnej w podejmowanych przez Kierownika USC decyzjach.

Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji