Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 19 czerwca 2006 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Choroszczy
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Choroszczy, wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Choroszczy (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miejskiego Choroszczy przy ul. Dominikańskiej 2, 16-070 Choroszcz.
Regon Urzędu Miejskiego w Choroszczy 000527351; NIP 5420208572.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jerzy Ułanowicz – Burmistrz Choroszczy wybrany na to stanowisko dnia 27 października 2002 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Eugenia Popko – powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Miejskiej w Choroszczy Nr II/13/90 z dnia 17 czerwca 1990 roku. Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pan Krzysztof Wiszowaty powołany na to stanowisko uchwałą Rady Miejskiej w Choroszczy Nr XX/206/05 z dnia 20 października 2005 r.
Kontrolę przeprowadziły Ewa Bielewska – referent prawny oraz Róża Januszkiewicz – starszy inspektor w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 49/06 i Nr 50/06 z dnia 14 czerwca 2006 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05
z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)
2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli obecna była Pani Eugenia Popko – Kierownik USC w Choroszczy. Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miejskim w Choroszczy pod numerem 4/2006.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za 2005 r. oraz za 2006 r. – według stanu na dzień kontroli.
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2005 roku Kierownik USC w Choroszczy sporządził 9 aktów urodzenia
- 8 na podstawie decyzji Kierownika USC,
- 1 na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w księdze polskiej wniosła matka dziecka, zamieszkała w Choroszczy. Decyzję podjął organ właściwy (art. 13 prawa o asc). W aktach zbiorowych znajduje się szwedzki dokument dotyczący urodzenia dziecka wydany przez Urząd Skarbowy w (…)1 wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego
Decyzja podjęta została na podstawie art. 35 prawa o asc.
Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się notatka służbowa z aktu małżeństwa rodziców dziecka; poświadczenie zameldowania matki dziecka; notatka urzędowa Kierownika USC stwierdzająca tożsamość wnioskodawcy, oświadczenie matki co do imienia dziecka.
Odbiór decyzji został pokwitowany przez wnioskodawczynię.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wnieśli rodzice dziecka na stałe zamieszkali na terenie gminy Choroszcz - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się świadectwo urodzenia wydane przez kanadyjski urząd; tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego; kopie odpisów aktów urodzeń rodziców oraz notatka służbowa z aktu małżeństwa rodziców.
Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo.
Następnie Kierownik USC podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku w sprawie uzupełnienia aktu. Wzmianka o uzupełnieniu została naniesiona prawidłowo.
Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w księdze polskiej wniosła babcia dziecka, zamieszkała w Choroszczy. Decyzję podjął organ właściwy (art. 13 prawa o asc). W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez zastępcę Kierownika USC w (…)1 oraz tłumaczenie wymienionego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Decyzja podjęta została na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc. Następnie Kierownik USC podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku o uzupełnieniu ww. aktu. Uzupełnienie aktu nastąpiło na podstawie aktu małżeństwa rodziców dziecka, który znajduje się w USC w Choroszczy. Wzmianka dotycząca uzupełnienia aktu została naniesiona prawidłowo.
Odbiór obu decyzji został pokwitowany przez wnioskodawcę.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł ojciec dziecka – stały mieszkaniec Choroszczy. Decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc.
Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję na podstawie art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu. W akcie urodzenia naniesiono prawidłową wzmiankę dodatkową dot. jego uzupełnienia.
Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.
Bez uwag.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w polskich księgach wnieśli za pośrednictwem Ambasady RP w (…)1 - rodzice dziecka. Podanie o umiejscowienie aktu obejmowało również żądanie o uzupełnienie aktu urodzenia.
W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:
- podanie,
- odpis zupełny aktu urodzenia dziecka wydany przez hiszpański urząd stanu cywilnego,
- tłumaczenie ww. dokumentu,
- protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka przyjęty przez Kierownika Wydziału Konsularnego Ambasady RP w (…)1
Protokół uznania dziecka został podpisany przez ojca dziecka, Kierownika Wydziału Konsularnego oraz matkę dziecka, która wyraziła zgodę na uznanie.
Wzmianka o uznaniu została naniesiona w akcie urodzenia dziecka.
Następnie na podstawie odpisów aktów urodzeń rodziców Kierownik USC w Choroszczy podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia. Wzmianka o uzupełnieniu aktu została naniesiona prawidłowo.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku, podjętej na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się wszystkie wymagane prawem dokumenty.
Nie wniesiono uwag co do sposobu postępowania Kierownika USC.
Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Akt sporządzono na podstawie decyzji kierownika USC Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do polskiej księgi zostało przekazane wg właściwości do USC w Choroszczy postanowieniem Kierownika USC w Turośni Kościelnej.
Wnioskodawczyni złożyła podanie za pośrednictwem Ambasady RP w (…)1
Strona wniosła o wpisanie i jednocześnie uzupełnienie aktu urodzenia; do podania dołączyła zagraniczny odpis aktu urodzenia wraz z jego tłumaczeniem dokonanym w Ambasadzie RP w (…)1 oraz odpis aktu małżeństwa.
Kierownik USC w Choroszczy podjął również decyzję w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia dziecka (Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku)
Bez uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka. W aktach zbiorowych znajduje się zgłoszenie urodzenia noworodka, odpis aktu małżeństwa z adnotacją o orzeczonej separacji. Wyrok w sprawie separacji stał się prawomocny dnia (…)1 2004 roku, natomiast dziecko urodziło się dnia (…)1 2005 roku, a więc po upływie 300 dni od orzeczenia separacji, dlatego też dziecko nie korzystało z domniemania pochodzenia od męża matki.
W związku z powyższym ojciec złożył oświadczenie przed Kierownikiem USC w Choroszczy o uznaniu, na które matka dziecka wyraziła zgodę.
Bez uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Wnioskodawczynią była osoba, której akt dotyczył.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku rosyjskim oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję na podstawie art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu. W akcie urodzenia naniesiono prawidłową wzmiankę dodatkową dot. jego uzupełnienia.
Do treści decyzji i naniesionej wzmianki dodatkowej uwag nie wniesiono.
Księgę za 2005 rok prawidłowo zamknięto i otwarto na 2006 rok - zgodnie z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia.
W 2006 roku(wg stanu na dzień kontroli) sporządzono 3 akty urodzenia – wszystkie na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktów urodzenia wniosła osoba zamieszkała w Choroszczy – zachowano właściwość miejscową organu (art. 13 prawa o asc).
Ww. przedłożyła francuski odpis aktu urodzenia wraz z urzędowym przekładem na język polski. Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Akt został sprostowany przez kierownika USC w Choroszczy na podstawie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku i uzupełniony decyzją Nr (…)1 z tego samego dnia.
Wzmianki dotyczące sprostowania i uzupełnienia aktu zostały naniesione w akcie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Białymstoku Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku w sprawie odtworzenia aktu urodzenia.
Decyzja została przesłana do USC w Choroszczy celem sporządzenia aktu urodzenia w księgach stanu cywilnego Urzędu Stanu Cywilnego w Choroszczy.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku
Akt urodzenia sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku.
W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:
- podanie wnioskodawczyni – stałej mieszkanki Choroszczy (poświadczenie zameldowania w aktach),
- notatka urzędowa Kierownika USC w Choroszczy,
- odpis skrócony aktu urodzenia matki dziecka,
- protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka,
- wyciąg z aktu urodzenia z USC w (…)1 wraz z tłumaczeniem ww. dokumentu na język polski,
Podstawę prawną podjęcia decyzji stanowił art. 35 prawa o asc.
Uwag nie wniesiono.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2005 roku sporządzono 61 aktów małżeństw.
W 2006 roku – wg stanu na dzień kontroli sporządzono 18 aktów małżeństwa.
Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisywane ręcznie, co jest zgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia.
Wolne miejsca po sporządzeniu aktu są zakreślane w sposób uniemożliwiający dokonywanie w nich jakichkolwiek wpisów - § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Sprawdzono:
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r., co odnotowano prawidłowo w akcie w rubryce „uwagi” - § 7 ust. 1 rozporządzenia.
Podanie złożył ojciec kobiety, której dotyczył akt małżeństwa, zamieszkały na terenie gminy Choroszcz (w aktach znajduje się notatka służbowa dot. potwierdzenia miejsca zameldowania wnioskodawcy). Strona przedłożyła m.in. zaświadczenie o rejestracji małżeństwa wydane w stanie (…)1wraz z urzędowym tłumaczeniem tego dokumentu na język polski oraz odpis aktu urodzenia kobiety Nr (…)1 USC Białystok.
Kierownik USC ocenił, iż zagraniczny akt małżeństwa podlega odtworzeniu w trybie art. 35 prawa o asc. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Z uwagi na fakt, iż z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska dzieci pochodzących z tego małżeństwa Kierownik USC naniósł wzmiankę dodatkową w tym zakresie; jednakże zbędne było przytoczenie art. 62 ust. 3 prawa o asc, bowiem małżonkowie nie składali żadnego oświadczenia o nazwisku dzieci.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.; akt sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. podjętej na podstawie art. 35 prawa o asc.
Podanie o odtworzenie zagranicznego aktu małżeństwa wniosła matka kobiety, której akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Choroszcz (w aktach potwierdzenie zameldowania wnioskodawczyni na terenie gminy Choroszcz). Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do podjęcia decyzji w oparciu o art. 35 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się:
- kopia świadectwa ślubu oraz akt zawarcia małżeństwa wydany w stanie (…)1 w USA wraz z tłumaczeniem tych dokumentów dokonanym przez notariusza publicznego, potwierdzonym za zgodność przekładu na język polski dokonanym przez Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w (…)1
- odpis skrócony aktu urodzenia dotyczący kobiety wydany przez USC Białystok,
- oświadczenie kobiety o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego złożone wobec notariusza publicznego potwierdzone za zgodność niniejszego dokumentu z prawem miejsca wystawienia przez Konsula Generalnego RP w (…)1
Analiza dokumentów wskazuje na celowość odtworzenia aktu w trybie art. 35 prawa o asc.
Z dokumentów zagranicznych nie wynikały nazwiska małżonków noszonych po zawarciu związku małżeńskiego, ani nazwiska dzieci pochodzących z tego małżeństwa.
Kierownik USC w treści decyzji, a następnie w akcie polskim ujął nazwisko kobiety noszone po zawarciu związku małżeńskiego. Zbędne natomiast było naniesienie wzmianki dodatkowej w tym zakresie.
Ponadto Kierownik USC w rubryce „wzmianki dodatkowe” naniósł adnotację co do nazwiska mężczyzny noszonego po zawarciu związku małżeńskiego i nazwiska dzieci pochodzących z tego małżeństwa zgodnie z art. 25 i 88 kr i o; zbędne było przytoczenie art. 62 ust. 3 prawa
o asc.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.- podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. podjęta w trybie art. 35 prawa o asc.
Wniosek o odtworzenie aktu urodzenia złożyła osoba, której dotyczy akt zamieszkała w Choroszczy - nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu (art. 13 prawa o asc).
Podstawę odtworzenia stanowił akt wydany w stanie (…)1 w języku angielskim (jeden dokument opatrzony suchą pieczęcią zawierający zezwolenie na zawarcie związku małżeńskiego oraz zaświadczenie o zawarciu związku małżeńskiego). Strona przedłożyła również odpis zupełny swojego aktu urodzenia. Z dokumentu zagranicznego nie wynikały ani nazwiska małżonków noszone po zawarciu związku małżeńskiego, ani nazwiska dzieci pochodzących z tego małżeństwa. Kobieta – obywatelka polska złożyła zgodnie z art. 62 ust. 3 prawa o asc oświadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego, co Kierownik USC odzwierciedlił w treści decyzji oraz w akcie polskim. Następnie zbędnie naniósł adnotację w rubryce „wzmianki dodatkowe” w tym zakresie. Natomiast odnośnie nazwiska mężczyzny i dzieci z tego małżeństwa uczyniono adnotację w rubryce „wzmianki dodatkowe” zgodnie z art. 25 i 88 kr i o. Zbędne natomiast było przytoczenie art. 62 ust. 3 prawa o asc z uwagi na to, iż oświadczenie o wyborze nazwiska może złożyć jedynie obywatel polski, natomiast mężczyzna którego akt dotyczy jest cudzoziemcem (w przypadku gdy oboje małżonkowie są obywatelami polskim mogą złożyć oświadczenie również co do nazwiska dzieci)
Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.
Podanie wpłynęło do USC dnia (…)1 2006 r. – data wpływu została odnotowana na podaniu.
Wnioskodawcą była osoba, której akt dotyczy zamieszkała w Choroszczy - decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.
Strona przedłożyła niemiecki odpis aktu małżeństwa oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Podstawa prawna decyzji prawidłowa – art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego zgodnie z art. 8 ust. 4 prawa o asc.
Z uwagi na fakt, iż z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska dzieci pochodzących z tego małżeństwa Kierownik USC naniósł wzmiankę dodatkową w tym zakresie; jednakże zbędne było przytoczenie art. 62 ust. 3 prawa o asc, bowiem małżonkowie nie składali żadnego oświadczenia o nazwisku dzieci.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowiły odpis aktu urodzenia dotyczący kobiety wydany przez USC w Białymstoku oraz węgierski odpis aktu urodzenia (dotyczący mężczyzny) wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Kierownik USC decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. uzupełnił akt małżeństwa. Podstawa prawna decyzji – art. 36 prawa o asc – prawidłowa.
Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.; akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy dotyczącej transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa.
Decyzję w sprawie podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Strona przedłożyła odpis z księgi rodzinnej w języku niemieckim wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Dane z aktu zagranicznego przeniesiono dokładnie do decyzji, a następnie aktu polskiego. W rubryce „wzmianki dodatkowe” określono nazwisko dzieci na podstawie polskich przepisów, zbędne było przytoczenie art. 62 ust. 3 prawa o asc.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.; akt sporządzono na podstawie decyzji Zastępcy Kierownika USC w Choroszczy z dnia (…)1 2006 r. o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa.
Podanie wniosły osoby, których akt dotyczy. Na podaniu nie została odnotowana data wpływu do USC,co jest niezgodne z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Jednakże z porównania daty podania, daty podjęcia decyzji oraz sporządzenia aktu wynika, iż nie został naruszony termin określony w art. 35 § 1 KPA.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty niezbędne do podjęcia decyzji o transkrypcji. Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji, a następnie aktu polskiego.
Jako podstawę prawną przytoczono „art. 73 prawa o asc”, powinno być „art. 73 ust. 1 prawa o asc”.
W rubryce „wzmianki dodatkowe” określono nazwisko dzieci na podstawie polskich przepisów, zbędne było przytoczenie art. 62 ust. 3 prawa o asc.
Następnie podjęta została decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. o uzupełnieniu treści aktu małżeństwa o brakujące dane. Błędnie została przytoczna podstawa prawna tj. art. 35 prawa o asc, zamiast art. 36 prawa o asc.
Strony pokwitowały odbiór obu decyzji.
Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC- art. 1 § 1 kr i o.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.
Akty małżeństw podpisane są przez osoby zawierające związek małżeński, świadków oraz Kierownika USC. W każdym przypadku zachowano termin miesięczny określony
w art. 4 kr i o.
W aktach zbiorowych są dokumenty złożone przez strony przed zawarciem małżeństwa, wymagane zgodnie z art. 54 ust. 1 prawa o asc.
Do złożonych dokumentów nie zgłoszono zastrzeżeń.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. dotyczy małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC w Choroszczy.
Strony złożyły zapewnienia dnia (…)1 2006 r. Na wniosek nupturientów Kierownik USC w Choroszczy decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. orzekł o skróceniu miesięcznego terminu określonego w art. 4 kr i o.
W aktach zbiorowych znajdują się także odpisy skrócone aktów urodzeń nupturientów oraz oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa –art. 54 ust. 1 prawa o asc.
Akt został podpisany przez Kierownika USC, osoby zawierające związek małżeński oraz świadków. Bez uwag.
Akty małżeństw dotyczące związków wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art. 1 § 2 kr i o.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.
Ustalono, co następuje:
- do każdego z ww. aktów małżeństw są akta zbiorowe, w których znajduje się dwustronnie wypełnione zaświadczenie i inne wymagane prawem o asc dokumenty (art. 54 ust. 1),
- związki małżeńskie zawierane były w terminie ważności zaświadczenia,
- akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce ich zawarcia,
- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie – art. 8 § 3 kr i o,
- akty małżeństwa sporządzano niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu, w którym zaświadczenie wpłynęło do USC – art. 61 a ust. 2 prawa o asc,
- porównano dane wpisane w aktach małżeństw z danymi osobowymi figurującymi w zaświadczeniach i w aktach urodzeń obojga małżonków – nie stwierdzając błędów i rozbieżności,
- przypiski w aktach zostały naniesione na bieżąco.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. dot. małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.
Zaświadczenie wymagane do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wydał Kierownik USC w Choroszczy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej ze stron – art. 12 ust. 2 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się także, zapewnienia, odpisy skrócone aktów urodzeń nupturientów oraz oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa – art. 54 ust. 1 prawa o asc.
Związek małżeński zawarty został dnia (…)1 2005 r. w parafii w Choroszczy, natomiast akt małżeństwa został sporządzony dnia (…)1 2005 r., co wskazuje, iż zachowany został termin określony w art. 8 § 3 kr i o, mimo iż na dokumencie brak jest daty wpływu do USC.
W dniu 09 sierpnia 2005 r. wpłynęło do USC w Choroszczy podanie małżonków o sprostowanie aktu małżeństwa w pozycji nazwisko rodowe matki mężczyzny. Przy wystawianiu zaświadczenia został przedłożony błędnie wystawiony odpis skrócony aktu urodzenia. Strony przedstawiły odpis zupełny aktu urodzenia wydany przez USC Białystok. Kierownik USC w Choroszczy decyzją z dnia (…)1 2005 r. Nr (…)1 orzekał o sprostowaniu aktu małżeństwa.
Podstawę prawną (art. 28 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Strony pokwitowały odbiór decyzji. W akcie została naniesiona prawidłowa wzmianka dodatkowa.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W roku 2005 sporządzono 292 akty zgonu,wszystkie na podstawie karty zgonu
Akty zgonu sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej Kierownika USC.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej, wszystkie akty zgonu zostały sporządzone zgodnie z art. 10 ust. 1 prawa o asc, tj. w USC miejsca zdarzenia
W aktach zbiorowych do wszystkich aktów zgonu znajdują się karty zgonu (art. 66 ust. 1 prawa o asc).
Wszystkie akty zgonu są podpisane przez Kierownika USC lub jego Zastępcę oraz osoby zgłaszające zgon.
Akty zgonu od Nr (…)1 /2005- uwag nie wniesiono
W karcie zgonu do aktu zgonu Nr (…)1/2005 lekarz w karcie zgonu w poz. miejsce zgonu wpisał „dom”, natomiast Kierownik USC w akcie zgonu wpisał „(…)1”.
Akt zgonu Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku
W karcie zgonu w poz. „data urodzenia” wpisano „(…)11920 roku”; następnie skreślono „05” i wpisano „06” – uczyniła to osoba wystawiająca kartę zgonu.
Natomiast w księdze zgonu w poz. „data urodzenia” wpisano 06 listopada 1920 roku, a następnie skreślono „06” a wpisano „05”, co prawidłowo omówiono w rubryce „uwagi”.
W efekcie końcowym między kartą zgonu a aktem zgonu istnieje rozbieżność.
- Akt zgonu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Choroszczy Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Wnioskodawczynią była żona zmarłego (na stałe zameldowana w m. (…)1 gm. Choroszcz).
Bez uwag.
W 2005 roku sporządzono 142 akty zgonu – wg stanu na dzień kontroli.
Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w lub jego Zastępcę oraz przez osobę zgłaszającą zgon. Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco. Akty są wypisane pismem ręcznym.
Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu – art. 10 ust.1 prawa o asc.
Na tym protokół zakończono.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Stefanem Bielskim – Sekretarzem Gminy Choroszcz w obecności Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – Pani Eugenii Popko.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach w Urzędzie Miejskim w Choroszczy, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Podpisy osób kontrolujących:
- Ewa Monika Bielewska – referent prawny
- Róża Januszkiewicz – starszy inspektor
19.07.2006 r.
Podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
- Stefan Bielski – Zastępca Burmistrza
25.07.2006 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)