PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

Placówka Zamiejscowa w Łomży

18-400 Łomża, ul. Nowa 2

PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Gminy Jeleniewo, ul. Słoneczna 3, 16-404 Jeleniewo, powiat suwalski, województwo podlaskie, REGON 000536947, NIP 844-10-19-240.

Kierownikiem Urzędu Gminy Jeleniewo jest Wójt Gminy Jeleniewo Pan Sławomir Adam Bielski, wybrany w dniu 10 listopada 2002 roku; obowiązki Wójta Gminy Jeleniewo objął z chwilą złożenia ślubowania na sesji Rady Gminy Jeleniewo w dniu 18 listopada 2002 roku.

Kontrolę w dniach 21, 22, 25 — 27 września 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 26/06 z dnia 25 sierpnia 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.

Przedmiotem kontroli była realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem obowiązku publikowania oświadczeń majątkowych w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

- Sekretarz Gminy Pani Bożena Jabłońska,

- specjalista Pani Maria Waszkiewicz,

- inspektor Pani Bożena Taraszkiewicz.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. Udostępnianie informacji publicznej.

1) Zasady dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych i korzystania z nich, ustalone w rozdziale IV statutu gminy Jeleniewo, dalej zwanego statutem, uchwalonego uchwałą Nr VII/37/03 Rady Gminy Jeleniewo, dalej zwanej Radą, z dnia 24 kwietnia 2003 roku i zmienionego uchwałami Rady: Nr X/63/03 z dnia 4 września 2003 roku, Nr XII/69/03 z dnia 29 października 2003 roku, Nr XVII/98/04 z dnia 24 czerwca 2004 roku, Nr XX/117/04 z dna 28 listopada 2004 roku, Nr XXII/134/05 z dnia 18 stycznia 2005 roku oraz Nr XXV/149/05 z dnia 27 kwietnia 2005 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. z 2003 r. Nr 54, poz. 1133, Nr 105, poz. 1933 i Nr 114, poz. 2144, z 2004 r. Nr 99, 1436 i Nr 172, poz. 2283 oraz z 2005 r. Nr 31, poz. 471 i Nr 120, poz. 1474) stanowiły: […] § 13. 1. Działalność organów gminy jest jawna, a ograniczenie jawności może wynikać wyłącznie z ustaw. 2. Nie udostępnia się dokumentów dotyczących spraw załatwianych w drodze indywidualnych decyzji administracyjnych, chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej. 3. Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje Rady i posiedzenia jej komisji a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji Rady. 4. Dostęp do dokumentów, o których mowa w ust. 3 i korzystania z nich oznacza, że: 1) każdy, w oparciu o złożony pisemny wniosek, ma prawo do: a) wglądu do dokumentów, b) sporządzania notatek i odpisów z dokumentów, c) kopiowania uchwalą organów gminy. 2) korzystania z prawa dostępu do dokumentów może odbywać się jedynie na terenie Urzędu: a) w czasie godzin pracy Urzędu, b) za pokwitowaniem dokumentów otrzymanych do wglądu. 5. Dokumenty udostępnia się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, chyba, że przygotowanie dokumentów jest w tym czasie niemożliwe — nie później niż w okresie 2 miesięcy od złożenia wniosku.

Ponadto statut stanowił, że: gospodarka finansowa gminy jest jawna, a Wójt Gminy Jeleniewo, dalej zwany Wójtem, informuje mieszkańców gminy o założeniach projektu budżetu gminy, kierunkach polityki społecznej i gospodarczej oraz wykorzystaniu środków budżetowych (§ 24 ust. 3 statutu); akty prawa miejscowego ogłaszane są w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego, które również są ogłaszane w sposób zwyczajowo przyjęty, tj. podlegają ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Jeleniewo, dalej zwanego Urzędem, oraz na tablicach ogłoszeń dostępnych dla mieszkańców, a ponadto Urząd prowadzi zbiór aktów prawa miejscowego dostępny do powszechnego wglądu (§ 28 ust. 3 i 4 statutu); sesje Rady są jawne, zawiadomienie o miejscu, terminie i porządku obrad podaje się do wiadomości publicznej nie później niż 3 dni przed sesją przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu (§ 4 regulaminu Rady stanowiącego załącznik nr 4 do statutu); Przewodniczący Rady może udzielić głosu osobom spośród publiczności uczestniczącym w sesji Rady (§ 9 ust. 2 regulaminu Rady); Przewodniczący Rady może odebrać głos lub nakazać opuszczenie sali obrad osobom spośród publiczności, które swoim zachowaniem lub wystąpieniem zakłócają porządek obrad bądź naruszają powagę sesji Rady (§ 10 ust. 3 regulaminu Rady); Wójt umieszcza protokoły sesji Rady w Biuletynie Informacji Publicznej, dalej zwanym BIP (§ 21 ust. 3 regulaminu Rady); uchwały Rady udostępnia się w BIP, a także umieszcza się na tablicy ogłoszeń Urzędu (§ 22 ust. 2 regulaminu Rady); protokoły posiedzeń komisji Rady udostępnia się w BIP (§ 8 ust. 4 regulaminu komisji Rady stanowiącego załącznik nr 5 do statutu).

Regulamin organizacyjny Urzędu nadany zarządzeniem Nr 19/03 Wójta z dnia 23 kwietnia 2003 roku i zmieniony 10 zarządzeniami Wójta: Nr Nr 51/03, 54/03, 70/04, 93/04, 106/04, 109/04, 117/04, 139/05, 160/05 oraz 229/06, zawierał następujące uregulowania dotyczące zadań Urzędu w zakresie udostępniania informacji publicznej: udostępnianie informacji publicznej zgodnie z przepisami prawa, prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, stała współpraca ze stanowiskiem ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy w zakresie przygotowywania i przekazywania aktów prawnych organów gminy i innych dokumentów urzędowych do BIP przez komórki organizacyjne Urzędu (§ 13 pkt 16 — 18 regulaminu); zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie przez pracownika na stanowisku ds. kadrowych i kancelaryjnych (§ 15 ust. 2 pkt 3 regulaminu); przygotowywanie we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi i przekazywanie materiałów do BIP, aktualizacja strony internetowej gminy oraz przyjmowanie wniosków i udostępnianie dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym w szczególności protokołów posiedzeń Rady i jej komisji przez pracownika na stanowisku ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy (§ 15 ust. 3 pkt 1, 2 i 14 regulaminu); prowadzenie strony internetowej Urzędu na stanowisku ds. promocji i funduszy europejskich (§ 15 ust. 8 pkt 2 regulaminu).

2) Urząd miał założoną stronę w BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

3) Jawność działania organów gminy zapewniono poprzez:

- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie zawiadomienia Przewodniczącego Rady o zwołaniu sesji, umieszczanego na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu; kopie zawiadomień przechowywano w teczce aktowej IPO-0052”Uchwały rady gminy”, założonej na lata 2002 — 2006 (dowód — akta kontroli, dalej a.k., str. 1); informacje temat terminu, miejsca i porządku sesji Rady zamieszczano w BIP,

- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie i miejscu posiedzeń poszczególnych komisji Rady (bez informacji o porządku posiedzenia komisji Rady) w formie informacji, umieszczanej na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu; kopie zawiadomienia przechowywano w teczce aktowej — w 4 podteczkach aktowych „Posiedzenia komisji i zespołów — protokoły (z oznaczami IPO.0063 od 1 do 4 (dowód — a.k. str. 2 i 3); informacje na temat terminu i miejsca posiedzenia poszczególnych komisji Rady zamieszczano w BIP,

- zamieszczane w BIP uchwały Rady w sprawie rocznych planów pracy Rady,

- informację umieszczoną na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu, informującą, że dokumenty dotyczące zadań publicznych realizowanych przez gminę, w tym protokoły sesji Rady i jej komisji są dostępne w pokoju nr 2 (stanowisko pracy ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy).

Treść tych informacji była zgodna z cytowanymi wyżej w ppkt 1 postanowieniami statutu;

W sali obrad Rady (w lokalu Biblioteki Publicznej w Jeleniewie) zapewniono miejsca siedzące obywatelom chcącym uczestniczyć w sesjach Rady; w pokoju nr 12 w siedzibie Urzędu zapewniono miejsca siedzące obywatelom chcącym uczestniczyć w posiedzeniach komisji Rady.

4) Jako miejsce udostępniania do wglądu zainteresowanym w siedzibie Urzędu: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego wyznaczono pokój nr 4 (sekretariat Wójta); zbioru aktów prawa miejscowego — pokój nr 2 ( stanowisko pracy ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy); dokumentów dotyczących realizacji zadań publicznych przez Radę i jej komisje — pokój nr 2 (na stanowisku ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy) oraz dokumentów dotyczących działalności Wójta — pokój nr 4 (sekretariat Wójta).

W Urzędzie nie zainstalowano urządzeń ogólnodostępnych, typu urzędomat lub infomat, umożliwiających wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych.

5) Urząd posiadał druki wniosku o udostępnienie informacji publicznej, która nie była publikowana w BIP. Formularze wniosku były dostępne w formie papierowej w siedzibie Urzędu oraz do pobrania w BIP (dowód — a.k. str. 4).

Założono „Rejestr wniosków w sprawie udostępnienia informacji publicznych”. Rejestr zawierał następujące rubryki umożliwiające wpisywanie danych: liczby porządkowej, pod którą zarejestrowano wniosek; daty wpływu wniosku, zgłoszenia ustnego; podmiotu udostępniającego informację; osoby lub podmiotu wytwarzającego informację; osoby udostępniającej informację; daty udostępnienia; formy udostępnienia informacji; komu udostępniono, potwierdzenie udostępnienia (data i podpis); uwagi.

W okresie objętym kontrolą w rejestrze nie było wpisów o wpływie wniosków o udostępnienie informacji publicznej (wniesionych ustnie lub w formie pisemnej, faksem oraz pocztą elektroniczną).

Nie ustalono opłat z tytułu kosztów poniesionych w związku z udostępnieniem informacji publicznej; art. 15 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowił, że podmiot udostępniający informację publiczną może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku.

6) Pismem Nr KK.0812-1/06 z dnia 21 września 2006 roku Wójt zwrócił się do Archiwum Państwowego w Suwałkach z prośbą o wyrażenie zgody na rozbudowę jednolitego rzeczowego wykazu akt, w tym m.in. w sprawie rejestru i teczek aktowych dotyczących dostępu do informacji publicznej oraz BIP.

7) Urząd posiadał zbiór aktów prawa miejscowego, ustanowionych przez gminę, przechowywany w podteczce aktowej IPO.0150-1”Uchwały rady gminy. Przepisy gminne”, prowadzonej od roku 1997. Wyodrębniony ze zbioru uchwał Rady, zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 78 (aktualnych) uchwał Rady, w tym 59 uchwał podjętych w bieżącej kadencji Rady. Do zbioru tego prowadzono „Rejestr uchwał rady gminy. Rejestr aktów prawa miejscowego” o symbolu IPO.0150-1, obejmujący akty prawa miejscowego od roku 1997.

Informację o wyłożeniu zbioru przepisów gminnych do wglądu zainteresowanym w pokoju nr 2 oraz o udostępnianiu tego zbioru przez Panią Marię Waszkiewicz specjalistę ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy umieszczono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.

8) Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (od roku 1985). Informację o udostępnianiu tych zbiorów zainteresowanym w pokoju nr 4 przez Panią Bożenę Taraszkiewicz inspektora ds. kadrowych i kancelaryjnych umieszczono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.

Urząd nie posiadał zbioru Monitora Polskiego B. Obowiązek prowadzenia takiego zbioru i udostępniania go nieodpłatnie do powszechnego wglądu w siedzibie i w godzinach pracy Urzędu ustalił art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

9) Zadania wynikające z udostępniania informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności pracowników odpowiedzialnych za kompletowanie, przechowywanie bądź wytwarzanie dokumentów podlegających udostępnianiu do wglądu publicznego w siedzibie Urzędu lub zamieszczanie w BIP. Zadania pracowników ujęte w zakresach czynności:

- Sekretarza Gminy Pani Bożeny Jabłońskiej polegały na nadzorze nad przekazywaniem i wprowadzaniem informacji publicznej do BIP oraz nad udostępnianiem informacji publicznej zainteresowanym,

- Skarbnika Gminy Pani Jadwigi Siłkowskiej polegały na nadzorze nad przekazywaniem i wprowadzaniem informacji publicznej do BIP w zakresie działania Referatu Finansowego oraz nads udostępnianiem informacji publicznej,

- specjalisty Pani Marii Waszkiewicz polegały na: przygotowywaniu we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi i przekazywaniu materiałów do BIP; przyjmowaniu wniosków i udostępnianiu dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym w szczególności protokołów posiedzeń Rady i jej komisji,

- 8 pracowników Urzędu polegały na: niezwłocznym przekazywaniu uchwał Rady, zarządzeń Wójta i innych dokumentów urzędowych wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej pracownikowi na stanowisku ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy; niezwłocznym przygotowaniu informacji publicznej w tym wzorów druków; prowadzeniu rejestru udostępnionych informacji publicznych.

2. Oświadczenia majątkowe.

1) W roku 2005 za rok 2004 oraz w roku 2006 za rok 2005 oświadczenia majątkowe złożyli radni i pracownicy samorządowi (wszyscy obowiązani do ich złożenia). Wraz z oświadczeniami majątkowymi osoby obowiązane złożyły kopie swojego zeznania o wysokości dochodu w roku podatkowym (PIT) za rok poprzedni (PIT-ów nie składali radni rolnicy nieprowadzący innej działalności gospodarczej). Oświadczenia złożono w ustawowym terminie.

2) W związku z obowiązkiem ustalonym art. 24h ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym Wójt oraz wszyscy radni złożyli w ustawowym terminie (do dnia 28 sierpnia 2006 roku), na 2 miesiące przed upływem kadencji rad gmin, oświadczenia majątkowe.

W okresie objętym kontrolą zaszła jedna zmian w składzie Rady (śmierć radnego). Radna, która objęła mandat, złożyła oświadczenie majątkowe oraz informację i oświadczenie dotyczące małżonka.

Na oświadczeniach majątkowych zamieszczano datę ich wpływu do Urzędu.

3) Informacje Przewodniczącego Rady oraz Wójta o wynikach analizy oświadczeń majątkowych złożonych w roku 2005 za rok 2004 odpowiednio przez radnych i pracowników samorządowych Rada rozpatrzyła na XXIX sesji w dniu 26 października 2005 roku.

4) Przewodniczący Rady oraz Wójt nie występowali do dyrektora urzędu kontroli skarbowej z wnioskiem o kontrolę oświadczeń majątkowych. Nie podjęli podejrzeń, aby radni lub pracownicy samorządowi w oświadczeniach majątkowych podali nieprawdę lub zataili prawdę.

5) Przy pismach Przewodniczącego Rady z dnia 9 maja 2005 roku, 12 maja oraz 31 sierpnia 2006 roku przekazano Urzędowi Skarbowemu w Suwałkach oświadczenia majątkowe wraz z PIT-ami złożonymi odpowiednio w roku 2005 i 2006 (jeden radny nie złożył oświadczenia majątkowego za rok 2004). Przy piśmie Przewodniczącego Rady z dnia 18 października 2005 roku przekazano Urzędowi Skarbowemu w Suwałkach oświadczenie majątkowe radnej, która objęła mandat z dniem 20 września 2005 roku.

Przy pismach Wójta z dnia 6 maja 2005 roku oraz z dnia 10 maja 2006 roku przekazano Urzędowi Skarbowemu w Suwałkach oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych wraz z PIT-ami złożonymi odpowiednio w roku 2005 i 2006.

6) Urząd Skarbowy w Suwałkach przekazał Radzie analizy danych zawartych w oświadczeniach majątkowych złożonych w roku 2005 za rok 2004. Do dnia kontroli Urząd Skarbowy w Suwałkach nie przekazał analizy oświadczeń majątkowych złożonych w roku 2006.

7) Radni i pracownicy samorządowi składali oświadczenia majątkowe na formularzach według wzoru ustalonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2003 r. w sprawie określenia wzorów formularzy oświadczeń majątkowych radnego gminy, wójta, zastępcy wójta, sekretarza gminy, skarbnika gminy, kierownika jednostki organizacyjnej gminy, osoby zarządzającej i członka organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osoby wydającej decyzje administracyjne w imieniu wójta (Dz. U. Nr 34, poz. 282).

8) W BIP zamieszczano przetworzone komputerowo oświadczenia majątkowe. Przestrzegano wymogu, określonego w art. 24i ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, wyłączenia informacji o adresie zamieszkania składającego oświadczenie majątkowe oraz o miejscu położenia nieruchomości.

9) W okresie objętym kontrolą jedna radna złożyła informację i oświadczenie dotyczące jej męża, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym.

10) W BIP zamieszczono, zgodnie z wymogiem art. 24i ustawy o samorządzie gminnym, oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych złożone w latach 2003 — 2006, a także zgodnie z wymogiem art. 24j ust. 6 tejże ustawy informacje i oświadczenia radnych oraz pracowników samorządowych dotyczące ich najbliższych. W BIP zamieszczono również oświadczenia majątkowe radnych złożone na koniec obecnej kadencji.

11) Nie prowadzono rejestrów składanych oświadczeń majątkowych. Oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych rejestrowano w spisach spraw przechowywanych z oświadczeniami majątkowymi w przedmiotowych teczkach aktowych.

12) Oświadczenia majątkowe radnych przechowywano w podteczkach aktowych „Sprawy osobowe radnych. Oświadczenia majątkowe radnych”, prowadzonych w roku 2005 i 2006, a oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych przechowywano w podteczkach aktowych „Świadectwa pracy, zaświadczenia. Oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych”, prowadzonych w roku 2005 i 2006. Pismem, o którym mowa w pkt 1 ppkt 6 niniejszego protokołu kontroli, Wójt zwrócił się do Archiwum Państwowego w Suwałkach o wyrażenie zgody na rozbudowę jednolitego rzeczowego wykazu akt także w przedmiocie oświadczeń majątkowych oraz informacji i oświadczeń dotyczących małżonków.

13) Zadania w zakresie prowadzenia spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi oraz informacjami i oświadczeniami dotyczącymi najbliższych zostały ujęte w zakresach czynności inspektora Pani Bożeny Taraszkiewicz (dotyczących pracowników samorządowych) oraz specjalisty Pani Marii Waszkiewicz (dotyczących radnych).

Wyniki kontroli omówiono z Wójtem Panem Sławomirem Adamem Bielskim oraz Sekretarzem Gminy Panią Bożeną Jabłońską w dniu 27 września 2006 roku.

Wójta Pana Sławomira Adama Bielskiego poinformowano o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Wójtowi Panu Sławomirowi Adamowi Bielskiemu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu pod pozycją 6 w roku 2006.

Jeleniewo, 27 września 2006 roku